Kategorie: Methodenkoffer

Retro-Torte in fünf Schichten – ein Grundrezept für die agile „Retrospektive“

Gastbeitrag von Corinna Höffner (Institut für Public Management, FOM Hochschule, Essen)

Die Corona-Krise fordert schnelles und agiles Handeln: Pandemiepläne müssen überarbeitet, Testkapazitäten und Impfstoff bereitgestellt und Corona-Schutzverordnungen umgesetzt werden. Die neuen Aufgaben haben dabei Einfluss auf die Zusammenarbeit, Arbeitsweisen und -strukturen: Mobiles Arbeiten steht auf der Tagesordnung, neue digitale Kommunikationswege werden eingeführt, Führung auf Distanz wird zur Normalität. Doch bevor die neuen Arbeitsweisen in die Normalität übergehen, muss deren Erfolg überprüft werden. Was hat sich (nicht) bewährt?

Doch nicht nur während der Corona-Krise, sondern auch nach bestimmten Arbeits- und Projektphasen ist es notwendig, die Arbeitserfahrungen der Beschäftigten zu reflektieren und eine „Bestandsaufnahme“ zu machen, um anschließend das weitere Vorgehen des Teams und konkrete ToDos zu bestimmen. Aber wie?

Mit Hilfe einer „Retrospektive“ können Sie vor allem (neue) Arbeitsweisen und die damit gemachten Erfahrungen systematisch reflektieren, aber bei Bedarf auch erzielte Arbeitsergebnisse betrachten, und damit Verbesserungspotenziale der Kooperation im Team und bei den Arbeitsprozessen entdecken. Eine Retrospektive ist also eine höchst empfehlenswerte Phase des agilen Arbeitens, bei der aus einer systematischen Rückschau Schlussfolgerungen abgeleitet werden. Es gibt inzwischen sehr viele methodische Varianten, eine solche Retrospektive zu gestalten. Ich möchte Ihnen in diesem Blogartikel eine Methode vorstellen, die eine Art „Grundrezept“ für Retrospektiven darstellt und mit der man sehr gut starten kann.

Welche Zutaten Sie zum Gelingen der Methode brauchen und wie der Ablauf funktioniert, erfahren Sie in unserem Backrezept zur „Retro-Torte“. Viel Spaß beim Nachmachen!

… und zum Dessert gibt’s zwei kurze Einblicke in Praxis-Erprobungen!

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Verwaltungsrebellen-Meetups – Eine Anleitung und Einladung zum Ausprobieren (3/4)

Gruppenbild virtuelles Meetup

Teil 3: Ablauf und Methode der Meetups

So, jetzt aber. Nach Teil 1 (Sinn und Idee solcher Vernetzungstreffen) und Teil 2 (rund um eine gute Vorbereitung) tauchen wir nun in die eigentliche Veranstaltung ein.

Für die Meetups nutzen wir eine Mischung aus der Barcamp– und Lean Coffee-Methode. Zusätzlich nehmen wir uns im letzten Teil der Veranstaltung Zeit, um Anknüpfungspunkte zu vereinbaren, mit denen Ideen aus den Meetups (gemeinsam) weiterverfolgt werden können.

Die Treffen laufen nach einer recht gleichbleibenden Struktur ab. Das folgt der Idee der agilen Rituale: Die einzelnen Schritte spielen sich mit der Zeit mehr und mehr ein, so dass wir uns auf die Inhalte konzentrieren können. „Timeboxing“ sichert ab, dass wir die Zeitdauer einhalten und wir die gemeinsame Zeit fokussiert nutzen.

Trotzdem entwickeln wir das Format ständig weiter. Aus jedem Meetup gehen wir mit neuen Lessons Learned, aus denen wir Veränderungen für’s nächste Mal ableiten. Der hier dargestellte Ablauf ist also auch als „work in progress“ zu verstehen: Weiterlesen

Verwaltungsrebellen-Meetups – Eine Anleitung und Einladung zum Ausprobieren (2/4)

Teil 2: Alles rund um die Vorbereitung

Der letzte Blog-Beitrag war der Auftakt zu einer kleinen Blog-Reihe, in der wir unsere Erfahrungen rund um die Verwaltungsrebellen-Meetups teilen. Damit möchten wir es Ihnen leicht machen, ein solches Format einfach mal selbst auszuprobieren. Gleichzeitig enthalten die Beiträge einen Haufen Tipps und Tricks, die Sie auch für andere (agile) Workshops und (virtuelle) Besprechungen nutzen können.

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Verwaltungsrebellen-Meetups – Eine Anleitung und Einladung zum Ausprobieren (1/4)

Gruppenbild Meetup

Teil 1: Überblick und: Wozu ein solches Vernetzungsformat?

„Silos aufbrechen“, „Neue Arbeit“, „Kulturwandel“, „Zusammenarbeit auf Augenhöhe“, „agile Methoden“ – alles Schlagworte, die durch die Behördengänge spuken. Aber wie kann das in der Praxis aussehen? Bei den Verwaltungsrebellen-Meetups kommen all diese Aspekte zusammen und werden mit Leben gefüllt. Nicht als theoretische Impulse, sondern als „learning by doing“.

Nächste Woche findet unser 8. Meetup statt. Auch wenn noch nicht alles 100%ig rund läuft (und wahrscheinlich nie laufen wird… 😊), denken wir, dass nun ein guter Zeitpunkt ist, um unsere Erfahrungen zu teilen. Und das machen wir sehr konkret. Denn wir möchten auch zum „Kopieren“ einladen. Ein solches Vernetzungsformat eignet sich nämlich nicht nur dafür, veränderungswillige Menschen aus unterschiedlichen Verwaltungen zusammenzubringen. Sie können damit auch Vernetzung, Austausch und gemeinsames Lernen und Experimentieren innerhalb einer Verwaltung oder in Ihrem eigenen Fachbereich fördern.

Diese detaillierte Anleitung, mit der andere solche „agilen Mitmachtreffen“ übernehmen können, ist auch ein Ansatz der Verstetigung der Initiative Verwaltungsrebellen. Denn unsere offenen Meetups alle zwei Monate reichen längst nicht aus, um den Bedarf nach Vernetzung und Austausch zu decken. Zudem bekommen wir immer häufiger auch Anfragen aus Verwaltungen außerhalb der Region Rhein-Ruhr. Daher möchten wir Menschen in Verwaltungen ermutigen und unterstützen, ein solches Format einfach mal selbst auszuprobieren. Und wir freuen uns, wenn daraus wiederum Ideen und Rückmeldungen resultieren, mit denen wir gemeinsam die Meetups weiterentwickeln können.

Übrigens: Viele der Erfahrungen und Tipps lassen sich auch auf andere (agile) Workshops und (virtuelle) Besprechungen übertragen!

Ein Hinweis vorweg: Das Gruppenbild oben stammt vom Meetup im September 2020. Derzeit finden die Treffen ausschließlich virtuell statt. Wir werden in der Anleitung sowohl auf die Präsenz- als auch Online-Durchführung eingehen.

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Rebellen-Shirts & Co. und eine Bastelvorlage für ein Kanban-Büchlein: Geschenkideen für Verwaltungsrebell*innen :-)

Hohoho! Oder auch: Ups, Weihnachten steht vor der Tür! Ihr sucht noch ein Geschenk für eine rebellische Kollegin, einen mutigen Kollegen, für nette Menschen im Freundes- oder Familienkreis, die in der Verwaltung ihr Unwesen treiben – oder für euch selbst? Dann haben wir hier ein paar Tipps für euch! Je nach Präferenz gibt’s etwas Gekauftes oder etwas Selbstgemachtes. 😊

1. Verwaltungsrebellen-Shirts & mehr für alle!

Immer wieder wurden wir auf unsere T-Shirts angesprochen und gefragt, wo man sie kaufen kann. Nun haben wir einfach Nägel mit Köpfen gemacht und einen kleinen Verwaltungsrebellen-Laden eingerichtet (als Non-profit-Shop – wir verdienen nichts daran und ihr spart so die Provision).

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Mediengestützte Zusammenarbeit in der Verwaltung – Teil 3: Führen auf Distanz

„Ups– mein Team ist weg!“ Dieser Gedanke hat vielleicht den einen oder die andere von Ihnen in den letzten Wochen öfter durchzuckt. Natürlich wissen Sie, dass Ihr Team nicht „weg“ ist. Stattdessen arbeiten alle nur anderswo: viele im Homeoffice, wenige im Büro, manche mobil an unterschiedlichen Orten. Oder zu einer anderen Zeit. Auf jeden Fall ohne die vielen Begegnungen im Alltag. Das ist schon anders als sonst. Sie tragen mit Ihrem Team aber nach wie vor die Verantwortung dafür, dass „der Laden läuft“, ob Ihre Mitarbeitenden nun sichtbar auf demselben Flur arbeiten oder unsichtbar übers Netz verbunden sind.

Corona hat die Zusammenarbeit auf Distanz „verordnet“, ohne Widerworte zuzulassen. Auch wenn sich der Arbeitsalltag vielleicht inzwischen eingeruckelt hat, stellen sich doch viele Fragen: Was verändert sich für Sie in der gemeinsamen Arbeit mit Ihrem Team durch die räumliche Verteilung – in der noch vor uns liegenden „Corona-Zeit“ oder auch danach? Was nehmen Sie vom Schwung der Krisenzeit mit, was hat zu viel Kraft gekostet, was sollte besser noch einmal auf den Prüfstand? Denn absehbar ist, dass Arbeiten an unterschiedlichen Orten vielleicht wieder zurückgefahren, aber keinesfalls mehr auf dem Stand von „damals, vor Corona“ landen wird. Dass eine freiere Wahl des Arbeitsplatzes zur Selbstverständlichkeit wird. Und das heißt: Dass Sie Ihre Art der Teamleitung anpassen müssen.

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Mediengestützte Zusammenarbeit in der Verwaltung – Teil 2: Warum die technische Lösung allein noch nicht die Lösung ist

Im ersten Teil der Blog-Reihe haben wir uns damit befasst, wie Verwaltungen aus einem Dschungel an Möglichkeiten passende Medien und Tools für die Zusammenarbeit auswählen können. Dass Sie damit noch nicht „fertig“ sind und dass Zusammenarbeit auf Distanz damit nicht automatisch gut funktioniert, deutet der Titel an und so haben Sie es vielleicht bereits selbst erlebt. Wir arbeiten seit vielen Jahren rämlich verteilt und mediengestützt zusammen und haben dabei immer wieder die Erfahrung gemacht, dass Medien, richtig eingesetzt, die Zusammenarbeit sehr erleichtern, beflügeln und zum Teil überhaupt erst ermöglichen können. Damit dieser Mehrwert eintritt, braucht es aber mehr als ein passendes Tool-Set. Aus verschiedenen Gründen:

  • „A fool with a tool is still a fool” oder netter ausgedrückt: Die Art, wie Sie Tools nutzen, entscheidet darüber, wie gut diese Ihre (Zusammen-)Arbeit auf Distanz unterstützen. Rund um die Nutzung von Chats / Foren, Telefon- und Videokonferenzen, Dateiablage, Aufgabenboards etc. braucht es Vereinbarungen, zu denen Sie in diesem Beitrag zahlreiche Tipps und Leitfragen finden.
  • Um den Arbeitsalltag in verteilten Teams zu meistern, braucht es darüber hinaus auch Vereinbarungen zum „Drumherum“: zu Erreichbarkeit und Verlässlichkeit, zur gemeinsamen Arbeit an Inhalten und zur Arbeitskultur und zum Umgang miteinander. Auch hierzu finden Sie weiter unten zahlreiche Anregungen.

Die Tipps und Leitfragen in diesem Beitrag können Sie wie Checklisten abklappern, um die eine oder andere Tücke der verteilten Zusammenarbeit zu entdecken und dann zu umschiffen. Sie sind sicherlich nicht vollständig, aber ein guter Anfang.[1]

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Mediengestützte Zusammenarbeit in der Verwaltung – Teil 1: Orientierung im Tool-Dschungel

Hach, was waren das noch für Zeiten… Damals. Also vor ein paar Wochen. Als das Thema Homeoffice längst auf dem Tisch lag, aber Verwaltungen sich noch sorgfältige Gedanken darüber machen konnten – ob und warum und für wen und in welchem Umfang und mit welchen technischen Lösungen und wie genau das denn bloß alles funktionieren soll. Und dann war es plötzlich da, das Thema „virtuelle Zusammenarbeit“. Überall und sofort. In der Corona-Krise führt von heute auf morgen kein Weg mehr daran vorbei. Wer selbst noch (zeitweise) im Büro arbeitet, hat zumindest Kolleg*innen, die im Homeoffice sitzen.

Wie schön, dass Sie mit diesem Thema nicht allein sind. Im Moment häufen sich im Netz hilfreiche Tool- und Best Practice-Sammlungen und Unterstützungsangebote. Sollen wir da überhaupt noch „eins draufsetzen“? Andererseits sind wir als Beraterinnen zwischen Mensch, IT und Organisation schon seit vielen Jahren in dem Themenfeld „Führung und Zusammenarbeit auf Distanz“ unterwegs[1]. Und als „Remote Work Natives“ haben wir auch viele eigene Erfahrungen gemacht, die wir gern weitergeben.

Unser Beitrag soll nun sein: Keine weitere Tool-Sammlung (da nennen wir nur einige Beispiele und verweisen unten lieber auf andere, die bereits einiges zusammengetragen haben). Stattdessen bringen wir bringen etwas Struktur in das weite Feld der Medien und helfen Ihnen, eine Schneise in den Dschungel der Möglichkeiten zu schneiden,

  • wenn Sie Ihre gewohnte Arbeit im Team nun räumlich / zeitlich verteilt erledigen;
  • wenn Sie als neues (Krisenbewältigungs-)Team Ihre Zusammenarbeit wegen der Shutdown-Regeln vom Start weg räumlich verteilt aufbauen.

In einem weiteren Beitrag schieben wir nächste Woche noch Tipps und Tricks zur mediengestützten Zusammenarbeit nach (weil die technische Lösung allein eben noch nicht die Lösung ist).

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Agile Besprechungsmethoden: „Lasst uns auf den Punkt kommen!“

Arbeitskreise, Entscheidungsgremien, Teambesprechungen, Projektgruppentreffen, Kundenworkshops, … – Besprechungen nehmen einen nicht unbeträchtlichen Anteil des Arbeitslebens ein. Leider bergen sie auch ein nicht unbeträchtliches Potential für Klagen: zu lang, ausufernd, nicht zielführend, Arena für Selbstdarsteller, betriebswirtschaftlich gesehen: Geld verbrennen … Dabei mangelt es meist gar nicht am gutem Willen derer, die die Besprechung moderieren (sollen) – wohl aber oft am Handwerkszeug, um die mehr oder weniger „bunte Truppe“, die da diskutieren, beraten und entscheiden soll, gut durch diesen Prozess zu lotsen.

Agile Besprechungsmethoden helfen, die gemeinsame Besprechungszeit gut zu nutzen, die Beteiligten zu aktivieren und dafür zu sorgen, dass alle lebendig bei der Sache sind und abschließend zufrieden auf das Ergebnis schauen. Weiterlesen

Agiles Projektmanagement in der Verwaltung?! Teil 2: Das „eRew“-Team der Stadt Lünen zeigt, wie’s gehen kann

Im Mai 2018 bekam Nicole Niermöller den Auftrag, mit einem Projektteam den elektronischen Rechnungseingangsworkflow bei der Stadtverwaltung Lünen einzuführen. Zu der Zeit hatte sie gerade ein Scrum-Seminar besucht und war „angefixt“ von der Frage, ob und wie so etwas in der Verwaltung funktionieren könnte: „Ich hatte selbst nicht so richtig die Idee, wie man das in Verwaltungen hinkriegen kann, aber ich dachte: Vielleicht kann man das einfach mal ausprobieren.“ Beim ersten Projektgruppentreffen stellte sie der Runde Scrum vor und stieß auf offene Ohren: „Yo, lasst es uns einfach versuchen!“

Was es seitdem erlebt hat, hat das Projektteam „eRew“ in einem Interview mit uns geteilt. Überall dort, wo dieses Team auftaucht, scheint ein Funke überzuspringen, den es nach außen hin gar nicht „agil“ oder „Scrum“ nennt, der aber den agilen Spirit spürbar macht. Auch wir haben diesen Funken zu spüren bekommen und hoffen, dass wir über diesen Blog-Beitrag ein bisschen davon weitergeben können. Weiterlesen