Kategorie: Digitalisierung

E-Akte, OZG, KI, digitale Zusammenarbeit – Digitalisierung in der Verwaltung ist mehr als Technik. Diese Beiträge zeigen, wie Behörden digitale Veränderungen konkret angehen: mit Praxiserfahrungen, Erfahrungsberichten aus laufenden Projekten und einem realistischen Blick auf Chancen und Hürden.

Der smarte Draht zum Staat – Wie KI die Beziehung zwischen Verwaltung und Bürger:innen verändert

27. November 2025

von Sabine Schwittek

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KI-generiertes fotorealistisches Bild. Eine menschliche Hand und eine Roboterhand geben sich die Hände. Im Hintergrund ist ein modernes Rathaus zu sehen.

Nun also auch von uns ein Beitrag über Künstliche Intelligenz in der Verwaltung. Ein Thema, über das aktuell sehr viele Menschen und auch die KI selbst eine Menge zu sagen und zu schreiben haben. Ein Aspekt, der bisher weniger im Fokus steht, interessiert uns als Weltenwandlerinnen zwischen Informatik und Psychologie besonders: Wie wirkt sich der Einsatz von generativer KI auf die Beziehung zwischen Verwaltung und Bürger:innen aus? Unter den lauten Rufen nach Bürokratieabbau und einer Staatsreform wirkt die Beziehung aktuell etwas angespannt. Welche Chancen und Risiken birgt KI in diesem Zusammenhang? Weiterlesen

Gemeinsam Digital für Sachsen-Anhalt – So geht Zusammenarbeit zwischen Land und Kommunen!

29. April 2025

von Sabine Schwittek

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Projekttreffen im Zuge der ebenenübergreifenden Projektarbeit. Zu sehen sind Tobias Krüger und drei weitere Personen in einer kreativen Arbeitsumgebung. Bunte Möbel, buntes Arbeitsmaterial. Im Vordergrund ist ein Laptopbildschirm zu sehen, im Hintergrund ein großer Bildschirm, auf dem Inhalte präsentiert werden.

Irgendetwas läuft schief in der Kommunikation zwischen den Verwaltungsebenen. Kommunen sehen Gesetze und Verordnungen von Bund und Land oft als nicht praxistauglich, sie haben den Eindruck, bei der Entwicklung „am Katzentisch zu sitzen“[1]. Die andere Seite hingegen ärgert sich, weil sie sich doch bemüht, die Kommunen einzubeziehen, aber das Ringen mit den Spitzenverbänden zäh ist oder die Rücklaufquote bei Konsultationsverfahren gering. Beziehungsstatus: Kompliziert.

Die Problematik greift auch der Zwischenbericht der Initiative für einen handlungsfähigen Staat auf. Darin heißt es: „Ein Symbol unserer Reformunfähigkeit sind die höchst komplizierten und in sich verhedderten Strukturen zwischen Bund, Ländern und Kommunen (…).“ Wir wagen die These: Eine veränderte Zusammenarbeit zwischen den föderalen Ebenen ist ein Schlüssel zur Staatsreform.

In diesem Beitrag schauen wir insbesondere auf das Zusammenspiel zwischen Landes- und kommunaler Ebene (Städte, Kreise, Gemeinden). Ein beeindruckendes Modell für eine gelingende Kooperation liefert das Land Sachsen-Anhalt. Wir freuen uns, dass Tobias Krüger, CDO beim Ministerium für Infrastruktur und Digitales Sachsen-Anhalt (kurz: MID) zusammen mit Vertreter:innen der kommunalen Ebene für diesen Blog ihre Erfahrungen mit uns geteilt haben.

Ein kurzer Überblick über den Beitrag:

Wir starten mit ein wenig Hintergrund: Wie kam es zu der veränderten Zusammenarbeit in Sachsen-Anhalt?
Im Hauptteil liefern wir 8 Gelingensbedingungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Land und Kommunen.
Und schließlich einige Beispiele dafür, was Land und Kommunen auf diese Weise gemeinsam auf die Beine gestellt haben.

„Workflow rockt, E-Mail blockt!“ – Der Rhein-Kreis Neuss gibt Tipps für die Einführung der E-Akte

6. März 2025

von Sabine Schwittek

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Eine rote Postkarte des Rhein-Kreis Neuss mit dem Aufdruck „Workflow rockt - E-Mail blockt!“

Beim Thema Digitalisierung spricht alle Welt von KI – und wir kommen mit einem Beitrag über die E-Akte um die Ecke?! Doch KI hin oder her: Seit Jahren stellen wir Führungskräften aus Kommunalverwaltungen dieselbe Frage: „Welches Digitalisierungsthema beschäftigt Sie aktuell am meisten?“. Nach wie vor ist die mit Abstand häufigste Antwort: Die Einführung der E-Akte.

Das Thema ist nicht sexy. Niemand stellt sich auf die politische Bühne und feiert sich dafür, Papierakten abgeschafft zu haben. Das Thema ist längst überfällig und wirkt aus der Zeit gefallen. Auf den ersten Blick geht es um schnödes bürokratisches Handwerkszeug. Um ein digitales Abbild der alten Verwaltungswelt. Um scheinbar verstaubte Prinzipien wie eine „ordnungsgemäße Aktenführung“.

Aber: Die E-Akte ist nichts weniger als die Basis und ein zentraler Hebel für die Verwaltungsdigitalisierung. Und sie ist noch lange nicht in allen Bereichen der Verwaltung angekommen. Weiterlesen

Lots:innen & Change-Moderator:innen: interne Unterstützung für Verwaltungsmodernisierung

10. Dezember 2024

von Dorothea Herrmann

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Employees giving hands and helping colleagues to walk upstairs. Team giving support, growing together.

Viele Verwaltungen haben in den letzten Jahren neue Rollen etabliert: Um große Veränderungen wie eine Strukturreform oder den digitalen und agilen Wandel im ganzen Haus zu verankern, wurden Mitarbeitende dazu qualifiziert, diese zu unterstützen – im Bewusstsein, dass solch gewichtige Veränderungen im laufenden Verwaltungsalltag ohne Hilfe kaum zu stemmen sind.

Was uns aufgefallen ist: Wann immer wir die Einführung solch einer internen Unterstützungsrolle begleitet haben oder uns mit Verwaltungskolleg:innen über diese neuen internen Rollen austauschen, begegnen uns immer wieder ähnliche Fragen und Herausforderungen:

von der Auswahl geeigneter Mitarbeiter:innen
über deren Qualifizierung und Rollenklärung
bis hin zur Beauftragung und
zu möglichen Rollenkonflikten.

In diesem Blogbeitrag stellen wir unsere Beobachtungen und Erfahrungen systematisch zusammen und leiten daraus praxisnahe Hinweise ab. Dazu beigetragen haben engagierte Kolleg:innen aus einigen Verwaltungen, in denen schon seit längerer Zeit interne Unterstützer:innen tätig sind oder waren.

Unser Ziel ist es, damit sowohl Verwaltungen, die solche Rollen neu einführen wollen, als auch jene, die bereits damit arbeiten und Stolperstellen erleben, zu unterstützen.

Stöber-Stoff für Verwaltungsrebell:innen

13. März 2024

von Dorothea Herrmann

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Gedeckter Tisch mit vielen gefüllten Tellern

Wir schreiben gern. Aber wir lernen auch sehr gern von Kolleg:innen, die ihrerseits freigiebig ihr Know-how zur Verfügung stellen.

Daher hatten wir schon länger überlegt, in einem Beitrag einige Links zu Quellen im Netz zu teilen, die uns regelmäßig bereichern und weiterbringen und von denen wir glauben, dass sie auch für euch Leser:innen dieses Blogs interessant sein könnten.
Da sich ein anderer Blog-Beitrag ein wenig verzögert, ist nun ein guter Zeitpunkt, eine solche Stöber-Sammlung einzuschieben.

Dass wir diesen freigiebigen Kolleg:innen damit auch mal öffentlich „Danke“ sagen können, das freut uns auch sehr an dieser Idee!

Wir decken euch also den Tisch mit 2 x 5 Stöber-Links von Sabine und Doro zu den Arbeitsfeldern: „Agil arbeiten – Lernen – Veränderungsprozesse gestalten“ und hoffen, dass viele von euch die eine oder andere Bereicherung für die eigene Speisekarte entdecken und genießen!

Und was großartig wäre: Wenn einige von euch in den Kommentaren noch weitere Links beisteuern!

Quo vadis OZG? Peter Adelskamp (CDO der Stadt Essen) über den ganz normalen Wahnsinn der Verwaltungsdigitalisierung

18. April 2023

von Sabine Schwittek

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Peter Adelskamps Interpretation von Munks "Der Schrei" - mit dem er einen kreativen Mitarbeiter-Wettbewerb gewonnen hat. Zu sehen ist Peter Adelskamp, der die Poste und Mimik des Schreis imitiert. Im Hintergrund eine selbstgemalte Landschaft mit einem Fluss und einer Brücke mit zwei Personen.

Digitalisierung der Verwaltung in Deutschland: Es ist ja nicht so, als würde es nicht vorangehen. Aber eben zu langsam, zu kompliziert, zu wenig nutzerorientiert. Sinnbildlich dafür steht das Onlinezugangsgesetz (OZG). „Das OZG ist erfolgreich gescheitert“, sagt Peter Adelskamp, Chief Digital Officer (CDO) der Stadt Essen. Da haken wir nach und möchten in diesem Beitrag der kommunalen Perspektive auf Digitalisierung und OZG Raum geben. Denn, so Adelskamp: „Wir sollen das OZG zwar in weiten Teilen umsetzen. Aber bei der Entwicklung des Gesetzes saßen die Kommunen nur am Katzentisch und wurden nicht so recht mitgedacht.“

In diesem Beitrag geht es darum, …

… wie die Stadt Essen an Digitalisierung und OZG herangeht,
… was das OZG gebracht hat und woran es hakt – mit Beispielen aus dem kommunalen Alltag, bei denen man nicht weiß, ob man lachen oder weinen soll,
… was Kommunen fordern und was das OZG 2.0 diesbezüglich bringt,
… wie man es schafft, nicht verrückt zu werden an der Aufgabe Verwaltungsdigitalisierung.

Quelle Beitragsbild: Peter Adelskamp (seine Interpretation von Edvard Munchs „Der Schrei“ – mit dem er einen kreativen Mitarbeiter-Wettbewerb gewonnen hat).
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The Making of „Verwaltungsrebellen-Netz“: Unsere Erfahrungen – mögliche Impulse zum Aufbau eines Social Intranet

17. März 2023

von Dorothea Herrmann

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Ausschnitt aus der Zeitleiste der Entstehungsgeschichte des Verwaltungsrebellen-Netzes

Immer mehr Verwaltungen überlegen und planen, ihr bisheriges Intranet – meist im Wesentlichen eine Informationsplattform – zu einem „Social Intranet“ zu erweitern: Über die Bereitstellung nützlicher Informationen hinaus schnelle und direkte Kontaktaufnahme und Kommunikation quer durch die Fachbereiche zu ermöglichen („so leicht wie bei Whatsapp“), bereichsübergreifende Diskussionen und Wissensaustausch zu ermöglichen oder auch Arbeitsräume für Projekt- oder Arbeitsgruppen zur Verfügung zu stellen. Um „Silos“ zu überwinden, um hierarchieübergreifend unkompliziert in Austausch und gemeinsame Arbeit zu kommen.

Im Rahmen des Projekts „Verwaltungsrebellen-Labor“ (2020-22) haben wir eine verwaltungsübergreifende Vernetzungsplattform aufgebaut („Verwaltungsrebellen-Netz“ – inzwischen mit neuem Namen „RuDi“ in Trägerschaft des RVR). Das ist etwas anderes als eine verwaltungsinterne Plattform, ganz klar. Aber wenn wir mit Verwaltungskolleg:innen darüber sprachen, wie wir vorgegangen sind, entstand immer wieder die Idee, dass etliches davon durchaus übertragbar sein könnte.

Und deshalb schreiben wir hier einfach mal einige Erfahrungen auf: Was aus unserer Sicht wichtig und ertragreich war. Als Angebot und mögliche Anregung für alle unter euch, die gerade die Idee „Social Intranet“ verfolgen. 5 Schlaglichter haben wir dazu herausgepickt.

Schnelle Fragen, schnelle Antworten: Liebe Verwaltungsrebell:innen, hier ist euer Online-Netzwerk!

5. Februar 2022

von Sabine Schwittek

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Poster, das für das Verwaltungsrebellen-Netz wirbt

Du [1] arbeitest in der öffentlichen Verwaltung und hast Lust, dich mit engagierten Leuten aus anderen Verwaltungen auszutauschen? Dann bist du im „Verwaltungsrebellen-Netz“ genau richtig. Über 800 Verwaltungsrebell:innen aus mehr als 100 Verwaltungen (Stand: 20.12.22) freuen sich auf dich!

UPDATE (16.01.2023): Das „Verwaltungsrebellen-Netz“ läuft als „RuDi“ weiter!
Das Projekt „Verwaltungsrebellen-Labor“ ist mit dem Jahr 2022 geendet.
Wir sind sehr stolz, dass das Online-Netzwerk nicht wie so viele Projekt-Leuchttürme im Sande verlaufen ist! Denn nach dem Projekt gibt der Regionalverband Ruhr ihm nun dauerhaft ein Zuhause. Der Name hat sich verändert – „RuDi – Ruhr Digital“, aber der Inhalt und die vielen Austauschmöglichkeiten und Angebote auf der Plattform bleiben erhalten. Und auch wenn nun „Ruhr“ im Namen auftaucht: Im Online-Netzwerk sind weiterhin Verwaltungsmitarbeiter:innen aus der ganzen Republik herzlich willkommen! Weitere Infos und den Link zur Registrierung findet ihr hier.

Infos, Einblicke[2] und Hintergründe rund um dieses verwaltungsübergreifende Online-Netzwerk gibt’s in diesem Blog-Beitrag. Weiterlesen

„Was wir gelernt haben? Digitale Gelassenheit!“ Das Pilotteam der Regionalen Schulberatungsstelle im Kreis Wesel

3. Februar 2022

von Dorothea Herrmann

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Seit eineinhalb Jahren setzt sich der Kreis Wesel im Vorhaben „Neue Arbeit – neue Räume“ (NA-NR) mit der Quadratur des Kreises auseinander: Wie lösen wir unsere immer drängender werdenden Raumprobleme? Wie könnten modernere Raumumgebungen aussehen? Wie soll es mit mobiler Arbeit weitergehen – auch über Corona hinaus? Und wie kann das so gehen, dass unsere Leistungen darunter nicht leiden oder sogar verbessert werden und die Mitarbeitenden zufrieden sind? Dafür wurden und werden Pilotteams aus allen Vorstandslinien gesucht, die einerseits das Thema „Raum“ plagte und die andererseits experimentierwillig waren. Und die ihre Erfahrungen gern im ganzen Haus teilen würden. Weiterlesen

Fortschritt, ohne um Erlaubnis zu fragen: Das Verschwörhaus in Ulm

8. Juli 2021

von Sabine Schwittek

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Im Jahre 1397 wurde in Ulm mit dem Großen Schwörbrief ein Streit zwischen Patriziern und Zünften um die Machtverhältnisse im Stadtparlament beigelegt. Das prächtige Schwörhaus erinnert an die Geschichte. Mehr als 700 Jahre später ist das nahe gelegene Verschwörhaus auf der Suche nach einer anderen Geschichte, einer neuen Erzählung. Einer, die dabei unterstützen soll, nicht nur die Stadt Ulm „zappelnd und schreiend ins 21. Jahrhundert zu bringen“. Dieses Zitat stammt von Stefan Kaufmann, dem „Halbleiter“ (haha) des Verschwörhauses, der in einem Interview einige kluge Gedanken mit uns geteilt hat.

In diesem Blog-Beitrag geht es um …

das Verschwörhaus, das einen städtischen Ort für „Innovation ohne Erlaubnis“ bietet (und das nicht nur für digitale Themen),
Chancen und Schmerzen einer Mittlerrolle zwischen Verwaltung und Zivilgesellschaft,
Abwasserkanäle, die niemand mit Schleifchen und Schere einweihen möchte, und
Verwirrung, aber auf einem höheren Niveau.

Beitragsbild: Open Knowledge Foundation Deutschland, CC BY 2.0, via Wikimedia Commons
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