Aus der Werkstatt in den Alltag: Wie aus guten Vorsätzen tatsächlich Veränderung entsteht

Wow – war das ein ertragreicher Workshop! Die Köpfe heiß geredet, gemeinsam so mancher Tücke auf die Spur gekommen, viele gute Ideen, wie es besser werden kann. Ideen, die alle so vernünftig finden. Eine schnelle To-Do-Liste zum Abschluss. Ab morgen werden wir …

Und dann folgt das, was Brecht die „Mühsal der Ebene“[1]  genannt hat. Das Neue muss „nur noch“ umgesetzt werden, muss seinen Platz finden inmitten der gut gespurten Alltagsbahnen, muss sich durchsetzen gegen eingespielte Verfahrensweisen, gegen Stress, …

Wie kann es gehen, neue Gewohnheiten zu etablieren?

So ganz leicht wird es meistens nicht. Vor allem, wenn ein Team nicht etwas ganz Neues etabliert, sondern alte Gewohnheiten verändern will. Gleich neben einer alt-eingefahrenen Loipe etwas Neues zu spuren, ist oft viel schwieriger, als einen neuen Weg in unberührtem Gelände anzulegen. Und beim Befahren der noch zarten neuen Loipe rutscht man dann gern ab in die alte …

Aber man kann sich selbst dabei helfen, sich mit Augenzwinkern ein wenig austricksen, Brücken bauen und ideenreich dagegenhalten, wenn die Macht der Gewohnheit sich wieder breitmacht und die neuen Ideen aus dem Wege schieben will.

In diesem Blogbeitrag haben wir gesammelt, was uns selbst geholfen hat und was wir von anderen gehört und gelernt haben. Voilà: Die Kiste mit den kleinen Werkzeugen, wenn man für sich oder im Team neue Wege bahnen will.

„Eine Angewohnheit kann man nicht aus dem Fenster werfen. Man muss sie die Treppe runterboxen. Stufe für Stufe.“ so brachte es Mark Twain auf den Punkt.
Und ähnlich mühevoll ist es, eine neue Gewohnheit zu etablieren – anstelle der alten.

Was braucht es noch außer der Erkenntnis, dass der neu erdachte Weg vielversprechend ist, und der Hoffnung, dass es möglichst fast wie von selbst …?

Die Veränderung klug anbahnen: Aus Vorsätzen Ziele und konkrete Handlungsanleitungen machen

Der Impuls für Veränderung kommt oft aus einer „So geht das nicht weiter!“-Erfahrung. Oder: „Da müssen wir uns was ausdenken, das läuft ja total durcheinander.“ Solche Impulse sind wichtig, sie liefern Energie und Entschiedenheit zur Veränderung. Aber das reicht noch nicht – klar. Was genau soll denn anders werden? Und vor allem: Wozu?[2] Was soll der Zweck, der Gewinn dieser Aktion sein?

Genau das gerät oft aus dem Blick, wenn man zu schnell in die gern geforderte „SMART-Formulierung“ für ein Ziel rutscht, das damit zwar hübsch konkret wird, aber oft das Ziel nicht mehr klar benennt, sondern nur noch die Aktion konkretisiert.

Wir empfehlen, zunächst das Ziel im Sinne eines angestrebten Nutzen, einer angestrebten Wirkung zu schärfen und erst danach dann einen konkreten Weg, ein konkretes Mittel zur Erreichung dieser Wirkung zu überlegen. Oder gern auch mehrere zur Auswahl. Und diesen Weg, dieses Mittel dann „SMART“ zu formulieren. Der Vorteil dieser „Ziel-Mittel-Unterscheidung“: Wenn sich das ins Auge gefasste Mittel als nicht tauglich oder doch nicht gut praktikabel erweist, bleibt das Ziel, die angestrebte Wirkung trotzdem im Blick und gültig. Dann müssen wir uns eben einen anderen Weg, ein anderes Mittel überlegen, um dieses Ziel zu erreichen.

Ein Beispiel:
Ein Team hatte zum wiederholten Male festgestellt, dass es immer wieder in neue Vorhaben und Projekte „hineinstolpert“. Und hinterher merkt, dass ständig etwas „nachgezogen“ oder „repariert“ werden muss, weil manches überhaupt nicht festgelegt oder ausgehandelt wurde – ob es nun um die Ziele, die Ressourcen oder die Zeitplanung ging. Und dass das Nachziehen und Reparieren immer wieder mit ziemlich viel Aufwand und Nerverei verbunden ist.
„Wir brauchen einen Einstieg in Ruhe, damit wenigstens das klargemacht werden kann, was zu diesem Startzeitpunkt klar sein kann, und damit wir die Häufigkeit von Nachbesserungen schon in der Anfangszeit verringern“, so lautet das Ziel des Teams. Und konkretisiert dann das Mittel: „Wenn ein größeres Vorhaben ansteht, setzen sich mindestens drei von uns zusammen und bearbeiten unsere (in der Zwischenzeit erstellte) „10-Fragen-Liste zum Projekt-Einstieg“ und halten die Antworten schriftlich fest.“
Zugleich wird das Vorgehen präzisiert: „Wir experimentieren mindestens 5 x mit diesem neuen Einstiegsverfahren, danach werten wir aus, ob es das bringt, was wir erhofft haben. Dann machen wir damit weiter – oder wir modifizieren es oder probieren etwas anderes, um unser Ziel „Projekteinstiege mit weniger ad hoc-Reparaturen über die Bühne bringen“ zu erreichen.

So ist dieses Team gut gerüstet und hat für sich gut eingestielt, was es tun will. Damit steigt die Chance, dass „es“ tatsächlich passiert. (Vielleicht braucht es noch mehr – aber es kommen ja noch ein paar Tipps …)

Neue Gewohnheiten immer wieder bewusst machen

Aus mancher Reflexion schwieriger Situationen resultiert ein Vorsatz: „Ich will nicht mehr so schnell Ja sagen.“ „Ich will mich nicht mehr zu einem wichtigen Thema in ein Tür- und Angel-Gespräch verwickeln lassen.“

Ein bewusster Start in den Morgen kann helfen, achtsam zu sein für solche „Gefährdungssituationen“ – indem ich mir klar mache, bei welchen Gelegenheiten das heute passieren kann („ach ja, die Rücksprache zu dem schwierigen Projektstand mit X“), oder indem ich mir das „Aus-dem-Türrahmen-Gehen“ bildlich vorstelle oder indem ich mir einen „Rettungssatz“ zurechtlege („Lass mich bis heute Mittag / bis morgen drüber nachdenken.“ oder „Ich ahne, das wird länger und komplizierter. Nix für Tür und Angel. Lass uns heute nachmittag – morgen früh …“). Hilfreich kann auch ein Merkzettel sein, der am Türrahmen oder am Monitor klebt.

Manche Teams haben sich angewöhnt, Besprechungen mit einem kurzen „Innehalten“ zu beginnen: Was hatten wir uns (neben den inhaltlichen Themen) für unsere Besprechung vorgenommen? Hat sich jede:r notiert, was er/sie heute einbringen möchte, was er/sie heute anders tun möchte?

Nudging: Sich selbst mit Augenzwinkern überlisten

„Nudging“, das „Anstupsen“ erwünschter Verhaltensweisen durch geschicktes Gestalten einer Situation, kennen wir aus dem Supermarkt: Die teureren Produkte liegen in Griffhöhe, die preiswerteren unten, so dass man sich bücken muss … Aber Nudging kann auch mit positiver Absicht und ohne Profit-Interesse genutzt werden. Viele kennen solche kleinen „Tricks“ aus dem Alltagsleben: Wer gerade abnehmen möchte, deponiert Süßigkeiten am besten im Keller – oder besorgt sie gar nicht erst. Weil der Verzicht leichter fällt, wenn man erst noch einkaufen gehen müsste. Oder packt sich schon morgens das Sportzeug ins Auto, um schon auf dem Rückweg in den Wald zur Laufstrecke abzubiegen, weil man sich abends – müde nach Hause gekommen – nur schwer aufraffen kann, noch einmal zum Joggen das Haus zu verlassen.

Also: Wer auf’s Gleis der neuen Gewohnheit abbiegen will, muss die Weiche vorab bewusst von „Geradeaus wie immer“ auf „Abbiegen“ stellen, damit das Abbiegen quasi automatisch passiert.

Solche kleinen Tricks können sich auch Teams zunutzemachen. Einige Beispiele:

• „Verhaltenserleichternde Reize“ platzieren – am besten für alle Beteiligten
  Wenn ein Team „endlich mal“ systematisch alles abarbeiten will, was ansteht, statt sich immer wieder von der Spur abbringen zu lassen, hilft es sehr, wenn für alle sichtbar ein Flipchart mit den zu besprechenden Punkte an der Wand hängt. Und es ist viel wirksamer, als wenn nur die Besprechungsleitung eine Liste hat – und diese zwischendurch vor lauter Moderieren aus den Augen verliert.
• Impulse für Neues in „alten“ Alltagsprozessen verankern
  Wenn ein Team neue Routinen in einem eigentlich gewohnten Ablauf verankern will, hilft es sehr, dieses Neue auch sichtbar zu machen – z.B. das Neue in der Agenda zu vermerken. So kann der Vorsatz „Wir sollten rechtzeitig eine Pause machen, weil wir uns sonst tot reden, voneinander genervt sind und nicht mehr alle alles mitkriegen, weil abwechselnd immer jemand auf dem Klo ist.“ leichter umgesetzt werden, wenn in der Agenda zwischen Tagesordnungspunkt 3 und 4 gut sichtbar „10 Minuten PAUSE“ steht.
• Neue Arbeitsmittel vorab bereitlegen
  „Wir müssten unsere Besprechungen besser strukturieren.“ „Wir sollten öfter mal sofort für alle sichtbar die wichtigsten Besprechungsergebnisse festhalten“. „Es wäre gut, wenn wir mehr visualisieren – Bilder helfen uns doch immer.“ Gute Vorsätze, fürwahr. Aber: Die Zettel mit der Struktur für die Projektstatus-Besprechung sucht niemand mehr, wenn man erst einmal in die Diskussion eingestiegen ist. Und auf die Frage: „Soll ich mal Flipchart und Stifte besorgen?“ winkt meist irgendjemand ab: „Nee lass mal, wir haben ja eh nicht mehr viel Zeit.“ Also: Die Sachen müssen vorher dort sein, wo die Besprechung stattfindet.
  

  Was sich in all den Dosen verbirgt? Teamgeheimnis … (Foto freundlicherweise zur Verfügung gestellt: M. Hoff, Essen)

  Wenn am Flipchart neues Papier hängt, die Stifte griffbereit im Köcher auf dem Tisch stehen oder die Zettel für die Projektstatus-Besprechungen schon auf dem Tisch liegen – (nur) dann steigt die Chance enorm, dass jemand danach greift und die Besprechung damit zielorientierter und zufriedenstellender gestaltet!
  Das Foto zeigt einen knallbunten Dosenstapel, der in einem Landschafts-Architektur-Büro die versammelte Runde an die Schritte bei Projektstatusbesprechungen erinnert. Der Zettel mit den Formularen für die Notizen liegt gleich daneben.

• Ein Symbol als „Erinnerungshilfe“
  Wer „in Aktion“ ist, ist schnell „im Thema“ – und vergisst darüber genauso schnell einen eigenen Vorsatz. Weil das „WAS“ oft mächtiger ist als das „WIE“ und den Arbeitsspeicher im Hirn besetzt. Etwas augenfällig Sichtbares kann helfen, sich über dieses optisches Signal den eigenen Vorsatz wieder in Erinnerung zu rufen.
  Zwei Beispiele:
  Eine Teamleiterin, die immer gefährdet war, Aufgaben, mit denen sich einzelne Teammitglieder schwer taten, sehr schnell zu übernehmen und selbst zu erledigen, hatte das nette kleine Buch zum „Affenmanagement“[3] gelesen und sich vorgenommen, fortan keine „Affen“ mehr zu übernehmen. Eine kleine Affen-Figur auf ihrem Schreibtisch neben dem Telefon half ihr enorm dabei …
  Ein Leitungsteam einer sozialen Einrichtung, das immer sehr vorsichtig und wertschätzend miteinander umging, stellte in einer Supervision fest, dass mit diesem freundlichen Umgang leider zugleich verbunden war, heikle Themen zu umschiffen und sachgerechte Kritik nicht auf den Tich zu bringen. Den von der Supervisorin als lockerer Spruch für das notwendige mutige Einbringen heikler Themen ins Spiel gebrachten Satz „Na – heute schon was riskiert?“ verankerte das Team daraufhin als sichtbaren auf dem Besprechungstisch: als Impuls, sich innerlich einen Ruck zu geben und auch ein schwieriges Thema anzusprechen. (Die Supervisorin bekam den später gerahmt zum Abschied – weil das Team diesen äußeren Anstoß inzwischen nicht mehr brauchte.)
• Neues mit gut trainierten Gewohnheiten verbinden
  Ein Team hatte die nette Gewohnheit entwickelt, dass Freitagmittag so gegen 14 Uhr alle noch mal in der Kaffee-Ecke auflaufen, kurz noch einen Espresso oder Cappuccino miteinander trinken, sich austauschen, was jede:r so vorhat – und dann aber auch alle schnell losstürmen, das Wochenende ruft ja. Was sich leider ebenso entwickelt hat: Dass eine Kollegin, die nur fußläufig entfernt wohnt, nicht ganz so eilig davonstürmt. Und dann als letzte alle Fenster checkt und schließt, noch mal die schlappen Blumen im Flur gießt, den Abfallstapel Papier neben dem Kopierer noch eben zur blauen Tonne bringt … Darauf angesprochen, gelobten die anderen Besserung, es war ja überhaupt keine böse Absicht. Aber nicht lange danach war’s wieder so. Was half: der rigorose Entschluss „vor dem Kaffee gemeinsamer Büro-Check“ – arbeitsteilig eine Sache von kaum 5 Minuten. Dann der gemeinsame Kaffee. Und für die Kollegin, die als letzte das Büro verlässt, bleibt dann nur noch das Abschließen.

Und wenn das Neue doch mal wieder „durchgegangen“ ist? Nicht ärgern, sondern kurz gemeinsam erforschen: Wo habe ich/ wo haben wir den Abzweig in die neue Spur verpasst? Nicht auf der Ebene der guten Absichten (die haben Sie doch), sondern ganz praktisch: Wo hätte ich mir etwas bereitlegen sollen, so dass es mir / uns „ins Auge springt“? Welcher „Verbau“ für das alte Gleis würde uns helfen, leichter ins Abbiegen zu kommen?

Verantwortung teilen

Gute Vorsätze leiden oft darunter, dass sie „in der Luft herumschwirren“, aber niemand die Verantwortung dafür übernimmt, es wirklich zu tun. Und dann ändert sich eben nichts. Die Schlussfolgerung ist schlicht: Jedes Veränderungsvorhaben braucht einen Paten / eine Patin. Der oder die dafür sorgt, dass das geschieht, was alle sich vorgenommen haben (also nicht: Der oder die immer alles erledigt).

• Feste Verantwortung vergeben: „Wer einlädt, sorgt für Kaffee“. „Wer die Besprechung moderiert, checkt Flipchartpapier und Stifte.“ Wenn man eine solche Regel einmal verabredet hat, dann muss man derlei nicht immer wieder neu überlegen – und es wird leichter zur Gewohnheit.
• Erlaubnisse für Mahner:innen geben: Wer die Rolle des „Küchenbeauftragten“ übernimmt, wird „offiziell autorisiert“, das Team zu mahnen, wenn Verabredungen zur Spülmaschine, zum Kühlschrank, zur Mikrowelle und zur Vorratsbeschaffung zu misslingen drohen. Ggf. kann solch eine Rolle, mit der man sich nie Freunde macht, monatlich rotieren – bis sich alle dran gewöhnt haben, die selbst gesetzten Regeln für diesen gemeinsamen Bereich zu erfüllen.
• Ein gutes Prinzip, damit es nicht immer dieselben trifft: Jede:r im Team übernimmt Verantwortung als Pate/Patin für eine Veränderung. Niemand sollte für zu viele Bälle in der Luft (neben den eigentlichen Aufgaben) verantwortlich sein, das überfordert auch engagierte Kolleg:innen. Manche Teams führen eine sichtbare Liste am Schwarzen Brett für „Sonderaufträge“: WAS übernimmt WER? Da sieht man sehr schnell, welches Namenkürzel wie oft vertreten ist – oder welches noch gar nicht …

Den Fortschritt sichtbar machen

„Von Null auf Hundert“ gelingt fast nie beim Etablieren neuer Gewohnheiten. Kleine Erfolgssignale helfen beim Dranbleiben. Beim Abnehmen übernehmen das die Waage und die kleiner werdende Zahlenreihe. Was kann das ersetzen? Eine Visualisierung für „gelungen“ vs. „nicht gelungen“ vielleicht. Variante 1 erfordert eine kleine Investition: Zwei Glassäulen (Schirmständer oder einfache gerade Blumenvasen aus Glas) werden mit farbigen Pingpong-Bällen gefüllt – jedes Mal, wenn ein Vorsatz umgesetzt wurde, wandert ein weißer Pingpongball in Säule 1, beim Nicht-Gelingen ein orangener Ball in Säule 2. Auf dass die erste Säule siegen möge! Dass es nicht unbedingt Pingpongbälle braucht, sondern der Phantasie keine Grenzen gesetzt sind, zeigt das Foto: Also: nehmen, was gerade so greifbar ist 😊
Die schlichtere, aber ebenso augenfällige Lösung: Zwei senkrechte Papierstreifen werden an der Wand angebracht, auf denen dann zwei Säulen aus unterschiedlich farbigen kleinen Post-Its wachsen können: „Wir haben das Neue geschafft“ – „Wir haben es diesmal leider nicht geschafft“.

Und was wirklich gut tut: Darüber sprechen, was man geschafft hat – und darüber, wofür es gelohnt hat und was jetzt wirklich viel reibungsloser läuft. „Mensch, das war ja ein echter Kraftakt, bis alle wirklich die detaillierten Reiseabrechnungen monatlich pünktlich eingereicht haben. Aber jetzt ist die Gesamtabrechnung für Moni echt easy. Und wir alle ersparen uns den Stress, mühsam irgendwas von vor 3 Monaten zu rekonstruieren.“ Ein guter Job für eine Teamleitung – auch wenn diese Anerkennung natürlich jede:r im Team aussprechen kann.

Zum guten Schluss: Ernstmachen mit dem Vorhaben – und freundlich zu sich selbst bleiben

Was tun, wenn ein guter Vorsatz trotzdem wieder einmal versandet? Nicht „katholisch“ geißeln („Wir kriegen aber auch gar nix hin!“ „Hab’s ja schon vorher gewusst.“). Aber auch nicht resignieren. Sondern überlegen: Warum tun wir nicht das, was wir doch so vernünftig finden? Gibt es noch Hindernisse? Oder bringt das „alte“ Verhalten doch einige Vorteile mit sich, die wir zu wenig beachtet haben? Oder haben wir uns eine zu komplizierte Lösung ausgedacht? Und wenn all das nicht weiterbringt: Vielleicht auch in aller Ernsthaftigkeit überlegen, ob mir oder uns diese Veränderung wirklich wichtig genug ist.

Wenn man das Neue nicht so schafft wie geplant: Vielleicht ist es schon ein guter Schritt, wenigstens erste „Portionen“ davon zu realisieren. „Auch ein Weg von 2 Meilen beginnt mit dem ersten Schritt”, so ein leicht abgewandelter Ausspruch von Konfuzius.

Immer nur eine Gewohnheit zur Zeit zu verändern, hilft, sich zu konzentrieren, statt sich zu verzetteln. Wenn ein Team schafft, alle zwei Monate eine neue Gewohnheit in der Art der Zusammenarbeit miteinander zu etablieren, wären das schon sechs im Jahr. Nicht schlecht, oder?

Nicht zu früh aufhören. Wenn etwas bei jedem zweiten Mal gelingt, ist es schon prima. „Was könnten wir tun, um es noch öfter hinzukriegen?“ ist dann die hilfreichere Frage als zu beklagen, dass man es so oft nicht geschafft hat. Was könnten „kleine Helferlein“ sein, wie könnte Nudging helfen oder irgendeine der anderen Methoden? Neues zu lernen, braucht Wiederholung. Das gilt für Arbeitsgewohnheiten genauso wie für’s Klavierspielen.
“Aha-Lernen” (Kapieren, was vernünftig ist – und dann läuft’s) funktioniert leider nur selten.

Manche Veränderung braucht auch eine gewisse Zeit, um damit zu experimentieren und nach und nach kleine Stellschrauben zu drehen, bis es insgesamt „passt“ und „läuft“.

Also: „Planen – ausprobieren – auswerten – Modifizierung planen – ausprobieren …“, das hilft beim Etablieren von Veränderungen. Immer wieder die iterative Schleife, die wir im agilen Arbeiten gewohnt sind. Und außerdem alles ein bisschen sportlich nehmen.
Sepp Herbergers aufmunternder Spruch  „Nach’m Spiel is vor’m Spiel!“ hilft auf jeden Fall, nicht zu verzagen, sondern am Ball zu bleiben.

Und jetzt ihr! Wenn ihr erfolgreich noch andere Wege erprobt habt, um neue Gewohnheiten in eurem Alltag zu verankern: Bitte her damit – teilt eure Erfahrungen sehr gern gleich hier in einem Kommentar!

 

[1] Bertolt Brecht: „Die Mühen der Gebirge liegen hinter uns. Vor uns liegen die Mühen der Ebenen.“ (aus dem Gedicht „Wahrnehmung“ 1949).

[2] Zum Unterschied der beiden Fragen gibt’s Interessantes auch in unserem Blogbeitrag „Warum? Und vor allem: Wozu das Ganze?!“ (https://verwaltungsrebellen.de/warum-und-vor-allem-wozu-das-ganze/)

[3]  Kenneth Blanchard: Der Minutenmanager und der Klammer-Affe. Rowohlt, 2015