Kategorie: Methodenkoffer

Mediengestützte Zusammenarbeit in der Verwaltung – Teil 3: Führen auf Distanz

„Ups– mein Team ist weg!“ Dieser Gedanke hat vielleicht den einen oder die andere von Ihnen in den letzten Wochen öfter durchzuckt. Natürlich wissen Sie, dass Ihr Team nicht „weg“ ist. Stattdessen arbeiten alle nur anderswo: viele im Homeoffice, wenige im Büro, manche mobil an unterschiedlichen Orten. Oder zu einer anderen Zeit. Auf jeden Fall ohne die vielen Begegnungen im Alltag. Das ist schon anders als sonst. Sie tragen mit Ihrem Team aber nach wie vor die Verantwortung dafür, dass „der Laden läuft“, ob Ihre Mitarbeitenden nun sichtbar auf demselben Flur arbeiten oder unsichtbar übers Netz verbunden sind.

Corona hat die Zusammenarbeit auf Distanz „verordnet“, ohne Widerworte zuzulassen. Auch wenn sich der Arbeitsalltag vielleicht inzwischen eingeruckelt hat, stellen sich doch viele Fragen: Was verändert sich für Sie in der gemeinsamen Arbeit mit Ihrem Team durch die räumliche Verteilung – in der noch vor uns liegenden „Corona-Zeit“ oder auch danach? Was nehmen Sie vom Schwung der Krisenzeit mit, was hat zu viel Kraft gekostet, was sollte besser noch einmal auf den Prüfstand? Denn absehbar ist, dass Arbeiten an unterschiedlichen Orten vielleicht wieder zurückgefahren, aber keinesfalls mehr auf dem Stand von „damals, vor Corona“ landen wird. Dass eine freiere Wahl des Arbeitsplatzes zur Selbstverständlichkeit wird. Und das heißt: Dass Sie Ihre Art der Teamleitung anpassen müssen.

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Mediengestützte Zusammenarbeit in der Verwaltung – Teil 2: Warum die technische Lösung allein noch nicht die Lösung ist

Im ersten Teil der Blog-Reihe haben wir uns damit befasst, wie Verwaltungen aus einem Dschungel an Möglichkeiten passende Medien und Tools für die Zusammenarbeit auswählen können. Dass Sie damit noch nicht „fertig“ sind und dass Zusammenarbeit auf Distanz damit nicht automatisch gut funktioniert, deutet der Titel an und so haben Sie es vielleicht bereits selbst erlebt. Wir arbeiten seit vielen Jahren rämlich verteilt und mediengestützt zusammen und haben dabei immer wieder die Erfahrung gemacht, dass Medien, richtig eingesetzt, die Zusammenarbeit sehr erleichtern, beflügeln und zum Teil überhaupt erst ermöglichen können. Damit dieser Mehrwert eintritt, braucht es aber mehr als ein passendes Tool-Set. Aus verschiedenen Gründen:

  • „A fool with a tool is still a fool” oder netter ausgedrückt: Die Art, wie Sie Tools nutzen, entscheidet darüber, wie gut diese Ihre (Zusammen-)Arbeit auf Distanz unterstützen. Rund um die Nutzung von Chats / Foren, Telefon- und Videokonferenzen, Dateiablage, Aufgabenboards etc. braucht es Vereinbarungen, zu denen Sie in diesem Beitrag zahlreiche Tipps und Leitfragen finden.
  • Um den Arbeitsalltag in verteilten Teams zu meistern, braucht es darüber hinaus auch Vereinbarungen zum „Drumherum“: zu Erreichbarkeit und Verlässlichkeit, zur gemeinsamen Arbeit an Inhalten und zur Arbeitskultur und zum Umgang miteinander. Auch hierzu finden Sie weiter unten zahlreiche Anregungen.

Die Tipps und Leitfragen in diesem Beitrag können Sie wie Checklisten abklappern, um die eine oder andere Tücke der verteilten Zusammenarbeit zu entdecken und dann zu umschiffen. Sie sind sicherlich nicht vollständig, aber ein guter Anfang.[1]

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Mediengestützte Zusammenarbeit in der Verwaltung – Teil 1: Orientierung im Tool-Dschungel

Hach, was waren das noch für Zeiten… Damals. Also vor ein paar Wochen. Als das Thema Homeoffice längst auf dem Tisch lag, aber Verwaltungen sich noch sorgfältige Gedanken darüber machen konnten – ob und warum und für wen und in welchem Umfang und mit welchen technischen Lösungen und wie genau das denn bloß alles funktionieren soll. Und dann war es plötzlich da, das Thema „virtuelle Zusammenarbeit“. Überall und sofort. In der Corona-Krise führt von heute auf morgen kein Weg mehr daran vorbei. Wer selbst noch (zeitweise) im Büro arbeitet, hat zumindest Kolleg*innen, die im Homeoffice sitzen.

Wie schön, dass Sie mit diesem Thema nicht allein sind. Im Moment häufen sich im Netz hilfreiche Tool- und Best Practice-Sammlungen und Unterstützungsangebote. Sollen wir da überhaupt noch „eins draufsetzen“? Andererseits sind wir als Beraterinnen zwischen Mensch, IT und Organisation schon seit vielen Jahren in dem Themenfeld „Führung und Zusammenarbeit auf Distanz“ unterwegs[1]. Und als „Remote Work Natives“ haben wir auch viele eigene Erfahrungen gemacht, die wir gern weitergeben.

Unser Beitrag soll nun sein: Keine weitere Tool-Sammlung (da nennen wir nur einige Beispiele und verweisen unten lieber auf andere, die bereits einiges zusammengetragen haben). Stattdessen bringen wir bringen etwas Struktur in das weite Feld der Medien und helfen Ihnen, eine Schneise in den Dschungel der Möglichkeiten zu schneiden,

  • wenn Sie Ihre gewohnte Arbeit im Team nun räumlich / zeitlich verteilt erledigen;
  • wenn Sie als neues (Krisenbewältigungs-)Team Ihre Zusammenarbeit wegen der Shutdown-Regeln vom Start weg räumlich verteilt aufbauen.

In einem weiteren Beitrag schieben wir nächste Woche noch Tipps und Tricks zur mediengestützten Zusammenarbeit nach (weil die technische Lösung allein eben noch nicht die Lösung ist).

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Agile Besprechungsmethoden: „Lasst uns auf den Punkt kommen!“

Arbeitskreise, Entscheidungsgremien, Teambesprechungen, Projektgruppentreffen, Kundenworkshops, … – Besprechungen nehmen einen nicht unbeträchtlichen Anteil des Arbeitslebens ein. Leider bergen sie auch ein nicht unbeträchtliches Potential für Klagen: zu lang, ausufernd, nicht zielführend, Arena für Selbstdarsteller, betriebswirtschaftlich gesehen: Geld verbrennen … Dabei mangelt es meist gar nicht am gutem Willen derer, die die Besprechung moderieren (sollen) – wohl aber oft am Handwerkszeug, um die mehr oder weniger „bunte Truppe“, die da diskutieren, beraten und entscheiden soll, gut durch diesen Prozess zu lotsen.

Agile Besprechungsmethoden helfen, die gemeinsame Besprechungszeit gut zu nutzen, die Beteiligten zu aktivieren und dafür zu sorgen, dass alle lebendig bei der Sache sind und abschließend zufrieden auf das Ergebnis schauen. Weiterlesen

Agiles Projektmanagement in der Verwaltung?! Teil 2: Das „eRew“-Team der Stadt Lünen zeigt, wie’s gehen kann

Im Mai 2018 bekam Nicole Niermöller den Auftrag, mit einem Projektteam den elektronischen Rechnungseingangsworkflow bei der Stadtverwaltung Lünen einzuführen. Zu der Zeit hatte sie gerade ein Scrum-Seminar besucht und war „angefixt“ von der Frage, ob und wie so etwas in der Verwaltung funktionieren könnte: „Ich hatte selbst nicht so richtig die Idee, wie man das in Verwaltungen hinkriegen kann, aber ich dachte: Vielleicht kann man das einfach mal ausprobieren.“ Beim ersten Projektgruppentreffen stellte sie der Runde Scrum vor und stieß auf offene Ohren: „Yo, lasst es uns einfach versuchen!“

Was es seitdem erlebt hat, hat das Projektteam „eRew“ in einem Interview mit uns geteilt. Überall dort, wo dieses Team auftaucht, scheint ein Funke überzuspringen, den es nach außen hin gar nicht „agil“ oder „Scrum“ nennt, der aber den agilen Spirit spürbar macht. Auch wir haben diesen Funken zu spüren bekommen und hoffen, dass wir über diesen Blog-Beitrag ein bisschen davon weitergeben können. Weiterlesen

Agiles Projektmanagement in der Verwaltung?! Teil 1: Einführung zu „Scrum“

Bildquelle: „Gedränge im 7-er Frauen-Rugby“ von JuTa [CC BY-SA 3.0]

Wenn von „agil“ die Rede ist, ist „Scrum“ oft nicht weit. Gemeint ist damit ein Vorgehensmodell für Projektmanagement nach agilen Prinzipien. Doch Scrum ist aus unserer Sicht noch mehr. In 20 Minuten erklärt, gibt es einen guten Eindruck davon, was es bedeutet, agil zusammenzuarbeiten. Die Kultur und die Prinzipien von Scrum lassen sich auch jenseits von Projekten anwenden.

Wir freuen uns schon darauf, über das Interview zu berichten, das wir in der letzten Woche mit dem „EREW“-Team der Stadt Lünen geführt haben. Das Projektteam hat den elektronischen Rechnungseingangsworkflow in der Stadtverwaltung eingeführt und sich dabei an Scrum orientiert. Bevor wir mit diesem Praxisbeispiel zeigen, wie Scrum in Verwaltungen funktionieren kann, möchten wir in diesem Beitrag zunächst ein paar Grundlagen vermitteln: Wer oder was ist „Scrum“? Und was ist bloß dran an diesem Konzept, dass es den Weg von der Softwareentwicklung bis hinein in die Verwaltungen gefunden hat? Dabei wollen wir auch die vielen denglischen BEGRIFFE aufdröseln, die zunächst etwas befremdlich wirken (unten rot hervorgehoben, zum schnellen Nachschlagen). Und wir wollen immer auch einen ersten Transfer auf Verwaltungen vornehmen (im Text blau formatiert): Wo stößt Scrum hier an Grenzen? Welche Elemente lassen sich dennoch übertragen? Und wie könnte man die Methode anpassen, damit sie auch in Verwaltungen funktioniert?   Weiterlesen

Fehlerkultur: ist wichtig, klar – aber wie?

Fehler gehören zum Alltag einer Verwaltung wie jeder Organisation. „Nur wo nicht gearbeitet wird, passieren keine Fehler“, heißt es zu Recht.
Organisationen sind darauf angewiesen, dass Mitarbeitende auch in nicht immer berechenbaren Situationen beherzt und eigenverantwortlich ihre Arbeit machen. Dabei können natürlich auch Fehler entstehen: Weil man etwas Neues ausprobiert, etwas übersieht, falsch einschätzt, denkt „das geht auch einfacher“, unter Zeitdruck eine Kontrollschleife auslässt, noch nicht genug Erfahrung mit kniffligen Details hat, … Und wenn Umgebungsbedingungen sich immer wieder verändern, kommen Fehler auch in Abläufen vor, die eigentlich klar sind.
Fehler zu machen, ist immer mit Scham oder mit Sorge verbunden. Wenn diese Gefühle durch den Umgang mit Fehlern v.a. seitens der Führungskräfte noch verstärkt werden, fördert das die Tendenz, beim nächsten Mal lieber gar kein Risiko einzugehen. Verunsicherte Mitarbeitende, die jedes Risiko scheuen und sich immer absichern, werden aber in zukunfts-orientierten Organisationen nicht gebraucht.

Ein „guter Umgang mit Fehlern“, eine „konstruktive Fehlerkultur“, „fehlerfreundliches Handeln“ sind deshalb schnell gefordert – aber wie kommt man dahin?

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„Working out loud“ meets „Scrum“ – Pilotkaninchen auf agiler Lernexpedition

Für unsere zweijährige Führungskräftequalifizierung „In Zukunft führen“ waren wir im letzten Jahr auf der Suche nach einer neuen Arbeitsform für eine „persönliche Lernherausforderung“. Die Teilnehmer*innen sollten die Möglichkeit bekommen, ein individuelles Lernziel konsequent zu verfolgen und umzusetzen – und dabei gleichzeitig eine selbstgesteuerte Arbeitsform kennenlernen, die für Verwaltungen noch ungewohnt ist. Wir haben uns die Frage gestellt, wie sich ein Konzept wie „Working out loud“ auf öffentliche Verwaltungen übertragen lässt und uns  dabei auch durch Scrum (agiles Projektmanagement) und die Idee der Experimentierräume inspirieren lassen. Herausgekommen ist „ALEx“ – die „Agile Lern-Expedition“. Die erste Pilotgruppe – oder um es mit den Worten einer Teilnehmerin auszudrücken: „Wir sind ja sozusagen die … Pilotkaninchen!“[1] – hat vor kurzem den Abschlussworkshop absolviert. Zeit für einen Rückblick auf die gesammelten Erfahrungen und einen Einblick in die Methode.

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Gemeinsam Probleme lösen in einer Stunde – mit der ViT-Methode

Vor einigen Jahren bekam ich den Auftrag ein Qualitätsmanagementseminar für Führungskräfte aus Kommunalverwaltungen durchzuführen. Spontane Reaktion: Puh, wie kriege ich Leben in dieses Thema, bei dem viele spontan an eher trockene Modelle wie ISO 9000 denken?! Bei Recherchen stieß ich dann in einem Buch auf die ViT-Methode. „ViT“ steht für „Verbesserungen im Team“ und ist eine Methode, mit der Teams Probleme lösen, Prozesse optimieren und ihre Zusammenarbeit verbessern können – und das in maximal 60 Minuten. Klingt zunächst zu einfach, um wahr zu sein, aber nachdem ich die Methode mittlerweile in verschiedenen Gruppen ausprobiert habe, muss ich sagen: Das funktioniert ziemlich gut!

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Kanban „to go“

So ein Kanban Board ist eine feine Sache, wenn man Aufgaben und Arbeitsfluss visualisieren möchte[1] – ob für’s Team oder als „Personal Kanban“ für sich allein. Trotzdem zögerte ich im letzten Jahr lange, mir eine entsprechende Wandtafel zu montieren. Will ich wirklich immer „angeschaut“ werden von all meinen Aufgaben? Auch gegen Abend, wenn ich in meinem Arbeitszimmer einfach nur noch in Ruhe Fachzeitschriften lesen und meinen Gedanken nachhängen möchte? Und wo gehört das Board eher hin: In mein Büro oder in mein Arbeitszimmer zuhause? Will ich auch im Büro, dass alle Besucher*innen gleich alle meine Aufgaben interessiert mitverfolgen können? Wie habe ich in Besprechungen meine Aufgabenpakete vor Augen, wenn’s an die Verteilung von To Do’s geht? Da kann ich ja schlecht mit dem Whiteboard unter dem Arm aufkreuzen. Ein Foto zum Mitnehmen – klar, das geht. Alles gleich in ein elektronisches Kanban Board eintragen, das geht selbstverständlich auch. Aber mir fehlt dann etwas: Das Hantieren, Durchstreichen, Zerreißen … Das Haptische eben. Und dass es mir immer im Blick ist. Irgendwann schoss mir dann in Erinnerung an den lang zurückliegenden Kunst-Unterricht die rettende Idee für mein Dilemma durch den Kopf: der Isenheimer Altar!

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