Aus der Werkstatt in den Alltag: Wie aus guten Vorsätzen tatsächlich Veränderung entsteht

Ski-Spuren

Wow – war das ein ertragreicher Workshop! Die Köpfe heiß geredet, gemeinsam so mancher Tücke auf die Spur gekommen, viele gute Ideen, wie es besser werden kann. Ideen, die alle so vernünftig finden. Eine schnelle To-Do-Liste zum Abschluss. Ab morgen werden wir …

Und dann folgt das, was Brecht die „Mühsal der Ebene“[1]  genannt hat. Das Neue muss „nur noch“ umgesetzt werden, muss seinen Platz finden inmitten der gut gespurten Alltagsbahnen, muss sich durchsetzen gegen eingespielte Verfahrensweisen, gegen Stress, …

Wie kann es gehen, neue Gewohnheiten zu etablieren?

So ganz leicht wird es meistens nicht. Vor allem, wenn ein Team nicht etwas ganz Neues etabliert, sondern alte Gewohnheiten verändern will. Gleich neben einer alt-eingefahrenen Loipe etwas Neues zu spuren, ist oft viel schwieriger, als einen neuen Weg in unberührtem Gelände anzulegen. Und beim Befahren der noch zarten neuen Loipe rutscht man dann gern ab in die alte …

Aber man kann sich selbst dabei helfen, sich mit Augenzwinkern ein wenig austricksen, Brücken bauen und ideenreich dagegenhalten, wenn die Macht der Gewohnheit sich wieder breitmacht und die neuen Ideen aus dem Wege schieben will.

In diesem Blogbeitrag haben wir gesammelt, was uns selbst geholfen hat und was wir von anderen gehört und gelernt haben. Voilà: Die Kiste mit den kleinen Werkzeugen, wenn man für sich oder im Team neue Wege bahnen will.

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Fortschritt, ohne um Erlaubnis zu fragen: Das Verschwörhaus in Ulm

Im Jahre 1397 wurde in Ulm mit dem Großen Schwörbrief ein Streit zwischen Patriziern und Zünften um die Machtverhältnisse im Stadtparlament beigelegt. Das prächtige Schwörhaus erinnert an die Geschichte. Mehr als 700 Jahre später ist das nahe gelegene Verschwörhaus auf der Suche nach einer anderen Geschichte, einer neuen Erzählung. Einer, die dabei unterstützen soll, nicht nur die Stadt Ulm „zappelnd und schreiend ins 21. Jahrhundert zu bringen“. Dieses Zitat stammt von Stefan Kaufmann, dem „Halbleiter“ (haha) des Verschwörhauses, der in einem Interview einige kluge Gedanken mit uns geteilt hat.

Stefan Kaufmann - Vortrag beim "Verschwörlärm 2018"

Stefan Kaufmann, Bild von Matti Blume, CC BY-SA 4.0, via Wikimedia Commons

In diesem Blog-Beitrag geht es um …

  • das Verschwörhaus, das einen städtischen Ort für „Innovation ohne Erlaubnis“ bietet (und das nicht nur für digitale Themen),
  • Chancen und Schmerzen einer Mittlerrolle zwischen Verwaltung und Zivilgesellschaft,
  • Abwasserkanäle, die niemand mit Schleifchen und Schere einweihen möchte, und
  • Verwirrung, aber auf einem höheren Niveau.

Beitragsbild: Open Knowledge Foundation Deutschland, CC BY 2.0, via Wikimedia Commons

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Gruß aus der Laborküche #2

Ein gutes halbes Jahr ist es her, dass wir zum ersten Mal aus der Verwaltungsrebellen-Labor-Küche gewinkt haben (Gruß aus der Laborküche #1). Die Rahmenbedingungen für persönliche Treffen haben sich leider seitdem nicht geändert, aber wir haben uns einfach nicht davon abhalten lassen, weiterzustricken an unserem Auftrag: Innovative, neugierige und experimentierfreudige Verwaltungskolleg:innen zu vernetzen, ihnen einen Rahmen für gemeinsames Tun bereitzustellen und die Erfahrungen zu verbreiten, damit auch die, die nicht bei den Veranstaltungen dabei waren, trotzdem was davon haben. Dabei jonglierten wir in den letzten Monaten meist beschwingt, manchmal aber auch mit Schnappatmung mit all den Bällen, die wir fröhlich und angestachelt von so vielen anregenden Begegnungen in die Luft geworfen hatten.

Hier also nun Teil 2 des Fortsetzungsromans.

Vieles von dem, was wir tun, eignet sich übrigens auch, um innerhalb einer Verwaltung einen „Kulturwandel von unten“ anzuregen und zu unterstützen. Lassen Sie also beim Lesen gern einen zweiten Film mitlaufen: Was von dem, was wir berichten, ließe sich auch auf Ihre Verwaltung übertragen? Das gilt sowohl mit Blick auf die Formate, mit denen wir experimentieren, als auch für die Knackpunkte und Herausforderungen, denen wir dabei begegnen.

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Retro-Torte in fünf Schichten – ein Grundrezept für die agile „Retrospektive“

Gastbeitrag von Corinna Höffner (Institut für Public Management, FOM Hochschule, Essen)

Die Corona-Krise fordert schnelles und agiles Handeln: Pandemiepläne müssen überarbeitet, Testkapazitäten und Impfstoff bereitgestellt und Corona-Schutzverordnungen umgesetzt werden. Die neuen Aufgaben haben dabei Einfluss auf die Zusammenarbeit, Arbeitsweisen und -strukturen: Mobiles Arbeiten steht auf der Tagesordnung, neue digitale Kommunikationswege werden eingeführt, Führung auf Distanz wird zur Normalität. Doch bevor die neuen Arbeitsweisen in die Normalität übergehen, muss deren Erfolg überprüft werden. Was hat sich (nicht) bewährt?

Doch nicht nur während der Corona-Krise, sondern auch nach bestimmten Arbeits- und Projektphasen ist es notwendig, die Arbeitserfahrungen der Beschäftigten zu reflektieren und eine „Bestandsaufnahme“ zu machen, um anschließend das weitere Vorgehen des Teams und konkrete ToDos zu bestimmen. Aber wie?

Mit Hilfe einer „Retrospektive“ können Sie vor allem (neue) Arbeitsweisen und die damit gemachten Erfahrungen systematisch reflektieren, aber bei Bedarf auch erzielte Arbeitsergebnisse betrachten, und damit Verbesserungspotenziale der Kooperation im Team und bei den Arbeitsprozessen entdecken. Eine Retrospektive ist also eine höchst empfehlenswerte Phase des agilen Arbeitens, bei der aus einer systematischen Rückschau Schlussfolgerungen abgeleitet werden. Es gibt inzwischen sehr viele methodische Varianten, eine solche Retrospektive zu gestalten. Ich möchte Ihnen in diesem Blogartikel eine Methode vorstellen, die eine Art „Grundrezept“ für Retrospektiven darstellt und mit der man sehr gut starten kann.

Welche Zutaten Sie zum Gelingen der Methode brauchen und wie der Ablauf funktioniert, erfahren Sie in unserem Backrezept zur „Retro-Torte“. Viel Spaß beim Nachmachen!

… und zum Dessert gibt’s zwei kurze Einblicke in Praxis-Erprobungen!

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Verwaltungsrebellen-Meetups – Eine Anleitung und Einladung zum Ausprobieren (3/4)

Gruppenbild virtuelles Meetup

Teil 3: Ablauf und Methode der Meetups

So, jetzt aber. Nach Teil 1 (Sinn und Idee solcher Vernetzungstreffen) und Teil 2 (rund um eine gute Vorbereitung) tauchen wir nun in die eigentliche Veranstaltung ein.

Für die Meetups nutzen wir eine Mischung aus der Barcamp– und Lean Coffee-Methode. Zusätzlich nehmen wir uns im letzten Teil der Veranstaltung Zeit, um Anknüpfungspunkte zu vereinbaren, mit denen Ideen aus den Meetups (gemeinsam) weiterverfolgt werden können.

Die Treffen laufen nach einer recht gleichbleibenden Struktur ab. Das folgt der Idee der agilen Rituale: Die einzelnen Schritte spielen sich mit der Zeit mehr und mehr ein, so dass wir uns auf die Inhalte konzentrieren können. „Timeboxing“ sichert ab, dass wir die Zeitdauer einhalten und wir die gemeinsame Zeit fokussiert nutzen.

Trotzdem entwickeln wir das Format ständig weiter. Aus jedem Meetup gehen wir mit neuen Lessons Learned, aus denen wir Veränderungen für’s nächste Mal ableiten. Der hier dargestellte Ablauf ist also auch als „work in progress“ zu verstehen: Weiterlesen

Verwaltungsrebellen-Meetups – Eine Anleitung und Einladung zum Ausprobieren (2/4)

Teil 2: Alles rund um die Vorbereitung

Der letzte Blog-Beitrag war der Auftakt zu einer kleinen Blog-Reihe, in der wir unsere Erfahrungen rund um die Verwaltungsrebellen-Meetups teilen. Damit möchten wir es Ihnen leicht machen, ein solches Format einfach mal selbst auszuprobieren. Gleichzeitig enthalten die Beiträge einen Haufen Tipps und Tricks, die Sie auch für andere (agile) Workshops und (virtuelle) Besprechungen nutzen können.

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Verwaltungsrebellen-Meetups – Eine Anleitung und Einladung zum Ausprobieren (1/4)

Gruppenbild Meetup

Teil 1: Überblick und: Wozu ein solches Vernetzungsformat?

„Silos aufbrechen“, „Neue Arbeit“, „Kulturwandel“, „Zusammenarbeit auf Augenhöhe“, „agile Methoden“ – alles Schlagworte, die durch die Behördengänge spuken. Aber wie kann das in der Praxis aussehen? Bei den Verwaltungsrebellen-Meetups kommen all diese Aspekte zusammen und werden mit Leben gefüllt. Nicht als theoretische Impulse, sondern als „learning by doing“.

Nächste Woche findet unser 8. Meetup statt. Auch wenn noch nicht alles 100%ig rund läuft (und wahrscheinlich nie laufen wird… 😊), denken wir, dass nun ein guter Zeitpunkt ist, um unsere Erfahrungen zu teilen. Und das machen wir sehr konkret. Denn wir möchten auch zum „Kopieren“ einladen. Ein solches Vernetzungsformat eignet sich nämlich nicht nur dafür, veränderungswillige Menschen aus unterschiedlichen Verwaltungen zusammenzubringen. Sie können damit auch Vernetzung, Austausch und gemeinsames Lernen und Experimentieren innerhalb einer Verwaltung oder in Ihrem eigenen Fachbereich fördern.

Diese detaillierte Anleitung, mit der andere solche „agilen Mitmachtreffen“ übernehmen können, ist auch ein Ansatz der Verstetigung der Initiative Verwaltungsrebellen. Denn unsere offenen Meetups alle zwei Monate reichen längst nicht aus, um den Bedarf nach Vernetzung und Austausch zu decken. Zudem bekommen wir immer häufiger auch Anfragen aus Verwaltungen außerhalb der Region Rhein-Ruhr. Daher möchten wir Menschen in Verwaltungen ermutigen und unterstützen, ein solches Format einfach mal selbst auszuprobieren. Und wir freuen uns, wenn daraus wiederum Ideen und Rückmeldungen resultieren, mit denen wir gemeinsam die Meetups weiterentwickeln können.

Übrigens: Viele der Erfahrungen und Tipps lassen sich auch auf andere (agile) Workshops und (virtuelle) Besprechungen übertragen!

Ein Hinweis vorweg: Das Gruppenbild oben stammt vom Meetup im September 2020. Derzeit finden die Treffen ausschließlich virtuell statt. Wir werden in der Anleitung sowohl auf die Präsenz- als auch Online-Durchführung eingehen.

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„Check-In um 11“ – Kurz-Workshops der Kreisverwaltung Wesel rund um Herausforderungen in Corona-Zeiten

Titelfolie zum "Check-In um 11"

Einiges hatte sich ja eingespielt nach den ersten Corona-Monaten. Aber der aktuelle Lockdown wirbelt vieles doch noch mal heftig durcheinander. Viele Verwaltungsmitarbeitende üben sich im Dauer-Jonglieren, natürlich nicht ganz freiwillig: Büro – Homeoffice – Homeschooling – …-. Oft am Rand der Überforderung. Und trotzdem hoch engagiert, alles gewuppt zu bekommen.

„Wie können wir da unterstützen?“ fragte sich der Fachdienst Personalentwicklung in der Kreisverwaltung Wesel. Nicht abgehoben, abstrakt, sondern ganz pragmatisch und alltagsnah, mit schnellen Impulsen, kleinen, pfiffigen Lösungen, nicht perfekt, aber entlastend. Auch Raum für den Austausch untereinander sollte es geben.

Dass dann recht schnell genau solch ein Angebot zustande kam, ist Annika Landgraeber zu verdanken, die die Idee der „Mini-Workshops“ zu je einem Impuls-Thema hatte: Alle 14 Tage donnerstags, online, 1 Stunde kurz vor der Mittagszeit: „Check-In um 11“ eben.

Weil die ersten Workshops so gut angekommen sind, haben wir neugierig nachgefragt: Um welche Themen es geht, wie sie die Workshops gestaltet und wie das Angebot von den Mitarbeitenden angenommen wird.

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Rebellen-Shirts & Co. und eine Bastelvorlage für ein Kanban-Büchlein: Geschenkideen für Verwaltungsrebell*innen :-)

Hohoho! Oder auch: Ups, Weihnachten steht vor der Tür! Ihr sucht noch ein Geschenk für eine rebellische Kollegin, einen mutigen Kollegen, für nette Menschen im Freundes- oder Familienkreis, die in der Verwaltung ihr Unwesen treiben – oder für euch selbst? Dann haben wir hier ein paar Tipps für euch! Je nach Präferenz gibt’s etwas Gekauftes oder etwas Selbstgemachtes. 😊

1. Verwaltungsrebellen-Shirts & mehr für alle!

Immer wieder wurden wir auf unsere T-Shirts angesprochen und gefragt, wo man sie kaufen kann. Nun haben wir einfach Nägel mit Köpfen gemacht und einen kleinen Verwaltungsrebellen-Laden eingerichtet (als Non-profit-Shop – wir verdienen nichts daran und ihr spart so die Provision).

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Das ‚Netzwerk agile Verwaltung‘: “Warum? Weil es einfach Spaß macht, gemeinsam was zu bewegen!“

Stadt Bochum, Emschergenossenschaft/Lippeverband, Stadt Duisburg, Ruhrverband, Stadt Essen …. und knapp 20 weitere Verwaltungen, Verbände und städtische Gesellschaften im Ruhrgebiet: Stadtgrenzen, Organisationsgrenzen spielen keine Rolle, wenn es in den Organisationen Mitarbeitende gibt, die zusammenarbeiten wollen. Diese Verwaltungsrebell*innen haben sich selbst damit beauftragt, gemeinsam frischen Wind in die Verwaltung zu bringen. So ist das „Netzwerk agile Verwaltung“ entstanden.

Vom 23. bis 26. November veranstaltet das Netzwerk nun bereits das 3. Forum „Agil in die Zukunft“ – dieses Mal als Online-Konferenz. Mit bewährten Formaten wie dem „Schwarzmarkt des Wissens“ und dem Praxislabor. Aber auch mit neuen Formaten wie den „Kreativ-Sessions“, dem „Agilen Morgenkaffee“ und „Wellbeing-Sessions“. Ein breites Angebot, aus dem man sich ein individuelles Programm zusammenbauen kann (dazu gleich mehr).

Einladend und lebendig hatten wir das Netzwerk auch schon bei ihrem zweiten Forum im Februar 2020 erlebt: authentisch, nicht hochglanzgebügelt, sondern praxisnah, mit viel Witz und viel Ernsthaftigkeit zugleich. Nun wollten wir genauer wissen, wie das Netzwerk entstanden ist, was dort gerade passiert und wie man mitmachen kann, und haben uns mit drei Vertreter*innen aus dem Koordinierungskreis per Videokonferenz „getroffen“.

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