Digitalisierung braucht Vernetzung! Ein Gespräch mit Jürgen Brings (Rhein-Kreis Neuss)

Netzwerrk-Struktur

Ein sprudelnder Ideen-Brunnen ist Jürgen Brings, „Chief Digital Officer“ des Rhein-Kreises Neuss. Ansteckend mit seiner Energie, seinen Ideen, seinem Tatendrang, seiner Experimentierfreude. „Einfach mal ausprobieren!“ zieht sich als roter Faden durch seinen Bericht über inzwischen 15 Monate in dieser Funktion – und eigentlich schon durch sein ganzes Berufsleben.
Und so denkt er sich immer wieder neue, kreative Wege aus, wie er Menschen zusammenbringen kann, um Aufgaben in der Kreisverwaltung noch besser zu lösen. Und wie sich neue Querstrukturen etablieren lassen, wo die bestehenden formalen Strukturen bisher zu wenig Berührungspunkte schaffen.

In der Kreisverwaltung „Rhein-Kreis Neuss“ arbeiten insgesamt rd. 3.000 Mitarbeitende, davon 1.200 in der Kernverwaltung, für 460.000 Einwohner*innen. Die neue Funktion „CDO“ wurde im April 2018 geschaffen, sie ist direkt dem IT-Dezernenten unterstellt und entspricht etwa dem, was anderswo „Stabsstelle Digitalisierung“ heißt. Und ist die ideale Stelle für Jürgen Brings.

Foto Jürgen Brings CDO

Jürgen Brings (Foto: S. Dobler)

Als Jugendlicher habe er sich bereits für Computer interessiert („Ein C64 war mein erster!“) – mehr als für die Schule. So wurde er nicht Bauingenieur, wie sein Vater gehofft hatte, sondern startete als 16Jähriger bei der Verwaltung. Und konnte sich hier weiterhin mit IT beschäftigen. Mit „Wir brauchen dringend eine neue Website!“ fing es an. Ob er gern im Öffentlichen Dienst arbeite? „Klar. Das ist extrem vielfältig, und ein sicherer Arbeitsplatz ist es auch.“ ironisiert Jürgen Brings die typische Antwort. „Nein, im Ernst und ganz ehrlich: Ich bin der Verwaltung dankbar. Die haben mir eine Chance gegeben und setzen mich dort ein, wo ich gut bin. Seit 20 Jahren kann ich immer wieder neue Pionierprojekte übernehmen.“ Er endet mit einem Kompliment an seine Verwaltung: „Es ist geil, beim Rhein-Kreis Neuss zu arbeiten. Man darf hier auch etwas ausprobieren, auch mal scheitern – wenn man etwas daraus lernt.“

Der Weg entsteht beim Gehen – auch in puncto Digitalisierung

„Im Moment arbeiten wir noch viel im Verborgenen – es gibt z.B. noch einige Lücken in der E-Government-Infrastruktur, die wir erst schließen wollen, bevor mit großen Würfen starten.“, so Brings. Das hindert ihn aber keineswegs daran, schon mal eine ganze Reihe von Schnellbooten loszuschicken, die klein, aber fein, neue Arbeitsweisen erproben und Experimente durchführen.
So sollen etwa zwei Prozesse beispielhaft zeigen, was die Digitalisierung von Prozessen an Effizienzgewinn erbringen kann. Ausgewählt wurden diese Prozesse gemeinsam mit den Fachbereichen:

  • ein „Fach“-Prozess: Beim Prozess „Investitionskostenzuschuss für Tages-, Nacht-, Kurzzeit- und Verhinderungspflege“ lockte die Ahnung, dass rund 75% des derzeitigen Aufwands gespart werden könnten. Lohnende Aussichten bei rd. 1.200 Anträgen pro Jahr!
  • ein Querschnitts-Prozess: Nach dem Kriterium „Worüber ärgern sich die Kolleg*innen am meisten?“, fiel die Wahl schnell auf den Prozess „Reisekosten abrechnen“.

„Wichtig ist, zum Start Prozesse zu wählen, deren Digitalisierung einen unmittelbaren Nutzen bringt“, so J. Brings. „Das spornt an – und überzeugt auch skeptische Kolleg*innen.“
Nein, es gibt keine ausformulierte Strategie mit einem ausdifferenzierten Zielsystem und einer Serie von Maßnahmepaketen, die nun nacheinander abgearbeitet werden. Ziele seien zwar schon aufgeschrieben worden, aber der Weg dahin sei noch ziemlich offen. „Es ist wie ein 1000-Teile-Puzzle – aber ohne Deckel, wo das Bild drauf zu sehen ist“, schmunzelt Jürgen Brings. Einige Inseln habe man schon zusammengefügt, aber komplett sei es noch längst nicht. Geht vielleicht jetzt auch noch gar nicht.
Die Strategie entstehe eher bei ihnen im konkreten Tun. „Hier kleben wir Zettel hin – und so vollendet sich das.“ Konsequenterweise sieht das Büro auch aus wie ein großes Puzzle. „Wir arbeiten mit Kanban Boards. Unsere Vorhaben, die Infos, die wir ins Haus hineintragen wollen, unsere Lessons learned – all das haben wir immer vor Augen. Struktur gibt unser Farbschema. Und einige Regeln haben wir auch.“ Weil das Prinzip gilt „Jede Idee wird aufgeschrieben“, gibt es inzwischen so gut wie keine freie Fläche mehr. Auch wenn es etwas paradox scheint: „Dass hier so vieles hängt, hilft uns auch, gezielt auszusuchen, was wir starten wollen. Es hilft ja nicht, zu viel gleichzeitig anzustoßen, das würde uns im Haus unglaubwürdig machen.“

Büro von Jürgen Brings und Tobias Schellhorn – ein Panoramabild (Foto: T. Schellhorn)

Menschen an einen Tisch und in kreativen Austausch bringen

Was es allerdings schon gibt, sind Experimente, Tests, Erprobungen – Puzzleteile eben. Und die haben ganz viel damit zu tun, die richtigen Leute an einen Tisch zu holen. Egal, ob zu Innovationsworkshops oder Austauschzirkeln, die ein wenig an die Idee eines Lean Coffee  erinnern (Freiwilligkeit, offener Teilnehmerkreis, offene Agenda):Immer wieder berichtet Jürgen Brings im Gespräch von einfachen, aber sehr wirkungsvollen Formen, um Menschen quer zu den bestehenden Strukturen zusammenzubringen, in direktem, selbstgesteuerten Austausch zwischen Fachbereichen ohne das „Treppauf-Treppab“ der klassischen hierarchisch geprägten Arbeitsweise. Dabei ist er mutig und hartnäckig genug, um die Kolleg*innen dazu zu bringen, neue Formen der Zusammenarbeit auszuprobieren. Hier einige Beispiele, die sich durchaus zur Nachahmung eignen:

Vernetzung – Beispiel 1: Innovations-Workshops

In diesen Workshops kommen mehr und mehr agile Methoden zum Einsatz, eine stringente Moderation und Visualisierung helfen voranzukommen. Der „Stuhlkreis“, die „bunten Kärtchen“, die „Disney-Methode“ wurden von einem Teil der Mitarbeitenden zunächst kritisch beäugt und belächelt. Aus unserer Sicht erfordert es Mut, trotzdem bei solchen Arbeitsformen zu bleiben. Und genau dies ist einer der Aspekte, die Jürgen Brings als Verwaltungsrebell charakterisieren: Dass er sich traut, mit der gängigen Arbeitskultur zu brechen, und hartnäckig die Offenheit einfordert, sich auf solch ungewohnte Arbeitsformen einzulassen – auch wenn er sich damit in jeder neuen Teilnehmerkonstellation neu bewähren muss. Dabei hilft, dass solche Workshops immer öfter in bestärkendem Feedback münden: „Anfangs war ich skeptisch! Aber jetzt bin ich echt beeindruckt, was wir auf diese Weise alles erarbeitet haben.“

Arbeitsgruppe Fahrtenbuch

Zufrieden nach einem erfolgreichen Ideen-Workshop „Reisekosten“
v.l.n.r: Kristina Werth, Claudia Mettner, Tobias Schellhorn, Jürgen Brings, Robert Russ, Sebastian Heckhausen, Marvin Adolfs, Annika Geppert und Judith Hölters (Foto: Sandra Maaßen/RKN)

Vernetzung – Beispiel 2: Digitales Frühstück

Die Idee, durch seinen Vorgesetzten ins Spiel gebracht: 20 Kolleg*innen der operativen Ebene quer durch alle Fachbereiche zusammenholen und mit ihnen bei Kaffee, Tee und Brötchen („Damit ködern wir sie!“ grinst Brings) ein neues digitales Produkt diskutieren. – Zum Start des neuen Formats steht das Thema „Output-Management“ auf der Agenda, also alles rund um den Postversand. „Von diesen Nutzer*innen kriegen wir richtig gute Rückmeldungen, die uns weiterbringen, denn die wissen, was im Arbeitsprozess gebraucht wird“, ist Brings überzeugt, „Dieses persönliche Treffen ist bestimmt viel ertragreicher ist als eine Abfrage per Intranet.“

Vernetzung – Beispiel 3: Ein Ideen-Raum

Wieder eine seiner Ideen, für die Jürgen Brings zu kämpfen bereit gewesen wäre – die dann aber schnell auf offene Ohren stieß: Der Ideen-Raum ist selbst gerade noch auf dem Weg von der Idee zur Realisierung. Aktuell beim Meilenstein „3-D-Modell“. Ein Raum, der so eingerichtet ist, dass er zum gemeinsamen kreativen Arbeiten einlädt. Den alle aus dem Haus buchen können, um mal außerhalb der eigenen Räume Ideen zu entwickeln. „Gemeinsam mit zwei Kollegen entwickle ich auch Apps“, erzählt Brings. „Da wäre der Raum z.B. prima, um einen Testabend mit interessierten Kolleg*innen durchzuführen.“ Vielleicht wird der Raum auch als „Raum mit Moderation“ buchbar. Und einen neuen Namen wird er vermutlich auch noch erhalten …

Vernetzung – Beispiel 4: Video-Konferenzen

Angefangen hat es damit, dass sich der Rhein-Kreis Neuss für ein Open-Data-Portal eines französischen Anbieters entschieden hat. Aber Anwenderschulungen in Paris? Auch wenn ein Aufenthalt in Paris reizvoll gewesen wäre, allein wegen der Kosten musste eine andere Lösung her. Und so wurde per Videokonferenz im eigenen Büro geschult. Zum Start tat es ein Monitor, vom Hausmeister an die Wand gedübelt, ein Mini-PC auf dem Regal und eine einfache Kamera für 80 € – fertig! Inzwischen ist ein leistungsstärkeres Videokonferenz-Tool in Vorbereitung, damit auch Kolleg*innen der unterschiedlichen Standorte der Kreisverwaltung bei Bedarf unkompliziert und ohne Fahrtaufwände virtuell zusammenarbeiten können.

Vernetzung – Beispiel 5: Informativer Zirkel

„In den Querschnittsbereichen – Orga, Gebäudewirtschaft, IT – kriegen wir viel zu wenig voneinander mit, wir arbeiten so nebeneinander her, das ist nicht gut.“ Dieser Gedanke trieb Jürgen Brings um, er initiierte ein offenes Treffen, und so entstand ein erfolgreiches Format fast ohne Format. „Junge“ Leute kommen zusammen – und das „jung“ hat dabei rein gar nichts mit dem reinen Lebensalter zu tun. Es sind „im Kopf junge und jung gebliebene“ Mitarbeitende, IT-aufgeschlossen, neugierig, an pfiffigen Lösungen interessiert. Es gibt keine Tagesordnung. Nur Austausch. Jede*r bringt ein, was ihn/sie beschäftigt. Und dann gibt ein Wort das andere, ein Gedanke triggert den anderen an, „und am Ende entsteht als Minimum eine richtig gute Idee – manchmal auch mehr als eine“, so Brings. „Richtig cool“ findet er zum Beispiel, wie aus der kurzen, glücklicherweise laut ausgesprochenen Bemerkung eines Abteilungsleiters „Es ist furchtbar: Überall hängen andere Türschilder – die tausche ich aus!“ sich ein fruchtbarer Gedanken-Pingpong entspann, der dazu führte, dass die neuen einheitlichen Türschilder mit QR-Codes nicht nur der Orientierung von Bürger*innen dienen, sondern auch dem Hausmeister und anderen Verwaltungsstellen viele verschiedene Dienstleistungen und Kontrollmöglichkeiten bieten könnten.

Eine Ausweitung dieser „Informativen Zirkel“ auf die Zusammenarbeit mit Fachämtern findet in Form von „Innnovationsworkshops“ statt.

Vernetzung – Beispiel 6: Projekt-Blog

„Zwei Fliegen mit einer Klappe“ schafft der Projekt-Blog: In diesem für alle Mitarbeitenden zugänglichen Blog werden zum einen die laufenden Digitalisierungsprojekte dokumentiert (anstelle einer eigenen, nur projektinternen Projekt-Dokumentation), zum anderen werden hier Methoden vorgestellt, die in diesen Projekten erfolgreich eingesetzt wurden: „Zur Nachahmung empfohlen“.

Vernetzung – Beispiel 7: Digitalpakt mit den kreisangehörigen Städten und Gemeinden

Dieser Digitalpakt wurde nicht vom CDO, sondern vom IT-Dezernenten angeregt und wird vom CIO im Arbeitskreis der IT-Leiter ausgestaltet. Aber der Pakt verfolgt dasselbe Ziel wie die anderen hier vorgestellten Beispiele: Vorteile gewinnen aus Quervernetzung. Klar: Jede Gemeinde muss ihren eigenen Weg der Digitalisierung gehen. Aber es muss nicht an jedem Ort das Rad neu erfunden werden, da kann man doch auch gegenseitig voneinander lernen und profitieren. Und es wäre ebenso gut, wenn digitale Strukturen zueinander passen würden – dann gelingt Zusammenarbeit untereinander und zwischen Kreis und Gemeinden nämlich noch besser.

Und wo bleibt bei all diesen Puzzleteilen die Gesamtsteuerung?

FlipChart im Büro des CDO

Foto: T. Schellhorn

„Die ist im Aufbau“, beruhigt Brings. Früher gab es mal eine E-Government-Runde, aber die tagt aktuell nicht mehr. „Mal sehen, was sich da noch herausbildet.“
Trotz aller „Puzzle“-Metapher: Es ist keine wilde Sammlung, was im Rhein-Kreis Neuss gerade passiert. Auf die Passung, die Schnittstellen zu achten, hat ein ITler quasi im Blut. „Wir dürfen ja keine Parallel-Welten aufbauen, und nachher passt das dann alles nicht zusammen!“ Durch den Austausch und die Quervernetzung der verschiedenen Perspektiven auf Digitalisierung fügen sich die Puzzleteile nach und nach zu einem Gesamtbild zusammen. Diese „Digitalisierungsstrategie“ ist also nicht im stillen Kämmerlein von Einzelpersonen ausgearbeitet, sondern als gemeinsames Bild in den Köpfen der Beteiligten entstanden. Auf diese Weise wird Digitalisierung als eine gemeinsame Sache in der Verwaltung etabliert. Digitalisierung nicht nur als technischen, sondern vor allem auch als sozialen Prozess zu verstehen, das ist eine Denkhaltung, die Jürgen Brings durch seine Vorgehensweise eindrucksvoll vermittelt.

Lessons learned

Und hier noch einmal zusammengefasst: Die Erkenntnisse und Leitlinien, denen Jürgen Brings mit viel Spaß bei der Arbeit folgt.

  • Immer mit den Kolleg*innen arbeiten – es gibt so viel schlaue, kreative, energiegeladene Mitarbeiter*innen im Haus! Man muss nur mal einen Raum bieten, sie zusammenholen und dann lassen. Da kommt immer mindestens eine gute Idee bei heraus – meist sogar mehrere.
  • Man kommt auch voran, wenn nicht gleich alle jubeln. Mit der aktuellen Resonanz in der Verwaltung („So 60/40 Zustimmung/Skepsis“) kommt man recht gut weiter, denn nicht alle Skeptiker*innen bleiben skeptisch. Ein wichtiger Faktor ist allerdings der Rückenwind von oben: „Für meinen Dezernenten muss ich jetzt mal eine Lanze brechen. Der ist begeisterungsfähig, stützt uns sehr, teilt unsere Ideen zu neuen Arbeitsweisen. Und der Landrat lässt uns beiden viel freien Raum.“
  • Man muss sich auch mal trauen, eine Arbeitsweise auszuprobieren, bei der es voraussehbar Vorbehalte gibt. Manchmal überzeugt nicht das Argumentieren vorab, sondern nur das Erleben. Dabei ist Visualisieren ein entscheidendes Hilfsmittel. Was man sieht, inspiriert, gibt einem neue Anregungen („Deshalb kommt unser Dezernent auch immer wieder gern in unser Büro.“) – und Visualisierung sorgt auch für Klarheit und Verbindlichkeit.
  • „Es bleibt niemand auf der Strecke!“ Das ist für den Rhein-Kreis Neuss ein wichtiges strategisches Prinzip und Versprechen an die Mitarbeitenden und Kund*innen. Zur Not müssen zumindest vorübergehend auch mal alternative Wege bereitgestellt werden, wenn nicht alle gut mit der vollständigen Digitalisierungsvariante klarkommen.
  • Das Globale im Blick halten, für eine Gesamtstruktur sorgen – und in diesem Rahmen eine Menge entstehen lassen. Brings sieht sich und seinen Kollegen als Möglichmacher. „Agil zu arbeiten, heißt nicht, dass jetzt alles schneller und ohne Fehler geht. Aber wir finden durch Ausprobieren schneller heraus, was geht, und wir lernen aus dem, was nicht geht.“ Inzwischen tragen viele Mitarbeitende Veränderungsideen an ihn heran – oft Ideen, die quer zu den hierarchischen Linien liegen und über den Tellerrand der Fachbereiche hinausgehen.
  • Der Rhein-Kreis Neuss kombiniert bewusst „Digital“ immer mit „persönlicher Begegnung“ – das zeigen ja auch die geschilderten Vernetzungs-Beispiele. Austausch- und Begegnungsräume zu schaffen, sieht der CDO als eine seiner wichtigsten Aufgaben. Geplant ist zum Beispiel ein Besuch im neuen Rathaus in Venlo, das konsequent auf Digitalisierung und neue Formen der Zusammenarbeit setzt, die sich auch in der Raumgestaltung niederschlagen. „Da fahren wir ganz bewusst gemeinsam mit einem Bus hin – dann ist der breite Austausch auf der Rückfahrt schon garantiert.“

„Was braucht ein Verwaltungsrebell wie Sie?“ ist unsere abschließende Frage an Jürgen Brings. Die Antwort kommt prompt: Hartnäckigkeit. Dem Gegenwind standhalten können. Und: Eine Portion „Pitbull“.

Quelle Beitragsbild: Bild von Free-Photos auf Pixabay

1 Kommentare

  1. Guten Morgen, gestern aus Venlo zurück. Dringend eine Reise wert. Hier kann man erleben, wie aus einer Vision (fixen Idee) Realität werden kann. Der Projektleiter berichtete von vielen „Ja, aber …“, die gemeinsam nach und nach in „Ja, und …“ umgekehrt wurden (z.B. beim Brandschutz). Ziel war „ein nachhaltiges Gebäude für die Menschen zu bauen“ und das ist rundum gelungen. Hier ein paar Notizen, die ich mir gemacht habe:

    – spürbar gute Luft im Gebäude
    – konstant 22 Grad OHNE Klimaanlage
    – erstaunlich leise, trotz der Menschen
    – 95 Arbeitsplätze pro Etage
    – 9 Etagen (waren es glaube ich), davon eine Kantine (hier kann man aber auch arbeiten)
    – Kapazität wurde im Betrieb um 150 (!) Mitarbeiter*innen erhöht
    – In jeder Etage eine eigene Küche
    – möglich alles wird wieder verwertet (Kaffeebecher, Löffel usw.)
    – 90% Kunden mit Termin, 10% Laufkundschaft
    – flexibles Arbeiten (75 offene Arbeitsplätze auf 100 Mitarbeiter)
    – dadurch 30% weniger E-Mail-Verkehr
    – 5-10% kommen überhaupt nicht ins Büro, arbeiten zu hause oder sonst wo
    – die meisten Logins laufen über die offenen Arbeitsplätze
    – Vorlaufzeit auf flexibles Arbeiten (Change): 2,5 Jahre
    – geöffnet von 7 bis 20 Uhr, freitags bis 17 Uhr
    – Vertrauensarbeitszeit
    – auch am Wochenende kann gearbeitet werden
    – Krankenquote um 50% gesunken
    – kostenloser Kaffee/Tee für Mitarbeiter UND Kunden
    – 90% der Mitarbeiter finden das Konzept gut
    – 10% vermissen ihre festen Büros

    Und das Beste ist … es funktioniert!

    https://c2cvenlo.nl/wp-content/uploads/2018/03/hoe_werkt_het_stadskantoor_de.pdf

    (alle Angaben natürlich ohne Gewähr, es waren so viele Informationen 🙂

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