Geballte Power für kommunale Projekte! Lokalprojekte verknüpft Verwaltungen und externe Macher:innen zu Erfolgsteams für Projekte

Eine wichtige Projektidee steht im Raum. „Wenn wir die umsetzen könnten, wäre es großartig! Wir würden einen Riesenschritt vorankommen!“ Wenn – ja, wenn wir nur die Ressourcen dafür hätten. Jede:r hat schon genug mit dem Tagesgeschäft zu tun. Und neue Leute kriegen wir doch eh nicht …

Genau hier setzt die gemeinnützige GmbH Lokalprojekte an, indem sie …
… passende Macher:innen aus Wirtschaft und Gesellschaft sucht,
… diese als Tandempartner:innen mit den Verwaltungen verknüpft,
… bei auftretenden Hindernissen unkompliziert unterstützt,
… Projekte vernetzt, Erfahrungsaustausch fördert
… und mit all dem hilft, dass vor Ort die guten Ideen tatsächlich innerhalb von 6 oder 12 Monaten umgesetzt sind und Wirkung entfalten können.

Anna Lena Hemmer und Susanne Neupert aus der Verwaltung Burgenlandkreis und Naemi Pfendt als Macherin haben es auf diese Weise gemeinsam geschafft, ein enorm hilfreiches Instrument für das „Integrationsnetzwerk“ in nur einem halben Jahr zum Leben zu bringen.

In einem lebhaften Gespräch mit den dreien und mit Christine Prokop-Scheer, Geschäftsführerin von Lokalprojekte, erfuhren wir:

• Wie solch ein „Turbo“ mit Unterstützung von Lokalprojekte gelingen kann,
• welche Stellschrauben solch eine enorm kompakte Umsetzung konkret erleichtern und
• was andere Verwaltungen davon lernen können – auch, wenn sie nicht von Lokalprojekte unterstützt werden.

Das Konzept von Lokalprojekte

„Wir bringen Macher:innen aus Wirtschaft und Gesellschaft mit Kommunen zusammen“, so bringt es Christine Prokop-Scheer auf den Punkt. „Wir ersparen den Kommunen langwierige Stellenausschreibungen und Auswahlprozesse.“ Die jeweilige Verwaltung kann sich also auf das Projekt in der Sache konzentrieren. Und die Macher:innen müssen nicht ganz allein in die unbekannte Welt der Verwaltung hineinfinden.

Lokalprojekte (https://www.lokalprojekte.de/) sucht aber die Macher:innen nicht nur aus, sondern stellt sie auch an – zu guten Konditionen in Anlehnung an das Tarifgefüge der Verwaltung – und stellt sie dann im Rahmen einer „Arbeitnehmerüberlassung“ der Verwaltung zur Verfügung.

Der kleine, völlig legale Verwaltungstrick dabei: Dass die Kosten für das gestellte Personal nun als Sachmittel in das Projekt eingehen und keine mehrschrittigen Personalprozesse anfallen, beschleunigt die konkrete Beauftragung sehr.

Entstanden war die Idee 2021 beim Hackathon #UpdateDeutschland. Die Initiator:innen aus Verwaltung, Wissenschaft, Wirtschaft und Zivilgesellschaft begleiten noch heute als Gründungsbeirat die Entwicklung von Lokalprojekte.

Nach zwei Pilotprojekten, deren intensive Auswertung wertvolle Erkenntnisse zum Vorgehen brachte, half eine Anschubfinanzierung durch die Bosch-Stiftung, die erste umfangreichere Staffel an Verwaltungsprojekten durchzuführen. Fünf Kommunen aus verschiedenen Regionen Deutschlands waren ausgewählt worden, um von Oktober 2023 bis Ende März 2024 Projekte durchzuführen – unterschiedlich ausgerichtet, aber unter einem gemeinsamen Themendach „Integrationsarbeit erleichtern mit Hilfe digitaler Tools“.

Projektbeispiel: Digitale Kooperationsplattform für das Integrationsnetzwerk im BLK

Der Burgenlandkreis (BLK) war schnell bereit, bei diesem Experiment der Lokalprojekte mitzumachen, denn dort wartete ein wichtiges Vorhaben auf Realisierung:

Das Integrationsnetzwerk des Burgenlandkreises brauchte nach der Coronazeit und nachdem die Stelle der Integrations-Koordinator:in eine Zeitlang nicht besetzt war, dringend eine Wiederbelebung. „Wir wollten uns mehr nach außen öffnen, durchlässiger werden, auch mit Ehrenamtler:innen in Kontakt sein, mehr Vernetzung ermöglichen“, schildert Anna Lena Hemmer den Impuls zum Neustart.

Dass das – unterstützt durch einen externen, methodisch ideenreichen Moderator der Treffen – äußerst erfolgreich gelang, zeigte sich schon in der von Treffen zu Treffen von 35 auf 65-80 gestiegenen Zahl der Teilnehmer:innen. Und deren Bedarf nach Austausch und Vernetzung gipfelte dann auch bald in der Feststellung: „Vier Präsenz-Treffen im Jahr – das reicht uns nicht!“

„Genau das wollen wir: dass all diese Menschen, die beruflich oder ehrenamtlich mit Integration zu tun haben, ins Gespräch kommen mit Entscheidungsträger:innen aus der Verwaltung und mit in die Entscheidungsfindung einbezogen werden – was Verwaltung nicht so gewohnt ist“, ergänzt Susanne Neupert, die im Herbst ’23 als zweite Integrationskoordinatorin eingestiegen war.

Eine digitale Plattform für den kontinuierlichen „Draht“ unter Verbänden, Initiativen, Sozialarbeitenden, „Power-Ehrenamtler:innen“, Arbeitgeber:innen und Verwaltung zwischen den Treffen wäre dafür ideal …

Aus Bordmitteln und im laufenden Geschäft war das nicht zu stemmen – ein erster Versuch, eine solche digitale Kooperation per Nextcloud anzustoßen, war jedenfalls schon bald auf der Strecke geblieben … Zu unattraktiv und umständlich, wenig nutzerfreundlich und deshalb kaum genutzt.

Das attraktive Angebot von Lokalprojekte platzierten Susi und Anna Lena mit Nachdruck und Erfolg in ihrer Verwaltung: Das Renommee und die Förderung der Bosch-Stiftung halfen dabei ebenso wie die Offenheit, genau an den erhobenen Bedarfen des Netzwerks anzusetzen.

Die Suche nach einer passenden Macher:in übernahm Lokalprojekte, schrieb die Stelle aus und fand Naemi Pfendt. Die fachliche Qualifikation stimmte und ebenso die „Chemie“ zwischen ihr und der potentiellen Patin in der Verwaltung (zur Rolle der Patin später mehr).

„6 Monate sind eng, klar“, so Naemi, „deshalb galt es, sofort loszulegen. Das räumliche Arrangement für die drei Präsenztage pro Woche – ein Büro direkt neben dem der Integrationskoordinatorinnen „mit offener Zwischentür“ – war sehr hilfreich für meine schnelle Einarbeitung.“

Auch wenn die Kolleginnen im BLK schon vorgearbeitet hatten: „Naemi hat neben ihrem Blick von außen, agilem Denken und neuen Arbeitsweisen das eingebracht, was von uns nicht zu stemmen gewesen wäre: mit voller Kraft systematisch an der Plattform zu arbeiten, iterativ Rückmeldungen aus dem Netzwerk einzuholen, daraufhin in Zusammenarbeit mit einem Programmierer die Plattform zu modifizieren und nutzerfreundlich zu machen“, hebt Anna Lena hervor. „Letztlich hat sie das Projekt gemacht, gesteuert und umgesetzt.“

Und so entstand – jetzt auf WordPress-Basis und deshalb mit sehr überschaubaren Finanzmitteln – eine äußerst einladend gestaltete, leicht nutzbare und inzwischen sehr lebendig und alltäglich von vielen genutzte digitale Kooperationsplattform für das Integrationsnetzwerk (www.integrationsnetzwerk-blk.de)!

Die entscheidenden Stellschrauben und Wirkfaktoren der Lokalprojekte

#machenstattmeckern ist das Motto der Lokalprojekte. Anna Lena grenzt diesen Ansatz noch einmal gegenüber externer Beratung ab: „Berater:innen analysieren und geben Empfehlungen, oft durchaus gute. Aber offen bleibt: Wer setzt es um? Und funktioniert es dann auch so? Bei Lokalprojekte geht es genau darum.“

Basis für dieses glasklar auf „Umsetzen“ ausgerichtete Vorgehen ist das Rollenmodell der Lokalprojekte:

Die Buddy-Rolle

übernimmt ein:e Kolleg:in von Lokalprojekte:

Sie sucht die geeignete Macher:in für ein bestimmtes Projekt aus, stellt sie befristet an und überlässt sie der Verwaltung im Rahmen der „Arbeitnehmerüberlassung“.

Beim Matching von Verwaltung und Macherin achtet sie nicht nur auf die fachlichen Voraussetzungen, sondern auch darauf, dass „die Chemie stimmt“.

Sie begleitet das Projekt dann auch über die gesamte Laufzeit: Nach dem Kickoff in Präsenz findet alle zwei Wochen digital ein gemeinsamer Jour fixe statt. Mitunter hilft sie auch dabei, eine plötzlich auf dem Projektweg auftauchende Schlucht schnell zu überbrücken, z.B. indem sie Kontakte zu Expert:innen in ihrem Netzwerk vermittelt.

Außerdem moderiert sie einen regelmäßigen kollegialen Austausch zwischen den parallel arbeitenden Projekten.

Im Rahmen dieses „bildenden Begleitprogramms“ steht den Macher:innen übrigens auch noch eine Lernplattform mit Kursen zum Einstieg in die Verwaltung zur Verfügung.

Ein:e fest benannte Pat:in in der Verwaltung

wird zwingend gefordert: Jemand, die sich in der Verwaltung auskennt und gute Verbindungen hat, die dem Projekt „die Tür aufmacht“ und es „voranschiebt“. Die insbesondere auch Kontakte zwischen Macher:in und Verwaltungskolleg:innen herstellt und der Macher:in das Zurechtfinden in Verwaltungsstrukturen erleichtert. „Und die innerhalb der Verwaltung Druck machen kann, die 6 Monate effektiv zu nutzen“, schärft Susanne noch einmal die zurückliegende Erfahrung. „Dazu war es hilfreich, dass Anna Lena schon einen so guten, anerkannten Stand in der Verwaltung hatte.“

Darüber hinaus geht die Verwaltung auch formal mit der Zusammenarbeit eine klare Verpflichtung ein. „Und manchmal ist schon die Existenz einer vertraglich eingebundenen externen Instanz, die das Projekt fortlaufend begleitet und unterstützt, eine gute Erinnerung für die Verwaltung, dranzubleiben“. weiß Christine, auch aus Rückmeldungen der Verwaltungen.

Eine engagierte Macherin bzw. ein engagierter Macher

ist im eng befristeten Projekt echt gefordert, hat aber den Vorteil, sich ganz auf das Projekt konzentrieren zu können. „Da ist jemand, die nicht nur Arbeit „erledigt“, sondern sich auch aktiv die Arbeit sucht“, fasst Christine die Erfahrung aus den Projekten zusammen. „Manchmal sogar ein wenig nervt, wenn sie z.B. dringend eine Entscheidung braucht, um weiterzumachen“, fügt sie lächelnd hinzu. „Aber genau das beschleunigt ein Projekt ungemein!“

Macher:innen profitieren dabei von der Anstellung bei Lokalprojekte (zügiges Besetzungsverfahren, Homeoffice-Möglichkeit ab dem ersten Tag) und vom klaren Setting, das die Lokalprojekte vorgeben.

Trotz Befristung: ein erfahrungsreicher Abschnitt im Lebenslauf, sicher auch hilfreich für die nächsten beruflichen Schritte. Oder sogar – auch schon mal passiert – ein Einstieg in eine anschließende unbefristete Stelle.

Was bewirken diese Rollen nun in ihrem Zusammenspiel?

Macher:innen können ihre geballte Power aus Kompetenz und Motivation ohne Ablenkung durch andere Routine-Verpflichtungen oder langwieriges „Allein-in-die-Verwaltung-Hineinfinden“ in das Projekt einbringen.

Pat:innen agieren als Wegbereiter:innen für den Einstieg, für’s schnelle Anknüpfen an das, was bisher geschah, für alle notwendigen Kontakte. Die Verwaltung wird nicht aus ihrer Verantwortung entlassen, für das Projekt zu sorgen und die Umsetzung konkret zu unterstützen.

Die Buddies von Lokalprojekte sorgen für enormen Rückenwind gerade beim Einstielen der Projekte und geben immer dann Aktivität und Kreativität dazu, wenn es schwierig wird.

Uns Verwaltungsrebellinnen fällt dazu die wunderbare Geschichte vom 18. Kamel[1] ein:

Ein Mullah trifft beim Ritt durch die Wüste drei Brüder in Trauer um ihren Vater an. Sie verzweifeln an der Aufgabe, das Erbe von 17 Kamelen nach den Vorgaben des Vaters unter sich aufzuteilen: Der erste Sohn soll die Hälfte der Kamele erhalten, der zweite ein Drittel, der jüngste ein Neuntel. Der Mullah unterstützt sie bei der drängenden, kaum lösbar scheinenden Aufgabe, indem er ihnen zeitweise sein eigenes Kamel zur Seite stellt. So gelingt es: Die Brüder erhalten neun, sechs und zwei Kamele, der Mullah besteigt sein eigenes Kamel und reitet vondannen.

Solch ein „18. Kamel“ stellen die Lokalprojekte mit ihrem Konzept bereit: Ein:e Macher:in – unterstützt von Lokalprojekte-Buddy und Verwaltungs-Pat:in – kommt zeitweise hinzu, stellt ihr Know-how und ihre Energie zur Verfügung, gibt dem Vorhaben Drive und sorgt so dafür, dass eine Verwaltung die drängende Problemlösung zügig umsetzen kann – und verabschiedet sich wieder.

Das gesammelte Wissen und die gute Erfahrung einer kompakten Projektumsetzung mit „geballter Kraft“ bleiben in der Verwaltung, nicht zuletzt auch durch eine intensive Dokumentation des Vorgehens und der angewandten Methoden im Projekt.

„Was wir außerdem in Sachen Nachhaltigkeit versuchen, ist, die Erfahrung aus den Projekten – hier: der praktische Aufbau einer Community-Plattform – zu skalieren, so dass auch andere davon profitieren.“ ergänzt Christine. Zudem wollen die Lokalprojekte den Blick auch noch über die Projektinhalte hinaus auf die Bedingungen für erfolgreiche Projektdurchführung und die Zusammenarbeit mit Verwaltungsexternen lenken und auch hier die Erfahrungen zwecks Nachahmung herausarbeiten. Wie man Erfahrungen bündeln und daraus ein Unterstützungspaket für Verwaltungen schnüren kann, das hat Lokalprojekte bereits mit dem „99-Tage-Onboarding-Programm für Querwechsler:innen“ vorgelegt. Darüber hinaus sind ein interkommunales Peer-Learning Programm und eine Leadership-Toolbox nach dem skandinavischen Leadership-Modell in der Entwicklung. Alle Komponenten sollen nach Auskunft von Christine Kommunen nachhaltig befähigen, ihre großen Herausforderungen einfacher selbst zu lösen.

Was Verwaltungen von den Lokalprojekten haben und lernen können

Wenn euch beim Lesen ein wichtiges Projekt für eure Verwaltung in den Sinn kam, das durch Lokalprojekte unterstützt werden könnte, dann könntet ihr euch dort bewerben (ausführliche Information unter https://www.lokalprojekte.de/was/fuerkommunen).

Aber auch, wenn ihr eure Verwaltung dafür nicht gewinnen könnt, haben wir im Gespräch einige Erfahrungen mitbekommen, die auch jenseits der Lokalprojekte hilfreich sein können:

• Schon zu Beginn ein Ende setzen. Ein Projekt so zuschneiden, dass es zeitlich begrenzt umgesetzt werden kann. Also ggf. kleiner schneiden. Und gut herausarbeiten, worin der „Turbo“ besteht, den dieses Projekt für die Verwaltung bringt.
• Eine zusätzliche Personalressource freischaufeln, die nur für dieses Projekt eingesetzt wird. Dafür mit dem Personalbereich eine zügige Routine für befristete Stellen etablieren, um Externe leichter zu gewinnen. Aber vielleicht auch ggf. jemanden aus der Verwaltung vorübergehend von allen (!) anderen Verpflichtungen befreien. (Klingt erst einmal schwierig – aber wenn jemand nach einem Skiunfall viele Wochen ausfällt, geht das ja auch.)
• Eine anerkannte, ernstgenommene Instanz (Person, Gremium) als Projektbegleitung etablieren, die sich traut, regelmäßig und hartnäckig nachzufragen, der gegenüber die Projektmacher:innen rechenschaftspflichtig sind. Die auch hilft, wirkungsorientiert statt inputorientiert zu steuern.
• Wenn das Projekt stockt: kurzfristig Beratung von außen ermöglichen.
• Vernetzung der Projektmitarbeiter:innen mit anderen Verwaltungen nicht als „ist was für schöne Zeiten“ abtun, sondern als effizienten Beschleuniger betrachten, weil nicht jede Verwaltung jede Erfahrung selbst machen muss (z.B. im Netzwerk RuDi oder NExT-Netzwerk).

„Alles ein bisschen knackig!“

So charakterisierte Christine Prokop-Scheer den schnellen Start der gGmbH „LP – Lokalprojekte“. Aber eigentlich gilt das für alle, die nach dem Lokalprojekte-Konzept Projekte gemeinsam umsetzen. Wer je so gearbeitet hat, weiß, wie schweißtreibend zwischendurch, aber am Ende doch äußerst zufriedenstellend das ist!

Die Bilder dieses Beitrags wurden bereitgestellt von Lokalprojekte und dem Burgenlandkreis

 

[1] Die Geschichte stammt ursprünglich von Heinz von Förster, zusammengefasst z.B. hier:
https://krankenhausberater.de/impuls/news/konflikte-und-verhandlung-das-18-kamel/