E-Akte, OZG, KI, digitale Zusammenarbeit – Digitalisierung in der Verwaltung ist mehr als Technik. Diese Beiträge zeigen, wie Behörden digitale Veränderungen konkret angehen: mit Praxiserfahrungen, Erfahrungsberichten aus laufenden Projekten und einem realistischen Blick auf Chancen und Hürden.
Kreative Wortwitze, ein pinkes Adoptiv-Alpaka, ein Chef, der kein Chef sein möchte, und ein Team, das sowieso nicht auf ihn gehört hätte: Dat is DIT.
In diesem Beitrag möchten wir teilen, was wir im Gespräch mit Aydan Portakaldali und Jan-Ole Beyer über das Phänomen „DIT“ gelernt haben.[1] Der Anstoß dazu gab ein Hinweis auf hierarchiefreies Arbeiten bei Twitter. So etwas in einer Bundesverwaltung? Das macht neugierig.
Sie verstehen sich nicht als Projekt, sondern als Experimentierraum der Stadtverwaltung Bochum: Thomas Schäfer (mit dem Schwerpunkt IT) und Björn Schoppohl (mit dem Schwerpunkt Personal, Organisation) mit ihrem Pilot-Team aus 15 weiteren Kolleg*innen aus dem Bereich Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit. Schnappen sich Themen, machen als Pilot-Team Erfahrungen, werten sie aus, spiegeln die Ergebnisse ins Haus – und nehmen sich das nächste Problem vor. Und gehen alles sehr flexibel an.
Schon die Organisation des Experimentierraums fing so an: Im September 2018 gestartet und auf ein Jahr angelegt sorgte die Verwaltungsrealität – ein halbes Jahr brauchte allein die Hardware-Beschaffung – dafür, dass die Gruppe nun bis Ende 2020 arbeiten und Erfahrungen sammeln kann. „Arbeitszeit flexibilisieren“ war und ist ihr Schwerpunkt, daneben vieles mehr, zu dem sie uns zum „Blick über den Gartenzaun“ eingeladen haben. Weiterlesen
„Ups– mein Team ist weg!“ Dieser Gedanke hat vielleicht den einen oder die andere von Ihnen in den letzten Wochen öfter durchzuckt. Natürlich wissen Sie, dass Ihr Team nicht „weg“ ist. Stattdessen arbeiten alle nur anderswo: viele im Homeoffice, wenige im Büro, manche mobil an unterschiedlichen Orten. Oder zu einer anderen Zeit. Auf jeden Fall ohne die vielen Begegnungen im Alltag. Das ist schon anders als sonst. Sie tragen mit Ihrem Team aber nach wie vor die Verantwortung dafür, dass „der Laden läuft“, ob Ihre Mitarbeitenden nun sichtbar auf demselben Flur arbeiten oder unsichtbar übers Netz verbunden sind.
Corona hat die Zusammenarbeit auf Distanz „verordnet“, ohne Widerworte zuzulassen. Auch wenn sich der Arbeitsalltag vielleicht inzwischen eingeruckelt hat, stellen sich doch viele Fragen: Was verändert sich für Sie in der gemeinsamen Arbeit mit Ihrem Team durch die räumliche Verteilung – in der noch vor uns liegenden „Corona-Zeit“ oder auch danach? Was nehmen Sie vom Schwung der Krisenzeit mit, was hat zu viel Kraft gekostet, was sollte besser noch einmal auf den Prüfstand? Denn absehbar ist, dass Arbeiten an unterschiedlichen Orten vielleicht wieder zurückgefahren, aber keinesfalls mehr auf dem Stand von „damals, vor Corona“ landen wird. Dass eine freiere Wahl des Arbeitsplatzes zur Selbstverständlichkeit wird. Und das heißt: Dass Sie Ihre Art der Teamleitung anpassen müssen.
Im ersten Teil der Blog-Reihe haben wir uns damit befasst, wie Verwaltungen aus einem Dschungel an Möglichkeiten passende Medien und Tools für die Zusammenarbeit auswählen können. Dass Sie damit noch nicht „fertig“ sind und dass Zusammenarbeit auf Distanz damit nicht automatisch gut funktioniert, deutet der Titel an und so haben Sie es vielleicht bereits selbst erlebt. Wir arbeiten seit vielen Jahren rämlich verteilt und mediengestützt zusammen und haben dabei immer wieder die Erfahrung gemacht, dass Medien, richtig eingesetzt, die Zusammenarbeit sehr erleichtern, beflügeln und zum Teil überhaupt erst ermöglichen können. Damit dieser Mehrwert eintritt, braucht es aber mehr als ein passendes Tool-Set. Aus verschiedenen Gründen:
Die Tipps und Leitfragen in diesem Beitrag können Sie wie Checklisten abklappern, um die eine oder andere Tücke der verteilten Zusammenarbeit zu entdecken und dann zu umschiffen. Sie sind sicherlich nicht vollständig, aber ein guter Anfang.[1]
Hach, was waren das noch für Zeiten… Damals. Also vor ein paar Wochen. Als das Thema Homeoffice längst auf dem Tisch lag, aber Verwaltungen sich noch sorgfältige Gedanken darüber machen konnten – ob und warum und für wen und in welchem Umfang und mit welchen technischen Lösungen und wie genau das denn bloß alles funktionieren soll. Und dann war es plötzlich da, das Thema „virtuelle Zusammenarbeit“. Überall und sofort. In der Corona-Krise führt von heute auf morgen kein Weg mehr daran vorbei. Wer selbst noch (zeitweise) im Büro arbeitet, hat zumindest Kolleg:innen, die im Homeoffice sitzen.
Wie schön, dass Sie mit diesem Thema nicht allein sind. Im Moment häufen sich im Netz hilfreiche Tool- und Best Practice-Sammlungen und Unterstützungsangebote. Sollen wir da überhaupt noch „eins draufsetzen“? Andererseits sind wir als Beraterinnen zwischen Mensch, IT und Organisation schon seit vielen Jahren in dem Themenfeld „Führung und Zusammenarbeit auf Distanz“ unterwegs[1]. Und als „Remote Work Natives“ haben wir auch viele eigene Erfahrungen gemacht, die wir gern weitergeben.
Unser Beitrag soll nun sein: Keine weitere Tool-Sammlung (da nennen wir nur einige Beispiele und verweisen unten lieber auf andere, die bereits einiges zusammengetragen haben). Stattdessen bringen wir bringen etwas Struktur in das weite Feld der Medien und helfen Ihnen, eine Schneise in den Dschungel der Möglichkeiten zu schneiden,
In einem weiteren Beitrag schieben wir nächste Woche noch Tipps und Tricks zur mediengestützten Zusammenarbeit nach (weil die technische Lösung allein eben noch nicht die Lösung ist).
Ein sprudelnder Ideen-Brunnen ist Jürgen Brings, „Chief Digital Officer“ des Rhein-Kreises Neuss. Ansteckend mit seiner Energie, seinen Ideen, seinem Tatendrang, seiner Experimentierfreude. „Einfach mal ausprobieren!“ zieht sich als roter Faden durch seinen Bericht über inzwischen 15 Monate in dieser Funktion – und eigentlich schon durch sein ganzes Berufsleben.
Und so denkt er sich immer wieder neue, kreative Wege aus, wie er Menschen zusammenbringen kann, um Aufgaben in der Kreisverwaltung noch besser zu lösen. Und wie sich neue Querstrukturen etablieren lassen, wo die bestehenden formalen Strukturen bisher zu wenig Berührungspunkte schaffen.
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