Mediengestützte Zusammenarbeit in der Verwaltung – Teil 1: Orientierung im Tool-Dschungel

Hach, was waren das noch für Zeiten… Damals. Also vor ein paar Wochen. Als das Thema Homeoffice längst auf dem Tisch lag, aber Verwaltungen sich noch sorgfältige Gedanken darüber machen konnten – ob und warum und für wen und in welchem Umfang und mit welchen technischen Lösungen und wie genau das denn bloß alles funktionieren soll. Und dann war es plötzlich da, das Thema „virtuelle Zusammenarbeit“. Überall und sofort. In der Corona-Krise führt von heute auf morgen kein Weg mehr daran vorbei. Wer selbst noch (zeitweise) im Büro arbeitet, hat zumindest Kolleg*innen, die im Homeoffice sitzen.

Wie schön, dass Sie mit diesem Thema nicht allein sind. Im Moment häufen sich im Netz hilfreiche Tool- und Best Practice-Sammlungen und Unterstützungsangebote. Sollen wir da überhaupt noch „eins draufsetzen“? Andererseits sind wir als Beraterinnen zwischen Mensch, IT und Organisation schon seit vielen Jahren in dem Themenfeld „Führung und Zusammenarbeit auf Distanz“ unterwegs[1]. Und als „Remote Work Natives“ haben wir auch viele eigene Erfahrungen gemacht, die wir gern weitergeben.

Unser Beitrag soll nun sein: Keine weitere Tool-Sammlung (da nennen wir nur einige Beispiele und verweisen unten lieber auf andere, die bereits einiges zusammengetragen haben). Stattdessen bringen wir bringen etwas Struktur in das weite Feld der Medien und helfen Ihnen, eine Schneise in den Dschungel der Möglichkeiten zu schneiden,

  • wenn Sie Ihre gewohnte Arbeit im Team nun räumlich / zeitlich verteilt erledigen;
  • wenn Sie als neues (Krisenbewältigungs-)Team Ihre Zusammenarbeit wegen der Shutdown-Regeln vom Start weg räumlich verteilt aufbauen.

In einem weiteren Beitrag schieben wir nächste Woche noch Tipps und Tricks zur mediengestützten Zusammenarbeit nach (weil die technische Lösung allein eben noch nicht die Lösung ist).

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Verwaltung im Krisenmodus – Respekt! Claus Arndt (Stadt Moers) über den Corona-Government-Effekt

In diesen Zeiten passte es einfach nicht für uns, einen „normalen“ nächsten Beitrag für den Verwaltungsrebellen-Blog zu schreiben. Unsere Idee stattdessen: Wir lassen die Verwaltung selbst sprechen, wie sie mit dieser absolut neuen, bedrohlichen und herausfordernden Situation umgeht.

Und da fiel uns Claus Arndt ein, Beigeordneter der Stadt Moers: Wir kennen ihn als kreativen Macher, der zudem sehr viele Fachbereiche in seinem Verantwortungsbereich vereint, auf die es jetzt gerade besonders ankommt: Ordnung und Bürgerservice, Personal, Orga und IT, Soziales, Senioren und Wohnen, Jugend, Schule und Sport.

Wir haben ihn um einen Einblick gebeten: Was ist gerade in der Verwaltung intern los? Wie organisiert sich die Verwaltung, wie geht sie mit ihren normalen und den aktuellen besonderen Aufgaben um, wie mit der gesundheitlichen Bedrohungslage für die Mitarbeitenden? Und was können Verwaltungen aus der Krise mitnehmen für die Zeit nach der Krise?

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Agile Besprechungsmethoden: „Lasst uns auf den Punkt kommen!“

Arbeitskreise, Entscheidungsgremien, Teambesprechungen, Projektgruppentreffen, Kundenworkshops, … – Besprechungen nehmen einen nicht unbeträchtlichen Anteil des Arbeitslebens ein. Leider bergen sie auch ein nicht unbeträchtliches Potential für Klagen: zu lang, ausufernd, nicht zielführend, Arena für Selbstdarsteller, betriebswirtschaftlich gesehen: Geld verbrennen … Dabei mangelt es meist gar nicht am gutem Willen derer, die die Besprechung moderieren (sollen) – wohl aber oft am Handwerkszeug, um die mehr oder weniger „bunte Truppe“, die da diskutieren, beraten und entscheiden soll, gut durch diesen Prozess zu lotsen.

Agile Besprechungsmethoden helfen, die gemeinsame Besprechungszeit gut zu nutzen, die Beteiligten zu aktivieren und dafür zu sorgen, dass alle lebendig bei der Sache sind und abschließend zufrieden auf das Ergebnis schauen. Weiterlesen

Psst, Verwaltungsrebellen: Meetup am 11.02.20 in Essen – schnell noch anmelden!

Die wichtigsten Eckdaten zur Veranstaltung vorab:

WAS: Verwaltungsrebellen-Meetup
WANN
: 11. Februar 2020, 17-19 Uhr
WO: Unperfekthaus (Friedrich-Ebert-Straße 18-26 in Essen)
KOSTEN: keine, vor Ort 7,90 € Eintritt für das Unperfekthaus (inkl. Getränke-Flat)
Anmelden könnt ihr euch hier (am besten flott, die Teilnehmerzahl ist auf 16 begrenzt):
Link zur Anmeldung bei Eventbrite

Und nu mal langsam und in Ruhe:

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Agiles Projektmanagement in der Verwaltung?! Teil 2: Das „eRew“-Team der Stadt Lünen zeigt, wie’s gehen kann

Im Mai 2018 bekam Nicole Niermöller den Auftrag, mit einem Projektteam den elektronischen Rechnungseingangsworkflow bei der Stadtverwaltung Lünen einzuführen. Zu der Zeit hatte sie gerade ein Scrum-Seminar besucht und war „angefixt“ von der Frage, ob und wie so etwas in der Verwaltung funktionieren könnte: „Ich hatte selbst nicht so richtig die Idee, wie man das in Verwaltungen hinkriegen kann, aber ich dachte: Vielleicht kann man das einfach mal ausprobieren.“ Beim ersten Projektgruppentreffen stellte sie der Runde Scrum vor und stieß auf offene Ohren: „Yo, lasst es uns einfach versuchen!“

Was es seitdem erlebt hat, hat das Projektteam „eRew“ in einem Interview mit uns geteilt. Überall dort, wo dieses Team auftaucht, scheint ein Funke überzuspringen, den es nach außen hin gar nicht „agil“ oder „Scrum“ nennt, der aber den agilen Spirit spürbar macht. Auch wir haben diesen Funken zu spüren bekommen und hoffen, dass wir über diesen Blog-Beitrag ein bisschen davon weitergeben können. Weiterlesen

Agiles Projektmanagement in der Verwaltung?! Teil 1: Einführung zu „Scrum“

Bildquelle: „Gedränge im 7-er Frauen-Rugby“ von JuTa [CC BY-SA 3.0]

Wenn von „agil“ die Rede ist, ist „Scrum“ oft nicht weit. Gemeint ist damit ein Vorgehensmodell für Projektmanagement nach agilen Prinzipien. Doch Scrum ist aus unserer Sicht noch mehr. In 20 Minuten erklärt, gibt es einen guten Eindruck davon, was es bedeutet, agil zusammenzuarbeiten. Die Kultur und die Prinzipien von Scrum lassen sich auch jenseits von Projekten anwenden.

Wir freuen uns schon darauf, über das Interview zu berichten, das wir in der letzten Woche mit dem „EREW“-Team der Stadt Lünen geführt haben. Das Projektteam hat den elektronischen Rechnungseingangsworkflow in der Stadtverwaltung eingeführt und sich dabei an Scrum orientiert. Bevor wir mit diesem Praxisbeispiel zeigen, wie Scrum in Verwaltungen funktionieren kann, möchten wir in diesem Beitrag zunächst ein paar Grundlagen vermitteln: Wer oder was ist „Scrum“? Und was ist bloß dran an diesem Konzept, dass es den Weg von der Softwareentwicklung bis hinein in die Verwaltungen gefunden hat? Dabei wollen wir auch die vielen denglischen BEGRIFFE aufdröseln, die zunächst etwas befremdlich wirken (unten rot hervorgehoben, zum schnellen Nachschlagen). Und wir wollen immer auch einen ersten Transfer auf Verwaltungen vornehmen (im Text blau formatiert): Wo stößt Scrum hier an Grenzen? Welche Elemente lassen sich dennoch übertragen? Und wie könnte man die Methode anpassen, damit sie auch in Verwaltungen funktioniert?   Weiterlesen

Wer hat Lust, eine kreative Rebellion der Verwaltung anzuzetteln?

Ein zugegebenermaßen kurzfristiger, aber sehr spannender Veranstaltungstipp für alle, die bei einer kreativen Rebellion der Verwaltung mitmischen wollen: In der nächsten Woche findet in Mönchengladbach das InnovationCamp ANZETTELN statt, bei dem Querdenker*innen und Andersmacher*innen aus Verwaltung und Kreativwirtschaft gemeinsam kreative Lösungen zu ganz realen Herausforderungen der Stadtverwaltungen Mönchengladbach, Heidelberg, Hannover und Lemgo entwickeln.

Wir sind am Donnerstag in Berlin (Achtung, Spoiler: beim Workshop zum Förderprogramm „Regionale Open Government Labore“ – dazu demnächst mehr :-)), aber am Freitag werden auch wir die Ärmel hochkrempeln und beim ANZETTELN mitwirken! Freuen uns schon sehr, dort auf andere Verwaltungsrebellen zu treffen!

Hier die Einladung des Kompetenzzentrums Kultur- und Kreativwirtschaft des Bundes mit weiteren Infos:

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Fehlerkultur: ist wichtig, klar – aber wie?

Fehler gehören zum Alltag einer Verwaltung wie jeder Organisation. „Nur wo nicht gearbeitet wird, passieren keine Fehler“, heißt es zu Recht.
Organisationen sind darauf angewiesen, dass Mitarbeitende auch in nicht immer berechenbaren Situationen beherzt und eigenverantwortlich ihre Arbeit machen. Dabei können natürlich auch Fehler entstehen: Weil man etwas Neues ausprobiert, etwas übersieht, falsch einschätzt, denkt „das geht auch einfacher“, unter Zeitdruck eine Kontrollschleife auslässt, noch nicht genug Erfahrung mit kniffligen Details hat, … Und wenn Umgebungsbedingungen sich immer wieder verändern, kommen Fehler auch in Abläufen vor, die eigentlich klar sind.
Fehler zu machen, ist immer mit Scham oder mit Sorge verbunden. Wenn diese Gefühle durch den Umgang mit Fehlern v.a. seitens der Führungskräfte noch verstärkt werden, fördert das die Tendenz, beim nächsten Mal lieber gar kein Risiko einzugehen. Verunsicherte Mitarbeitende, die jedes Risiko scheuen und sich immer absichern, werden aber in zukunfts-orientierten Organisationen nicht gebraucht.

Ein „guter Umgang mit Fehlern“, eine „konstruktive Fehlerkultur“, „fehlerfreundliches Handeln“ sind deshalb schnell gefordert – aber wie kommt man dahin?

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Verwaltungsrebellen beim Creative Bureaucracy Festival (Berlin) und im Unperfekthaus (Essen)

Nun gibt’s recht kurzfristig gleich zwei Zusammentreffen von Verwaltungsrebellen, zu denen wir euch ganz herzlich einladen:

1. Unsere “Auftritte” beim Creative Bureaucracy Festival in Berlin

Am kommenden Freitag und Samstag (20./21.09.2019) findet in Berlin zum 2. Mal das Creative Bureaucracy Festival statt. Da sind wir natürlich auch mit dabei und haben gleich 2x die Möglichkeit, unsere Initiative vorzustellen:

Zunächst skizzieren wir bei den Ideensprints am Samstag (11 Uhr, Raum H) unsere Ideen zu einer Veränderung der Verwaltungskultur. Und dann werden wir am gleichen Tag um 16 Uhr in Raum J noch den folgenden Workshop gestalten:

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Wir machen Stadt!

Nach zwei inspirierenden Tagen beim Camp #1 der Stadtmacher Akademie sitze ich im Zug von Berlin zurück nach Essen. In meinem Kopf viele Ideen, die ich gern mit euch Verwaltungsrebell*innen teilen möchte – bevor ich nächste Woche wieder keine Zeit dafür habe (Zeit – auch so ein Thema – dazu später mehr).

In diesem Beitrag geht es um’s Stadtmachen. Und um Ideen für neue Formen der Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Zivilgesellschaft (sozusagen „Beteiligung, Level 2“). Und darum, wie es weitergehen könnte mit den Verwaltungsrebellen.

(außerdem findet ihr hier zahlreiche Links zu Beispielen rund um’s Stadtmachen und um neue Formen der Partizipation)

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