Die Team-Charta – ein Instrument für Neues Arbeiten beim Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

Foto einer Workshop-Situation. An einer Pinnwand und Fensterfront hängen zahlreiche bunte Klebezettel. Verschiedene Personen sitzen zusammen und schauen auf eine Person, die die gerade Zettel anklebt.

„Wie können wir Teams unterstützen, ins Neue Arbeiten zu kommen?“ Diese Frage stellte sich das Team der Organisationsentwicklung beim Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL), als nach der Coronakrise absehbar war, dass mobiles, flexibleres Arbeiten zum „neuen Normal“ wird.

Das OE-Team fungierte 2022 als Testlabor, um zu erproben, wie sich die neue Dienstvereinbarung „Flexibler Arbeitsplatz im LWL“ in der Praxis umsetzen lässt und wie sich Zusammenarbeit dadurch verändert. Hier entstand die Idee einer Team-Charta, die partizipativ in einem Team erarbeitet wird und Klarheit über Ziele, Rollen und Regeln der Zusammenarbeit schafft.   Weiterlesen

Agile Organisationsentwicklung in der Verwaltung – die Projektwerkstatt von IT.NRW

Collage mit Bildern der Projektwerkstatt von IT.NRW

Beim Landesbetrieb Information und Technik NRW (IT.NRW) haben einige veränderungsfreudige Menschen ein interessantes Experiment angezettelt. Ohne viel Aufsehen, so dass ich noch nie etwas davon gehört hatte – bis ich 2022 Mareike Weber in einer KIWI-Veranstaltung traf. Was sie berichtete, schien recht unglaublich. Selbstorganisation und hierarchiearmes Arbeiten werden in der Projektwerkstatt von IT.NRW so weit getrieben, wie ich es von Einheiten dieser Größenordnung in der Verwaltung bisher noch nicht kannte. Von diesem beeindruckenden Praxisbeispiel sollte die Welt erfahren! Daher haben Doro und ich die Projektwerkstatt zum Interview eingeladen und möchten euch hier nun von ihrem Experiment berichten.[1] Weiterlesen

Stöber-Stoff für Verwaltungs-Rebell:innen

Gedeckter Tisch mit vielen gefüllten Tellern

Wir schreiben gern. Aber wir lernen auch sehr gern von Kolleg:innen, die ihrerseits freigiebig ihr Know-how zur Verfügung stellen.

Daher hatten wir schon länger überlegt, in einem Beitrag einige Links zu Quellen im Netz zu teilen, die uns regelmäßig bereichern und weiterbringen und von denen wir glauben, dass sie auch für euch Leser:innen dieses Blogs interessant sein könnten.
Da sich ein anderer Blog-Beitrag ein wenig verzögert, ist nun ein guter Zeitpunkt, eine solche Stöber-Sammlung einzuschieben.

Dass wir diesen freigiebigen Kolleg:innen damit auch mal öffentlich „Danke“ sagen können, das freut uns auch sehr an dieser Idee!

Wir decken euch also den Tisch mit 2 x 5 Stöber-Links von Sabine und Doro zu den Arbeitsfeldern: „Agil arbeiten – Lernen – Veränderungsprozesse gestalten“ und hoffen, dass viele von euch die eine oder andere Bereicherung für die eigene Speisekarte entdecken und genießen!

Und was großartig wäre: Wenn einige von euch in den Kommentaren noch weitere Links beisteuern!

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Die eigenen Aufgaben sortieren und priorisieren – mit der Methode „Rollen-Verortung“

Collage aus Screenshots des Excel-Tools zur rollen-Verortung

Na, gehen Sie entspannt der Weihnachtszeit entgegen? Oder mit hängender Zunge, weil Sie doch wieder auf zu vielen Baustellen und mit zu vielen „Hüten“ unterwegs waren in diesem Jahr? Falls Sie zu der zweiten Fraktion gehören, mag dies in akutem Personalmangel begründet liegen. Oder in einer Führungskraft, die Ihnen immer neue Feuerwehreinsätze auf den Schreibtisch packt, ohne zu klären, was stattdessen liegenbleiben kann. Oder in verschiedenen Projekten, die nach Ihnen rufen – gerade dann, wenn Sie zu den Schlüsselpersonen gehören, bei denen alle möglichen Themen „gut aufgehoben“ sind. Auch selbstorganisiertes Arbeiten verführt oft dazu, sich selbst oder sich als Team zu viel zuzumuten.

Egal, was die Ursache ist: Überlast tut auf Dauer nicht gut. Gefragt sind Priorisierung und (Selbst-)Steuerung. Und das wiederum kann nicht jede:r automatisch. Dabei hilft passendes Handwerkszeug. Eines davon ist die Methode „Rollen-Verortung“ von Neue Narrative (Magazin und Tool-Plattform für Neue Arbeit)[1]. Bei IT.NRW hat sich dafür mittlerweile der Begriff „Prio-Board“ etabliert. Meine Kolleg:innen Mareike Weber und Pascal Faßbender und ich haben die Methode genutzt, weil wir selbst auch gemerkt haben, dass wir in zu viele Themen eingebunden sind. Pascal hat die Methode entdeckt und flott in einen Excel-Prototypen überführt, den wir gemeinsam weitergestrickt und erprobt haben. Die Methode und ihre Einsatzmöglichkeiten möchten wir Ihnen in diesem Beitrag vorstellen.

Vielleicht nehmen Sie ja den Start ins neue Jahr zum Anlass, damit Ihre Aufgaben und „Hüte“ zu sortieren und zu priorisieren? 😉 Dann nutzen Sie dafür gern das Excel-Tool, das wir am Ende des Beitrags zum Download bereitstellen. Weiterlesen

Aufgabenmanagement mit dem Kanban-Board (Teil 3/3) – die psychosoziale Seite von Kanban

Die Methode „Kanban“ ist in ihren Grundzügen schnell erklärt und kommt harmlos daher (s. Teil 1 und Teil 2 unserer Kanban-Reihe) – eine Art „ToDo-Liste plus“, das kennen und nutzen viele doch so ähnlich schon. Tatsächlich verändert ein Kanban-Board jedoch die (Zusammen-)Arbeit recht grundlegend. Zum Beispiel indem es …

  • … Transparenz schafft über Fortschritt und Leistung („Das habe ich seit dem letzten Treffen geschafft: … Und das nicht ….“, „Ich habe so viel zu tun – aber tue ich die richtigen Dinge?“),
  • … Aufgaben gleichmäßiger verteilt, die zuvor eher von „den üblichen Verdächtigen“ erledigt wurden („Annes Name steht schon auf vier Aufgabenzetteln, Yasins Doing-Spalte ist auch schon voll – wer kümmert sich um diese nächste Aufgabe?“),
  • … erfordert, laufend zu priorisieren und zu entscheiden – für uns selbst und mit anderen, etwa im Projektteam oder mit der Führungskraft („Kommt diese Aufgabe in die Spalte ToDo oder direkt ins Doing?“, „Wenn ich diese neue Aufgabe einschieben soll, welche andere kann stattdessen warten?“).

Das klingt alles sehr vernünftig, wirkt zugleich allerdings keineswegs nur auf der sachlichen,  sondern auch auf der sozialen Ebene.

Deshalb ist es gut zu wissen, wo bei der Umsetzung von Kanban der Teufel in diesen sozialen, kulturellen „Details“ steckt, um gut und konstruktiv damit umgehen zu können. Damit die Methode „Kanban“ tatsächlich wirkungsvoll ihre Vorteile ausspielen kann. Und alle im Team sich damit wohlfühlen.
Aber beides entsteht nicht von selbst.

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Aufgabenmanagement mit dem Kanban-Board (Teil 2/3) – Die praktische Arbeit mit dem Board

Abstrakte Illustration eines Kanban-Boards. Zwei Frauen stehen davor und arbeiten daran.

In Teil 1 unserer Kanban-Reihe haben wir einen Überblick gegeben: Welche Prinzipien der Kanban-Methodik zugrunde liegen, welche Zwecke sie erfüllt, wie die Arbeit mit dem Board grob funktioniert und welche Anwendungsmöglichkeiten es gibt.

In diesem zweiten Teil möchten wir nun sehr praktisch und konkret werden und dabei auch unsere mittlerweile fast 10-jährige eigene Erfahrungen mit dem Kanban-Board einfließen lassen. Es geht um folgende Fragen, die Sie individuell oder im Team klären sollten:

  • Einsatzzweck und Zugriff: Wer braucht das Kanban-Board für welche Aufgaben und wer kann darauf zugreifen?
  • Haptische versus digitale Kanban-Boards: Warum digitale Boards praktisch sind – und es sich trotzdem lohnt, mit einem „anfassbaren“ Board zu starten.
  • Das Board strukturieren: Verschiedene Möglichkeiten, das Board in Spalten (und Zeilen) einzuteilen.
  • Aufbau und Elemente der Aufgabenkarten: Von Zettelfarben, Zuständigkeiten, Checklisten usw.
  • Die praktische Arbeit mit dem Kanban-Board – und wie man es in den Alltag integrieren kann. 

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Aufgabenmanagement mit dem Kanban-Board (Teil 1/3) – Grundlagen und Einsatzmöglichkeiten

Abstrakte Illustration eines Kanban-Boards. Zwei Frauen stehen davor und arbeiten daran.

Immer wieder haben wir überlegt: Sollen wir wirklich noch einen Blogbeitrag zum Kanban-Board schreiben? Es gibt doch schon unzählige (Kurz-)Darstellungen dazu im Netz… Nun haben wir uns doch dazu entschieden. Denn: Die Methode Kanban-Board an sich ist total simpel und schnell erklärt. Aber: Bei der Umsetzung hat sie’s dann doch in sich.

Wie immer in unseren Blogbeiträgen möchten wir daher sehr praktisch und konkret werden, wenn es um Einsatzmöglichkeiten, Herausforderungen, Tipps & Tricks rund um den Einsatz in öffentlichen Verwaltungen geht. Und auch unsere mittlerweile fast 10-jährige eigene Erfahrung mit dem Kanban-Board einfließen lassen.

Ja, dadurch ist der Beitrag wieder mal recht lang geworden. So lang, dass wir ihn in drei Beiträge aufteilen:

Vorab der rote Faden, an dem wir uns entlanghangeln:
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Mehr für Ihren Methodenkoffer: Agile Besprechungsmethoden 2

Koffer auf dem Gepäckträger eines Autos

Vor 3 Jahren veröffentlichten wir einen Blog-Beitrag zu „agilen Besprechungsmethoden“. Darin beschreiben wir, wie man durch gute Strukturierung einen förderlichen Rahmen schafft, so dass Teilnehmende sich aktiv beteiligen und Besprechungen effektiv und effizient verlaufen. Und somit am Ende beide – Thema und Teilnehmende – „gut bedient“ worden sind. In diesem Blogbeitrag hatten wir auch beispielhaft einige Besprechungsmethoden vorgestellt.

Den Faden möchten wir heute aufgreifen und zwei  weitere solcher agiler Besprechungsmethoden vorstellen. Dabei nehmen wir uns diesmal komplexere, mehrschrittige Methoden vor. Die sind nicht von uns neu erfunden, man findet sie schon auch an anderen Stellen im Web. Aber oft so kurz vorgestellt, dass sich das Vorgehen nicht unbedingt klar erschließt. Oder die Beschreibung hört auf, wo es „kniffelig“ wird.

Wir möchten in diesem Blogbeitrag

  • ausgewählte agile Besprechungs-Methoden (die „WADE-Matrix: Retrospektive von der Rückschau zum Handeln“ und „Think-Pair-Share: fokussiert Ideen zusammentragen und verdichten “) in ihren Schritten gut nachvollziehbar und „nach-machbar“ darstellen,
  • sie anschaulich visualisieren und
  • gezielt auf mögliche Tücken in der Durchführung hinweisen.

Damit Sie sich sicher fühlen, auch wenn Sie eine dieser komplexeren Methoden zum ersten Mal durchführen.

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Quo vadis OZG? Peter Adelskamp (CDO der Stadt Essen) über den ganz normalen Wahnsinn der Verwaltungsdigitalisierung

Peter Adelskamps Interpretation von Munks "Der Schrei" - mit dem er einen kreativen Mitarbeiter-Wettbewerb gewonnen hat. Zu sehen ist Peter Adelskamp, der die Poste und Mimik des Schreis imitiert. Im Hintergrund eine selbstgemalte Landschaft mit einem Fluss und einer Brücke mit zwei Personen.

Digitalisierung der Verwaltung in Deutschland: Es ist ja nicht so, als würde es nicht vorangehen. Aber eben zu langsam, zu kompliziert, zu wenig nutzerorientiert. Sinnbildlich dafür steht das Onlinezugangsgesetz (OZG). „Das OZG ist erfolgreich gescheitert“, sagt Peter Adelskamp, Chief Digital Officer (CDO) der Stadt Essen. Da haken wir nach und möchten in diesem Beitrag der kommunalen Perspektive auf Digitalisierung und OZG Raum geben. Denn, so Adelskamp: „Wir sollen das OZG zwar in weiten Teilen umsetzen. Aber bei der Entwicklung des Gesetzes saßen die Kommunen nur am Katzentisch und wurden nicht so recht mitgedacht.“

In diesem Beitrag geht es darum, …

  • … wie die Stadt Essen an Digitalisierung und OZG herangeht,
  • … was das OZG gebracht hat und woran es hakt – mit Beispielen aus dem kommunalen Alltag, bei denen man nicht weiß, ob man lachen oder weinen soll,
  • … was Kommunen fordern und was das OZG 2.0 diesbezüglich bringt,
  • … wie man es schafft, nicht verrückt zu werden an der Aufgabe Verwaltungsdigitalisierung.

Quelle Beitragsbild: Peter Adelskamp (seine Interpretation von Edvard Munchs “Der Schrei” – mit dem er einen kreativen Mitarbeiter-Wettbewerb gewonnen hat).
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The Making of „Verwaltungsrebellen-Netz“: Unsere Erfahrungen – mögliche Impulse zum Aufbau eines Social Intranet

Ausschnitt aus der Zeitleiste der Entstehungsgeschichte des Verwaltungsrebellen-Netzes

Immer mehr Verwaltungen überlegen und planen, ihr bisheriges Intranet – meist im Wesentlichen eine Informationsplattform – zu einem „Social Intranet“ zu erweitern: Über die Bereitstellung nützlicher Informationen hinaus schnelle und direkte Kontaktaufnahme und Kommunikation quer durch die Fachbereiche zu ermöglichen („so leicht wie bei Whatsapp“), bereichsübergreifende Diskussionen und Wissensaustausch zu ermöglichen oder auch Arbeitsräume für Projekt- oder Arbeitsgruppen zur Verfügung zu stellen. Um „Silos“ zu überwinden, um hierarchieübergreifend unkompliziert in Austausch und gemeinsame Arbeit zu kommen.

Im Rahmen des Projekts „Verwaltungsrebellen-Labor“ (2020-22) haben wir eine verwaltungsübergreifende Vernetzungsplattform aufgebaut („Verwaltungsrebellen-Netz“ – inzwischen mit neuem Namen „RuDi” in Trägerschaft des RVR). Das ist etwas anderes als eine verwaltungsinterne Plattform, ganz klar. Aber wenn wir mit Verwaltungskolleg:innen darüber sprachen, wie wir vorgegangen sind, entstand immer wieder die Idee, dass etliches davon durchaus übertragbar sein könnte.

Und deshalb schreiben wir hier einfach mal einige Erfahrungen auf: Was aus unserer Sicht wichtig und ertragreich war. Als Angebot und mögliche Anregung für alle unter euch, die gerade die Idee „Social Intranet“ verfolgen. 5 Schlaglichter haben wir dazu herausgepickt.

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