Am letzten Tag der Sommerferien macht die Volkshochschule Essen dicht. Für diesen einen Tag im Jahr ruht der reguläre Betrieb, denn er gehört der internen Fortbildung und Prozessoptimierung. Angekündigt wird das transparent und frühzeitig – per Pressemitteilung, Social Media und Aushang – damit niemand überrascht vor verschlossener Tür steht. Drinnen versammelt sich stattdessen die gesamte Belegschaft aus allen Bereichen, um gemeinsam Alltagsprobleme zu knacken.

Es ist Hackathon-Tag, in diesem Jahr bereits zum sechsten Mal in Folge. Und der lohnt sich gleich in doppelter Hinsicht: Echte Probleme aus dem Arbeitsalltag finden eine Lösung, und zugleich wächst das Team über Abteilungsgrenzen hinweg zusammen.

Man könnte hier aufhören und hätte schon eine hübsche Methodengeschichte: ein Format aus der Softwarewelt, das erstaunlich gut im Verwaltungsumfeld funktioniert. Aber je länger wir mit Stephan Rinke, dem Direktor der VHS Essen, sprachen, desto klarer wurde: Der Hackathon ist nur die Spitze des Eisbergs. Darunter liegt eine ganze Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Und ein Führungsverständnis, das man unter „New Leadership“ verbuchen würde – nur dass hier niemand große Buzzwords darüber verliert.

Passend dazu fiel im Interview ein Begriff, der uns aufhorchen ließ: „Verwaltungsaikido“. Was es damit auf sich hat und was ein Hackathon damit zu tun hat, dazu nehmen wir euch jetzt mit: erst auf den Hackathon-Tag selbst, dann zu dem, was er hervorbringt, und schließlich unter die Wasseroberfläche, zu der Haltung, ohne die das Ganze nicht funktionieren würde. Danke an Stephan Rinke, der uns so offen hat hineinschauen lassen!

Wie alles begann

Auf die Idee kam Stephan durch seinen Bruder, der das Format „Hackathon“ in der Softwarebranche kennengelernt hatte, und durch ein Buch, in dem er vom „FedEx-Day“ las, bei dem Beschäftigte innerhalb von 24 Stunden eine Innovation für ihr Unternehmen „liefern“. Am Ende der Coronazeit, als die Frage im Raum stand, wie man eigentlich wieder zusammenkommt und Gemeinschaft erlebt, war das der passende Funke. „Ich bin großer Fan vom Kontinuierlichen Verbesserungsprozess“, sagt Stephan – und aus seinen Lehrer- und Jugendarbeitszeiten hatte er ohnehin die Freude mitgebracht, „Menschen zusammenzubringen und einen Raum zu schaffen, um sie nach vorn zu bringen“.

Rückenwind kam damals von zwei Seiten. Ermutigt wurde Stephan im „Verwaltungsrebellen-Labor“, in dem er zu der Zeit aufgrund der Beteiligung der Stadt Essen aktiv war. Als er das Format anstieß, war er noch gar nicht Leiter der VHS – aber die damalige Leitung vertraute ihm und stellte Zeit und Budget bereit. Schon der Start des Hackathons war also ein Stück gelebtes Vertrauen – ein Thema, das uns noch mehrfach begegnen wird.

So läuft der interne Hackathon ab

Vor dem Hackathon

Freundliche Einladungen erinnern in den Wochen vor dem Hackathon an die Veranstaltung. Im zentralen Kopier- und Postraum – da, wo die meisten irgendwann vorbeikommen – hängt eine Flipchart, auf der per Klebezettel Themen gesammelt werden. Wer will, bringt aber auch am Tag selbst noch spontan etwas ein.

Es geht um Themen, bei denen man denkt: „Da müssten wir mal ran…“ – für die aber im Alltag die Zeit und der Packan fehlen (zu den Beispielen kommen wir gleich noch). Idealerweise handelt es sich um Probleme, die innerhalb eines Tages lösbar sind. Wichtige Regel: Jedes Thema braucht eine Person, die sich den Hut dafür aufsetzt.

Am Tag selbst

Am Morgen moderiert Stephan mit einer Kollegin knackig die Arbeitsplanung: Zu welchen Themen gibt es Energie und Mitstreiter:innen? Was braucht einen halben, was den ganzen Tag? Was passiert in welchem Raum?

Der Sessionplan landet auf einem digitalen Board in TaskCards (s. Abb. weiter unten). Und

dann wird selbstorganisiert an den Themen gewerkelt. Die gemeinsame Mittagspause dient dem informellen Austausch. Für gute Stimmung sorgt zum Beispiel ein Papierfliegerwettbewerb. Am Nachmittag stellt jede Gruppe ihre Ergebnisse vor. Per Punkteabfrage kürt das Plenum ein Gewinnerteam, das eine kleine Anerkennung bekommt – zum Beispiel Hackathon Schlüsselanhänger und etwas Süßes. Wer mag, lässt den Tag bei Essen und Trinken ausklingen.

Der Hackathon ist eine Pflichtveranstaltung für die gesamte Belegschaft – allerdings ohne Urlaubssperre. Auch der QM-Auditor findet das Format großartig. Denn an diesem Tag geschieht genau das, was im Qualitätsmanagement der VHS verankert ist: Kontinuierliche Verbesserung.

Und danach?

Interessant ist, dass „danach“ nicht das allseits geforderte Monitoring erfolgt, was aus den Maßnahmen wird. „Wir haben es überlegt und bewusst wieder verworfen, um dem Prozess nicht die Leichtigkeit zu nehmen“, berichtet Stephan. Viele Themen sind ohnehin am selben Tag abgeschlossen; für den Rest sorgt die Moderation im Abschlussplenum dafür, dass klar ist, wer sich um welches Thema kümmert und wann man sich dazu wiedersieht. Der Tag erzeugt so viel Commitment, dass es die Kontrollschleife offenbar nicht braucht. Auch das ist eine Form von Vertrauen. Und die spürbaren Ergebnisse sprechen dafür, dass der Ansatz aufgeht.

Was an einem Tag entsteht

Bearbeitet werden Themen, die im Alltag auffallen und nerven – oft solche, die Teilnehmende zurückmelden und bei denen man denkt: „Wenn ich mal Zeit habe, kümmere ich mich darum.“ Genau diese Zeit schafft der Hackathon, und er bringt die passenden Leute an einen Tisch. Hier eine kleine Auswahl dessen, was dabei schon herauskam:

• Einige Texte, die zwar rechtssicher, aber alles andere als ansprechend waren, wurden zu freundlicheren Nachrichten.
• Für die Zusammenarbeit mit der städtischen Finanzbuchhaltung brauchten beide Seiten eine eindeutige Nummer, die bislang händisch aus einer Liste mit Zufallszahlen entnommen wurde. Beim Hackathon entstand ein Verfahren, das die Nummern automatisch aus der Fachanwendung generiert und zuordnet.
• Mailvorlagen wurden lesbarer, FAQs in einfache Sprache übersetzt.
• Möglichkeiten des neuen 3D-Druckers wurden erkundet – so entstanden u. a. praktische Laptophalterungen.
• Eine andere Gruppe trug aktivierende Unterrichtsmethoden zusammen.
• Und als die Lernplattform moodle einmal „zerschossen“ war, sorgte eine Gruppe dafür, dass man trotzdem damit arbeiten konnte.

Ein weiteres Beispiel zeigt besonders schön, worum es im Kern geht: Beim Thema Onboarding hätte man ein umfassendes Konzept entwerfen, endlos Ideen sammeln, auf der Metaebene diskutieren und am Ende beim „Man müsste mal …“ landen können. Stattdessen wurde einfach eine konkrete Sache angepackt und umgesetzt: ein Steckbrief, den neue Kolleg:innen an die Belegschaft schicken. „Lass es uns schon mal etwas besser machen als vorher“ – dieser Satz bringt die dahinterliegende KVP-Haltung auf den Punkt. Es geht nicht darum, immer gleich das große Rad zu drehen, sondern darum, ins Machen zu kommen.

Nicht alle Themen erfüllen die klassischen Hackathon-Kriterien „konkretes Problem angehen“ plus „innerhalb von einem Tag abschließen“, und das ist okay. So wurde bei einem Hackathon eine Arbeitsgruppe zu Inklusion und Vielfalt gegründet, die bis heute besteht und Dinge bewegt (unter anderem wurde so eine Toilette „für alle“ eingerichtet, FAQ in einfacher Sprache auf die Homepage gebracht, Kursräume barriereärmer gestaltet und auch das Projekt „Gemeinsam Kultur erleben“ wäre ohne diese Gruppe so nicht entstanden). Oder es werden Mini-Fortbildungen von Kolleg:innen für Kolleg:innen angeboten – z. B. „Effizient arbeiten mit Outlook“ oder „Einsatzmöglichkeiten von KI“.

Dass die VHS „einen bunten Haufen an Mitarbeitenden“ hat, ist dabei kein Hindernis, sondern Treibstoff: Heterogenität und viele Freiheiten befördern Innovation, und die Themenvielfalt macht es leicht, etwas zu finden, bei dem man sich einbringen möchte.

Die Spitze des Eisbergs

Und damit sind wir bei dem, was uns im Gespräch am meisten beeindruckt hat. Das Bemerkenswerte an der VHS Essen ist nicht der eine Tag im Jahr – es ist das, was ihn trägt. Der Hackathon ist Ausdruck und Kristallisationspunkt einer veränderungsfreudigen Kultur und einer im Alltag verankerten Überzeugung, dass sich immer etwas verbessern lässt und dass alle dazu beitragen können.

„Jeder Mensch kann die VHS voranbringen – und steht auch in der Verantwortung, das zu tun“, sagt Stephan Rinke. Die Frage, die er gern stellt, lautet schlicht: „Was kannst du jetzt gerade dafür tun, damit es besser wird?“ Und der Satz, der die Sache auf den Punkt bringt: „Es ist EURE VHS.“ Das ist keine Sonntagsrede. Die Haltung zeigt sich in Kleinigkeiten – etwa daran, „dass jede:r mit anpackt und sich niemand einen Zacken aus der Krone bricht, wenn mal Stühle gerückt werden oder Materialien zu einer Nebenstelle oder einem Stand auf einem Bürgerfest gebracht werden müssen.“

Hackathon und Kultur verstärken sich dabei gegenseitig. Der Tag ist eine Gelegenheit, Kompetenz und Selbstwirksamkeit zu erleben und Verantwortung zu übernehmen – das prägt die Kultur. Und umgekehrt sorgt die Kultur dafür, dass sich Menschen überhaupt einbringen, Themen einbringen und sich den Hut dafür aufsetzen. Ein Schwungrad, das sich selbst am Laufen hält.

Führung, die nicht im Weg steht

Damit ein solches Schwungrad anläuft, braucht es allerdings eine Führungskraft, die bereit ist, Kontrolle abzugeben. „Ein Hackathon ist nichts für Kontrollfreaks“, sagt Stephan. „Man muss die Unklarheit aushalten, nicht zu wissen, was herauskommt.“ Man gibt den Mitarbeitenden Raum, Dinge auszuprobieren, von denen niemand sicher weiß, ob sie funktionieren – und steht in letzter Instanz dafür gerade, wenn etwas schiefgeht.

Dazu gehört auch eine gute Portion Demut. Wer einen Hackathon veranstaltet, muss es aushalten, dass die eigenen Leute reihenweise Knackpunkte aufdecken und offenlegen, was noch nicht rund läuft – ohne das als Angriff zu werten. Und man muss, wie Stephan es formuliert, „auch wollen, dass die Mitarbeitenden Ideen haben und sie umsetzen – auch wenn man als Leitung final verantwortlich bleibt“. Seine eigene Stärke sieht er weniger im Selbst-Lösen als im Ermöglichen: „Leute zusammenbringen, die Probleme lösen können – besser, als ich es könnte.“ Führung, sagt er an einer Stelle, heiße für ihn vor allem eines: nicht im Weg zu stehen.

Ist das nun rebellisch? Stephan winkt ab. „Ich weiß gar nicht, ob ich so rebellisch bin. Ich bin kein Rambo, eher jemand, der versucht, andere zu überzeugen.“ Und dann kommt ein Bild, das wir uns gern gemerkt haben: „Vielleicht eher ein Verwaltungsaikidoka, der die Energie des Gegenübers nutzt, um damit zu arbeiten.“ Kein Kampf gegen Widerstände also, sondern die Kunst, vorhandene Energie aufzunehmen und konstruktiv umzulenken. Denn: Ziel beim Aikido ist nicht, das Gegenüber zu besiegen oder vorzuführen, sondern die Energie einer Konfrontation so aufzunehmen und umzulenken, dass am Ende niemand beschädigt zurückbleibt – im besten Fall gehen beide Seiten mit einer neuen Einsicht aus der Situation heraus.

Und das alles passt am Ende dann doch ziemlich gut zu dem, wie wir die Verwaltungsrebellenidee verstehen.

Lässt sich das übertragen? Und wie fängt man an?

Die naheliegende Frage: Funktioniert ein Hackathon im Verwaltungsumfeld auch jenseits einer VHS? Stephans Erfahrung spricht dafür. Am Hackathon-Tag arbeiten Menschen ganz unterschiedlicher Bildungswege und Sozialisierungen und quer durch die Organisation zusammen. Hausmeister, Techniker und Verwaltungsleute Hand in Hand mit Pädagog:innen. Gerade die Vielfalt der Perspektiven erhöht die Chance, gute Lösungen zu finden.

Wer es im eigenen Verwaltungsbereich probieren will, dem legt Stephan allerdings ans Herz, nicht mit der Tür ins Haus zu fallen. Als frische Führungskraft würde er nicht sofort mit einem Hackathon um die Ecke kommen. Lieber erst ein Jahr Zeit nehmen, damit die Leute merken, wie man tickt, und dass das, was man tut, etwas bringt. Verbündete finden – etwa Menschen mit informellem Einfluss direkt ansprechen, ob sie ein Thema als Icebreaker beisteuern. Psychologische Sicherheit schaffen. Und transparent machen: „Ich weiß auch nicht, ob es klappt.“ Vielleicht startet man zunächst nur mit einem Team oder mit einer „Allianz der Willigen“, während sich andere ums Tagesgeschäft kümmern.

Zum Nachmachen

Wer einen Hackathon ausprobieren möchte, dem stellt Stephan Rinke übrigens eine hilfreiche Starthilfe zur Verfügung: Auf der Website des Landesverbandes der Volkshochschulen von NRW hat er einen Leitfaden samt Checklisten, Vorlagen und Einladungstexten veröffentlicht – frei nutzbar als OER (CC BY 4.0): https://www.vhs-nrw.de/wp-content/uploads/2023/07/Hackathons.pdf

Was bleibt

Ein Hackathon ist ein agiles Werkzeug – aber agiles Arbeiten setzt eine bestimmte Haltung voraus und ein bestimmtes Menschenbild. Ohne die lässt sich so ein Tag nicht glaubwürdig vertreten. Genau das ist die gute und die unbequeme Nachricht zugleich: Die Checklisten und Vorlagen könnt ihr euch abschauen – die Haltung nicht. Sie ist der eigentliche Wirkstoff.

Was wir aus der VHS Essen mitnehmen, lässt sich in ein paar Leitgedanken fassen:

• Ausprobieren statt ausdiskutieren. Nicht das große Rad drehen, sondern ins Machen kommen – „etwas schon mal ein bisschen besser machen als vorher“.
• Den Leuten etwas zutrauen. Die Kompetenz, Probleme zu lösen, sitzt selten nur an der Spitze.
• Unklarheit aushalten. Wer vorab genau wissen will, was herauskommt, wird keinen Hackathon veranstalten (können).
• Nicht im Weg stehen. Manchmal besteht die wichtigste Führungsleistung darin, Raum zu schaffen – und ihn dann anderen zu überlassen.

Vielleicht ist genau das der Kern des Verwaltungsaikido: die Energie, die im ewigen „Das müsste man mal ändern“ steckt, nicht auszubremsen, sondern ihr eine Richtung zu geben. Der Hackathon ist der Tag, an dem die VHS Essen genau das konzentriert und mit vereinten Kräften tut.