Werkzeug

Verwaltungsrebellentum zeigt sich im Denken, aber vor allem auch im Machen. Und dafür  braucht es das passende Handwerkszeug. In unserem Blog stellen wir regelmäßig agile, innovative, kreative Methoden und Arbeitsformen vor, die wir auf den Verwaltungskontext übertragen und dort auch schon erprobt haben. Sie liefern Ansatzpunkte, um zu experimentieren und frischen Wind in die Zusammenarbeit zu bringen.

Hier im Überblick (die Liste werden wir nach und nach ergänzen):

Agile Besprechungen

Agile Besprechungsmethoden helfen, die gemeinsame Besprechungszeit gut zu nutzen, die Beteiligten zu aktivieren und dafür zu sorgen, dass alle lebendig bei der Sache sind und abschließend zufrieden auf das Ergebnis schauen.


Blogbeiträge:
Agile Besprechungsmethoden: „Lasst uns auf den Punkt kommen!“
Mehr für Ihren Methodenkoffer: Agile Besprechungsmethoden 2

ALEx – Agile Lern-Expedition

Schleife mit wiederkehrenden Stationen vorbereiten - umsetzen - reflektierenALEx bietet einen strukturierten Rahmen, um in einem 1/2 Jahr ein individuelles Lern- oder Veränderungsvorhaben zu verfolgen und dabei in einer kleinen Gruppe voneinander zu lernen und sich gegenseitig zu unterstützen. Und ganz nebenbei probiert man dabei agile Arbeitsformen aus (Kanban, Retrospektiven, Timeboxing, …). Sämtliche dafür benötigte Materialien stehen unter einer Creative Commons-Lizenz zur Verfügung.

Blogbeiträge:
Agile Lern-Expedition: Gemeinsam „laut“ experimentieren!
„Working out loud“ meets „Scrum“ – Pilotkaninchen auf agiler Lernexpedition
Die „Agile Lern-Expedition“ im Einsatz bei Gesundheit Berlin-Brandenburg e.V.

Barcamp / Meetup

Meetups sind „Mitmachtreffen“, bei denen die Teilnehmer:innen sich austauschen, bereichern, vernetzen, gegenseitig beraten und den Rücken stärken. Wir nutzen dafür ein flottes Barcamp-Format (online oder in Präsenz). In einer Blog-Reihe teilen wir unsere Erfahrungen rund um die Verwaltungsrebellen-Meetups. Gleichzeitig enthalten die Beiträge einen Haufen Tipps für andere (agile) Workshops und (virtuelle) Besprechungen.

Blogbeiträge:
Teil 1: Überblick und: Wozu ein solches Vernetzungsformat?
Teil 2: Alles rund um die Vorbereitung
Teil 3: Ablauf und Methode der Meetups

Delegation Board

Selbstorganisation ist ein geflügeltes Wort. Aber was genau ist damit gemeint und welche Zwischenstufen der Delegation gibt es zwischen „anweisen“ und „einfach machen lassen“? Diese Methode zeigt Ihnen, wie Sie in kleinen Schritten und schonungsvoll erproben können, wo mehr Übertragung von Verantwortung für beide Seiten gewinnbringend ist.

Blogbeitrag: „Hilfe, mein Team ist nicht agil!“ Mit dem Delegation Board Selbstorganisation fördern

Design Thinking

Design-Thinking-ProzessAuch wenn Sie Ihre Kunden kennen, weil Sie tagtäglich mit Ihnen zu tun haben: Sie schauen aus einer anderen Perspektive auf die Verwaltungsprozesse. Weil Sie die Hintergründe, rechtlichen Grundlagen, Rahmenbedingungen der Verwaltung etc. kennen und dieses Wissen auch nicht ausblenden können. Genauso bringen die Nutzer:innen ihr eigenes Kontextwissen mit, das Sie wiederum nicht haben. Im Service Design Thinking können Sie solche blinden Flecke aufdecken, so die Probleme besser verstehen und zu ganz neuen Lösungsideen kommen.

Blogbeiträge:
Was ist eigentlich … Service Design (Thinking)?
Nutzer-Interviews im Service Design
Verständliche Behördensprache
User Stories, User Journey und „Lautes Denken“
Praxisbeispiel: Design Thinking in der Bibliotheksentwicklung

Gute Vorsätze tatsächlich umsetzen

Ski-SpurenEin ertragreicher Workshop! Ab morgen werden wir … Und dann folgt die „Mühsal der Ebene“. Das Neue muss „nur noch“ umgesetzt werden, muss sich durchsetzen gegen eingespielte Verfahrensweisen, gegen Stress, …
Wie kann es gehen, neue Gewohnheiten zu etablieren?


Blogbeitrag: Aus der Werkstatt in den Alltag: Wie aus guten Vorsätzen tatsächlich Veränderung entsteht

Kanban

Abstrakte Illustration eines Kanban-Boards. Zwei Frauen stehen davor und arbeiten daran.Ein Kanban-Board hilft dabei, um einen Überblick über Aufgaben zu behalten, ihren Bearbeitungsstand nachzuverfolgen und Aufgaben laufend zu priorisieren – indidivudell oder im Team. Die Methode an sich ist total simpel und schnell erklärt. Aber bei der Umsetzung hat sie’s dann doch in sich. In unseren Blog-Beiträgen teilen wir Einsatzmöglichkeiten, Herausforderungen, Tipps & Tricks rund um den Einsatz von Kanban-Boards in der Verwaltung.

Blogbeiträge:
Kanban-Board (Teil 1/3) – Grundlagen und Einsatzmöglichkeiten
Kanban-Board (Teil 2/3) – Die praktische Arbeit mit dem Board
Kanban-Board (Teil 3/3) – die psychosoziale Seite von Kanban
Kanban „to go“

Lean Coffee

Eine einfache Besprechungsstruktur, mit der Sie sich in entspannter Atmosphäre und dennoch fokussiert über Themen austauschen können. Und da der Teilnehmerkreis offen ist, stellt ein Lean Coffee gleichzeitig eine Begegnungsmöglichkeit für Mitarbeitende aus unterschiedlichen Bereichen der Verwaltungen dar.

Blogbeitrag: Lean Coffee – Wissensmanagement einfach machen

Retrospektiven

Mit Hilfe einer „Retrospektive“ können Sie (neue) Arbeitsweisen systematisch reflektieren oder auch erzielte Arbeitsergebnisse betrachten und damit Verbesserungspotenziale entdecken.

 

Blogbeiträge:
Retro-Torte in fünf Schichten – ein Grundrezept für die agile „Retrospektive“
(Gastbeitrag C. Höffner)
Agile Besprechungsmethoden 2
(darin Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Retrospektive-Methode WADE)

Risikomanagement

Übersicht der im Text aufgelisteten Risiko-KategorienDie Verwaltung soll einerseits Risiken vermeiden, um sicher und berechenbar zu agieren, und andererseits Risiken eingehen, um Fortschritt zu ermöglichen. In diesem Spannungsfeld gewinnt ein systematischer und sachlicher Umgang mit Risiken an Bedeutung. Unser Beitrag liefert dafür einige Gedankenanstöße und das passende Handwerkszeug.

Blogbeitrag: No risk, no Verwaltungsmodernisierung?

Rollen-Verortung / Prio-Board

Screenshot der Rollen-Matrix in Excel. X-Achse: Nutzen / Wirkung der Rolle. Y-Achse: Attraktivität der Rolle.Egal, was die Ursache ist: Überlast tut auf Dauer nicht gut. Gefragt sind Priorisierung und (Selbst-)Steuerung. Und das wiederum kann nicht jede:r automatisch. Dabei hilft passendes Handwerkszeug. Eines davon ist die Methode „Rollen-Verortung“ von Neue Narrative. Sie hilft dabei, die eigenen Aufgaben und „Hüte“ zu sortieren und zu priorisieren.

Blogbeitrag:
Die eigenen Aufgaben sortieren und priorisieren – mit der Methode „Rollen-Verortung“

Scrum

Wenn von „agil“ die Rede ist, ist „Scrum“ oft nicht weit. Gemeint ist damit ein Vorgehensmodell für Projektmanagement nach agilen Prinzipien. Doch Scrum ist aus unserer Sicht noch mehr. In 20 Minuten erklärt, gibt es einen guten Eindruck davon, was es bedeutet, agil zusammenzuarbeiten. Die Kultur und die Prinzipien von Scrum lassen sich auch jenseits von Projekten anwenden.

Blogbeiträge:
Agiles Projektmanagement in der Verwaltung?! Teil 1: Einführung zu „Scrum“
Agiles Projektmanagement in der Verwaltung?! Teil 2: Das „eRew“-Team der Stadt Lünen zeigt, wie’s gehen kann

Social Intranet

Ausschnitt aus der Zeitleiste der Entstehungsgeschichte des Verwaltungsrebellen-NetzesImmer mehr Verwaltungen nutzen ein Social Intranet oder eine Mitarbeiter-App, um Kommunikation und Kooperation quer durch die Verwaltung zu erleichtern und zu fördern. Wir haben 2020-22 eine verwaltungsübergreifende Vernetzungsplattform aufgebaut („Verwaltungsrebellen-Netz“ – inzwischen mit neuem Namen „RuDi“ in Trägerschaft des RVR) und teilen hier einige Erfahrungen, weil wir glauben, dass sie auch für den Aufbau einer verwaltungsinternen Plattform nützlich sind.

Blogbeitrag: The Making of „Verwaltungsrebellen-Netz“

Survival-Guide

Verwaltungsrebellen-Survival Guide - Frontcover quadratisch80 Überlebenstipps für veränderungsfreudige Menschen in Verwaltungen. Die Tipps wurden beim Verwaltungsrebellen-Camp zusammengetragen, das am 17.08.2022 fand im Unperfekthaus in Essen stattfand. Wir haben sie anschließend auf 14 doppelseitigen Karten im A4-Format zusammengeführt, die wir zum Download zur Verfügung stellen.  

Blogbeitrag: Hier kommt der Survival-Guide für Verwaltungsrebell:innen!

Team-Charta

Folienausschnitt aus der Vorlage des LWL. Auf der Folie werden die folgenden Fragen beantwortet: Was ist eine Team-Charta? Welchen Zweck erfüllt die Team-Charta? Mit der Team-Charta können Teams mehr Klarheit über Ziele, Rollen und Spielregeln der Zusammenarbeit schaffen. Die PowerPoint-Vorlage des LWL bietet dafür eine gute Grundlage. Durch die partizipative Entwicklung der Team-Charta wird die Selbstorganisation und Eigenverantwortung im Team gestärkt  

Blogbeitrag: Die Team-Charta – ein Instrument für Neues Arbeiten beim LWL

ViT-Methode

„Verbesserungen im Team“ ist eine Methode zur Umsetzung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP). In nur einer Stunde entwickeln Sie gemeinsam mit anderen Beteiligten Lösungen für ein Problem, das Ihre Arbeit behindert.

 

Blogbeitrag: Gemeinsam Probleme lösen in einer Stunde – mit der ViT-Methode

Zusammenarbeit auf Distanz

Und dann war es plötzlich da, das Thema „Zusammenarbeit auf Distanz“. Überall und sofort. In der Corona-Krise führte von heute auf morgen kein Weg mehr daran vorbei. Mittlerweile ist die Arbeit aus dem Homeoffice an einzelnen oder mehreren Tagen in der Woche auch in der Verwaltung zum neuen Normal geworden. Wir arbeiten schon immer so und teilen hier unsere Erfahrungen mit mediengestützter Zusammenarbeit.
Blogbeiträge:
Teil 1: Orientierung im Tool-Dschungel
Teil 2: Warum die technische Lösung allein noch nicht die Lösung ist
Teil 3: Führen auf Distanz