Verwaltungsrebellen-Meetups – Eine Anleitung und Einladung zum Ausprobieren (1/3)

Teil 1: Überblick und: Wozu ein solches Vernetzungsformat?

„Silos aufbrechen“, „Neue Arbeit“, „Kulturwandel“, „Zusammenarbeit auf Augenhöhe“, „agile Methoden“ – alles Schlagworte, die durch die Behördengänge spuken. Aber wie kann das in der Praxis aussehen? Bei den Verwaltungsrebellen-Meetups kommen all diese Aspekte zusammen und werden mit Leben gefüllt. Nicht als theoretische Impulse, sondern als „learning by doing“.

Nächste Woche findet unser 8. Meetup statt. Auch wenn noch nicht alles 100%ig rund läuft (und wahrscheinlich nie laufen wird… 😊), denken wir, dass nun ein guter Zeitpunkt ist, um unsere Erfahrungen zu teilen. Und das machen wir sehr konkret. Denn wir möchten auch zum „Kopieren“ einladen. Ein solches Vernetzungsformat eignet sich nämlich nicht nur dafür, veränderungswillige Menschen aus unterschiedlichen Verwaltungen zusammenzubringen. Sie können damit auch Vernetzung, Austausch und gemeinsames Lernen und Experimentieren innerhalb einer Verwaltung oder in Ihrem eigenen Fachbereich fördern.

Diese detaillierte Anleitung, mit der andere solche „agilen Mitmachtreffen“ übernehmen können, ist auch ein Ansatz der Verstetigung der Formate, mit denen wir im Verwaltungsrebellen-Labor experimentieren. Denn unsere offenen Meetups alle zwei Monate reichen längst nicht aus, um den Bedarf nach Vernetzung und Austausch zu decken. Zudem bekommen wir immer häufiger auch Anfragen aus Verwaltungen außerhalb der Region Rhein-Ruhr. Daher möchten wir Menschen in Verwaltungen ermutigen und unterstützen, ein solches Format einfach mal selbst auszuprobieren. Und wir freuen uns, wenn daraus wiederum Ideen und Rückmeldungen resultieren, mit denen wir gemeinsam die Meetups weiterentwickeln können.

Übrigens: Viele der Erfahrungen und Tipps lassen sich auch auf andere (agile) Workshops und (virtuelle) Besprechungen übertragen!

Ein Hinweis vorweg: Das Gruppenbild oben stammt vom Meetup im September 2020. Derzeit finden die Treffen ausschließlich virtuell statt. Wir werden in der Anleitung sowohl auf die Präsenz- als auch Online-Durchführung eingehen.

Als wir angefangen hatten, unsere Erfahrungen möglichst konkret zusammenzuschreiben, kam so viel Stoff zusammen, dass wir uns entschieden haben, drei Blog-Beiträge daraus zu machen:

• Teil 1: Überblick und: Wozu ein Meetup?
• Teil 2: Rund um die Vorbereitung
• Teil 3: Methode und Ablauf im Detail

Mit Teil 1 starten wir nun.

Grundidee der Meetups

Bei uns sind die Meetups offen für alle, die der Begriff „Verwaltungsrebellen“ anspricht – egal, ob sie in einer öffentlichen Verwaltung tätig sind oder aus der Zivilgesellschaft heraus ihre Stadt bzw. Gemeinde unterstützen wollen. Wir glauben, dass all diese Menschen einen wichtigen Beitrag zu einer offenen, veränderungsfreudigen und menschenorientierten Verwaltungskultur leisten können. Die Idee hinter den Meetups: Wenn Verwaltungsrebell:innen gemeinsam die Ärmel hochkrempeln und sich gegenseitig den Rücken stärken, verstärkt sich ihre Wirkung und der damit verbundene Kulturwandel.

Unsere Erfahrung zeigt: Allein das Label „Verwaltungsrebellen“ reicht schon aus, um veränderungsfreudige Menschen anzuziehen. Viele wissen gar nicht, was auf sie zukommt („Meetup?! Noch nie gehört…“), sind aber neugierig auf die Leute, denen sie dort begegnen.

Wenn Sie Sie also gern eigene Veranstaltungen in diesem Format durchführen wollen, können Sie gern zu einem „Verwaltungsrebellen-Meetup“ (oder „-Treffen“) einladen und sich diesen Effekt zunutze machen. Oder Sie verwenden einen anderen Namen, der Ihnen passender erscheint. In dem Fall freuen wir uns natürlich über einen Verweis, dass diese Verwaltungsrebellen-Blogreihe Sie zu der Veranstaltung inspiriert hat. 😉

Als Methode für die Meetups nutzen wir einen Mix ist aus „Lean Coffee“ und Barcamp. Das heißt: Es gibt keine vorgegebene Agenda. Die Veranstaltung lebt von den Themen, die die Teilnehmer:innen einbringen. Zu Beginn sammeln und priorisieren wir Themen. Und dann tauschen sich alle in parallelen Gruppen knackig dazu aus. Das passiert in 2-3 Runden à 25 Minuten.

Die Teilnehmer:innen sind also verantwortlich für die Inhalte der Veranstaltung und organisieren sich in und zwischen den Sessions selbst. Und wir sind Gastgeberinnen und Rahmengeberinnen.

Im letzten Teil des Treffens ist Zeit, um Anknüpfungspunkte zu setzen – damit gute Ideen und Kontakte nicht im Sande verlaufen (dazu mehr in Teil 2 der Blog-Reihe).

Wir unterscheiden vier Kategorien von Themen, die Teilnehmer:innen einbringen können:

Wozu soll das gut sein?

In den Verwaltungsrebellen-Meetups dreht sich alles um neue Formen der Zusammenarbeit in Verwaltungen und zwischen Verwaltung und Zivilgesellschaft. Warum lohnt des genau dafür, ein solches Format anzubieten?

• Meetups helfen, Silos zu durchbrechen. Fachbereichs- und Hierarchiegrenzen spielen keine Rolle. Man kann aus unterschiedlichen Perspektiven auf ein Problem schauen. Nachvollziehen, was an einem anderen Ende eines Prozesses passiert. Besser verstehen, warum manche Dinge in der Verwaltung so laufen, wie sie eben laufen. Und so knüpfen sich Bänder auf Arbeitsebene, auf die man später gut zurückkommen kann.
• Meetups sind gelebtes Wissensmanagement. Wenn die Verwaltung wüsste, was die Verwaltung schon alles weiß! Menschen aus unterschiedlichen Verwaltungen und Organisationsbereichen tauschen Erfahrungen aus und lernen voneinander. Räder müssen nicht mehrfach erfunden werden. Und manchmal kann man sich auch Expert:innen von außen sparen, wenn man feststellt, wie viel Expertise im eigenen Haus bereits vorhanden ist.
• Meetups fördern Veränderung. Sie locken Veränderungswillige an, die sich gegenseitig den Rücken stärken und ermutigen, Neues auszuprobieren. Hier kann man auch Mitstreiter:innen finden, mit denen man gemeinsam Veränderungen anzetteln kann oder sich kollegial zu eigenen Veränderungsprozessen berät (mehr dazu beim Thema „Anknüpfungspunkte“ in Teil 2).
• Meetups machen agile Arbeitsweisen erlebbar. Das Format ist gleichzeitig eine „learning-by-doning“-Qualifizierung für agile Besprechungen. Es setzt auf konsequente Visualisierung, wiederkehrende Rituale mit gleichbleibender Struktur, Selbstorganisation, Timeboxing, Aktivierung aller Beteiligten, Austausch auf Augenhöhe, … – alles agile Prinzipien, die die Teilnehmer:innen hier am eigenen Leib erleben und auf andere Bereiche übertragen können (z.B. Team- oder Projektbesprechungen).

Und da die Meetups derzeit virtuell stattfinden, kommt ein weiterer Aspekt hinzu:

• Meetups liefern Inspiration für die eigene virtuelle Zusammenarbeit. Per Videokonferenz, in „Breakout-Sessions“ und wechselnden Konstellationen zusammenzuarbeiten und dabei gleichzeitig Online-Pinnwände und -klebezettel zu nutzen – das ist für einige Teilnehmer:innen zunächst neu und ungewohnt. Aber genau das ist auch eine Chance: Bei dem Meetup haben sie die Gelegenheit, neue Formen der Online-Besprechung und -Zusammenarbeit kennenzulernen, die in diesen Zeiten sehr wertvoll sind.

Meetups veranstalten – ein Überblick

Wer Lust hat, das Format auf die eigene Verwaltung zu übertragen, findet in den folgenden Blog-Beiträgen eine detaillierte Anleitung. Ein wenig Moderationserfahrung ist von Vorteil, genauso wie ein:e Kolleg:in, der / die das Meetup mit Ihnen gemeinsam moderiert. Alternativ können Sie auch den Teilnehmer:innenkreis zunächst etwas kleiner halten und das Meetup nutzen, um sich in (agiler) Moderation auszuprobieren. Nehmen Sie vorher gern an einem unserer Meetups teil, um das Format „am eigenen Leib“ zu erleben. Dann sind Sie zusammen mit der Anleitung gut gewappnet für ein erstes eigenes Meetup.

Wir hangeln uns in den folgenden Blog-Beiträgen an diesen Schritten entlang:

• Im 2. Teil der Blog-Reihe rund um die Meetups kümmern wir uns um eine gute Vorbereitung.
• Im 3. Teil stellen wir dann die Methode und den Ablauf im Detail vor.

Ende der nächsten Woche geht’s weiter! 😊