Kategorie: Praxisbeispiele

In Praxisbeispielen geben Verwaltungsrebell*innen ihre Erfahrungen weiter – um Mut zu machen und zu zeigen, dass Verwaltung tatsächlich auch anders kann.

Was ist eigentlich … Service Design (Thinking)?

Der vor einigen Tagen veröffentlichte eGovernment MONITOR 2021[1] fasst den Zustand der digitalen Verwaltung so zusammen: „Nutzung stagniert, Zufriedenheit sinkt deutlich“. Viele teuer aufgebaute digitale Angebote wie der Online-Personalausweis, die Deutschland-Mail oder die verschiedenen Verwaltungsportale werden kaum oder zu wenig genutzt. Aber auch nicht-digitale Angeboten kommen oft nicht bei den Zielgruppen an – als Beispiel sei das “Bürokratiemonster“ Bildungs- und Teilhabepaket genannt.

Andere Angebote werden mit Zähneknirschen in Kauf genommen (weil an der Verwaltung eben häufig kein Weg vorbeiführt). Komplizierte Vorgänge, zeitraubende Formulare und unverständliche Bescheide, … All die Geschichten, die auch wir hören, wenn wir erzählen, dass wir für und mit Verwaltungen arbeiten.

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Fortschritt, ohne um Erlaubnis zu fragen: Das Verschwörhaus in Ulm

Im Jahre 1397 wurde in Ulm mit dem Großen Schwörbrief ein Streit zwischen Patriziern und Zünften um die Machtverhältnisse im Stadtparlament beigelegt. Das prächtige Schwörhaus erinnert an die Geschichte. Mehr als 700 Jahre später ist das nahe gelegene Verschwörhaus auf der Suche nach einer anderen Geschichte, einer neuen Erzählung. Einer, die dabei unterstützen soll, nicht nur die Stadt Ulm „zappelnd und schreiend ins 21. Jahrhundert zu bringen“. Dieses Zitat stammt von Stefan Kaufmann, dem „Halbleiter“ (haha) des Verschwörhauses, der in einem Interview einige kluge Gedanken mit uns geteilt hat.

In diesem Blog-Beitrag geht es um …

  • das Verschwörhaus, das einen städtischen Ort für „Innovation ohne Erlaubnis“ bietet (und das nicht nur für digitale Themen),
  • Chancen und Schmerzen einer Mittlerrolle zwischen Verwaltung und Zivilgesellschaft,
  • Abwasserkanäle, die niemand mit Schleifchen und Schere einweihen möchte, und
  • Verwirrung, aber auf einem höheren Niveau.

Beitragsbild: Open Knowledge Foundation Deutschland, CC BY 2.0, via Wikimedia Commons
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Verwaltungsrebellen-Meetups – Eine Anleitung und Einladung zum Ausprobieren (3/4)

Gruppenbild virtuelles Meetup

Teil 3: Ablauf und Methode der Meetups

So, jetzt aber. Nach Teil 1 (Sinn und Idee solcher Vernetzungstreffen) und Teil 2 (rund um eine gute Vorbereitung) tauchen wir nun in die eigentliche Veranstaltung ein.

Für die Meetups nutzen wir eine Mischung aus der Barcamp– und Lean Coffee-Methode. Zusätzlich nehmen wir uns im letzten Teil der Veranstaltung Zeit, um Anknüpfungspunkte zu vereinbaren, mit denen Ideen aus den Meetups (gemeinsam) weiterverfolgt werden können.

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Verwaltungsrebellen-Meetups – Eine Anleitung und Einladung zum Ausprobieren (2/4)

Teil 2: Alles rund um die Vorbereitung

Der letzte Blog-Beitrag war der Auftakt zu einer kleinen Blog-Reihe, in der wir unsere Erfahrungen rund um die Verwaltungsrebellen-Meetups teilen. Damit möchten wir es Ihnen leicht machen, ein solches Format einfach mal selbst auszuprobieren. Gleichzeitig enthalten die Beiträge einen Haufen Tipps und Tricks, die Sie auch für andere (agile) Workshops und (virtuelle) Besprechungen nutzen können.

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Verwaltungsrebellen-Meetups – Eine Anleitung und Einladung zum Ausprobieren (1/4)

Gruppenbild Meetup

Teil 1: Überblick und: Wozu ein solches Vernetzungsformat?

„Silos aufbrechen“, „Neue Arbeit“, „Kulturwandel“, „Zusammenarbeit auf Augenhöhe“, „agile Methoden“ – alles Schlagworte, die durch die Behördengänge spuken. Aber wie kann das in der Praxis aussehen? Bei den Verwaltungsrebellen-Meetups kommen all diese Aspekte zusammen und werden mit Leben gefüllt. Nicht als theoretische Impulse, sondern als „learning by doing“.

Nächste Woche findet unser 8. Meetup statt. Auch wenn noch nicht alles 100%ig rund läuft (und wahrscheinlich nie laufen wird… 😊), denken wir, dass nun ein guter Zeitpunkt ist, um unsere Erfahrungen zu teilen. Und das machen wir sehr konkret. Denn wir möchten auch zum „Kopieren“ einladen. Ein solches Vernetzungsformat eignet sich nämlich nicht nur dafür, veränderungswillige Menschen aus unterschiedlichen Verwaltungen zusammenzubringen. Sie können damit auch Vernetzung, Austausch und gemeinsames Lernen und Experimentieren innerhalb einer Verwaltung oder in Ihrem eigenen Fachbereich fördern.

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“Check-In um 11” – Kurz-Workshops der Kreisverwaltung Wesel rund um Herausforderungen in Corona-Zeiten

Titelfolie zum "Check-In um 11"

Einiges hatte sich ja eingespielt nach den ersten Corona-Monaten. Aber der aktuelle Lockdown wirbelt vieles doch noch mal heftig durcheinander. Viele Verwaltungsmitarbeitende üben sich im Dauer-Jonglieren, natürlich nicht ganz freiwillig: Büro – Homeoffice – Homeschooling – …-. Oft am Rand der Überforderung. Und trotzdem hoch engagiert, alles gewuppt zu bekommen.

„Wie können wir da unterstützen?“ fragte sich der Fachdienst Personalentwicklung in der Kreisverwaltung Wesel. Nicht abgehoben, abstrakt, sondern ganz pragmatisch und alltagsnah, mit schnellen Impulsen, kleinen, pfiffigen Lösungen, nicht perfekt, aber entlastend. Auch Raum für den Austausch untereinander sollte es geben.

Dass dann recht schnell genau solch ein Angebot zustande kam, ist Annika Landgraeber zu verdanken, die die Idee der „Mini-Workshops“ zu je einem Impuls-Thema hatte: Alle 14 Tage donnerstags, online, 1 Stunde kurz vor der Mittagszeit: „Check-In um 11“ eben.

Weil die ersten Workshops so gut angekommen sind, haben wir neugierig nachgefragt: Um welche Themen es geht, wie sie die Workshops gestaltet und wie das Angebot von den Mitarbeitenden angenommen wird.

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Das ‚Netzwerk agile Verwaltung‘: “Warum? Weil es einfach Spaß macht, gemeinsam was zu bewegen!“

Stadt Bochum, Emschergenossenschaft/Lippeverband, Stadt Duisburg, Ruhrverband, Stadt Essen …. und knapp 20 weitere Verwaltungen, Verbände und städtische Gesellschaften im Ruhrgebiet: Stadtgrenzen, Organisationsgrenzen spielen keine Rolle, wenn es in den Organisationen Mitarbeitende gibt, die zusammenarbeiten wollen. Diese Verwaltungsrebell*innen haben sich selbst damit beauftragt, gemeinsam frischen Wind in die Verwaltung zu bringen. So ist das „Netzwerk agile Verwaltung“ entstanden.

Vom 23. bis 26. November veranstaltet das Netzwerk nun bereits das 3. Forum „Agil in die Zukunft“ – dieses Mal als Online-Konferenz. Mit bewährten Formaten wie dem „Schwarzmarkt des Wissens“ und dem Praxislabor. Aber auch mit neuen Formaten wie den „Kreativ-Sessions“, dem „Agilen Morgenkaffee“ und „Wellbeing-Sessions“. Ein breites Angebot, aus dem man sich ein individuelles Programm zusammenbauen kann (dazu gleich mehr).

Einladend und lebendig hatten wir das Netzwerk auch schon bei ihrem zweiten Forum im Februar 2020 erlebt: authentisch, nicht hochglanzgebügelt, sondern praxisnah, mit viel Witz und viel Ernsthaftigkeit zugleich. Nun wollten wir genauer wissen, wie das Netzwerk entstanden ist, was dort gerade passiert und wie man mitmachen kann, und haben uns mit drei Vertreter*innen aus dem Koordinierungskreis per Videokonferenz „getroffen“.

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Dat is DIT: Ein Plausch mit dem Digital Innovation Team des BMI

Kreative Wortwitze, ein pinkes Adoptiv-Alpaka, ein Chef, der kein Chef sein möchte, und ein Team, das sowieso nicht auf ihn gehört hätte: Dat is DIT.

In diesem Beitrag möchten wir teilen, was wir im Gespräch mit Aydan Portakaldali und Jan-Ole Beyer über das Phänomen „DIT“ gelernt haben.[1] Der Anstoß dazu gab ein Hinweis auf hierarchiefreies Arbeiten bei Twitter. So etwas in einer Bundesverwaltung? Das macht neugierig.

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Arbeit 4.0: Die Ausprobierer in Bochum

Sie verstehen sich nicht als Projekt, sondern als Experimentierraum der Stadtverwaltung Bochum: Thomas Schäfer (mit dem Schwerpunkt IT) und Björn Schoppohl (mit dem Schwerpunkt Personal, Organisation) mit ihrem Pilot-Team aus 15 weiteren Kolleg*innen aus dem Bereich Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit. Schnappen sich Themen, machen als Pilot-Team Erfahrungen, werten sie aus, spiegeln die Ergebnisse ins Haus – und nehmen sich das nächste Problem vor. Und gehen alles sehr flexibel an.

Schon die Organisation des Experimentierraums fing so an: Im September 2018 gestartet und auf ein Jahr angelegt sorgte die Verwaltungsrealität – ein halbes Jahr brauchte allein die Hardware-Beschaffung – dafür, dass die Gruppe nun bis Ende 2020 arbeiten und Erfahrungen sammeln kann. „Arbeitszeit flexibilisieren“ war und ist ihr Schwerpunkt, daneben vieles mehr, zu dem sie uns zum „Blick über den Gartenzaun“ eingeladen haben. Weiterlesen

Verwaltung im Krisenmodus – Respekt! Claus Arndt (Stadt Moers) über den Corona-Government-Effekt

In diesen Zeiten passte es einfach nicht für uns, einen „normalen“ nächsten Beitrag für den Verwaltungsrebellen-Blog zu schreiben. Unsere Idee stattdessen: Wir lassen die Verwaltung selbst sprechen, wie sie mit dieser absolut neuen, bedrohlichen und herausfordernden Situation umgeht.

Und da fiel uns Claus Arndt ein, Beigeordneter der Stadt Moers: Wir kennen ihn als kreativen Macher, der zudem sehr viele Fachbereiche in seinem Verantwortungsbereich vereint, auf die es jetzt gerade besonders ankommt: Ordnung und Bürgerservice, Personal, Orga und IT, Soziales, Senioren und Wohnen, Jugend, Schule und Sport.

Wir haben ihn um einen Einblick gebeten: Was ist gerade in der Verwaltung intern los? Wie organisiert sich die Verwaltung, wie geht sie mit ihren normalen und den aktuellen besonderen Aufgaben um, wie mit der gesundheitlichen Bedrohungslage für die Mitarbeitenden? Und was können Verwaltungen aus der Krise mitnehmen für die Zeit nach der Krise?

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