„Projekte machen Verwaltung fit, wir machen Projekte fit“ – Das V-Büro der Freien Hansestadt Bremen

Das V-Team - Zeichnungen der acht Teammitglieder

Digitalisierung, gesellschaftliche Herausforderungen und Krisen, eine Arbeitswelt im Wandel, … Mit den Forderungen nach Veränderung steigt auch die Anzahl der Projekte, die Verwaltungen parallel zum Tagesgeschäft bewältigen muss. Die Fähigkeit, einmalige, zeitlich begrenzte und oft komplexe Vorhaben zu planen und umzusetzen, ist in Verwaltungen aber (noch) nicht in der Breite vorhanden. Aus diesem Grund etablieren seit einigen Jahren immer mehr Verwaltungen Projektmanagement Offices (PMOs), Digitalisierungsteams und andere Unterstützungseinheiten, die die Projektarbeit unterstützen sollen.

Als das Büro für Projekt- und Veränderungsmanagement (kurz: V-Büro) der Freien Hansestadt Bremen 2017 gegründet wurde, gehörte es zu einer der ersten solcher Unterstützungseinheiten. Entsprechend hat das mittlerweile 8-köpfige Team einige Erfahrungen in petto, von denen andere Verwaltungen profitieren können. Und so freut uns sehr, dass Lutz Liffers (Leiter des V-Büros) und Lena Flitta (Team V-Büro) uns im Interview Rede und Antwort gestanden haben und wir in diesem Beitrag davon berichten können …

  • … wie das V-Büro Projekte unterstützt und warum es dabei nicht nur um Methoden, sondern vor allem um soziale Prozesse und einen Kulturwandel geht,
  • … welche Herausforderungen die Projektarbeit in Verwaltungen birgt und wie das V-Büro sie angeht,
  • … wie das V-Büro sich intern organisiert und dabei „Neue Arbeit“ vorlebt.

Metaplanwand aus einer internen V-Klausur zur Sortierung von Aufgaben zu strategischen Zielen.

Metaplanwand aus einer internen V-Klausur zur Sortierung von Aufgaben zu strategischen Zielen.; Bild: V-Büro

Vom Projektleitungspool zur übergreifenden Veränderung

Gestartet ist das V-Büro als Projektleitungspool. „Die Idee war, uns in strategisch wichtigen Projekten als Projektleitung einzusetzen, damit diese Vorhaben möglichst zu einem guten Ende kommen“, so Lutz Liffers.

Durch die konkrete Unterstützung und Entlastung in Projekten konnte sich das V-Team über die Jahre Vertrauen in den verschiedenen Fachbereichen erarbeiten. So haben sie zum Beispiel das Impfzentrum in Bremen als Projekt geleitet – mit großem Erfolg und viel Anerkennung für die Stadt in der ganzen Republik. „Das war für uns eine super Werbung um zu sagen: Projektmanagement ist das Mittel der Wahl, wenn ihr ein großes Problem lösen wollt. Wir stehen vor der Herausforderung, uns permanent zu verändern, und das geht mit den etablierten Linienstrukturen einfach nicht gut.“

Schnell wurde aber auch deutlich, warum ein solcher Projektleitungspool nicht ausreicht. Lutz Liffers: „Wenn unsere Leute oft ein oder mehrere Jahre in ein Thema abtauchen und in einem Ressort arbeiten, dann haben wir kein wirkliches Team mehr und auch keine Möglichkeit, übergreifende Veränderungen zu gestalten.“

Was fehlt:

  • Ressourcen: „Wir haben gemerkt: Es gibt so viele Projekte, das schaffen wir alles gar nicht. Wir brauchen in der Verwaltung viel mehr Leute, die über die Kompetenzen verfügen, Projekte zu leiten“, so Lena Flitta.
  • Überblick & Priorisierung: Ohne es zu merken, arbeiten Ressorts oft parallel an ähnlichen Themen, es gibt keinen übergreifenden Blick auf die Projektlandschaft. Und wer priorisiert, wenn Projekt und Tagesgeschäft um knappe Ressourcen rangeln?
  • Grundlegender Wandel: Damit Projektarbeit und ständige Veränderung funktionieren, braucht es einen grundsätzlichen Wandel der Haltung, Arbeitsweisen und Strukturen in Verwaltungen. Lutz Liffers: „Wir werden oft gerufen, weil es in Projekten ein Problem gibt. Wir sehen dann aber, dass nicht die Projekte, sondern die Organisation das Problem hat“.

Um diese Lücken zu füllen, entwickelte das V-Büros sich weiter:

  • Begleitung & Befähigung: Der Fokus verlagert sich zunehmend von der temporär eingesetzten Projektleitung (selbst Projekte zum Erfolg führen) zur Projektbegleitung (andere dabei unterstützen, dies zu tun). Zudem geht es darum, mehr Leute in der Verwaltung zur Projektarbeit zu befähigen.
  • Projektportfoliomanagement: Einen Überblick über die Projektlandschaft schaffen, sichtbar machen, wo an welchen Themen gearbeitet wird, Projektfamilien bilden, die gemeinsam an Themen arbeiten und voneinander profitieren können. Auch: Vermittlungs- und Eskalationsinstanz sein, wenn „Linie mal wieder Projekt frisst“ (Lutz Liffers).
  • Organisationsentwicklung: Die zukunftsfähige Verwaltung braucht eine neue Arbeitskultur, neues Führungsverständnis, bessere Abläufe und Strukturen. Das V-Büro fördert diese Transformation der Verwaltung , indem es neben der fachlichen Projektarbeit auch die die Strukturen der Zusammenarbeit, der Kommunikation und der Arbeitsweisen und Methoden in den Blick rückt. Auf diese Weise strahlt Projektarbeit auch auf die ganz normale Linienarbeit aus..

Angebote des V-Büros

Wie setzt denn nun das V-Büro diese Unterstützungsfunktion konkret um? Schauen wir uns einige Schlaglichter an:

Projektmanagement-Qualifizierung

Themenbausteine des Projektmanagement-Lehrgangs der Freien Hansestadt Bremen. Insgesamt 8 Module. Inhalte u. a. Ziele und Leistungsumfang, Projektorganisation und -rollen, Umgang mit Stakeholdern, Führung / Teamarbeit, Projektfinanzierung, Ressourcenplanung, Projektsteuerung, Umfang mit Krisen und Konflikten, Agiles und hybrides Projektmanagement, Projektabschluss, Projektmanagementsimulation, ...

Themenbausteine des Projektmanagement-Lehrgangs der Freien Hansestadt Bremen; Folie: V-Büro

Im Rahmen der eigenen Projektmanagement-Zertifizierung hat Lutz Liffers festgestellt, dass die Weiterbildungen auf dem Markt nicht so recht zu den Anforderungen der Verwaltungen passen: „Vieles, was dort vermittelt wird, kommt eher aus der Wirtschaft und hat mit dem, wie ich Verwaltung erlebe, wenig zu tun. Kritische Pfade z. B. haben häufig gar keine Bedeutung im Projektalltag. Wir haben hier ganz andere Probleme. Die Hierarchie, das Führungsverhalten, dass der Auftraggeber seine Rolle nicht kennt, die Zusammenarbeit mit Personalräten, die Schwerfälligkeit der Verwaltung, kollaborativ zu arbeiten – das sind die Herausforderungen, die wir haben. Und dafür müssen wir Projektleitungen ausbilden“.

Daher hat das V-Büro einen eigenen Lehrgang aufgebaut, mit dem Kolleg:innen berufsbegleitend über 3/4 Jahr qualifiziert und zertifiziert werden als „geprüfte:r Projektmanager:in der Freien Hansestadt Bremen“. Der Bedarf ist groß, und so startet jedes halbe Jahr ein neuer Kurs mit je 12 bis 15 Teilnehmenden, die aus jeweils 50-60 Interessenten ausgewählt werden.

Neben der Vermittlung von Methoden und Techniken liegt ein großer Schwerpunkt der Qualifizierung auf der Förderung von sozialen und persönlichen Kompetenzen. Hier geht es um Konfliktmanagement, Führung, Kommunikation und darum, die eigene Rolle zu schärfen und das Selbst- und Rollenbewusstsein zu stärken. Dazu gehört auch die Frage: Was ist die Rolle der Auftraggeber:innen und wie kann ich sie in die Pflicht nehmen?

Vernetzungsangebote für Projektleitungen

Netzwerktreffen knüpfen an die PM-Qualifizierung an und sind eine gute Möglichkeit, sich abteilungsübergreifend auszutauschen. Gerade weil in Projekten der Verwaltung die sozialen Herausforderungen groß sind, geht es hier auch darum, sich gegenseitig zu stärken und kollegial zu unterstützen.

Eindrücke aus den Netzwerktreffen. Fotos von Menschen, die sich austauschen und die Köpfe zusammenstecken.

Bild: V-Büro

Lena Flitta: „Unsere tiv-Netzwerktreffen finden jeden letzten Donnerstag im Monat im Wechsel vormittags und nachmittags statt. „tiv“ steht für treffen.informieren.vernetzen. Die Treffen stehen allen Projektinteressierten der Freien Hansestadt Bremen offen. In der Regel sind 8-10 verschiedene Dienststellen dabei. Wir bringen hier Impulse ein, die neue Ideen anstoßen und zum Weiterdenken und Austausch einladen. In Murmelgruppen übertragen wir die Inhalte in den realen Projektalltag. Gleichzeitig geben wir Raum für Vernetzung, denn oft sind unsere Projektleitungen recht allein mit ihren Herausforderungen, Themen, Fragen“.

Für das V-Büro sind diese Treffen ebenfalls eine Möglichkeit, zu lernen und mitzubekommen, was wo in der Bremer Verwaltung los ist und welche Unterstützungsbedarfe Projektleitungen haben.

Übersicht der Netzwerktreffen 2022. Insg. 8 Veranstaltungen. Z.B. "Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte", "Aus V-ehlern lernen", "New Work - Alles neu, oder ...?".

Folie: V-Büro

Projektmanagement-Handbuch

Cover des Projektmanagement-Handbuchs.

Handbuch für Projektmanagement; Bild: Freie Hansestadt Bremen

Um Arbeitshilfen bereitzustellen und Standards und Qualitätsanforderungen an professionelle Projektarbeit zu kommunizieren, hat das V-Büro ein umfassendes Handbuch für Projektmanagement entwickelt.

Es basiert auf klassischen Projektmanagementansätzen, berücksichtigt aber gleichzeitig die spezifischen Bedingungen des Projektmanagements in der Verwaltung.

Wozu ein solches Handbuch hilfreich ist, ist in der Einleitung beschrieben:

„Durch die Schaffung eines gemeinsamen Rahmens für das Projektmanagement in der FHB

  • kann auf einheitliche Regeln, Muster, Instrumente, Formulare zurückgegriffen und damit doppelte Arbeit vermieden werden,
  • wird die dienststellenübergreifende Zusammenarbeit durch gemeinsame Begriffe und Konzepte erleichtert,
  • werden Projekte nach Erkenntnissen der internationalen Forschung und Praxis durchgeführt und damit effektiver und effizienter,
  • können Projekte besser verglichen und ausgewertet werden und damit zielgenauer auf die Gesamtstrategie der FHB ausgerichtet werden.“

Das Handbuch steht hier zum Download zur Verfügung.

Projekte leiten und begleiten

Nach wie vor übernimmt das V-Büro auch noch selbst die Leitung ausgewählter Projekte – bevorzugt solcher, die übergreifenden Einfluss auf die Verwaltungsentwicklung haben. So etwa für die Projekte „Zukunft der Aus- und Fortbildung“, „New Work“ (neue Raumkonzepte, flexible Arbeit, neue Formen der Zusammenarbeit) oder „Einheitsmandant“ (eine einheitliche digitale Dokumentablage für alle Ressorts). „Die Arbeit in den Projekten ist uns wichtig, weil sie uns erdet – hier erleben wir am eigenen Leib die praktischen Probleme, mit denen auch andere in Projekten kämpfen“, so Lena Flitta.

Drei Personen, die an einer Pinnwand arbeiten.

Bild: V-Büro

Um Projektleitungen bei ihren Herausforderungen zu unterstützen und Projektteams „on the job“ zu befähigen, bietet das V-Büro verstärkt auch Projekt- und Veränderungsberatung als „Hilfe zur Selbsthilfe“ an.

In beiden Fällen werden Projektmanagement und Change Management integriert betrachtet. Immer wieder geht es um typische Herausforderungen von Projektarbeit in der Verwaltung:

  • die Beteiligung vielfältiger Interessensgruppen,
  • die Klärung von Kommunikations- und Entscheidungswegen,
  • die Moderation von Konflikten, insbesondere rund um das Zusammenspiel von Projekt und Linie,
  • um hierarchie- und fachbereichsübergreifende Zusammenarbeit („Darf der Referent aus Abteilung 3 einfach so den Referatsleiter aus Abteilung 2 anrufen?“, „Was, wenn eine A15-Führungskraft im Projekt auf eine Projektleitung EG 11 trifft?“),
  • um Machtverschiebungen (Referatsleitungen wollen gern die Finger im Spiel haben),

„Auf solche Fragestellungen kommen wir über die Projekte. Dann können wir sagen: Wenn ihr vernünftige Projekte machen wollt, funktionieren die etablierten Strukturen nicht. Und schon haben wir die Chance, an diesen Strukturen zu arbeiten“, so Lutz Liffers.

Die Sachaufgabe gibt oft den Anstoß für Organisationsentwicklung. So eröffnet ein Projekt zur Raumplanung in einem Amt („Wir platzen aus allen Nähten“) die Chance, an zentralen Dysfunktionen zu arbeiten („Wir merken, dass wir gar keinen Überblick haben, wer hier eigentlich was macht“). Und in einem Projekt zur Zukunft der Aus- und Fortbildung zeigt sich, dass es sinnvoll ist, zunächst an der  Steuerungsstruktur der Aus- und Fortbildung zu arbeiten, bevor ein Strategiepapier mit neuen Qualifizierungsformaten entwickelt wird.

Die Auswahl von Projekten erfolgt dabei sehr systematisch. Lena Flitta: „Es gibt einen klaren Prozess, entlang dessen wir im Team und mit den Auftraggeber:innen klären, ob, in welcher Rolle und mit welcher Zielsetzung wir ein Projekt unterstützen“.

Prozess zur Auftragsklärung für Projektberatungsanfragen

Prozess zur Auftragsklärung für Projektberatungsanfragen; Folie: V-Büro

Weil die Nachfrage steigt, gehört dazu leider auch immer häufiger, Anfragen abzulehnen. Das betrifft zum Beispiel punktuelle Moderationsanfragen jenseits von Projekten oder auch die Leitung von Projekten, die zu lange zu viele Kapazitäten binden würden, die dann für anderes fehlen.

Projektmanagement Office (PMO)

Mit einem Versuchsballon beim Senator für Finanzen (der in Bremen als Querschnittsressort wie ein kommunales Hauptamt die Rahmenbedingungen für Personal- und Organisationsentwicklung, Digitalisierung und Haushaltsmanagement setzt)  möchte das V-Büro die Projektarbeit in der Verwaltung zukünftig auch strategisch unterstützen – durch ein Portfoliomanagement für Veränderungsprojekte. Eine der ersten Aufgabe wird sein, einen Überblick über sämtliche Veränderungsprojekte zu schaffen und Projektfamilien zu identifizieren, die gemeinsam an Themen arbeiten und voneinander profitieren können.

Zusammenspiel Projektmanagement - Portfoliomanagement - Strategisches Management

Zusammenspiel Projektmanagement – Portfoliomanagement – Strategisches Management; Folie: V-Büro

„In einer Klausurtagung, die wir moderiert haben, wurden die Probleme deutlich: Wie haben keinen abteilungsübergreifenden Überblick über die Veränderungsprojekte und in den bestehenden Gremien ist zu wenig Raum, übergreifend die Vorhaben aus den einzelnen Fachabteilungen strategisch miteinander abzustimmen. Das birgt die Gefahr von Zielkonflikten – oder auch Doppelarbeit“, so Lutz Liffers.

Die Idee: 3-4 erfahrene Projektleitungen bilden ein PMO, das keine Projekte leitet, sondern als Scharnier zwischen den Projekten und der Führungsebene dient. „Wenn wir das erreichen, dann haben wir endlich eine gesicherte und etablierte Kommunikationslinie für Projekte. Dann stehen Projektleitungen nicht alleine mit ihren Problemen da und haben eine Eskalationsinstanz – etwa, wenn ein Projekt hakt, weil wichtige Entscheidungen durch die Hierarchie nicht getroffen werden oder wenn die Linie mal wieder das Projekt frisst“.

Vorgehensweise zur Einführung eines PMO. Phasen: 1. Ist-Analyse, 2. PMO-Konzept, 3. Implementierung.

Vorgehensweise zur Einführung eines PMO; Folie: V-Büro

Voraussetzung dafür, dass ein solches Scharnierkonstrukt funktionieren kann, ist der gute Ruf, den das V-Büro sich erarbeitet hat. Dennoch ist der Aufbau eines PMO nicht einfach, weil das PMO die Aufgabe hat, im Zweifel auch Klartext sprechen zu müssen und Abteilungsleitungen auch sagen zu können:: „: So wie wir’s bisher machen, können wir’s nicht weitermachen. Dann müssen wir im Zweifel eben auf Projekte verzichten, aber die übrig gebliebenen Projekte dafür vernünftig machen“.

Das V-Büro als Team

Das V-Team - Zeichnungen der acht Teammitglieder und daneben eine kurze Selbstbeschreibung: "Das Team des V-Büro besteht aktuell aus acht Kolleginnen und Kollegen mit ganz unterschiedlichen Werdegängen und Lebensläufen. Aus diesem breiten Wissenspool schöpfen wir bei allen neuen V-Büro-Angeboten und können darüber hinaus immer wieder voneinander lernen. Gemeinsam sind uns die Leidenschaft für gute Projekte und eine große Freude am Voranbringen neuer Themen - im Team oder auch gemeinsam mit diversen Dienststellen in der Verwaltung der FHB."

Das V-Team – kurze Selbstbeschreibung; Folie: V-Büro

Was sind Erfolgsfaktoren des Teams?

Auffällig ist, dass das Team interdisziplinär aufgestellt ist und die meisten Teammitglieder über einen Quereinstieg in die Verwaltung gekommen sind. Lutz Liffers ist Soziologe und war lange im Kulturmanagement und im Bildungsbereich tätig. Lena Flitta ist Politologin und hat 13 Jahre in staatlichen Projekten der Entwicklungszusammenarbeit gearbeitet. Diese Vielfalt setzt sich in den anderen Teammitgliedern fort und das prägt auch eine besondere Sicht auf Verwaltung, Projekte und Zusammenarbeit. „Die Heterogenität und dass wir ganz unterschiedlich lange dabei sind, macht es leicht, ins Team einzusteigen. Zudem profitieren wir sehr von den unterschiedlichen Sichtweisen – jede und jeder bringt einen eigenen Erfahrungsschatz mit ein“, so Lena Flitta.

Bei all der Vielfalt hat die gemeinsame und systematische Aufbereitung von Konzepten und Grundlagen – für die Lehrgangsunterlagen, das Projekthandbuch, die Projektberatung – dem Team geholfen, eine gemeinsame Sprache und gemeinsame Werte für die Projektarbeit zu entwickeln.

Screenshot "Unsere Werte" - Selbstbeschreibung des V-Teams im Intranet

Werte des V-Teams; Screenshot: V-Büro

Diese Werte zeigen sich auch in der internen Zusammenarbeit: „Was wir in Projekten machen, probieren wir auch an uns selbst aus“, so Lena Flitta. So experimentiert das V-Büro immer wieder mit neuen Besprechungs- und Workshopformaten. Oder nutzt den internen Weiterentwicklungsprozess, um mit agilen Methoden zu experimentieren.

Als weiteren Erfolgsfaktor führt Lutz Liffers die Gestaltung des Bewerbungsverfahrens an: „Ich habe früh die Chance gehabt, das Bewerbungsverfahren mitzugestalten und zwar so, dass wir die richtigen Leute ins Team kriegen. Wir haben versucht Stellenausschreibungen anders als üblich aufzusetzen, weil uns nicht der akademische Grad, sondern ganz andere Kompetenzen interessieren. Und wir haben ein Assessment-Center umgesetzt, was auch nicht üblich war“.

Was hält das Team zusammen?

Weil viele Teammitglieder häufig in ihren Projektwelten unterwegs sind, ist es eine Herausforderung, das V-Büro als Team zusammenzuhalten und an gemeinsamen Themen zu arbeiten. Was hilft:

Regelmäßige gemeinsame Treffen: Im wöchentlichen Jour fixe werden Highlights, Herausforderungen und Lessons Learned geteilt. Derzeit findet alle zwei Wochen ein gemeinsamer Workshop zur Weiterentwicklung des V-Büros statt. 2x pro Jahr macht das Team einen Klausurtag, um jenseits des Alltagsstresses an Themen zu arbeiten. Für das gute kollegiale Klima im Team sorgen außerdem Teamausflüge.

Ein modernes Teambüro: „Wir haben Wände eingerissen und teilen uns nun alle ein großes Büro, das nicht typisch ist für die Verwaltung. Wir haben Stehtische, eine Sofaecke, überall Arbeitsflächen an den Wänden“, so Lena Flitta. Lutz Liffers ergänzt, dass das auch eine Außenwirkung hat: „Wenn Leute zu uns kommen, bekommen wir immer wieder das Feedback: ‚Bei euch herrscht eine ganz besondere Atmosphäre‘“. Im Sommer 2023 zieht das V-Büro auf den Innovationscampus Tabakquartier in einem ehemaligen Industrierevier um. Dann können endlich viel weitergehende Ideen aus „New Work“ auch räumlich umgesetzt werden.

Zusammenarbeit in unterschiedlichen Konstellationen: „Wir arbeiten häufig in verschiedenen Teilteamkonstellationen – verschiedene Themen bearbeiten wir zu zweit oder zu dritt und sind dadurch untereinander gut im Kontakt – unabhängig davon, ob man eher im Homeoffice oder im Büro arbeitet“, so Lena Flitta.

Mit Projekten Verwaltung entwickeln

Was sich im Gespräch mit Lena Flitta und Lutz Liffers durchzieht und was uns sehr gut gefällt am V-Büro, ist das Verständnis von Projekten als Raum und Chance für Veränderung. Und so möchten wir diesen Beitrag mit einem Auszug aus der Website der Freien Hansestadt Bremen beenden, mit dem das V-Büro genau das auf den Punkt bringt:

„Projekte haben darüber hinaus positive ‚Nebenwirkungen‘: Sie sind besonders geeignet, Mitarbeitende zu motivieren und zu beteiligen, ihre Ideen und Erfahrungen aufzugreifen und in Veränderungsprozessen zu nutzen. Projekte ermöglichen offene Lern- und Arbeitsmethoden und schaffen eine Kultur, die Veränderungen positiv aufgreift, um neue Wege zu ermöglichen. Projektarbeit baut neue Kompetenzen bei den Mitarbeitenden auf und stärkt auf diese Weise die Leistungsfähigkeit der Organisation.“

Genau solche „Nebenwirkungen“ haben wir auch im Gespräch mit Lutz Liffers und Lena Flitta wahrgenommen. Die Veränderungsfreude, der Wille, gemeinsam etwas zu bewirken und zu verbessern, das Ausprobieren neuer Wege, das Lernen beim Tun … die beiden vermitteln glaubhaft, dass das V-Büro all dies nicht nur in den Projekten fördert, sondern auch selbst lebt. Wir sind auf jeden Fall überzeugt, dass ein solches Büro für Projekt- und Veränderungsmanagement ein echter Gewinn für die Verwaltung ist!

Eine Gruppe von Menschen, die einen Workshop draußen auf einer Wiese abhalten.

Bild: V-Büro

 

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