Alle Artikel von Dorothea Herrmann

KIWI – das kollegiale Fortbildungs- und Austauschprogramm im Verwaltungsrebellen-Netz

Immer wieder erleben wir bei Meetups, bei Tagungen oder als Reaktionen auf News-Beiträge im Verwaltungsrebellen-Netz dieselbe Reaktion: „Wie toll, was wir voneinander lernen können! So erleichternd, dass nicht jede:r das Rad neu erfinden muss!“ Auch die Freigiebigkeit, mit der Erfahrungen geteilt werden, ist beeindruckend.

Warum daraus nicht etwas Systematischeres machen? Mit etwas mehr Zeit? Als kleine Online-Sessions – Lernen in der Sache und Gegenseitig-Kennenlernen in Einem. Niederschwellig. Verwaltungsübergreifend.

Und so entstand das Vorhaben fast „wie von selbst“: Wir bauen ein System kollegialer Impulse und „Mini-Fortbildungen“ auf – praxisnah und verwaltungsspezifisch.

Ein solches verwaltungsübergreifendes kollegiales Fortbildungsprogramm gibt es bisher nicht. Es kann und soll auch gar nicht existierende Fort- und Weiterbildungsbildungsangebote der Studieninstitute u.ä. ersetzen – wohl aber ergänzen.

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Durch die Brille der Nutzer:innen schauen – mit User Stories, User Journey und ‚Lautem Denken‘

Eine Zahl - von oben eine 6, von unten eine 9

Wie erleben Bürger:innen es, wenn sie eine Verwaltungsdienstleistung nutzen? Ganz subjektiv gesehen? Wenn eine Verwaltung die eigenen Dienstleistungen konsequent „kundenorientiert“ gestalten möchte, dann kommt sie um einen „Brillenwechsel“ nicht herum:

  • Kennen Bürger:innen die Leistung überhaupt – wissen sie, dass „so etwas“ angeboten wird?
  • Wenn ja: Finden sie sie? Kommen sie „dorthin“? (Ort, Zeit, Weg, „Verkehrsmittel“ analog und digital?)
  • Kommen sie dann mit der Nutzung klar?
  • Verstehen sie, was warum von ihnen erwartet wird? (anmelden, mitbringen, richtige Angaben machen, erläutern, zustimmen, …)
  • Sind sie zufrieden mit dem Ergebnis?
  • Sind sie zufrieden mit dem Ablauf?
  • Fühlen sie sich fair behandelt (selbst wenn es eine im Ergebnis nicht für sie schöne Aktion ist, weil z.B. ein Bußgeld zu bezahlen ist)?
  • Haben sie das Gefühl, wirklich etwas Gutes erhalten zu haben? („Toll, dass das hier so unkompliziert geht.“)

All das beeinflusst nicht nur die persönliche Zufriedenheit, sondern auch die Interaktion zwischen Bürger:in und Verwaltungsmitarbeiter:in. Denn bei vielen Verwaltungsleistungen geht es, wenn man es genau betrachtet, ja um eine „Ko-Produktion“. Je zufriedener Bürger:innen mit dem Ablauf von Verwaltungsdienstleistungen sind, umso eher kooperieren sie, und so ergibt sich ein freundlicher Kontakt zwischen Dienstleister:in und Kund:in. Und das wirkt sich auch auf die Verwaltungs-Mitarbeitenden aus. Im Fazit also: Der Prozess läuft reibungsloser, und beide Beteiligte sind weniger gestresst – im besten Fall hoch zufrieden.

Dem Blick der „anderen Seite“ auf die Spur zu kommen, hat sich der Arbeitsansatz „Design Thinking“ verschrieben. In einem Blogbeitrag Anfang des Jahres hatten wir bereits eine Interview-Methode vorgestellt, die diesem Ansatz folgt. Da knüpfen wir mit diesem neuen Blogbeitrag an und servieren Ihnen drei weitere praktische und auch im Verwaltungsbereich gut einsetzbare Methodenpäckchen aus dem Design Thinking:

  • User Stories („worum es der Nutzerin eigentlich geht“),
  • User Journey Map (das „Erleben entlang der Reiseroute“),
  • Gedanken laut werden lassen (das „innere Erleben“ hörbar machen).

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„Was wir gelernt haben? Digitale Gelassenheit!“ Das Pilotteam der Regionalen Schulberatungsstelle im Kreis Wesel

Seit eineinhalb Jahren setzt sich der Kreis Wesel im Vorhaben „Neue Arbeit – neue Räume“ (NA-NR) mit der Quadratur des Kreises auseinander: Wie lösen wir unsere immer drängender werdenden Raumprobleme? Wie könnten modernere Raumumgebungen aussehen? Wie soll es mit mobiler Arbeit weitergehen – auch über Corona hinaus? Und wie kann das so gehen, dass unsere Leistungen darunter nicht leiden oder sogar verbessert werden und die Mitarbeitenden zufrieden sind? Dafür wurden und werden Pilotteams aus allen Vorstandslinien gesucht, die einerseits das Thema „Raum“ plagte und die andererseits experimentierwillig waren. Und die ihre Erfahrungen gern im ganzen Haus teilen würden. Weiterlesen

Gruß aus der Laborküche #3 – mit Weihnachtsgeschenk!

Weihnachtsbäckerei - Backtisch mit Verwaltungsrebellen-Schreibmaschine und einem Geschenk

Oups – schon wieder ein halbes Jahr rum seit dem letzten Winken aus der „Küche“ des Verwaltungsrebellen-Labors.
Ja, immer noch Corona. Ja, immer noch mehr Online-Aktivitäten als „leibhaftige“ Treffen. Und doch hat sich so viel getan!
Fangen wir mit dem an, wozu es die bedeutendste Neuigkeit zu vermelden gibt: Unserem virtuellen „Rebellen-Stützpunkt“, der Vernetzungsplattform für innovative, lern- und austauschfreudige Kolleg:innen aus den Verwaltungen.

Tä-tä-tä-tääääääääääää!! Wir haben einen öffentlichen Träger gefunden, der das Netz über 2022 hinaus betreiben wird – quasi ein vorgezogenes Weihnachtsgeschenk für uns alle!

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Aus der Werkstatt in den Alltag: Wie aus guten Vorsätzen tatsächlich Veränderung entsteht

Ski-Spuren

Wow – war das ein ertragreicher Workshop! Die Köpfe heiß geredet, gemeinsam so mancher Tücke auf die Spur gekommen, viele gute Ideen, wie es besser werden kann. Ideen, die alle so vernünftig finden. Eine schnelle To-Do-Liste zum Abschluss. Ab morgen werden wir …

Und dann folgt das, was Brecht die „Mühsal der Ebene“[1]  genannt hat. Das Neue muss „nur noch“ umgesetzt werden, muss seinen Platz finden inmitten der gut gespurten Alltagsbahnen, muss sich durchsetzen gegen eingespielte Verfahrensweisen, gegen Stress, …

Wie kann es gehen, neue Gewohnheiten zu etablieren? Weiterlesen

Gruß aus der Laborküche #2

Ein gutes halbes Jahr ist es her, dass wir zum ersten Mal aus der Verwaltungsrebellen-Labor-Küche gewinkt haben (Gruß aus der Laborküche #1). Die Rahmenbedingungen für persönliche Treffen haben sich leider seitdem nicht geändert, aber wir haben uns einfach nicht davon abhalten lassen, weiterzustricken an unserem Auftrag: Innovative, neugierige und experimentierfreudige Verwaltungskolleg:innen zu vernetzen, ihnen einen Rahmen für gemeinsames Tun bereitzustellen und die Erfahrungen zu verbreiten, damit auch die, die nicht bei den Veranstaltungen dabei waren, trotzdem was davon haben. Dabei jonglierten wir in den letzten Monaten meist beschwingt, manchmal aber auch mit Schnappatmung mit all den Bällen, die wir fröhlich und angestachelt von so vielen anregenden Begegnungen in die Luft geworfen hatten.

Hier also nun Teil 2 des Fortsetzungsromans.

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“Check-In um 11” – Kurz-Workshops der Kreisverwaltung Wesel rund um Herausforderungen in Corona-Zeiten

Titelfolie zum "Check-In um 11"

Einiges hatte sich ja eingespielt nach den ersten Corona-Monaten. Aber der aktuelle Lockdown wirbelt vieles doch noch mal heftig durcheinander. Viele Verwaltungsmitarbeitende üben sich im Dauer-Jonglieren, natürlich nicht ganz freiwillig: Büro – Homeoffice – Homeschooling – …-. Oft am Rand der Überforderung. Und trotzdem hoch engagiert, alles gewuppt zu bekommen.

„Wie können wir da unterstützen?“ fragte sich der Fachdienst Personalentwicklung in der Kreisverwaltung Wesel. Nicht abgehoben, abstrakt, sondern ganz pragmatisch und alltagsnah, mit schnellen Impulsen, kleinen, pfiffigen Lösungen, nicht perfekt, aber entlastend. Auch Raum für den Austausch untereinander sollte es geben.

Dass dann recht schnell genau solch ein Angebot zustande kam, ist Annika Landgraeber zu verdanken, die die Idee der „Mini-Workshops“ zu je einem Impuls-Thema hatte: Alle 14 Tage donnerstags, online, 1 Stunde kurz vor der Mittagszeit: „Check-In um 11“ eben.

Weil die ersten Workshops so gut angekommen sind, haben wir neugierig nachgefragt: Um welche Themen es geht, wie sie die Workshops gestaltet und wie das Angebot von den Mitarbeitenden angenommen wird.

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Das ‚Netzwerk agile Verwaltung‘: “Warum? Weil es einfach Spaß macht, gemeinsam was zu bewegen!“

Stadt Bochum, Emschergenossenschaft/Lippeverband, Stadt Duisburg, Ruhrverband, Stadt Essen …. und knapp 20 weitere Verwaltungen, Verbände und städtische Gesellschaften im Ruhrgebiet: Stadtgrenzen, Organisationsgrenzen spielen keine Rolle, wenn es in den Organisationen Mitarbeitende gibt, die zusammenarbeiten wollen. Diese Verwaltungsrebell*innen haben sich selbst damit beauftragt, gemeinsam frischen Wind in die Verwaltung zu bringen. So ist das „Netzwerk agile Verwaltung“ entstanden.

Vom 23. bis 26. November veranstaltet das Netzwerk nun bereits das 3. Forum „Agil in die Zukunft“ – dieses Mal als Online-Konferenz. Mit bewährten Formaten wie dem „Schwarzmarkt des Wissens“ und dem Praxislabor. Aber auch mit neuen Formaten wie den „Kreativ-Sessions“, dem „Agilen Morgenkaffee“ und „Wellbeing-Sessions“. Ein breites Angebot, aus dem man sich ein individuelles Programm zusammenbauen kann (dazu gleich mehr).

Einladend und lebendig hatten wir das Netzwerk auch schon bei ihrem zweiten Forum im Februar 2020 erlebt: authentisch, nicht hochglanzgebügelt, sondern praxisnah, mit viel Witz und viel Ernsthaftigkeit zugleich. Nun wollten wir genauer wissen, wie das Netzwerk entstanden ist, was dort gerade passiert und wie man mitmachen kann, und haben uns mit drei Vertreter*innen aus dem Koordinierungskreis per Videokonferenz „getroffen“.

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Arbeit 4.0: Die Ausprobierer in Bochum

Sie verstehen sich nicht als Projekt, sondern als Experimentierraum der Stadtverwaltung Bochum: Thomas Schäfer (mit dem Schwerpunkt IT) und Björn Schoppohl (mit dem Schwerpunkt Personal, Organisation) mit ihrem Pilot-Team aus 15 weiteren Kolleg*innen aus dem Bereich Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit. Schnappen sich Themen, machen als Pilot-Team Erfahrungen, werten sie aus, spiegeln die Ergebnisse ins Haus – und nehmen sich das nächste Problem vor. Und gehen alles sehr flexibel an.

Schon die Organisation des Experimentierraums fing so an: Im September 2018 gestartet und auf ein Jahr angelegt sorgte die Verwaltungsrealität – ein halbes Jahr brauchte allein die Hardware-Beschaffung – dafür, dass die Gruppe nun bis Ende 2020 arbeiten und Erfahrungen sammeln kann. „Arbeitszeit flexibilisieren“ war und ist ihr Schwerpunkt, daneben vieles mehr, zu dem sie uns zum „Blick über den Gartenzaun“ eingeladen haben. Weiterlesen

Mediengestützte Zusammenarbeit in der Verwaltung – Teil 3: Führen auf Distanz

„Ups– mein Team ist weg!“ Dieser Gedanke hat vielleicht den einen oder die andere von Ihnen in den letzten Wochen öfter durchzuckt. Natürlich wissen Sie, dass Ihr Team nicht „weg“ ist. Stattdessen arbeiten alle nur anderswo: viele im Homeoffice, wenige im Büro, manche mobil an unterschiedlichen Orten. Oder zu einer anderen Zeit. Auf jeden Fall ohne die vielen Begegnungen im Alltag. Das ist schon anders als sonst. Sie tragen mit Ihrem Team aber nach wie vor die Verantwortung dafür, dass „der Laden läuft“, ob Ihre Mitarbeitenden nun sichtbar auf demselben Flur arbeiten oder unsichtbar übers Netz verbunden sind.

Corona hat die Zusammenarbeit auf Distanz „verordnet“, ohne Widerworte zuzulassen. Auch wenn sich der Arbeitsalltag vielleicht inzwischen eingeruckelt hat, stellen sich doch viele Fragen: Was verändert sich für Sie in der gemeinsamen Arbeit mit Ihrem Team durch die räumliche Verteilung – in der noch vor uns liegenden „Corona-Zeit“ oder auch danach? Was nehmen Sie vom Schwung der Krisenzeit mit, was hat zu viel Kraft gekostet, was sollte besser noch einmal auf den Prüfstand? Denn absehbar ist, dass Arbeiten an unterschiedlichen Orten vielleicht wieder zurückgefahren, aber keinesfalls mehr auf dem Stand von „damals, vor Corona“ landen wird. Dass eine freiere Wahl des Arbeitsplatzes zur Selbstverständlichkeit wird. Und das heißt: Dass Sie Ihre Art der Teamleitung anpassen müssen.

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