Gemeinsam Probleme lösen in einer Stunde – mit der ViT-Methode

Vor einigen Jahren bekam ich den Auftrag ein Qualitätsmanagementseminar für Führungskräfte aus Kommunalverwaltungen durchzuführen. Spontane Reaktion: Puh, wie kriege ich Leben in dieses Thema, bei dem viele spontan an eher trockene Modelle wie ISO 9000 denken?! Bei Recherchen stieß ich dann in einem Buch auf die ViT-Methode. „ViT“ steht für „Verbesserungen im Team“ und ist eine Methode, mit der Teams Probleme lösen, Prozesse optimieren und ihre Zusammenarbeit verbessern können – und das in maximal 60 Minuten. Klingt zunächst zu einfach, um wahr zu sein, aber nachdem ich die Methode mittlerweile in verschiedenen Gruppen ausprobiert habe, muss ich sagen: Das funktioniert ziemlich gut!

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Kanban „to go“

So ein Kanban Board ist eine feine Sache, wenn man Aufgaben und Arbeitsfluss visualisieren möchte[1] – ob für’s Team oder als „Personal Kanban“ für sich allein. Trotzdem zögerte ich im letzten Jahr lange, mir eine entsprechende Wandtafel zu montieren. Will ich wirklich immer „angeschaut“ werden von all meinen Aufgaben? Auch gegen Abend, wenn ich in meinem Arbeitszimmer einfach nur noch in Ruhe Fachzeitschriften lesen und meinen Gedanken nachhängen möchte? Und wo gehört das Board eher hin: In mein Büro oder in mein Arbeitszimmer zuhause? Will ich auch im Büro, dass alle Besucher*innen gleich alle meine Aufgaben interessiert mitverfolgen können? Wie habe ich in Besprechungen meine Aufgabenpakete vor Augen, wenn’s an die Verteilung von To Do’s geht? Da kann ich ja schlecht mit dem Whiteboard unter dem Arm aufkreuzen. Ein Foto zum Mitnehmen – klar, das geht. Alles gleich in ein elektronisches Kanban Board eintragen, das geht selbstverständlich auch. Aber mir fehlt dann etwas: Das Hantieren, Durchstreichen, Zerreißen … Das Haptische eben. Und dass es mir immer im Blick ist. Irgendwann schoss mir dann in Erinnerung an den lang zurückliegenden Kunst-Unterricht die rettende Idee für mein Dilemma durch den Kopf: der Isenheimer Altar!

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Auf dem agilen „Trimm-dich-Pfad“ mit Christine Gebler (Stadt Heidelberg)

Mitte 2018 habe ich Christine Gebler beim Mitgliedertreffen des „Forums Agile Verwaltung“ getroffen. Sie sprudelte vor Freude über ihre neue Aufgabe: die Leitung der Abteilung Strategische Personal- und Organisationsentwicklung bei der Stadt Heidelberg  – „… aber eigentlich sind wir auch die Abteilung für agiles Arbeiten“. Denn: Heidelberg hat sich vorgenommen, eine agile Stadtverwaltung zu werden – und verfolgt dieses Ziel sehr konsequent. Ich sah Christine bildlich die Hemdsärmel hochkrempeln und dachte: Das könnte spannend werden, wenn diese Verwaltungsrebellin, agile Methoden und eine veränderungsbereite Stadtverwaltung aufeinandertreffen…

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Hartnäckigkeit zahlt sich aus! Ein Gespräch mit Vanessa Burgardt (Stadt Leipzig)

Foto aus einem Workshop zum Thema "Neue Arbeitswelt"

Dass etwas nicht so funktioniert wie gedacht, schreckt Vanessa Burgardt, Organisationsentwicklerin in der Stadtverwaltung Leipzig, keineswegs. Im Gegenteil: Es fordert umso mehr ihre Neugierde, Beharrlichkeit und Energie heraus: Woran genau hat’s gehakt? Wie geht es denn trotzdem – vielleicht auf einem anderen Weg? Und dann beherzt ran, Ärmelaufkrempeln und einen langen Atem haben: Das kennzeichnet Vanessa Burgardt – auf ihren privaten Reisen in ferne, fremde Länder wie auch auf ihren beruflichen Wegen.
Wir, meine Kollegin Sabine Schwittek und ich, haben ein langes Gespräch mit Vanessa Burgardt geführt und stellen Ihnen in diesem Blogbeitrag die wichtigsten Ausschnitte daraus vor – und auch, was wir von dieser Verwaltungsrebellin lernen konnten. Weiterlesen

Verwaltungsrebellen beim „Agile.Ruhr Camp“

Die engagierten Organisator*innen der Agile.Ruhr boten in diesem Jahr erneut ein wunderbares Forum für alle Agil-Fans der Region – wir waren zum ersten Mal dabei beim Barcamp im Unperfekthaus in Essen. Und waren beeindruckt, wie Selbstorganisation, Kreativität, lebhafter Austausch und freundliche Gelassenheit Hand in Hand gingen und die Atmosphäre prägten.
Wir hatten für einen Slot das Thema „Agile Verwaltung – Widerspruch in sich oder: Geht da was im Öffentlichen Dienst?“ vorbereitet und stellten dabei auch die Initiative Verwaltungsrebellen vor. Weiterlesen

Lean Coffee – Wissensmanagement einfach machen

Als Beraterinnen werden wir häufig gerufen, um Wissen in die Organisation zu bringen: „Wie können wir als Verwaltung Projekte besser steuern, Teams weiterentwickeln, die Digitalisierung wuppen, …?“. Wenn Menschen aus unterschiedlichen Organisationsbereichen oder gar unterschiedlichen Verwaltungen in unseren Workshops und Seminaren zusammenkommen, stellen wir jedoch fest, dass ganz viel Wissen schon da ist. Daher nutzen wir gern Einheiten der kollegialen Beratung, in denen wir die Leute an einen Tisch bringen und ihnen einen Rahmen und eine gute Struktur geben, um Erfahrungen auszutauschen und gemeinsam Ideen zu spinnen. Der Rest läuft von selbst. Damit das passiert, braucht es (leider) häufig Externe.

Das muss aber nicht so sein.

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„Hilfe, mein Team ist nicht agil!“ Mit dem Delegation Board Selbstorganisation fördern

Wenn Führungskräfte aus Kommunalverwaltungen in unseren Seminaren und Workshops agile Methoden wie Kanban, Scrum & Co. kennenlernen, sind sie meist sehr „angefixt“: „Das würde unserer Verwaltung gut tun!“ Und im nächsten Moment meldet sich der Zweifel: „Aber dafür braucht es auch Mitarbeitende, die Verantwortung übernehmen wollen. Viele wollen aber lieber klare Vorgaben von mir als Führungskraft und würden sich von mehr Eigenverantwortung und Selbstorganisation überfordert fühlen“. Dann gebe ich zunächst gern augenzwinkernd zu bedenken, dass ihre Leute womöglich das Gleiche über sie sagen: „Wir würden ja gern, aber das würden unsere Führungskräfte nicht zulassen …“ ?

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Warum? Und vor allem: Wozu das Ganze?!

Agile Teams sind tatkräftig. Und oft auch sehr schnell – Ideen produzieren, Wege entwickeln, umsetzen, erproben, verändern, weitermachen. Manchmal vielleicht zu schnell. Das Problem: „Wer rudert, sieht den Grund nicht.“ (Wilhelm Busch) Und verliert manchmal den Überblick, ob man noch den eigentlich angepeilten Kurs hält. Eine kluge Abfolge aus „Machen“ und „Innehalten/Reflektieren“ gehört deshalb eigentlich zum festen Programm agilen Arbeitens. Aktive, kreativ sprühende Teams müssen sich jedoch manchmal regelrecht zum Innehalten zwingen. Systematische Fragen haben sich deshalb als probates Mittel erwiesen, in die ,reflexive Schleife‘ einzutauchen und das Nachdenken zu leiten.

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Verwaltung im Umbruch: „… und sie bewegt sich doch!“

Fragt man im Bekanntenkreis danach, wie die örtliche Verwaltung eingeschätzt wird, erntet man schnell Stöhnen. Denn besonders gern bleiben negative Erfahrungen in Erinnerung: wie lange es dauert, bis man mit der richtigen Stelle verbunden wird, wie ewig man auf einen Ausweis warten muss, wie kurz angebunden man wieder weggeschickt wurde, nur weil man ein bestimmtes Formulare noch nicht ausgefüllt hatte, von dessen Existenz man vorher nichts ahnte. Und erst, wenn man hartnäckig weiterfragt, kommt auch die andere Seite zutage:

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