Alle Artikel von Dorothea Herrmann

Stöber-Stoff für Verwaltungs-Rebell:innen

Gedeckter Tisch mit vielen gefüllten Tellern

Wir schreiben gern. Aber wir lernen auch sehr gern von Kolleg:innen, die ihrerseits freigiebig ihr Know-how zur Verfügung stellen.

Daher hatten wir schon länger überlegt, in einem Beitrag einige Links zu Quellen im Netz zu teilen, die uns regelmäßig bereichern und weiterbringen und von denen wir glauben, dass sie auch für euch Leser:innen dieses Blogs interessant sein könnten.
Da sich ein anderer Blog-Beitrag ein wenig verzögert, ist nun ein guter Zeitpunkt, eine solche Stöber-Sammlung einzuschieben.

Dass wir diesen freigiebigen Kolleg:innen damit auch mal öffentlich „Danke“ sagen können, das freut uns auch sehr an dieser Idee!

Wir decken euch also den Tisch mit 2 x 5 Stöber-Links von Sabine und Doro zu den Arbeitsfeldern: „Agil arbeiten – Lernen – Veränderungsprozesse gestalten“ und hoffen, dass viele von euch die eine oder andere Bereicherung für die eigene Speisekarte entdecken und genießen!

Und was großartig wäre: Wenn einige von euch in den Kommentaren noch weitere Links beisteuern!

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Aufgabenmanagement mit dem Kanban-Board (Teil 3/3) – die psychosoziale Seite von Kanban

Die Methode „Kanban“ ist in ihren Grundzügen schnell erklärt und kommt harmlos daher (s. Teil 1 und Teil 2 unserer Kanban-Reihe) – eine Art „ToDo-Liste plus“, das kennen und nutzen viele doch so ähnlich schon. Tatsächlich verändert ein Kanban-Board jedoch die (Zusammen-)Arbeit recht grundlegend. Zum Beispiel indem es …

  • … Transparenz schafft über Fortschritt und Leistung („Das habe ich seit dem letzten Treffen geschafft: … Und das nicht ….“, „Ich habe so viel zu tun – aber tue ich die richtigen Dinge?“),
  • … Aufgaben gleichmäßiger verteilt, die zuvor eher von „den üblichen Verdächtigen“ erledigt wurden („Annes Name steht schon auf vier Aufgabenzetteln, Yasins Doing-Spalte ist auch schon voll – wer kümmert sich um diese nächste Aufgabe?“),
  • … erfordert, laufend zu priorisieren und zu entscheiden – für uns selbst und mit anderen, etwa im Projektteam oder mit der Führungskraft („Kommt diese Aufgabe in die Spalte ToDo oder direkt ins Doing?“, „Wenn ich diese neue Aufgabe einschieben soll, welche andere kann stattdessen warten?“).

Das klingt alles sehr vernünftig, wirkt zugleich allerdings keineswegs nur auf der sachlichen,  sondern auch auf der sozialen Ebene.

Deshalb ist es gut zu wissen, wo bei der Umsetzung von Kanban der Teufel in diesen sozialen, kulturellen „Details“ steckt, um gut und konstruktiv damit umgehen zu können. Damit die Methode „Kanban“ tatsächlich wirkungsvoll ihre Vorteile ausspielen kann. Und alle im Team sich damit wohlfühlen.
Aber beides entsteht nicht von selbst.

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Mehr für Ihren Methodenkoffer: Agile Besprechungsmethoden 2

Koffer auf dem Gepäckträger eines Autos

Vor 3 Jahren veröffentlichten wir einen Blog-Beitrag zu „agilen Besprechungsmethoden“. Darin beschreiben wir, wie man durch gute Strukturierung einen förderlichen Rahmen schafft, so dass Teilnehmende sich aktiv beteiligen und Besprechungen effektiv und effizient verlaufen. Und somit am Ende beide – Thema und Teilnehmende – „gut bedient“ worden sind. In diesem Blogbeitrag hatten wir auch beispielhaft einige Besprechungsmethoden vorgestellt.

Den Faden möchten wir heute aufgreifen und zwei  weitere solcher agiler Besprechungsmethoden vorstellen. Dabei nehmen wir uns diesmal komplexere, mehrschrittige Methoden vor. Die sind nicht von uns neu erfunden, man findet sie schon auch an anderen Stellen im Web. Aber oft so kurz vorgestellt, dass sich das Vorgehen nicht unbedingt klar erschließt. Oder die Beschreibung hört auf, wo es „kniffelig“ wird.

Wir möchten in diesem Blogbeitrag

  • ausgewählte agile Besprechungs-Methoden (die „WADE-Matrix: Retrospektive von der Rückschau zum Handeln“ und „Think-Pair-Share: fokussiert Ideen zusammentragen und verdichten “) in ihren Schritten gut nachvollziehbar und „nach-machbar“ darstellen,
  • sie anschaulich visualisieren und
  • gezielt auf mögliche Tücken in der Durchführung hinweisen.

Damit Sie sich sicher fühlen, auch wenn Sie eine dieser komplexeren Methoden zum ersten Mal durchführen.

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The Making of „Verwaltungsrebellen-Netz“: Unsere Erfahrungen – mögliche Impulse zum Aufbau eines Social Intranet

Ausschnitt aus der Zeitleiste der Entstehungsgeschichte des Verwaltungsrebellen-Netzes

Immer mehr Verwaltungen überlegen und planen, ihr bisheriges Intranet – meist im Wesentlichen eine Informationsplattform – zu einem „Social Intranet“ zu erweitern: Über die Bereitstellung nützlicher Informationen hinaus schnelle und direkte Kontaktaufnahme und Kommunikation quer durch die Fachbereiche zu ermöglichen („so leicht wie bei Whatsapp“), bereichsübergreifende Diskussionen und Wissensaustausch zu ermöglichen oder auch Arbeitsräume für Projekt- oder Arbeitsgruppen zur Verfügung zu stellen. Um „Silos“ zu überwinden, um hierarchieübergreifend unkompliziert in Austausch und gemeinsame Arbeit zu kommen.

Im Rahmen des Projekts „Verwaltungsrebellen-Labor“ (2020-22) haben wir eine verwaltungsübergreifende Vernetzungsplattform aufgebaut („Verwaltungsrebellen-Netz“ – inzwischen mit neuem Namen „RuDi” in Trägerschaft des RVR). Das ist etwas anderes als eine verwaltungsinterne Plattform, ganz klar. Aber wenn wir mit Verwaltungskolleg:innen darüber sprachen, wie wir vorgegangen sind, entstand immer wieder die Idee, dass etliches davon durchaus übertragbar sein könnte.

Und deshalb schreiben wir hier einfach mal einige Erfahrungen auf: Was aus unserer Sicht wichtig und ertragreich war. Als Angebot und mögliche Anregung für alle unter euch, die gerade die Idee „Social Intranet“ verfolgen. 5 Schlaglichter haben wir dazu herausgepickt.

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Damit gute Ideen auch tatsächlich umgesetzt werden! Die „Agile Lern-Expedition“ im Einsatz bei Gesundheit Berlin-Brandenburg e.V.

Eine Person, in einer Hand eine Kaffeetasse, in der anderen ein Schild mit der aufschrift "Wirt's schon?"

Ein spannendes Gespräch war’s: Dagmar Lettner und Amélie Bohlen gaben uns Einblick in den Verein “Gesundheit Berlin-Brandenburg e.V.” und das Projekt „MitWirkung – Perspektiven für Familien“.

Die Vision des Vereins ist die Verbesserung der gesundheitlichen Chancengleichheit. Hieran arbeiten die Kolleg*innen vor allem mit Fachkräften aus den Lebenswelten wie z. B. Kitas oder Familienzentren und vor allem auch der Verwaltung. Im Projekt „MitWirkung“ geht es aktuell darum, in Berlin gemeinsam mit der Senatsverwaltung Bildung, Jugend und Familie und den Fachkräften aus den Bezirken die Folgen von Kinder- und Familienarmut zu bekämpfen.

Fachkräfte zu sensibilisieren und zu vernetzen, ist ein guter erster Schritt, in der Zusammenarbeit entstehen viele gute Ideen und Ansätze. Doch zum „Bohren dicker Bretter“ helfen gute Ideen allein noch nicht – sie müssen auch konsequent in das eigene Handeln umgesetzt werden. Genau hier brachten die Kolleginnen von MitWirkung die Arbeitsform „Agile Lern-Expedition (ALEx)” ins Spiel: Das Format unterstützt durch eine klare Struktur und hilfreiche Materialien kollegiale Gruppen bei der Selbstorganisation und beim „Dranbleiben“. Damit gute Ideen und guter Wille eben nicht im Alltag untergehen und man sich in kleinen Schritten den großen Zielen nähern kann.

Und deshalb hat dieser Blogbeitrag – wie unser Gespräch mit den beiden Kolleginnen – zwei Themen: Wir möchten Ihnen berichten

… wie das Projekt „MitWirkung“ Fachkräfte in den Verwaltungen dabei unterstützt, in ihrer Arbeit mehr und gezielter Wirkung zu entfalten und

… wie die Kolleginnen den nicht ganz leichten Weg von der Idee „Wir finden ALEx toll und wollen es nutzen“ zu „ALEx wirklich etablieren“ bewältigen.

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Abschieds-Gruß aus der Laborküche … aber keine Sorge: Wir machen weiter :-)

Collage von Bildern aus Veranstaltungen im Rahmen des Verwaltungsrebellen-Projekts

Was für eine wilde Fahrt! Mit diesem Jahr endet das Projekt „Verwaltungsrebellen-Labor“, das wir 2020 gemeinsam mit den Städten Essen und Lünen und dem Kreis Wesel gestartet haben (gefördert vom Bundesinnenministerium im Rahmen des Programms „Regionale Open Government Labore“). Und so ist es Zeit für einen letzten Gruß aus der Labor-Küche.

Vorab sei gleich gesagt: Das Projekt endet – aber nicht das, was wir im Projekt aufgebaut haben. Die Vernetzungsplattform und andere Formate (KIWI, ALEx, kleine und große Netzwerktreffen) geben wir vertrauensvoll in die Hände des Regionalverbands Ruhr. Dort wird das Team der Digitalen Metropole Ruhr dafür sorgen, dass diese Angebote für gemeinsames Lernen, Verbünden und Verändern den Verwaltungsrebell:innen in der gesamten Republik dauerhaft zur Verfügung stehen.

Und auch die Initiative Verwaltungsrebellen hört nicht auf! Zum einen, weil wir weiterhin bloggen und nicht müde werden zu zeigen, dass Verwaltung auch anders kann. Und zum anderen, weil da draußen ja noch so viele Verwaltungsrebell:innen wirbeln! Und sie genauso wenig müde werden, dicke Bretter zu bohren, gegen Wände zu laufen und wieder aufzustehen, hartnäckig Veränderungen einzufordern, sich bei all dem gegenseitig den Rücken stärken und dabei helfen, den Glauben an die Verwaltung nicht zu verlieren! 😊

So, nun aber ein letzter zusammenfassender „Rundumschlag“ über das Verwaltungsrebellen-Labor:

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„Ein Ort, der richtig gut ist für Menschen!“ Wie konsequentes Design Thinking Praxis und Haltung in Verwaltung verändern kann

Bürger:innen im Gespräch vor einem Prototypen der zukünftigen Bibliothek

Sie hat es in Würzburg getan und sie tut es aktuell in Essen: Anja Flicker begleitet als Direktorin der Stadtbibliothek ihr Team dabei, das Angebot der Bibliothek nutzer:innen-orientiert weiterzuentwickeln. „Wir wollen ein Ort sein, der richtig gut ist für die Menschen in unserer Stadt. Und das geht nur, wenn wir diese Orte gemeinsam mit ihnen weiterentwickeln.“ Keine Sache von ein paar Tagen, klar, eher eine längere Reise. Als Reiseführer dient „Design Thinking“ – eine Methode, den Blickwinkel der Bürger:innen, der Kund:innen, der Zielgruppen in die eigene Arbeit einzubringen.

Und deshalb ist dieser Beitrag mehr als ein Bericht über Bibliotheksentwicklung – er liefert vielmehr reiche Erfahrungen von einer Expedition, einem Weg der nutzerzentrierten Veränderung in Verwaltungen, wie er auch in anderen Fachbereichen stattfinden könnte.

Das Beispiel der Bibliothek zeigt anschaulich:
… wie Design Thinking in der Verwaltung praktisch funktionieren kann,
… welche Erfahrungen Mitarbeiter:innen gemacht haben, die „ihre Komfortzone hinter der Informationstheke“ verlassen,
… was es braucht, um einen solchen Prozess im laufenden Betrieb zu stemmen, und
… wie nachhaltig Design Thinking die Haltung, Kundenbeziehungen und Dienstleistungen verändern kann.

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KIWI – das kollegiale Fortbildungs- und Austauschprogramm im Verwaltungsrebellen-Netz

Immer wieder erleben wir bei Meetups, bei Tagungen oder als Reaktionen auf News-Beiträge im Verwaltungsrebellen-Netz dieselbe Reaktion: „Wie toll, was wir voneinander lernen können! So erleichternd, dass nicht jede:r das Rad neu erfinden muss!“ Auch die Freigiebigkeit, mit der Erfahrungen geteilt werden, ist beeindruckend.

Warum daraus nicht etwas Systematischeres machen? Mit etwas mehr Zeit? Als kleine Online-Sessions – Lernen in der Sache und Gegenseitig-Kennenlernen in Einem. Niederschwellig. Verwaltungsübergreifend.

Und so entstand das Vorhaben fast „wie von selbst“: Wir bauen ein Programm kollegialer Impulse und „Mini-Fortbildungen“ auf – praxisnah und verwaltungsspezifisch. Die Koordination der Veranstaltungen – inkl. der Einladungen und Anmeldungen – läuft selbstorganisiert über das Verwaltungsrebellen-Netz (mittlerweile als “RuDi” in Trägerschaft des Regionalverbands Ruhr).

Ein solches verwaltungsübergreifendes kollegiales Fortbildungsprogramm gibt es bisher nicht. Es kann und soll auch gar nicht existierende Fort- und Weiterbildungsbildungsangebote der Studieninstitute u.ä. ersetzen – wohl aber ergänzen.

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Durch die Brille der Nutzer:innen schauen – mit User Stories, User Journey und ‚Lautem Denken‘

Eine Zahl - von oben eine 6, von unten eine 9

Wie erleben Bürger:innen es, wenn sie eine Verwaltungsdienstleistung nutzen? Ganz subjektiv gesehen? Wenn eine Verwaltung die eigenen Dienstleistungen konsequent „kundenorientiert“ gestalten möchte, dann kommt sie um einen „Brillenwechsel“ nicht herum:

  • Kennen Bürger:innen die Leistung überhaupt – wissen sie, dass „so etwas“ angeboten wird?
  • Wenn ja: Finden sie sie? Kommen sie „dorthin“? (Ort, Zeit, Weg, „Verkehrsmittel“ analog und digital?)
  • Kommen sie dann mit der Nutzung klar?
  • Verstehen sie, was warum von ihnen erwartet wird? (anmelden, mitbringen, richtige Angaben machen, erläutern, zustimmen, …)
  • Sind sie zufrieden mit dem Ergebnis?
  • Sind sie zufrieden mit dem Ablauf?
  • Fühlen sie sich fair behandelt (selbst wenn es eine im Ergebnis nicht für sie schöne Aktion ist, weil z.B. ein Bußgeld zu bezahlen ist)?
  • Haben sie das Gefühl, wirklich etwas Gutes erhalten zu haben? („Toll, dass das hier so unkompliziert geht.“)

All das beeinflusst nicht nur die persönliche Zufriedenheit, sondern auch die Interaktion zwischen Bürger:in und Verwaltungsmitarbeiter:in. Denn bei vielen Verwaltungsleistungen geht es, wenn man es genau betrachtet, ja um eine „Ko-Produktion“. Je zufriedener Bürger:innen mit dem Ablauf von Verwaltungsdienstleistungen sind, umso eher kooperieren sie, und so ergibt sich ein freundlicher Kontakt zwischen Dienstleister:in und Kund:in. Und das wirkt sich auch auf die Verwaltungs-Mitarbeitenden aus. Im Fazit also: Der Prozess läuft reibungsloser, und beide Beteiligte sind weniger gestresst – im besten Fall hoch zufrieden.

Dem Blick der „anderen Seite“ auf die Spur zu kommen, hat sich der Arbeitsansatz „Design Thinking“ verschrieben. In einem Blogbeitrag Anfang des Jahres hatten wir bereits eine Interview-Methode vorgestellt, die diesem Ansatz folgt. Da knüpfen wir mit diesem neuen Blogbeitrag an und servieren Ihnen drei weitere praktische und auch im Verwaltungsbereich gut einsetzbare Methodenpäckchen aus dem Design Thinking:

  • User Stories („worum es der Nutzerin eigentlich geht“),
  • User Journey Map (das „Erleben entlang der Reiseroute“),
  • Gedanken laut werden lassen (das „innere Erleben“ hörbar machen).

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„Was wir gelernt haben? Digitale Gelassenheit!“ Das Pilotteam der Regionalen Schulberatungsstelle im Kreis Wesel

Seit eineinhalb Jahren setzt sich der Kreis Wesel im Vorhaben „Neue Arbeit – neue Räume“ (NA-NR) mit der Quadratur des Kreises auseinander: Wie lösen wir unsere immer drängender werdenden Raumprobleme? Wie könnten modernere Raumumgebungen aussehen? Wie soll es mit mobiler Arbeit weitergehen – auch über Corona hinaus? Und wie kann das so gehen, dass unsere Leistungen darunter nicht leiden oder sogar verbessert werden und die Mitarbeitenden zufrieden sind? Dafür wurden und werden Pilotteams aus allen Vorstandslinien gesucht, die einerseits das Thema „Raum“ plagte und die andererseits experimentierwillig waren. Und die ihre Erfahrungen gern im ganzen Haus teilen würden. Weiterlesen