Alle Artikel von Sabine Schwittek

„Projekte machen Verwaltung fit, wir machen Projekte fit“ – Das V-Büro der Freien Hansestadt Bremen

Das V-Team - Zeichnungen der acht Teammitglieder

Digitalisierung, gesellschaftliche Herausforderungen und Krisen, eine Arbeitswelt im Wandel, … Mit den Forderungen nach Veränderung steigt auch die Anzahl der Projekte, die Verwaltungen parallel zum Tagesgeschäft bewältigen muss. Die Fähigkeit, einmalige, zeitlich begrenzte und oft komplexe Vorhaben zu planen und umzusetzen, ist in Verwaltungen aber (noch) nicht in der Breite vorhanden. Aus diesem Grund etablieren seit einigen Jahren immer mehr Verwaltungen Projektmanagement Offices (PMOs), Digitalisierungsteams und andere Unterstützungseinheiten, die die Projektarbeit unterstützen sollen.

Als das Büro für Projekt- und Veränderungsmanagement (kurz: V-Büro) der Freien Hansestadt Bremen 2017 gegründet wurde, gehörte es zu einer der ersten solcher Unterstützungseinheiten. Entsprechend hat das mittlerweile 8-köpfige Team einige Erfahrungen in petto, von denen andere Verwaltungen profitieren können. Und so freut uns sehr, dass Lutz Liffers (Leiter des V-Büros) und Lena Flitta (Team V-Büro) uns im Interview Rede und Antwort gestanden haben und wir in diesem Beitrag davon berichten können …

  • … wie das V-Büro Projekte unterstützt und warum es dabei nicht nur um Methoden, sondern vor allem um soziale Prozesse und einen Kulturwandel geht,
  • … welche Herausforderungen die Projektarbeit in Verwaltungen birgt und wie das V-Büro sie angeht,
  • … wie das V-Büro sich intern organisiert und dabei „Neue Arbeit“ vorlebt.

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Agile Lern-Expedition: Gemeinsam „laut“ experimentieren!

Ein ALEx-Zirkel in Aktion. Vier Personen sitzen an einem Tisch beisammen. Auf dem Tisch sind zahlreiche Materialien ausgebreitet.

Wer oder was ist ALEx?! ALEx steht für „Agile Lern-Expedition“ und ist ein Lernzirkel-Format. Lernzirkel geben einen strukturierten Rahmen, um in einem abgesteckten Zeitraum ein individuelles Ziel zu verfolgen und dabei in einer kleinen Gruppe voneinander zu lernen und sich gegenseitig zu unterstützen. Vielleicht kennt der eine oder der andere  ja das Lernzirkel-Format „Working out loud“? Davon ist auch ALEx inspiriert.

Allerdings haben wir ein Format gesucht, das

  • sich leichter an die Verwaltungsrealität andocken lässt,
  • offener lässt, welches Ziel verfolgt wird – und wie (WOL war uns etwas zu „Vernetzungs-lastig“),
  • agile Arbeitsweisen nutzt,
  • und dauerhaft unter einer offenen Lizenz verfügbar ist.

Also haben wir konzeptionell gebrütet, ein bisschen geschüttelt und gerührt (WOL, Scrum, Experimentierräume, …) und ein eigenes Format entwickelt. So wurde 2018 ALEx geboren. Zunächst entwickelt für eine zweijährige Führungsqualifizierung (wo es bis heute erfolgreich eingesetzt wird), haben wir das Format mitgenommen in das Verwaltungsrebellen-Labor. Dort haben sich zahlreiche Teilnehmer:innen in „Verwaltungsrebellen-Zirkeln“ auf eine Agile Lern-Expedition begeben. Weiterlesen

Verwaltungsrebell:innen kapern das Unperfekthaus! So war das Verwaltungsrebellen-Camp 2022

Gruppenbild vom Verwaltungsrebellen-Camp

Wenn dieser Tag nicht gezeigt hat, dass Verwaltung auch anders kann, dann wissen wir auch nicht mehr… Am 17.08.22 war richtig was los im Unperfekthaus! Knapp 90 unermüdliche und mutmachende Rebell:innen aus 22 Verwaltungen nutzten das Verwaltungsrebellen-Camp, um sich auszutauschen, gegenseitig zu inspirieren und zu stärken. Das Camp war ein Baustein des Projektes “Verwaltungsrebellen-Labor“, das wir noch bis Ende 2022 gemeinsam mit dem Kreis Wesel und den Städten Essen und Lünen wuppen.

Wir möchten den Tag nun mit wenigen Worten und vielen Bildern Revue passieren lassen:

„Zugang nur mit Passierschein A38!“ Huch, was ist das denn für eine Begrüßung beim Eintrudeln? Tut uns leid, aber das haben wir schon immer so gemacht. Zum Glück lassen sich Verwaltungsrebell:innen davon nicht in den Wahnsinn treiben. Und auch über die klischeehaften Glaubenssätze der Verwaltung gehen sie schnurstracks hinweg. Weiterlesen

Wer kommt zum Verwaltungsrebellen-Camp? Start frei für die Anmeldungen!

Banner mit Bildern des Unperfekthauses. Außenansicht mit Kunstwerken. Essende Menschen im UpH-Restaurant. Der große Veranstaltungsraum belebt mit Menschen. Die Dachterasse.

Am 17. August findet von 09:30 bis 17:00 Uhr das Verwaltungsrebellen-Camp im schönen Unperfekthaus in Essen statt. An diesem Tag habt ihr – Mitarbeiter:innen aus Verwaltungen an Rhein und Ruhr und anderswo – die Gelegenheit, euch in großer Runde und endlich live und in 3D zu treffen!

Gemeinsam bereiten wir, die Partner:innen im Projekt Verwaltungsrebellen-Labor (Kreis Wesel, Stadt Essen, Stadt Lünen und Initiative Verwaltungsrebellen), für euch einen kreativen und inspirierenden Tag vor.

Dieses Programm erwartet euch: Weiterlesen

Neue Arbeit, Neue Führung – Kerstin Sander (Kreis Soest) geht als Abteilungsleiterin IT und Verwaltungsdigitalisierung neue Wege

Zu sehen ist ein Baum, der etwas schief wächst und dabei von einer großen aus Holz modellierten Hand gestützt wird.

Vor ziemlich genau drei Jahren übernahm Kerstin Sander die Leitung der Abteilung „IT und Verwaltungsdigitalisierung“ beim Kreis Soest – in einer Doppelspitze gemeinsam mit ihrem Kollegen Helge Paul (IT-Fachliche Leitung). Es war kein einfaches Erbe, das sie da antrat: Zahlreiche Stellen waren vakant, drei von vier Führungsstellen teilweise seit Jahren nicht besetzt. Die Stimmung in der Belegschaft war am Boden. Mehrere wertvolle Fachkräfte waren auf dem Sprung, sich auf andere Stellen zu bewerben. Zwar waren sogar zusätzliche Stellen genehmigt, aber gar nicht ausreichend Arbeitsplätze dafür vorhanden.

Profilbild Kerstin Sander

Kerstin Sander, Abteilungsleiterin „IT und Verwaltungsdigitalisierung“, Kreis Soest

Nun, drei Jahre später, ist die Zufriedenheit unter den gut 40 Mitarbeiter:innen sehr hoch. Das ist im Alltag deutlich spürbar und interne Zufriedenheitsumfragen bestätigen es. Mitarbeitende halten nicht mehr nach neuen Stellen Ausschau und lehnen sogar Jobangebote mit höheren Entgeltstufen ab. „New Work“ wird gelebt – mit einer hohen Homeofficequote, flexibler Raumnutzung, digitalen Kollaborationstools.

Was ist passiert? Dazu haben wir Kerstin Sander interviewt. Gelebte Fehlerkultur, Führung als Dienstleistung, Selbstorganisation, flexibles Arbeiten, … – solche Schlagworte füllt sie mit Leben und zeigt ganz bodenständig und voller Leidenschaft, wie’s praktisch gehen kann. Weiterlesen

SAVE-THE-DATE: Verwaltungsrebellen-Camp am 17. August in Essen

Banner mit Bildern des Unperfekthauses. Außenansicht mit Kunstwerken. Essende Menschen im UpH-Restaurant. Der große Veranstaltungsraum belebt mit Menschen. Die Dachterasse.

Das ist ein Termin, den ihr euch merken solltet! Am 17. August findet von 09:30 bis 17:00 Uhr das Verwaltungsrebellen-Camp im schönen Unperfekthaus in Essen statt.

An dem Tag habt ihr die Gelegenheit, euch in großer Runde und endlich live und in 3D zu treffen!

Gemeinsam bereiten wir, die Partner:innen im Projekt Verwaltungsrebellen-Labor (Kreis Wesel, Stadt Essen, Stadt Lünen und Initiative Verwaltungsrebellen) für euch einen kreativen und inspirierenden Tag vor.

Euch erwarten:

  • spannende Praxis-Impulse aus verschiedenen Verwaltungen (rund um Digitalisierung, Kulturwandel, neue Räume und neue Arbeitsformen in der Verwaltung),
  • gemeinsames Werkeln an einem „Survival-Guide für Verwaltungsrebellen“,
  • viele Anregungen und Gelegenheiten für Austausch und Vernetzung,
  • ein kreatives Rahmenprogramm und ein besonderer Veranstaltungsort
  • … und für leckere Verpflegung ist natürlich auch gesorgt.

Wer mag, lässt den Abend anschließend noch mit uns ausklingen. Für diejenigen, die weiter anreisen: Im direkt angeschlossenen Unperfekthaus-Hotel lässt es sich ganz wunderbar übernachten!

Das genaue Programm und die Anmeldemöglichkeit folgen im Juni. Und dann solltet ihr schnell sein, weil es nur etwa 80 Plätze geben wird. 😉

Wir sind jetzt schon ein bisschen aufgeregt und freuen uns sehr!Projektpartner im Verwaltungsrebellen-Labor: Andreas Ochs, Anne Janssen und Annika Landgraeber (Kreis Wesel); Margarete Plage und Peter Adelskamp (Stadt Essen), Annika Fuchs und Denise Hochschulz (Stadt Lünen), Dorothea Herrmann und Sabine Schwittek (Initiative Verwaltungsrebellen)

Verständliche Behördensprache – auf einem Trimm-dich-Pfad mit Prof. Daniela Hensel

Auszug aus einem umgestalteten Formular. Verschiedene Stellen sind mit grünen und roten Punkten markiert und entsprechendes positives und negatives Feedback aus Nutzerperspektive hinterlegt.

Ein „bürokratisches und schlechterdings unbegreifliches Ungetüm“ – so bezeichnete das Karlsruher Sozialgericht kürzlich den Rentenbescheid, der im Mittelpunkt einer Klage stand[1]. Ein Rentner hatte einen Rechenfehler am Ende des 32-seitigen Schreibens übersehen und sollte nun nachzahlen. Das Gericht entschied: Die Lektüre sei nicht zumutbar. Und merkt zu dem darin auftauchenden Begriff des „Versorgungsausgleichs“ an: „Selbst doppelt staatsexaminierte Volljuristen beherrschen dieses hochkomplexe Rechtsinstitut regelmäßig allenfalls in Grundzügen“.

Portrait Daniela Hensel

Foto: Henning Bauschulte

„Viel Text = Rechtssicherheit? Hier ein tolles Beispiel für das genaue Gegenteil“, so kommentierte Daniela Hensel diesen Fall auf Twitter. Sie ist Professorin für Kommunikationsdesign an der HTW Berlin und beschäftigt sich als Service Designerin unter anderem mit dem Thema Behördensprache. Wir haben uns mit ihr (virtuell) getroffen und über Sprache gesprochen. Darüber, wie Visualisierungsprofis auf Texte schauen, über einfache Tipps für eine nutzerfreundliche Sprache und über einen Trimm-dich-Pfad für verständlichere Formulare. Weiterlesen

Schnelle Fragen, schnelle Antworten: Liebe Verwaltungsrebell:innen, hier ist euer Online-Netzwerk!

Poster, das für das Verwaltungsrebellen-Netz wirbt

Du [1] arbeitest in der öffentlichen Verwaltung und hast Lust, dich mit engagierten Leuten aus anderen Verwaltungen auszutauschen? Dann bist du im „Verwaltungsrebellen-Netz“ genau richtig. Über 800 Verwaltungsrebell:innen aus mehr als 100 Verwaltungen (Stand: 20.12.22) freuen sich auf dich!

WICHTIGER HINWEIS!
Das Projekt „Verwaltungsrebellen-Labor“ ist mit dem Jahr 2022 geendet.
Wir sind sehr stolz, dass das Online-Netzwerk nicht wie so viele Projekt-Leuchttürme im Sande verläuft! Denn nach dem Projekt gibt der Regionalverband Ruhr ihm nun dauerhaft ein Zuhause. Der Name hat sich verändert – „RuDi – Ruhr Digital“, aber der Inhalt und die vielen Austauschmöglichkeiten und Angebote auf der Plattform bleiben erhalten. Und auch wenn nun „Ruhr“ im Namen auftaucht: Im Online-Netzwerk sind auch weiterhin Verwaltungsmitarbeiter:innen aus der ganzen Republik herzlich willkommen! Weitere Infos und den Link zur Registrierung findest du hier beim Regionalverband Ruhr.

Infos, Einblicke[2] und Hintergründe rund um dieses verwaltungsübergreifende Online-Netzwerk gibt’s in diesem Blog-Beitrag. Weiterlesen

“Was ist das Problem?!” Nutzer-Interviews im Service Design

In unserem letzten Beitrag haben wir einen Rundumschlag über das Thema Service Design Thinking gemacht und eine kleine niedrigschwellige Methode versprochen, die Sie im Grunde jederzeit – auch unabhängig von Projekten – in Ihrem Verwaltungsalltag ausprobieren können: In diesem Beitrag geht es um Nutzer-Interviews, die es Ihnen ermöglichen, aus einer anderen Perspektive auf die eigene Arbeit zu schauen. Das kann zum Beispiel hilfreich sein, wenn es immer wieder knirscht in einem Verwaltungsprozess und Sie besser verstehen möchten, warum, bevor Sie Ihre eigene Lösungsideen vielleicht vorschnell weiterverfolgen. Oder wenn Sie vermeiden möchten, dass Sie viel Energie in eine tolle digitale Lösung oder ein neues Veranstaltungsformat oder …  stecken – das neue Angebot hinterher aber kaum genutzt wird.

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