Na, gehen Sie entspannt der Weihnachtszeit entgegen? Oder mit hängender Zunge, weil Sie doch wieder auf zu vielen Baustellen und mit zu vielen „Hüten“ unterwegs waren in diesem Jahr? Falls Sie zu der zweiten Fraktion gehören, mag dies in akutem Personalmangel begründet liegen. Oder in einer Führungskraft, die Ihnen immer neue Feuerwehreinsätze auf den Schreibtisch packt, ohne zu klären, was stattdessen liegenbleiben kann. Oder in verschiedenen Projekten, die nach Ihnen rufen – gerade dann, wenn Sie zu den Schlüsselpersonen gehören, bei denen alle möglichen Themen „gut aufgehoben“ sind. Auch selbstorganisiertes Arbeiten verführt oft dazu, sich selbst oder sich als Team zu viel zuzumuten.

Egal, was die Ursache ist: Überlast tut auf Dauer nicht gut. Gefragt sind Priorisierung und (Selbst-)Steuerung. Und das wiederum kann nicht jede:r automatisch. Dabei hilft passendes Handwerkszeug. Eines davon ist die Methode „Rollen-Verortung“ von Neue Narrative (Magazin und Tool-Plattform für Neue Arbeit)[1]. Bei IT.NRW hat sich dafür mittlerweile der Begriff „Prio-Board“ etabliert. Meine Kolleg:innen Mareike Weber und Pascal Faßbender und ich haben die Methode genutzt, weil wir selbst auch gemerkt haben, dass wir in zu viele Themen eingebunden sind. Pascal hat die Methode entdeckt und flott in einen Excel-Prototypen überführt, den wir gemeinsam weitergestrickt und erprobt haben. Die Methode und ihre Einsatzmöglichkeiten möchten wir Ihnen in diesem Beitrag vorstellen.

Vielleicht nehmen Sie ja den Start ins neue Jahr zum Anlass, damit Ihre Aufgaben und „Hüte“ zu sortieren und zu priorisieren? 😉 Dann nutzen Sie dafür gern das Excel-Tool, das wir am Ende des Beitrags zum Download bereitstellen. Weiterlesen

Die Methode „Kanban“ ist in ihren Grundzügen schnell erklärt und kommt harmlos daher (s. Teil 1 und Teil 2 unserer Kanban-Reihe) – eine Art „ToDo-Liste plus“, das kennen und nutzen viele doch so ähnlich schon. Tatsächlich verändert ein Kanban-Board jedoch die (Zusammen-)Arbeit recht grundlegend. Zum Beispiel indem es …

• … Transparenz schafft über Fortschritt und Leistung („Das habe ich seit dem letzten Treffen geschafft: … Und das nicht ….“, „Ich habe so viel zu tun – aber tue ich die richtigen Dinge?“),
• … Aufgaben gleichmäßiger verteilt, die zuvor eher von „den üblichen Verdächtigen“ erledigt wurden („Annes Name steht schon auf vier Aufgabenzetteln, Yasins Doing-Spalte ist auch schon voll – wer kümmert sich um diese nächste Aufgabe?“),
• … erfordert, laufend zu priorisieren und zu entscheiden – für uns selbst und mit anderen, etwa im Projektteam oder mit der Führungskraft („Kommt diese Aufgabe in die Spalte ToDo oder direkt ins Doing?“, „Wenn ich diese neue Aufgabe einschieben soll, welche andere kann stattdessen warten?“).

Das klingt alles sehr vernünftig, wirkt zugleich allerdings keineswegs nur auf der sachlichen,  sondern auch auf der sozialen Ebene.

Deshalb ist es gut zu wissen, wo bei der Umsetzung von Kanban der Teufel in diesen sozialen, kulturellen „Details“ steckt, um gut und konstruktiv damit umgehen zu können. Damit die Methode „Kanban“ tatsächlich wirkungsvoll ihre Vorteile ausspielen kann. Und alle im Team sich damit wohlfühlen.
Aber beides entsteht nicht von selbst.

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In Teil 1 unserer Kanban-Reihe haben wir einen Überblick gegeben: Welche Prinzipien der Kanban-Methodik zugrunde liegen, welche Zwecke sie erfüllt, wie die Arbeit mit dem Board grob funktioniert und welche Anwendungsmöglichkeiten es gibt.

In diesem zweiten Teil möchten wir nun sehr praktisch und konkret werden und dabei auch unsere mittlerweile fast 10-jährige eigene Erfahrungen mit dem Kanban-Board einfließen lassen. Es geht um folgende Fragen, die Sie individuell oder im Team klären sollten:

• Einsatzzweck und Zugriff: Wer braucht das Kanban-Board für welche Aufgaben und wer kann darauf zugreifen?
• Haptische versus digitale Kanban-Boards: Warum digitale Boards praktisch sind – und es sich trotzdem lohnt, mit einem „anfassbaren“ Board zu starten.
• Das Board strukturieren: Verschiedene Möglichkeiten, das Board in Spalten (und Zeilen) einzuteilen.
• Aufbau und Elemente der Aufgabenkarten: Von Zettelfarben, Zuständigkeiten, Checklisten usw.
• Die praktische Arbeit mit dem Kanban-Board – und wie man es in den Alltag integrieren kann. 
  

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Immer wieder haben wir überlegt: Sollen wir wirklich noch einen Blogbeitrag zum Kanban-Board schreiben? Es gibt doch schon unzählige (Kurz-)Darstellungen dazu im Netz… Nun haben wir uns doch dazu entschieden. Denn: Die Methode Kanban-Board an sich ist total simpel und schnell erklärt. Aber: Bei der Umsetzung hat sie’s dann doch in sich.

Wie immer in unseren Blogbeiträgen möchten wir daher sehr praktisch und konkret werden, wenn es um Einsatzmöglichkeiten, Herausforderungen, Tipps & Tricks rund um den Einsatz in öffentlichen Verwaltungen geht. Und auch unsere mittlerweile fast 10-jährige eigene Erfahrung mit dem Kanban-Board einfließen lassen.

Ja, dadurch ist der Beitrag wieder mal recht lang geworden. So lang, dass wir ihn in drei Beiträge aufteilen:

• Teil 1: Grundlagen und Einsatzmöglichkeiten
• Teil 2: Die praktische Arbeit mit dem Kanban-Board
• Teil 3: Die psychosoziale Seite von Kanban

Vorab der rote Faden, an dem wir uns entlanghangeln:
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Vor 3 Jahren veröffentlichten wir einen Blog-Beitrag zu „agilen Besprechungsmethoden“. Darin beschreiben wir, wie man durch gute Strukturierung einen förderlichen Rahmen schafft, so dass Teilnehmende sich aktiv beteiligen und Besprechungen effektiv und effizient verlaufen. Und somit am Ende beide – Thema und Teilnehmende – „gut bedient“ worden sind. In diesem Blogbeitrag hatten wir auch beispielhaft einige Besprechungsmethoden vorgestellt.

Den Faden möchten wir heute aufgreifen und zwei  weitere solcher agiler Besprechungsmethoden vorstellen. Dabei nehmen wir uns diesmal komplexere, mehrschrittige Methoden vor. Die sind nicht von uns neu erfunden, man findet sie schon auch an anderen Stellen im Web. Aber oft so kurz vorgestellt, dass sich das Vorgehen nicht unbedingt klar erschließt. Oder die Beschreibung hört auf, wo es „kniffelig“ wird.

Wir möchten in diesem Blogbeitrag

• ausgewählte agile Besprechungs-Methoden (die „WADE-Matrix: Retrospektive von der Rückschau zum Handeln“ und „Think-Pair-Share: fokussiert Ideen zusammentragen und verdichten “) in ihren Schritten gut nachvollziehbar und „nach-machbar“ darstellen,
• sie anschaulich visualisieren und
• gezielt auf mögliche Tücken in der Durchführung hinweisen.

Damit Sie sich sicher fühlen, auch wenn Sie eine dieser komplexeren Methoden zum ersten Mal durchführen.

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