Agiles Projektmanagement in der Verwaltung?! Teil 1: Einführung zu „Scrum“

Bildquelle: „Gedränge im 7-er Frauen-Rugby“ von JuTa [CC BY-SA 3.0]

Wenn von „agil“ die Rede ist, ist „Scrum“ oft nicht weit. Gemeint ist damit ein Vorgehensmodell für Projektmanagement nach agilen Prinzipien. Doch Scrum ist aus unserer Sicht noch mehr. In 20 Minuten erklärt, gibt es einen guten Eindruck davon, was es bedeutet, agil zusammenzuarbeiten. Die Kultur und die Prinzipien von Scrum lassen sich auch jenseits von Projekten anwenden.

Wir freuen uns schon darauf, über das Interview zu berichten, das wir in der letzten Woche mit dem „EREW“-Team der Stadt Lünen geführt haben. Das Projektteam hat den elektronischen Rechnungseingangsworkflow in der Stadtverwaltung eingeführt und sich dabei an Scrum orientiert. Bevor wir mit diesem Praxisbeispiel zeigen, wie Scrum in Verwaltungen funktionieren kann, möchten wir in diesem Beitrag zunächst ein paar Grundlagen vermitteln: Wer oder was ist „Scrum“? Und was ist bloß dran an diesem Konzept, dass es den Weg von der Softwareentwicklung bis hinein in die Verwaltungen gefunden hat? Dabei wollen wir auch die vielen denglischen BEGRIFFE aufdröseln, die zunächst etwas befremdlich wirken (unten rot hervorgehoben, zum schnellen Nachschlagen). Und wir wollen immer auch einen ersten Transfer auf Verwaltungen vornehmen (im Text blau formatiert): Wo stößt Scrum hier an Grenzen? Welche Elemente lassen sich dennoch übertragen? Und wie könnte man die Methode anpassen, damit sie auch in Verwaltungen funktioniert?   Weiterlesen

Wer hat Lust, eine kreative Rebellion der Verwaltung anzuzetteln?

Ein zugegebenermaßen kurzfristiger, aber sehr spannender Veranstaltungstipp für alle, die bei einer kreativen Rebellion der Verwaltung mitmischen wollen: In der nächsten Woche findet in Mönchengladbach das InnovationCamp ANZETTELN statt, bei dem Querdenker*innen und Andersmacher*innen aus Verwaltung und Kreativwirtschaft gemeinsam kreative Lösungen zu ganz realen Herausforderungen der Stadtverwaltungen Mönchengladbach, Heidelberg, Hannover und Lemgo entwickeln.

Wir sind am Donnerstag in Berlin (Achtung, Spoiler: beim Workshop zum Förderprogramm „Regionale Open Government Labore“ – dazu demnächst mehr :-)), aber am Freitag werden auch wir die Ärmel hochkrempeln und beim ANZETTELN mitwirken! Freuen uns schon sehr, dort auf andere Verwaltungsrebellen zu treffen!

Hier die Einladung des Kompetenzzentrums Kultur- und Kreativwirtschaft des Bundes mit weiteren Infos:

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Fehlerkultur: ist wichtig, klar – aber wie?

Fehler gehören zum Alltag einer Verwaltung wie jeder Organisation. „Nur wo nicht gearbeitet wird, passieren keine Fehler“, heißt es zu Recht.
Organisationen sind darauf angewiesen, dass Mitarbeitende auch in nicht immer berechenbaren Situationen beherzt und eigenverantwortlich ihre Arbeit machen. Dabei können natürlich auch Fehler entstehen: Weil man etwas Neues ausprobiert, etwas übersieht, falsch einschätzt, denkt „das geht auch einfacher“, unter Zeitdruck eine Kontrollschleife auslässt, noch nicht genug Erfahrung mit kniffligen Details hat, … Und wenn Umgebungsbedingungen sich immer wieder verändern, kommen Fehler auch in Abläufen vor, die eigentlich klar sind.
Fehler zu machen, ist immer mit Scham oder mit Sorge verbunden. Wenn diese Gefühle durch den Umgang mit Fehlern v.a. seitens der Führungskräfte noch verstärkt werden, fördert das die Tendenz, beim nächsten Mal lieber gar kein Risiko einzugehen. Verunsicherte Mitarbeitende, die jedes Risiko scheuen und sich immer absichern, werden aber in zukunfts-orientierten Organisationen nicht gebraucht.

Ein „guter Umgang mit Fehlern“, eine „konstruktive Fehlerkultur“, „fehlerfreundliches Handeln“ sind deshalb schnell gefordert – aber wie kommt man dahin?

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Verwaltungsrebellen beim Creative Bureaucracy Festival (Berlin) und im Unperfekthaus (Essen)

Nun gibt’s recht kurzfristig gleich zwei Zusammentreffen von Verwaltungsrebellen, zu denen wir euch ganz herzlich einladen:

1. Unsere “Auftritte” beim Creative Bureaucracy Festival in Berlin

Am kommenden Freitag und Samstag (20./21.09.2019) findet in Berlin zum 2. Mal das Creative Bureaucracy Festival statt. Da sind wir natürlich auch mit dabei und haben gleich 2x die Möglichkeit, unsere Initiative vorzustellen:

Zunächst skizzieren wir bei den Ideensprints am Samstag (11 Uhr, Raum H) unsere Ideen zu einer Veränderung der Verwaltungskultur. Und dann werden wir am gleichen Tag um 16 Uhr in Raum J noch den folgenden Workshop gestalten:

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Wir machen Stadt!

Nach zwei inspirierenden Tagen beim Camp #1 der Stadtmacher Akademie sitze ich im Zug von Berlin zurück nach Essen. In meinem Kopf viele Ideen, die ich gern mit euch Verwaltungsrebell*innen teilen möchte – bevor ich nächste Woche wieder keine Zeit dafür habe (Zeit – auch so ein Thema – dazu später mehr).

In diesem Beitrag geht es um’s Stadtmachen. Und um Ideen für neue Formen der Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Zivilgesellschaft (sozusagen „Beteiligung, Level 2“). Und darum, wie es weitergehen könnte mit den Verwaltungsrebellen.

(außerdem findet ihr hier zahlreiche Links zu Beispielen rund um’s Stadtmachen und um neue Formen der Partizipation)

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Innovation meets Konfetti-Kanone: Ein Besuch beim GovLab Arnsberg

Ein „Innovationslabor“ – ausgerechnet in einer Bezirksregierung?! In einer Behörde, der viele von außen eher noch mehr Neigung zur Bürokratie zuschreiben als anderen Verwaltungen? Passt das zusammen? „Ja, klar!“ sagen Nils Hoffmann, Antonia Steinhausen und Philipp Disselhoff vom GovLab der Bezirksregierung Arnsberg, die wir in dieser Woche besuchten. Sie sollten, hätten, würden, könnten, machen einfach. Und liefern ein Feuerwerk an Ideen und Aktionen, die ausgehend vom unkonventionell eingerichteten „Lab“ in der 10. Etage hoch über den Dächern von Arnsberg mehr und mehr das Haus durchdringen. Erstaunlich bodenständig und erfolgreich zugleich.

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Digitalisierung braucht Vernetzung! Ein Gespräch mit Jürgen Brings (Rhein-Kreis Neuss)

Netzwerrk-Struktur

Ein sprudelnder Ideen-Brunnen ist Jürgen Brings, „Chief Digital Officer“ des Rhein-Kreises Neuss. Ansteckend mit seiner Energie, seinen Ideen, seinem Tatendrang, seiner Experimentierfreude. „Einfach mal ausprobieren!“ zieht sich als roter Faden durch seinen Bericht über inzwischen 15 Monate in dieser Funktion – und eigentlich schon durch sein ganzes Berufsleben.
Und so denkt er sich immer wieder neue, kreative Wege aus, wie er Menschen zusammenbringen kann, um Aufgaben in der Kreisverwaltung noch besser zu lösen. Und wie sich neue Querstrukturen etablieren lassen, wo die bestehenden formalen Strukturen bisher zu wenig Berührungspunkte schaffen.
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„Working out loud“ meets „Scrum“ – Pilotkaninchen auf agiler Lernexpedition

Für unsere zweijährige Führungskräftequalifizierung „In Zukunft führen“ waren wir im letzten Jahr auf der Suche nach einer neuen Arbeitsform für eine „persönliche Lernherausforderung“. Die Teilnehmer*innen sollten die Möglichkeit bekommen, ein individuelles Lernziel konsequent zu verfolgen und umzusetzen – und dabei gleichzeitig eine selbstgesteuerte Arbeitsform kennenlernen, die für Verwaltungen noch ungewohnt ist. Wir haben uns die Frage gestellt, wie sich ein Konzept wie „Working out loud“ auf öffentliche Verwaltungen übertragen lässt und uns  dabei auch durch Scrum (agiles Projektmanagement) und die Idee der Experimentierräume inspirieren lassen. Herausgekommen ist „ALEx“ – die „Agile Lern-Expedition“. Die erste Pilotgruppe – oder um es mit den Worten einer Teilnehmerin auszudrücken: „Wir sind ja sozusagen die … Pilotkaninchen!“[1] – hat vor kurzem den Abschlussworkshop absolviert. Zeit für einen Rückblick auf die gesammelten Erfahrungen und einen Einblick in die Methode.

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Gemeinsam Probleme lösen in einer Stunde – mit der ViT-Methode

Vor einigen Jahren bekam ich den Auftrag ein Qualitätsmanagementseminar für Führungskräfte aus Kommunalverwaltungen durchzuführen. Spontane Reaktion: Puh, wie kriege ich Leben in dieses Thema, bei dem viele spontan an eher trockene Modelle wie ISO 9000 denken?! Bei Recherchen stieß ich dann in einem Buch auf die ViT-Methode. „ViT“ steht für „Verbesserungen im Team“ und ist eine Methode, mit der Teams Probleme lösen, Prozesse optimieren und ihre Zusammenarbeit verbessern können – und das in maximal 60 Minuten. Klingt zunächst zu einfach, um wahr zu sein, aber nachdem ich die Methode mittlerweile in verschiedenen Gruppen ausprobiert habe, muss ich sagen: Das funktioniert ziemlich gut!

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