Aufgabenmanagement mit dem Kanban-Board (Teil 1/3) – Grundlagen und Einsatzmöglichkeiten

Immer wieder haben wir überlegt: Sollen wir wirklich noch einen Blogbeitrag zum Kanban-Board schreiben? Es gibt doch schon unzählige (Kurz-)Darstellungen dazu im Netz… Nun haben wir uns doch dazu entschieden. Denn: Die Methode Kanban-Board an sich ist total simpel und schnell erklärt. Aber: Bei der Umsetzung hat sie’s dann doch in sich.

Wie immer in unseren Blogbeiträgen möchten wir daher sehr praktisch und konkret werden, wenn es um Einsatzmöglichkeiten, Herausforderungen, Tipps & Tricks rund um den Einsatz in öffentlichen Verwaltungen geht. Und auch unsere mittlerweile fast 10-jährige eigene Erfahrung mit dem Kanban-Board einfließen lassen.

Ja, dadurch ist der Beitrag wieder mal recht lang geworden. So lang, dass wir ihn in drei Beiträge aufteilen. Daher vorab der rote Faden, an dem wir uns entlanghangeln:

Starten wir zunächst mit der grundlegenden Frage:

Worum geht’s und wie funktioniert Kanban?

Ein Kanban-Board ist ein Instrument zur Aufgabensteuerung. Es hilft Ihnen, um einen Überblick über all Ihre Aufgaben zu behalten, ihren Bearbeitungsstand nachzuverfolgen und Aufgaben laufend zu priorisieren. Sie können es für Ihr eigenes Aufgabenmanagement nutzen oder auch für die selbstorganisierte Zusammenarbeit in einem (Projekt-)Team.

Ein Kanban-Board ist ein haptisches Board (z.B. Whiteboard) oder digitales Board, das in Spalten unterteilt wird, die den Bearbeitungsstand von Aufgaben kennzeichnen. Im einfachsten Fall sind das:

• „To do“ (alle Aufgaben, die noch zu erledigen sind),
• „Doing“ (die Aufgaben, an denen Sie aktuell arbeiten) und
• „Done“ (erledigte Aufgaben).

Jede Aufgabe wird auf einer (digitalen) Karte (bzw. einem Klebezettel) notiert und wandert je nach Bearbeitungsstand durch die Spalten.

Das Kanban-Board kann eine Alternative zur ToDo-Liste oder anderen Aufgabenlisten sein und vor allem: eine Entlastung für Ihren Kopf („Ich darf nicht vergessen, …“).

So weit, so klar? 😉 Dann schauen wir uns das Ganze etwas genauer an:

Idee und Prinzipien von Kanban

Die Wurzeln von Kanban liegen in der „Lean-Produktion“, die Toyota in den 40er Jahren eingeführt hat. Das Ziel war, mit Hilfe von Signalkarten („kan-ban“) vorausschauend einen gleichmäßigen Materialfluss sicherzustellen (–> nachbestellen, bevor (!) das letzte Material X verbraucht wurde) und so ohne Stress und zusätzlichen Aufwand zuverlässig Aufträge abzuarbeiten. Die Belohnung: Zufriedenere Kund:innen.

Seit ca. 2005 wurde die Methode in der IT-Entwicklung aufgegriffen. Um auch hier einen gleichmäßigen Arbeitsfluss (“Flow“) zu erreichen und Über- wie Unterlastungen zu vermeiden, wird die Arbeit nach dem Pull-Prinzip gesteuert: Alle Aufgaben werden auf Karten in einem Arbeitsspeicher hinterlegt. Erst wenn ein Team Aufgaben abgearbeitet hat, zieht es sich selbstgesteuert weitere Aufgaben aus diesem Aufgabenspeicher in die Bearbeitung.

Mittlerweile hat sich Kanban in zahlreichen weiteren Arbeitsbereichen verbreitet – und in den letzten Jahren auch einen rasanten Vormarsch durch die Verwaltungen hingelegt. Die Idee ist gleichgeblieben: Arbeit soll zügig, „hintereinanderweg“, zuverlässig und in hoher Qualität erledigt werden – aber ohne Hektik und Stress.

Die drei Spalten aus dem einfachen Kanban-Board oben werden dabei häufig weiter differenziert:

Welche Arbeitsprinzipien von Kanban stellen nun dieses doppelte Ziel „zügig, qualitätvoll, zuverlässig“ und gleichzeitig „ohne Hektik und Stress“ sicher?

• Den Arbeitsfluss visualisieren. Durch die klar strukturierte Darstellung (Board mit Spalten + Aufgabenzetteln) haben alle Beteiligten eine schnelle Übersicht und ein gemeinsames Bild der Aufgaben und des Arbeitsfortschritts. Das führt auch zu mehr Transparenz untereinander: Wer macht was, wer „hängt“ ggf. gerade wo?
• Die Menge angefangener Arbeit begrenzen. Durch das Festlegen eines „WiP“-Limits (kurz für „Work in Progress“) wird die maximale Anzahl von Zetteln in den Doing-Spalten begrenzt. Das verhindert, dass zu viele Aufgaben gleichzeitig in Arbeit sind, was zu Überlastung und Ineffizienz durch permanentes Wechseln zwischen angefangenen Aufgaben führen kann. Das WiP-Limit fördert, dass sich jede:r auf die derzeit wichtigsten Aufgaben konzentriert.
• Aufgaben laufend priorisieren und auf Änderungen reagieren. Bei jedem neuen Aufgabenzettel ist zu entscheiden, ob er zunächst im Aufgabenspeicher landet (ToDo) oder ob er gleich in die Doing-Spalte wandert – und welche andere Aufgabe dafür ggf. Platz machen muss.
• Selbstorganisation stärken. Kanban sieht vor, Verantwortung und Entscheidungsbefugnis an das Team zu übertragen („Empowerment“). Das Team kann – im Rahmen der gemeinsamen Ziele und Vereinbarungen mit der Führungskraft – selbst entscheiden, welche Aufgaben es als nächstes erledigt und wie. Dies trägt dazu bei, dass das Team eine höhere Eigenverantwortung übernimmt.
  Dazu gehört auch ein Spielraum, wer die Aufgabe übernimmt.
• Lernen und weiterentwickeln. Das Kanban-Board ist als lebendiges Instrument zu verstehen, das sich an die Bedürfnisse und Anforderungen des Teams anpasst und basierend auf Feedback / Retrospektiven (Rückschau auf die vergangene Arbeitsphase) kontinuierlich verbessert wird.

Einige Überlegungen vor dem Start

Um konkret in die Arbeit nach der Kanban-Methodik und mit dem Kanban-Board einzusteigen, braucht es zwei Schritte der Verständigung – im Team oder mit sich selbst 🙂 :

Grundentscheidungen

• Welche Aufgaben will ich, wollen wir überhaupt (gemeinsam) steuern? Alle – oder nur die zu einem Projekt?
• Wer soll mit dem Board arbeiten? Wer darf es ggf. darüber hinaus einsehen?
• Will ich, wollen wir mit einem haptischen Kanban-Board oder einem digitalen Kanban-Board arbeiten?
• Wie wollen wir das Board strukturieren? Damit die Diskussion nicht endlos wird, empfiehlt es sich, zunächst mit einer Erprobungsversion zu starten und eine Testphase zur vereinbaren. Basierend auf den praktischen Erfahrungen können Sie das Board dann zielgerichtet anpassen.

Zu allen Punkten gibt’s in Teil 2 eine ganz konkrete Anleitung und Entscheidungshilfen.

Absprachen zum Arbeitsprozess

Wenn das Board erst einmal in einer Erprobungsversion aufgestellt ist, sollten Sie für sich selbst oder im Team Routinen im Umgang mit diesem Arbeitsinstrument klären:

• Welche Inhalte Sie auf den Aufgaben-Karten notieren.
  Beispiel: „Neben einem Stichwort zur Aufgabe mindestens auch Zuständigkeiten, Kategorien, Fälligkeiten pflegen.“
• Wie Sie mit neuen Aufgaben umgehen.
  Beispiel: „Neue Aufgaben werden zunächst in den Backlog (Aufgabenvorrat) gestellt – das Team entscheidet beim nächsten Treffen über die Priorisierung: noch warten – sofort in To Do.“
• Wie Sie die Aufgabenerledigung organisieren.
  Beispiel: „Wer für eine Aufgabe zuständig ist, kümmert sich eigenverantwortlich um ihre Umsetzung und die Aktualisierung der Karte.“
• Wie man die (gemeinsame) Arbeitsplanung mit dem Board betreibt.
  Beispiel: „Wir treffen uns jeden Dienstag um 10:05-10:25 für ein „Weekly“, bei dem wir die Aufgaben verteilen und nachverfolgen.“ Oder bei einem individuellen Board: „Ich schaue morgens und nach jeder erledigten Aufgabe auf das Kanban-Board und freitags vor dem Feierabend gründlicher, um die nächste Woche zu planen.“
• Wie Sie die Arbeit mit dem Board auswerten und weiterentwickeln.
  Beispiel: „Jedes erste „Weekly“ im Monat verlängern wir bis 10:55 Uhr, um die Erfahrungen mit dem Board auszutauschen, auszuwerten und gemeinsam Struktur und Arbeitsabläufe zum Kanban-Board zu schärfen und zu optimieren.“

Einsatzmöglichkeiten in der Verwaltung

Persönliches Aufgabenmanagement

Ein guter Einstieg ist, ein Kanban-Board zunächst allein für die eigene Aufgabenorganisation zu nutzen. Das wird auch als „Personal Kanban“ bezeichnet. Das Board ersetzt dann die ToDo-Liste oder die digitale Aufgabenliste – und bringt als Mehrwert die Visualisierung, Priorisierung und Flexibilität.

Durch das eigene Experimentieren haben Sie bereits eigene Erfahrungen im Gepäck, wenn es darum geht, andere für die Methode zu gewinnen. Sie werden so auch zu einem wandelnden Beispiel für agiles Arbeiten und wirken damit in die Verwaltung hinein: Wer im Büro ein Kanban-Board hängen hat oder bei einer Besprechung sein portables A4-Kanban-Board vor sich auf den Tisch legt, erntet schnell neugierige Nachfragen – und hat direkt eine Gelegenheit, anderen von dieser neuen Arbeitsform zu erzählen.

Aufgabenmanagement einem Projekt

Sie können ein Kanban-Board auch nutzen, um Aufgaben innerhalb eines Projektes zu erfassen und innerhalb des Projektteams zu verteilen und nachzuverfolgen. So haben alle Projektbeteiligten einen Überblick, welche Aufgaben insgesamt anstehen und wie der aktuelle Bearbeitungsstand ist. Zudem können Sie verbindlich und transparent festhalten, wer sich um welche Aufgaben kümmert (und bis wann).

Beispiel: Veranstaltungsorganisation

Das soziokulturelle Zentrum von Gerstenhausen wird 30 Jahre alt – Anlass für ein großes Sommerfest. An dem sehr viele Kolleg:innen mitwirken. Ein Kanban-Board kann in einem Startworkshop alle Ideen in Spalte 1 aufnehmen, dann werden Aufgaben abgeleitet, die jeweils zum Gelingen erforderlich sind, und diese einzelnen Kolleg:innen zugeordnet. Und wer was erledigt hat, rückt die entsprechenden Aufgabenzettel weiter. So kennen alle den aktuellen Erledigungsstand – auch zwischen den Treffen des Orga-Teams und ohne dass permanent zusätzliche Mails oder Whatsapp-Nachrichten geschrieben werden (müssen). Und beim nächsten Treffen dient das Board der Klärung: Sind wir im Plan? Was stockt? Wo braucht es zusätzliche Hilfe von anderen? usw.

Wenn die Mitglieder des Orga-Teams an unterschiedlichen Orten arbeiten, geht das natürlich nur über ein digitales Board (mehr dazu in Teil 2).

Ein typischer Fall für den Einsatz eines Kanban-Boards in Projekten ist übrigens das agile Projektmanagement nach Scrum.

Fortlaufendes Aufgabenmanagement in einem Team

Neben solchen temporären Kanban-Boards, die nur für die Dauer eines Projektes genutzt werden, können Sie ein Kanban-Board auch für die Koordination der fortlaufenden Arbeit innerhalb eines Teams / einer Organisationseinheit nutzen. Zum Beispiel für teaminterne Aufgaben, die aus einer Dienstbesprechung herauspurzeln und die im Alltag schnell unterzugehen drohen, wenn sie nur irgendwo am Ende eines Protokolls festgehalten werden.

Beispiel: Kanban-Board zur Selbstorganisation im Team

Das Team der Stabsstelle Digitalisierung der Stadt Gerstenhausen trifft sich jeden Donnerstag zu einem „Weekly“. Als Agenda dient die „Besprechen-Spalte“ auf dem digitalen Kanban-Board. Vorab sind alle Teammitglieder aufgefordert, Aufgaben, zu denen es wichtige Infos gibt oder Feedback oder Entscheidungen braucht, in diese Spalte zu ziehen (oder neue Karten anzulegen). Während des Weekly werden Beschlüsse, Hinweise oder Ideen direkt auf der jeweiligen Karte festgehalten. Folgen daraus weitere Aufgaben, werden diese ebenfalls festgehalten und Teammitgliedern zugeordnet. Auf diese Weise ersetzt das Kanban-Board gleichzeitig ein Protokoll.  

Ein Kanban-Board als Informationskanal nach außen

Eine interessante Variante, die mir an verschiedenen Stellen begegnet ist: Ein Kanban-Board eignet sich auch, um gegenüber einer breiteren Zielgruppe transparent zu machen, woran man gerade arbeitet, was noch geplant ist und welche Themen gerade warten müssen, weil anderes wichtiger ist.

Diesen Ansatz haben wir z.B. vor einigen Jahren beim GovLab Arnsberg kennengelernt (zu sehen in diesem Blog-Beitrag). Dort hängt das gemeinsame Board bewusst auf dem Flur vor den Gov-Labor-Büros, damit andere mitverfolgen können, was dort gerade ausgeheckt wird – und bei Gelegenheit auch live eine Besprechung vor dem Board mitbekommen.

Einen ähnlichen Ansatz habe ich kürzlich bei einer Personalentwicklungsabteilung einer Verwaltung gesehen – dort als digitales Board, das frei zugänglich ist für alle Mitarbeiter:innen der Verwaltung.

Ein tolles Beispiel liefert auch Tatiana Muñoz, 2019-22 Ortsvorsteherin von Mainz-Hechtsheim. Sie teilte in ihrem „Maschinenraum Hechtsheim“ sogar öffentlich, an welchen Themen sie arbeitet. Dort schrieb sie: „Ich möchte, dass Du immer auf dem Laufenden bist und auch Deine Ideen, Verbesserungswünsche oder Mängel anmelden kannst, deswegen habe ich diesen offenen Maschinenraum gebaut. So hat jeder Mensch einen transparenten Überblick über meine Arbeit und das, was in unserem Ort passiert.“

Weitere Anwendungsfälle

Es gibt noch viele weitere Möglichkeiten, ein Kanban-Board zu nutzen – auch jenseits der Aufgabensteuerung. Hier nur einige Beispiele:

Onboarding neuer Mitarbeiter:innen

Für neue Kolleg:innen können Sie auf einem Board die Schritte der Einarbeitung hinterlegen (z.B. Themen für die erste Woche, wichtige Informationsquellen mit entsprechenden Links, formale ToDos, die zu Beginn abgehakt werden müssen, …). Das Board legen Sie einmalig als Vorlage an und können es dann für neue Kolleg:innen kopieren und anpassen.

Ideenmanagement und Beteiligung

Die Schule meines Sohnes nutzt aktuell ein Kanban-Board als Beteiligungsinstrument im Rahmen eines Schulentwicklungsprozesses. Verbesserungsideen werden auf Karten hinterlegt und können von Eltern, Schüler:innen und anderen Lehrer:innen kommentiert oder abgestimmt werden.

Auf ähnliche Weise können Sie ein transparentes Ideenmanagement in der Verwaltung aufsetzen: Neue Ideen kommen in Spalte „Ideensammlung“ und können dort kommentiert werden. Werden Ideen aufgegriffen, wandern sie in die Spalte „in Bearbeitung“ und später in „umgesetzt“ (oder sie werden mit einer Begründung versehen in die Spalte „zurückgestellt / verworfen“ geschoben).

Zusammenarbeit mit Praktikant:innen oder Studierenden

Auf einem Kanban-Board können Führungskräfte und Teammitglieder Aufgaben für Unterstützungskräfte hinterlegen, die von diesen „gezogen“ und abgearbeitet werden können. Wenn Sie die Aufgaben angemessen portionieren und mit Anleitungen oder Hinweisen versehen, können Praktikant:innen und Studierende in gewisser Selbständigkeit arbeiten. Auf dem Board können alle im Team den Bearbeitungsstand nachvollziehen und sparen sich Nachfragen. Im Rahmen von Rücksprachen können Sie gemeinsam auf das Board schauen, um über den Fortschritt zu sprechen und offene Fragen zu klären.

Zusammenarbeit mit Dienstleistern

Sie können ein Kanban-Board auch für eine transparente und verbindliche Zusammenarbeit mit Dienstleistern nutzen. Zum Beispiel haben wir beim Aufbau unserer neuen synexa-Website gemeinsam mit der Kommunikationsagentur ein Kanban-Board genutzt. So war der Bearbeitungsstand für uns gegenseitig jederzeit einsehbar: Wie weit sind die Designerin und der Webentwickler mit den einzelnen Bausteinen der Website – und wie weit wir selbst mit den Inhalten, die wir als Kundinnen zuliefern sollten? Auch Fehler oder Probleme haben wir hier selbst erfasst und schnell eine Rückmeldung dazu erhalten.

Soweit der Überblick über die Methode Kanban-Board.

In Teil 2 widmen wir uns genauer der konkreten Arbeitsweise im Alltag – und in Teil 3 dann den psychosozialen „Risiken und Nebenwirkungen“ der Arbeit mit dem Kanban-Board.