Aufgaben managen mit dem Kanban-Board (Teil 1/3) – Grundlagen und Einsatzmöglichkeiten

5. September 2023
von Sabine Schwittek
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Abstrakte Illustration eines Kanban-Boards. Zwei Frauen stehen davor und arbeiten daran.

Immer wieder haben wir überlegt: Sollen wir wirklich noch einen Blogbeitrag zum Kanban-Board schreiben? Es gibt doch schon unzählige (Kurz-)Darstellungen dazu im Netz… Nun haben wir uns doch dazu entschieden. Denn: Die Methode Kanban-Board an sich ist total simpel und schnell erklärt. Aber: Bei der Umsetzung hat sie’s dann doch in sich.

Wie immer in unseren Blogbeiträgen möchten wir daher sehr praktisch und konkret werden, wenn es um Einsatzmöglichkeiten, Herausforderungen, Tipps & Tricks rund um den Einsatz in öffentlichen Verwaltungen geht. Und auch unsere mittlerweile fast 10-jährige eigene Erfahrung mit dem Kanban-Board einfließen lassen.

Ja, dadurch ist der Beitrag wieder mal recht lang geworden. So lang, dass wir ihn in drei Beiträge aufteilen. Daher vorab der rote Faden, an dem wir uns entlanghangeln:
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Mehr für Ihren Methodenkoffer: Agile Besprechungsmethoden 2

18. Juni 2023
von Dorothea Herrmann
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Koffer auf dem Gepäckträger eines Autos

Vor 3 Jahren veröffentlichten wir einen Blog-Beitrag zu „agilen Besprechungsmethoden“. Darin beschreiben wir, wie man durch gute Strukturierung einen förderlichen Rahmen schafft, so dass Teilnehmende sich aktiv beteiligen und Besprechungen effektiv und effizient verlaufen. Und somit am Ende beide – Thema und Teilnehmende – „gut bedient“ worden sind. In diesem Blogbeitrag hatten wir auch beispielhaft einige Besprechungsmethoden vorgestellt.

Den Faden möchten wir heute aufgreifen und zwei  weitere solcher agiler Besprechungsmethoden vorstellen. Dabei nehmen wir uns diesmal komplexere, mehrschrittige Methoden vor. Die sind nicht von uns neu erfunden, man findet sie schon auch an anderen Stellen im Web. Aber oft so kurz vorgestellt, dass sich das Vorgehen nicht unbedingt klar erschließt. Oder die Beschreibung hört auf, wo es „kniffelig“ wird.

Wir möchten in diesem Blogbeitrag

  • ausgewählte agile Besprechungs-Methoden (die „WADE-Matrix: Retrospektive von der Rückschau zum Handeln“ und „Think-Pair-Share: fokussiert Ideen zusammentragen und verdichten “) in ihren Schritten gut nachvollziehbar und „nach-machbar“ darstellen,
  • sie anschaulich visualisieren und
  • gezielt auf mögliche Tücken in der Durchführung hinweisen.

Damit Sie sich sicher fühlen, auch wenn Sie eine dieser komplexeren Methoden zum ersten Mal durchführen.

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Quo vadis OZG? Peter Adelskamp (CDO der Stadt Essen) über den ganz normalen Wahnsinn der Verwaltungsdigitalisierung

18. April 2023
von Sabine Schwittek
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Peter Adelskamps Interpretation von Munks "Der Schrei" - mit dem er einen kreativen Mitarbeiter-Wettbewerb gewonnen hat. Zu sehen ist Peter Adelskamp, der die Poste und Mimik des Schreis imitiert. Im Hintergrund eine selbstgemalte Landschaft mit einem Fluss und einer Brücke mit zwei Personen.

Digitalisierung der Verwaltung in Deutschland: Es ist ja nicht so, als würde es nicht vorangehen. Aber eben zu langsam, zu kompliziert, zu wenig nutzerorientiert. Sinnbildlich dafür steht das Onlinezugangsgesetz (OZG). „Das OZG ist erfolgreich gescheitert“, sagt Peter Adelskamp, Chief Digital Officer (CDO) der Stadt Essen. Da haken wir nach und möchten in diesem Beitrag der kommunalen Perspektive auf Digitalisierung und OZG Raum geben. Denn, so Adelskamp: „Wir sollen das OZG zwar in weiten Teilen umsetzen. Aber bei der Entwicklung des Gesetzes saßen die Kommunen nur am Katzentisch und wurden nicht so recht mitgedacht.“

In diesem Beitrag geht es darum, …

  • … wie die Stadt Essen an Digitalisierung und OZG herangeht,
  • … was das OZG gebracht hat und woran es hakt – mit Beispielen aus dem kommunalen Alltag, bei denen man nicht weiß, ob man lachen oder weinen soll,
  • … was Kommunen fordern und was das OZG 2.0 diesbezüglich bringt,
  • … wie man es schafft, nicht verrückt zu werden an der Aufgabe Verwaltungsdigitalisierung.

Quelle Beitragsbild: Peter Adelskamp (seine Interpretation von Edvard Munchs “Der Schrei” – mit dem er einen kreativen Mitarbeiter-Wettbewerb gewonnen hat).
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The Making of „Verwaltungsrebellen-Netz“: Unsere Erfahrungen – mögliche Impulse zum Aufbau eines Social Intranet

17. März 2023
von Dorothea Herrmann
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Ausschnitt aus der Zeitleiste der Entstehungsgeschichte des Verwaltungsrebellen-Netzes

Immer mehr Verwaltungen überlegen und planen, ihr bisheriges Intranet – meist im Wesentlichen eine Informationsplattform – zu einem „Social Intranet“ zu erweitern: Über die Bereitstellung nützlicher Informationen hinaus schnelle und direkte Kontaktaufnahme und Kommunikation quer durch die Fachbereiche zu ermöglichen („so leicht wie bei Whatsapp“), bereichsübergreifende Diskussionen und Wissensaustausch zu ermöglichen oder auch Arbeitsräume für Projekt- oder Arbeitsgruppen zur Verfügung zu stellen. Um „Silos“ zu überwinden, um hierarchieübergreifend unkompliziert in Austausch und gemeinsame Arbeit zu kommen.

Im Rahmen des Projekts „Verwaltungsrebellen-Labor“ (2020-22) haben wir eine verwaltungsübergreifende Vernetzungsplattform aufgebaut („Verwaltungsrebellen-Netz“ – inzwischen mit neuem Namen „RuDi” in Trägerschaft des RVR). Das ist etwas anderes als eine verwaltungsinterne Plattform, ganz klar. Aber wenn wir mit Verwaltungskolleg:innen darüber sprachen, wie wir vorgegangen sind, entstand immer wieder die Idee, dass etliches davon durchaus übertragbar sein könnte.

Und deshalb schreiben wir hier einfach mal einige Erfahrungen auf: Was aus unserer Sicht wichtig und ertragreich war. Als Angebot und mögliche Anregung für alle unter euch, die gerade die Idee „Social Intranet“ verfolgen. 5 Schlaglichter haben wir dazu herausgepickt.

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Damit gute Ideen auch tatsächlich umgesetzt werden! Die „Agile Lern-Expedition“ im Einsatz bei Gesundheit Berlin-Brandenburg e.V.

20. Januar 2023
von Dorothea Herrmann
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Eine Person, in einer Hand eine Kaffeetasse, in der anderen ein Schild mit der aufschrift "Wirt's schon?"

Ein spannendes Gespräch war’s: Dagmar Lettner und Amélie Bohlen gaben uns Einblick in den Verein “Gesundheit Berlin-Brandenburg e.V.” und das Projekt „MitWirkung – Perspektiven für Familien“.

Die Vision des Vereins ist die Verbesserung der gesundheitlichen Chancengleichheit. Hieran arbeiten die Kolleg*innen vor allem mit Fachkräften aus den Lebenswelten wie z. B. Kitas oder Familienzentren und vor allem auch der Verwaltung. Im Projekt „MitWirkung“ geht es aktuell darum, in Berlin gemeinsam mit der Senatsverwaltung Bildung, Jugend und Familie und den Fachkräften aus den Bezirken die Folgen von Kinder- und Familienarmut zu bekämpfen.

Fachkräfte zu sensibilisieren und zu vernetzen, ist ein guter erster Schritt, in der Zusammenarbeit entstehen viele gute Ideen und Ansätze. Doch zum „Bohren dicker Bretter“ helfen gute Ideen allein noch nicht – sie müssen auch konsequent in das eigene Handeln umgesetzt werden. Genau hier brachten die Kolleginnen von MitWirkung die Arbeitsform „Agile Lern-Expedition (ALEx)” ins Spiel: Das Format unterstützt durch eine klare Struktur und hilfreiche Materialien kollegiale Gruppen bei der Selbstorganisation und beim „Dranbleiben“. Damit gute Ideen und guter Wille eben nicht im Alltag untergehen und man sich in kleinen Schritten den großen Zielen nähern kann.

Und deshalb hat dieser Blogbeitrag – wie unser Gespräch mit den beiden Kolleginnen – zwei Themen: Wir möchten Ihnen berichten

… wie das Projekt „MitWirkung“ Fachkräfte in den Verwaltungen dabei unterstützt, in ihrer Arbeit mehr und gezielter Wirkung zu entfalten und

… wie die Kolleginnen den nicht ganz leichten Weg von der Idee „Wir finden ALEx toll und wollen es nutzen“ zu „ALEx wirklich etablieren“ bewältigen.

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Abschieds-Gruß aus der Laborküche … aber keine Sorge: Wir machen weiter :-)

21. Dezember 2022
von Dorothea Herrmann
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Collage von Bildern aus Veranstaltungen im Rahmen des Verwaltungsrebellen-Projekts

Was für eine wilde Fahrt! Mit diesem Jahr endet das Projekt „Verwaltungsrebellen-Labor“, das wir 2020 gemeinsam mit den Städten Essen und Lünen und dem Kreis Wesel gestartet haben (gefördert vom Bundesinnenministerium im Rahmen des Programms „Regionale Open Government Labore“). Und so ist es Zeit für einen letzten Gruß aus der Labor-Küche.

Vorab sei gleich gesagt: Das Projekt endet – aber nicht das, was wir im Projekt aufgebaut haben. Die Vernetzungsplattform und andere Formate (KIWI, ALEx, kleine und große Netzwerktreffen) geben wir vertrauensvoll in die Hände des Regionalverbands Ruhr. Dort wird das Team der Digitalen Metropole Ruhr dafür sorgen, dass diese Angebote für gemeinsames Lernen, Verbünden und Verändern den Verwaltungsrebell:innen in der gesamten Republik dauerhaft zur Verfügung stehen.

Und auch die Initiative Verwaltungsrebellen hört nicht auf! Zum einen, weil wir weiterhin bloggen und nicht müde werden zu zeigen, dass Verwaltung auch anders kann. Und zum anderen, weil da draußen ja noch so viele Verwaltungsrebell:innen wirbeln! Und sie genauso wenig müde werden, dicke Bretter zu bohren, gegen Wände zu laufen und wieder aufzustehen, hartnäckig Veränderungen einzufordern, sich bei all dem gegenseitig den Rücken stärken und dabei helfen, den Glauben an die Verwaltung nicht zu verlieren! 😊

So, nun aber ein letzter zusammenfassender „Rundumschlag“ über das Verwaltungsrebellen-Labor:

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„Projekte machen Verwaltung fit, wir machen Projekte fit“ – Das V-Büro der Freien Hansestadt Bremen

13. Dezember 2022
von Sabine Schwittek
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Das V-Team - Zeichnungen der acht Teammitglieder

Digitalisierung, gesellschaftliche Herausforderungen und Krisen, eine Arbeitswelt im Wandel, … Mit den Forderungen nach Veränderung steigt auch die Anzahl der Projekte, die Verwaltungen parallel zum Tagesgeschäft bewältigen muss. Die Fähigkeit, einmalige, zeitlich begrenzte und oft komplexe Vorhaben zu planen und umzusetzen, ist in Verwaltungen aber (noch) nicht in der Breite vorhanden. Aus diesem Grund etablieren seit einigen Jahren immer mehr Verwaltungen Projektmanagement Offices (PMOs), Digitalisierungsteams und andere Unterstützungseinheiten, die die Projektarbeit unterstützen sollen.

Als das Büro für Projekt- und Veränderungsmanagement (kurz: V-Büro) der Freien Hansestadt Bremen 2017 gegründet wurde, gehörte es zu einer der ersten solcher Unterstützungseinheiten. Entsprechend hat das mittlerweile 8-köpfige Team einige Erfahrungen in petto, von denen andere Verwaltungen profitieren können. Und so freut uns sehr, dass Lutz Liffers (Leiter des V-Büros) und Lena Flitta (Team V-Büro) uns im Interview Rede und Antwort gestanden haben und wir in diesem Beitrag davon berichten können …

  • … wie das V-Büro Projekte unterstützt und warum es dabei nicht nur um Methoden, sondern vor allem um soziale Prozesse und einen Kulturwandel geht,
  • … welche Herausforderungen die Projektarbeit in Verwaltungen birgt und wie das V-Büro sie angeht,
  • … wie das V-Büro sich intern organisiert und dabei „Neue Arbeit“ vorlebt.

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„Ein Ort, der richtig gut ist für Menschen!“ Wie konsequentes Design Thinking Praxis und Haltung in Verwaltung verändern kann

7. November 2022
von Dorothea Herrmann
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Bürger:innen im Gespräch vor einem Prototypen der zukünftigen Bibliothek

Sie hat es in Würzburg getan und sie tut es aktuell in Essen: Anja Flicker begleitet als Direktorin der Stadtbibliothek ihr Team dabei, das Angebot der Bibliothek nutzer:innen-orientiert weiterzuentwickeln. „Wir wollen ein Ort sein, der richtig gut ist für die Menschen in unserer Stadt. Und das geht nur, wenn wir diese Orte gemeinsam mit ihnen weiterentwickeln.“ Keine Sache von ein paar Tagen, klar, eher eine längere Reise. Als Reiseführer dient „Design Thinking“ – eine Methode, den Blickwinkel der Bürger:innen, der Kund:innen, der Zielgruppen in die eigene Arbeit einzubringen.

Und deshalb ist dieser Beitrag mehr als ein Bericht über Bibliotheksentwicklung – er liefert vielmehr reiche Erfahrungen von einer Expedition, einem Weg der nutzerzentrierten Veränderung in Verwaltungen, wie er auch in anderen Fachbereichen stattfinden könnte.

Das Beispiel der Bibliothek zeigt anschaulich:
… wie Design Thinking in der Verwaltung praktisch funktionieren kann,
… welche Erfahrungen Mitarbeiter:innen gemacht haben, die „ihre Komfortzone hinter der Informationstheke“ verlassen,
… was es braucht, um einen solchen Prozess im laufenden Betrieb zu stemmen, und
… wie nachhaltig Design Thinking die Haltung, Kundenbeziehungen und Dienstleistungen verändern kann.

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Agile Lern-Expedition: Gemeinsam „laut“ experimentieren!

31. August 2022
von Sabine Schwittek
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Ein ALEx-Zirkel in Aktion. Vier Personen sitzen an einem Tisch beisammen. Auf dem Tisch sind zahlreiche Materialien ausgebreitet.

Wer oder was ist ALEx?! ALEx steht für „Agile Lern-Expedition“ und ist ein Lernzirkel-Format. Lernzirkel geben einen strukturierten Rahmen, um in einem abgesteckten Zeitraum ein individuelles Ziel zu verfolgen und dabei in einer kleinen Gruppe voneinander zu lernen und sich gegenseitig zu unterstützen. Vielleicht kennt der eine oder der andere  ja das Lernzirkel-Format „Working out loud“? Davon ist auch ALEx inspiriert.

Allerdings haben wir ein Format gesucht, das

  • sich leichter an die Verwaltungsrealität andocken lässt,
  • offener lässt, welches Ziel verfolgt wird – und wie (WOL war uns etwas zu „Vernetzungs-lastig“),
  • agile Arbeitsweisen nutzt,
  • und dauerhaft unter einer offenen Lizenz verfügbar ist.

Also haben wir konzeptionell gebrütet, ein bisschen geschüttelt und gerührt (WOL, Scrum, Experimentierräume, …) und ein eigenes Format entwickelt. So wurde 2018 ALEx geboren. Zunächst entwickelt für eine zweijährige Führungsqualifizierung (wo es bis heute erfolgreich eingesetzt wird), haben wir das Format mitgenommen in das Verwaltungsrebellen-Labor. Dort haben sich zahlreiche Teilnehmer:innen in „Verwaltungsrebellen-Zirkeln“ auf eine Agile Lern-Expedition begeben. Und nach wie vor ist das Online-Netzwerk (früher: “Verwaltungsrebellen-Netz“, mittlerweile: “RuDi“) eine gute Anlaufstelle, um Erfahrungen zu ALEx auszutauschen und Mitstreiter:innen für eigene ALEx-Zirkel zu finden.

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