Gruß aus der Laborküche #3 – mit Weihnachtsgeschenk!

Weihnachtsbäckerei - Backtisch mit Verwaltungsrebellen-Schreibmaschine und einem Geschenk

Oups – schon wieder ein halbes Jahr rum seit dem letzten Winken aus der „Küche“ des Verwaltungsrebellen-Labors.
Ja, immer noch Corona. Ja, immer noch mehr Online-Aktivitäten als „leibhaftige“ Treffen. Und doch hat sich so viel getan!
Fangen wir mit dem an, wozu es die bedeutendste Neuigkeit zu vermelden gibt: Unserem virtuellen „Rebellen-Stützpunkt“, der Vernetzungsplattform für innovative, lern- und austauschfreudige Kolleg:innen aus den Verwaltungen.

Tä-tä-tä-tääääääääääää!!
Wir haben einen öffentlichen Träger gefunden, der das Netz über 2022 hinaus betreiben wird – quasi ein vorgezogenes Weihnachtsgeschenk für uns alle!

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“Was ist das Problem?!” Nutzer-Interviews im Service Design

In unserem letzten Beitrag haben wir einen Rundumschlag über das Thema Service Design Thinking gemacht und eine kleine niedrigschwellige Methode versprochen, die Sie im Grunde jederzeit – auch unabhängig von Projekten – in Ihrem Verwaltungsalltag ausprobieren können: In diesem Beitrag geht es um Nutzer-Interviews, die es Ihnen ermöglichen, aus einer anderen Perspektive auf die eigene Arbeit zu schauen. Das kann zum Beispiel hilfreich sein, wenn es immer wieder knirscht in einem Verwaltungsprozess und Sie besser verstehen möchten, warum, bevor Sie Ihre eigene Lösungsideen vielleicht vorschnell weiterverfolgen. Oder wenn Sie vermeiden möchten, dass Sie viel Energie in eine tolle digitale Lösung oder ein neues Veranstaltungsformat oder …  stecken – das neue Angebot hinterher aber kaum genutzt wird.

„Dann fragt sie doch mal! – eure Nutzer:innen!“. Das wäre die Standardantwort im Design Thinking. Aber können die wirklich einschätzen, wie Sie in der Verwaltung Ihren Job machen sollen? Nein, können sie nicht – aber sie können Ihnen sehr gut ihre Sicht deutlich machen. Was sie brauchen. Wie ihre Situation wirklich aussieht. Was für sie die entscheidenden Knackpunkte sind. Und basierend auf diesem Verständnis können Sie dann mit Ihrem professionellen Know-how gute / bessere Lösungen finden.

Also interviewen. Zuhören. Erkunden, wie die Welt aus Nutzer-Perspektive aussieht. Und vor allem: nicht nur abfragen, wie toll sie unsere Idee fänden. Vielleicht waren wir damit viel zu schnell …. „Erst verstehen, dann Lösungen ausarbeiten.“ – der zweite Tipp aus Sicht des Design Thinkings.

Was es braucht, ist ein wenig Struktur & Vorbereitung, eine gute Portion Neugierde und einen kleinen Ruck, auf Gesprächspartner:innen zuzugehen. Die nehmen sich nach unserer Erfahrung meist gern ein wenig Zeit für ein Interview, wenn sie merken, dass das Gegenüber ernsthaft an ihrer Sichtweise interessiert ist.

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Was ist eigentlich … Service Design (Thinking)?

Der vor einigen Tagen veröffentlichte eGovernment MONITOR 2021[1] fasst den Zustand der digitalen Verwaltung so zusammen: „Nutzung stagniert, Zufriedenheit sinkt deutlich“. Viele teuer aufgebaute digitale Angebote wie der Online-Personalausweis, die Deutschland-Mail oder die verschiedenen Verwaltungsportale werden kaum oder zu wenig genutzt. Aber auch nicht-digitale Angeboten kommen oft nicht bei den Zielgruppen an – als Beispiel sei das “Bürokratiemonster“ Bildungs- und Teilhabepaket genannt.

Andere Angebote werden mit Zähneknirschen in Kauf genommen (weil an der Verwaltung eben häufig kein Weg vorbeiführt). Komplizierte Vorgänge, zeitraubende Formulare und unverständliche Bescheide, … All die Geschichten, die auch wir hören, wenn wir erzählen, dass wir für und mit Verwaltungen arbeiten.

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Aus der Werkstatt in den Alltag: Wie aus guten Vorsätzen tatsächlich Veränderung entsteht

Ski-Spuren

Wow – war das ein ertragreicher Workshop! Die Köpfe heiß geredet, gemeinsam so mancher Tücke auf die Spur gekommen, viele gute Ideen, wie es besser werden kann. Ideen, die alle so vernünftig finden. Eine schnelle To-Do-Liste zum Abschluss. Ab morgen werden wir …

Und dann folgt das, was Brecht die „Mühsal der Ebene“[1]  genannt hat. Das Neue muss „nur noch“ umgesetzt werden, muss seinen Platz finden inmitten der gut gespurten Alltagsbahnen, muss sich durchsetzen gegen eingespielte Verfahrensweisen, gegen Stress, …

Wie kann es gehen, neue Gewohnheiten zu etablieren? Weiterlesen

Fortschritt, ohne um Erlaubnis zu fragen: Das Verschwörhaus in Ulm

Im Jahre 1397 wurde in Ulm mit dem Großen Schwörbrief ein Streit zwischen Patriziern und Zünften um die Machtverhältnisse im Stadtparlament beigelegt. Das prächtige Schwörhaus erinnert an die Geschichte. Mehr als 700 Jahre später ist das nahe gelegene Verschwörhaus auf der Suche nach einer anderen Geschichte, einer neuen Erzählung. Einer, die dabei unterstützen soll, nicht nur die Stadt Ulm „zappelnd und schreiend ins 21. Jahrhundert zu bringen“. Dieses Zitat stammt von Stefan Kaufmann, dem „Halbleiter“ (haha) des Verschwörhauses, der in einem Interview einige kluge Gedanken mit uns geteilt hat.

In diesem Blog-Beitrag geht es um …

  • das Verschwörhaus, das einen städtischen Ort für „Innovation ohne Erlaubnis“ bietet (und das nicht nur für digitale Themen),
  • Chancen und Schmerzen einer Mittlerrolle zwischen Verwaltung und Zivilgesellschaft,
  • Abwasserkanäle, die niemand mit Schleifchen und Schere einweihen möchte, und
  • Verwirrung, aber auf einem höheren Niveau.

Beitragsbild: Open Knowledge Foundation Deutschland, CC BY 2.0, via Wikimedia Commons
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Gruß aus der Laborküche #2

Ein gutes halbes Jahr ist es her, dass wir zum ersten Mal aus der Verwaltungsrebellen-Labor-Küche gewinkt haben (Gruß aus der Laborküche #1). Die Rahmenbedingungen für persönliche Treffen haben sich leider seitdem nicht geändert, aber wir haben uns einfach nicht davon abhalten lassen, weiterzustricken an unserem Auftrag: Innovative, neugierige und experimentierfreudige Verwaltungskolleg:innen zu vernetzen, ihnen einen Rahmen für gemeinsames Tun bereitzustellen und die Erfahrungen zu verbreiten, damit auch die, die nicht bei den Veranstaltungen dabei waren, trotzdem was davon haben. Dabei jonglierten wir in den letzten Monaten meist beschwingt, manchmal aber auch mit Schnappatmung mit all den Bällen, die wir fröhlich und angestachelt von so vielen anregenden Begegnungen in die Luft geworfen hatten.

Hier also nun Teil 2 des Fortsetzungsromans.

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Retro-Torte in fünf Schichten – ein Grundrezept für die agile „Retrospektive“

Gastbeitrag von Corinna Höffner (Institut für Public Management, FOM Hochschule, Essen)

Die Corona-Krise fordert schnelles und agiles Handeln: Pandemiepläne müssen überarbeitet, Testkapazitäten und Impfstoff bereitgestellt und Corona-Schutzverordnungen umgesetzt werden. Die neuen Aufgaben haben dabei Einfluss auf die Zusammenarbeit, Arbeitsweisen und -strukturen: Mobiles Arbeiten steht auf der Tagesordnung, neue digitale Kommunikationswege werden eingeführt, Führung auf Distanz wird zur Normalität. Doch bevor die neuen Arbeitsweisen in die Normalität übergehen, muss deren Erfolg überprüft werden. Was hat sich (nicht) bewährt?

Doch nicht nur während der Corona-Krise, sondern auch nach bestimmten Arbeits- und Projektphasen ist es notwendig, die Arbeitserfahrungen der Beschäftigten zu reflektieren und eine „Bestandsaufnahme“ zu machen, um anschließend das weitere Vorgehen des Teams und konkrete ToDos zu bestimmen. Aber wie?

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Verwaltungsrebellen-Meetups – Eine Anleitung und Einladung zum Ausprobieren (3/4)

Gruppenbild virtuelles Meetup

Teil 3: Ablauf und Methode der Meetups

So, jetzt aber. Nach Teil 1 (Sinn und Idee solcher Vernetzungstreffen) und Teil 2 (rund um eine gute Vorbereitung) tauchen wir nun in die eigentliche Veranstaltung ein.

Für die Meetups nutzen wir eine Mischung aus der Barcamp– und Lean Coffee-Methode. Zusätzlich nehmen wir uns im letzten Teil der Veranstaltung Zeit, um Anknüpfungspunkte zu vereinbaren, mit denen Ideen aus den Meetups (gemeinsam) weiterverfolgt werden können.

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Verwaltungsrebellen-Meetups – Eine Anleitung und Einladung zum Ausprobieren (2/4)

Teil 2: Alles rund um die Vorbereitung

Der letzte Blog-Beitrag war der Auftakt zu einer kleinen Blog-Reihe, in der wir unsere Erfahrungen rund um die Verwaltungsrebellen-Meetups teilen. Damit möchten wir es Ihnen leicht machen, ein solches Format einfach mal selbst auszuprobieren. Gleichzeitig enthalten die Beiträge einen Haufen Tipps und Tricks, die Sie auch für andere (agile) Workshops und (virtuelle) Besprechungen nutzen können.

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Verwaltungsrebellen-Meetups – Eine Anleitung und Einladung zum Ausprobieren (1/4)

Gruppenbild Meetup

Teil 1: Überblick und: Wozu ein solches Vernetzungsformat?

„Silos aufbrechen“, „Neue Arbeit“, „Kulturwandel“, „Zusammenarbeit auf Augenhöhe“, „agile Methoden“ – alles Schlagworte, die durch die Behördengänge spuken. Aber wie kann das in der Praxis aussehen? Bei den Verwaltungsrebellen-Meetups kommen all diese Aspekte zusammen und werden mit Leben gefüllt. Nicht als theoretische Impulse, sondern als „learning by doing“.

Nächste Woche findet unser 8. Meetup statt. Auch wenn noch nicht alles 100%ig rund läuft (und wahrscheinlich nie laufen wird… 😊), denken wir, dass nun ein guter Zeitpunkt ist, um unsere Erfahrungen zu teilen. Und das machen wir sehr konkret. Denn wir möchten auch zum „Kopieren“ einladen. Ein solches Vernetzungsformat eignet sich nämlich nicht nur dafür, veränderungswillige Menschen aus unterschiedlichen Verwaltungen zusammenzubringen. Sie können damit auch Vernetzung, Austausch und gemeinsames Lernen und Experimentieren innerhalb einer Verwaltung oder in Ihrem eigenen Fachbereich fördern.

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