Einiges hatte sich ja eingespielt nach den ersten Corona-Monaten. Aber der aktuelle Lockdown wirbelt vieles doch noch mal heftig durcheinander. Viele Verwaltungsmitarbeitende üben sich im Dauer-Jonglieren, natürlich nicht ganz freiwillig: Büro – Homeoffice – Homeschooling – …-. Oft am Rand der Überforderung. Und trotzdem hoch engagiert, alles gewuppt zu bekommen.

„Wie können wir da unterstützen?“ fragte sich der Fachdienst Personalentwicklung in der Kreisverwaltung Wesel. Nicht abgehoben, abstrakt, sondern ganz pragmatisch und alltagsnah, mit schnellen Impulsen, kleinen, pfiffigen Lösungen, nicht perfekt, aber entlastend. Auch Raum für den Austausch untereinander sollte es geben.

Dass dann recht schnell genau solch ein Angebot zustande kam, ist Annika Landgraeber zu verdanken, die die Idee der „Mini-Workshops“ zu je einem Impuls-Thema hatte: Alle 14 Tage donnerstags, online, 1 Stunde kurz vor der Mittagszeit: „Check-In um 11“ eben.

Weil die ersten Workshops so gut angekommen sind, haben wir neugierig nachgefragt: Um welche Themen es geht, wie sie die Workshops gestaltet und wie das Angebot von den Mitarbeitenden angenommen wird.

„Was ist es genau, was ihr mit diesem „kleinen Format“ leisten wollt?“ wollen wir wissen. „Wir kriegen mit, wie unterschiedlich die Kolleg*innen durch die aktuelle Verschärfung der Corona-Krise belastet sind: von „Stillstand der Arbeit“ bis „Wir wissen nicht mehr, wie wir das schaffen sollen“, skizziert Annika Landgraeber den Kontext.

„Das Pendeln zwischen Zusammenarbeit in Präsenz und über Distanz, die Herausforderung, Homeoffice und Homeschooling zu kombinieren und teilweise familiäre Ausnahmesituationen bewältigen müssen – all das bringt ganz praktische Probleme mit sich. Wir erleben darüber hinaus auch Ängste und Sorgen – eigene und die um Angehörige und Freunde – und teilweise Unsicherheit und Frustration, wie das alles weitergehen wird.“

Das Ziel: Unterstützung in Krisenzeiten

Dass sie all das nicht direkt ändern können, ist dem Team Personalentwicklung klar. Aber die Kolleg*innen unterstützen, aktiv für Zusammenhalt und Gemeinschaft sorgen und durch entsprechende Angebote einen Beitrag leisten, Stress und Konflikten vorzubeugen bzw. den Umgang damit zu fördern, das sollte möglich sein – zum Beispiel mit diesen virtuellen Workshops.

Dass es ein kleines Format sein musste, war selbstverständlich. Niemand hat in diesen Zeiten viel Zeit. Dass es alltagsnah sein musste, war auch klar. „Und die Themen – tja, die sprudelten nur so, als die Idee erstmal auf dem Tisch lag“, erzählt sie begeistert. Dass sie als Mutter zweier Schulkinder zudem einige dieser Jonglier-Themen nur allzu gut aus eigener Anschauung kennt, sei zwar nicht unbedingt notwendig, aber schon enorm hilfreich.

Und so kam schnell ein Themenkatalog zustande, der bis in den Sommer reicht. Die Termine bis zu den Osterferien sind bereits geplant, wie das Plakat zeigt, das an vielen „strategischen“ Stellen im Haus hängt (Eingänge, Stempeluhren …). Und auch danach soll es weitergehen – hoffentlich auch mit Themen anderer Kolleg*innen aus dem Haus. „Das Motto ‚Wir lernen von- und miteinander‘ bietet so viele Möglichkeiten – das wird weit in die Zukunft tragen.“ Davon ist Annika Landgraeber überzeugt.

Dass es einen Arbeitgeber nicht nur auszeichnet, die eigenen Mitarbeitenden zu unterstützen, gut durch die Krise zu kommen, sondern dass solch ein Angebot auch ganz real Gesundheit und Resilienz stärkt, davon konnte der Fachdienst „Personalentwicklung“ den Verwaltungsvorstand schnell überzeugen – und so gab es grünes Licht, die Workshop-Reihe umgehend zu starten.

Das Workshop-Format konkret

„Was war euch wichtig, als ihr diesen „Check-In um 11“ konzipiert habt?“ wollen wir wissen. „Wir legen Wert darauf, dass die Unterstützung auf mehreren Ebenen zugleich ansetzt: praktisch, mental und emotional“, erläutert Annika Landgraeber. Als Dipl.-Psychologin weiß sie, dass genau das Zusammenspiel dieser drei Ebenen bei der Reflexion des eigenen Verhaltens, beim Entwickeln neuer Gewohnheiten wie auch bei der Stressbewältigung hilft. Am Beispiel des Workshops „Kind und Homeoffice“ konkretisiert sie, was aufgegriffen und gesammelt wurde:

• praktische Ideen zum Testen (z. B.: sich klare Zeitfenster setzen, Multitasking vermeiden, (ehemalige) Fahrzeiten zu Bewegungszeiten machen, transparente Regeln mit der Familie vereinbaren, klug kombinieren, z.B. Vokabeln abfragen beim Laufen …),
• Tipps zur mentalen Selbsthilfe (z. B. innere „Rettungs-Sätze“ wie „Eins nach dem andern“, „Das ist nicht die Zeit, um perfekt sein zu wollen.“ „Krisenzeiten sind Lernzeiten.“, „Nimm‘s mit Humor.“) und
• Anregungen zur emotionalen Selbstfürsorge (z. B. „Leg einen Moment deine Hand auf deinen Bauch und atme tief durch“, Blitzanalyse in einem Wort „Was ist es genau, was jetzt gerade stresst?“ und Akzeptanz „So darf es jetzt sein!“).

„Und was macht ihr in dem Workshop, dass genau diese drei Ebenen genügend „Futter“ bekommen?“ haken wir nach. „Wir bieten für alle drei Ebenen etwas an und geben Impulsfragen in den Austausch untereinander“, so Annika Landgraeber. „Es gibt kurze, informative Anregungen – mal nachdenkliche, mal humorvolle. Außerdem kurze ruhige Phasen für individuelle Reflexion und vor allem auch Zeit für Austausch.“

Gerade den Austausch hält sie für wertvoll: „So viele Kolleg*innen haben ganz praktische Dinge ausprobiert – es wäre zu schade, wenn andere davon nichts mitkriegen.“

Bestimmte Arbeitsformen tauchen deshalb in jedem Check-In wieder auf, die die Teilnehmenden miteinander ins Gespräch bringen.

Wiederkehrende Bausteine in den Workshops

Eine kurze Vorstellungsrunde zu Beginn bietet den Teilnehmenden die Chance, ein wenig von ihrer persönlichen Situation in die Runde zu geben. Die „Schritt für Schritt-Anleitung“ leitet auch diejenigen sicher durch diese erste Runde, die mit dem Videokonferenztool noch wenig vertraut sind. Die Teilnahme per Videokonferenz ist übrigens – glücklicherweise – für viele Mitarbeitende keine große Hürde mehr. „Für alle Fälle“ steht ein technisch versierter Kollege als technischer Support zur Verfügung.

Das Zusammentragen von Herausforderungen und Ideen erfolgt im Plenum, damit eine möglichst breite Sammlung entsteht. Manchmal setzt Annika Landgraeber kurze Mentimeter-Umfragen ein, die ein individuelles Nachdenken und Teilen der eigenen Reflexion ermöglichen.

Der Austausch über Ideen und Tipps und ihren Nutzen für die eigene Situation findet in Kleingruppen statt – das ermöglicht allen, sich leichter zu beteiligen und intensiver miteinander ins Gespräch zu kommen. Und damit das schnell in Gang kommt und nicht nur auf das Erleben von Defiziten zielt, sondern auch Stärken im Blick sind, gibt Annika Landgraeber den Kleingruppen gern gezielte Fragestellungen mit, z. B.: „Was habe ich in dieser Zeit gelernt? Welche Stärken habe ich an mir entdeckt?“.

Ein Input zum Thema, das je nach Themenschwerpunkt Informationen, gesammelte Erfahrungen oder ergänzende Aspekte einspeist, die bisher noch nicht zur Sprache gekommen sind, rundet das Paket ab. „Immer gut verständlich und alltagsnah“, betont Annika Landgraeber. „Jede(r) soll die Möglichkeit bekommen, die Ideen auf sich wirken zu lassen und für sich selbst zu prüfen: Was will ich ausprobieren, weil es mir helfen könnte? – wie ein Bauchladen der Möglichkeiten, aus dem ich mich bedienen kann, wenn ich will.“.

Egal, welches Thema im Mittelpunkt stand: Den Abschluss bildet ein gemeinsamer Rückblick auf die Stunde.

Das Konzept geht offenbar auf – das zeigt die ganz klare positive Resonanz nach den ersten beiden „Check-In um 11.“ Zwei Aspekte, die von fast allen Teilnehmenden als zentraler Nutzen dieser gemeinsamen Stunde benannt werden:

• Entlastung, weil man erlebt hat, dass man nicht allein ist mit den Herausforderungen in der Krisenzeit und
• die praktischen Tipps, die man gleich mal ausprobieren kann.

Der Blick nach vorn

Die Reihe zu verstetigen, ist Annika Landgraeber ein großes Anliegen. „Ich glaube, es gibt noch viele weitere Themen jenseits der aktuellen Krise, die Mitarbeitende unterstützen und zugleich Austausch und Gemeinschaft fördern.“ Dabei ist klar: Die kleine Arbeitseinheit „Personalentwicklung“ wird das nicht auf Dauer allein stemmen können. „Das ist unser Dilemma“, lacht Annika Landgraeber. „Wir haben viele gute Ideen, und im Handumdrehen ist unser Zeitkontingent erschöpft.“

Nicht nur deshalb setzt die PE im Kreis Wesel auf Kontinuität durch Beteiligung. „Wir sind überzeugt, dass es eine ganze Reihe von Kolleg*innen gibt, denen ein Thema am Herzen liegt, zu dem sie gern Erfahrungen weitergeben wollen, und die auch eine Stunde „Check-In um 11“ gestalten könnten – gerne auch als inhaltliche Themengeber mit Moderationsunterstützung der PE Wenn eine solche Unterstützung auf kollegialer Ebene passiert, gewinnen alle, und das ist doch einfach großartig, oder?“

Ja, das finden wir auch. Einfach großartig, was ein interner Fachdienst Personalentwicklung an praktischer Hilfestellung zur Krisenbewältigung leistet!

Nachahmung empfohlen! Und bitte sehr gern von den Erfahrungen berichten!