„Betroffene zu Beteiligten machen.“ Diesen Satz kennen alle, die sich je mit Veränderungsprozessen beschäftigt haben. Doch was bedeutet das konkret? Woran genau sollen andere beteiligt werden, was ist ein gutes, beherrschbares Maß an Beteiligung, und wie lässt sich verhindern, dass Beteiligung aufgrund enttäuschter Erwartungen „nach hinten losgeht“?
Dieser Beitrag behandelt die Beteiligung in internen Veränderungsprozessen: wenn bei Führungskräften, Projekt- oder Change-Teams die Frage aufkommt, wie und wie weitgehend betroffene Mitarbeitende einbezogen werden sollen. Das Modell der „Stufen der Beteiligung“ [1] bietet dafür einen klaren Orientierungsrahmen und hilft bei der Auswahl passender Beteiligungsformen. Einige Beispiele haben wir in den Text eingestreut. Weiterlesen
Kategorie: Change Management
Wie gelingt Veränderung wirklich? Praxisbeispiele aus Kommunen und Behörden, Erfahrungsberichte von Veränderungsbegleiter:innen und Werkzeuge für alle, die Wandel nicht nur anstoßen, sondern auch verstetigen wollen.
Der smarte Draht zum Staat – Wie KI die Beziehung zwischen Verwaltung und Bürger:innen verändert
Nun also auch von uns ein Beitrag über Künstliche Intelligenz in der Verwaltung. Ein Thema, über das aktuell sehr viele Menschen und auch die KI selbst eine Menge zu sagen und zu schreiben haben. Ein Aspekt, der bisher weniger im Fokus steht, interessiert uns als Weltenwandlerinnen zwischen Informatik und Psychologie besonders: Wie wirkt sich der Einsatz von generativer KI auf die Beziehung zwischen Verwaltung und Bürger:innen aus? Unter den lauten Rufen nach Bürokratieabbau und einer Staatsreform wirkt die Beziehung aktuell etwas angespannt. Welche Chancen und Risiken birgt KI in diesem Zusammenhang? Weiterlesen
Retrospektiven: systematisch zurückschauen – für die Zukunft lernen
Wer nicht aus der Puste oder auf Irrwege geraten will, muss auf langen, anstrengenden Touren zwischendurch innehalten, auf das erste Wegstück zurückblicken, das Ziel mit dem bisher Geschafften abgleichen, ggf. den weiteren Weg anpassen – das wissen Bergwander:innen genauso wie Teams, die sich auf langen Projektstrecken bewegen. Retrospektiven sind solche Stationen zum Innehalten, um im Spiegel oder über die Schulter zurückzublicken. Und ganz sicher sind Retrospektiven für viele von Ihnen gar nicht mehr etwas ganz Neues. Warum haben wir Verwaltungsrebellinnen uns nun trotzdem entschieden, dazu einen Blogbeitrag zu schreiben?
- Weil wir Retrospektiven für eins der wichtigsten Team-Werkzeuge zur kontinuierlichen Verbesserung der Team-Leistung wie auch des Wohlbefindens in der Zusammenarbeit halten.
- Weil wir eine Menge davon halten, Retrospektiven nicht einzusetzen, „weil man das jetzt so macht, wenn man ‚agil‘ sein will“, sondern mit „Wozu – Warum – Was“-Fragen zu gezielter ausgewählten und dann ertragreicheren Retrospektiven zu kommen.
- Weil wir genauer hinschauen möchten, was es außer dem methodischen Impuls noch braucht für gute Retrospektiven.
- Weil wir auch erlebt haben, dass mitunter Retrospektiven als Ritual angewendet werden, aber nicht wirklich als Teil eines Lernprozesses eingebunden sind – und Teams deshalb manchmal „Retrospektive-müde“ geworden sind.
- Weil wir für uns selbst einmal unsere Erfahrungen mit Retrospektiven kompakt zusammentragen wollten („Schreiben schärft Denken“) – und dachten, dass das auch für unsere Blog-Leser:innen interessant sein könnte.
Unseren Gedanken zu einem sinnvollen Einsatz von Retrospektiven ordnen wir jeweils Methodenbeispiele zu – und weiterführende Links zum Stöbern gibt’s auch.
„Workflow rockt, E-Mail blockt!“ – Der Rhein-Kreis Neuss gibt Tipps für die Einführung der E-Akte
Beim Thema Digitalisierung spricht alle Welt von KI – und wir kommen mit einem Beitrag über die E-Akte um die Ecke?! Doch KI hin oder her: Seit Jahren stellen wir Führungskräften aus Kommunalverwaltungen dieselbe Frage: „Welches Digitalisierungsthema beschäftigt Sie aktuell am meisten?“. Nach wie vor ist die mit Abstand häufigste Antwort: Die Einführung der E-Akte.
Das Thema ist nicht sexy. Niemand stellt sich auf die politische Bühne und feiert sich dafür, Papierakten abgeschafft zu haben. Das Thema ist längst überfällig und wirkt aus der Zeit gefallen. Auf den ersten Blick geht es um schnödes bürokratisches Handwerkszeug. Um ein digitales Abbild der alten Verwaltungswelt. Um scheinbar verstaubte Prinzipien wie eine „ordnungsgemäße Aktenführung“.
Aber: Die E-Akte ist nichts weniger als die Basis und ein zentraler Hebel für die Verwaltungsdigitalisierung. Und sie ist noch lange nicht in allen Bereichen der Verwaltung angekommen. Weiterlesen
Lots:innen & Change-Moderator:innen: interne Unterstützung für Verwaltungsmodernisierung
Viele Verwaltungen haben in den letzten Jahren neue Rollen etabliert: Um große Veränderungen wie eine Strukturreform oder den digitalen und agilen Wandel im ganzen Haus zu verankern, wurden Mitarbeitende dazu qualifiziert, diese zu unterstützen – im Bewusstsein, dass solch gewichtige Veränderungen im laufenden Verwaltungsalltag ohne Hilfe kaum zu stemmen sind.
Was uns aufgefallen ist: Wann immer wir die Einführung solch einer internen Unterstützungsrolle begleitet haben oder uns mit Verwaltungskolleg:innen über diese neuen internen Rollen austauschen, begegnen uns immer wieder ähnliche Fragen und Herausforderungen:
- von der Auswahl geeigneter Mitarbeiter:innen
- über deren Qualifizierung und Rollenklärung
- bis hin zur Beauftragung und
- zu möglichen Rollenkonflikten.
In diesem Blogbeitrag stellen wir unsere Beobachtungen und Erfahrungen systematisch zusammen und leiten daraus praxisnahe Hinweise ab. Dazu beigetragen haben engagierte Kolleg:innen aus einigen Verwaltungen, in denen schon seit längerer Zeit interne Unterstützer:innen tätig sind oder waren.
Unser Ziel ist es, damit sowohl Verwaltungen, die solche Rollen neu einführen wollen, als auch jene, die bereits damit arbeiten und Stolperstellen erleben, zu unterstützen.
Geballte Power für kommunale Projekte! Lokalprojekte verknüpft Verwaltungen und externe Macher:innen zu Erfolgsteams für Projekte
Eine wichtige Projektidee steht im Raum. „Wenn wir die umsetzen könnten, wäre es großartig! Wir würden einen Riesenschritt vorankommen!“ Wenn – ja, wenn wir nur die Ressourcen dafür hätten. Jede:r hat schon genug mit dem Tagesgeschäft zu tun. Und neue Leute kriegen wir doch eh nicht …
Genau hier setzt die gemeinnützige GmbH Lokalprojekte an, indem sie …
… passende Macher:innen aus Wirtschaft und Gesellschaft sucht,
… diese als Tandempartner:innen mit den Verwaltungen verknüpft,
… bei auftretenden Hindernissen unkompliziert unterstützt,
… Projekte vernetzt, Erfahrungsaustausch fördert
… und mit all dem hilft, dass vor Ort die guten Ideen tatsächlich innerhalb von 6 oder 12 Monaten umgesetzt sind und Wirkung entfalten können.
Anna Lena Hemmer und Susanne Neupert aus der Verwaltung Burgenlandkreis und Naemi Pfendt als Macherin haben es auf diese Weise gemeinsam geschafft, ein enorm hilfreiches Instrument für das „Integrationsnetzwerk“ in nur einem halben Jahr zum Leben zu bringen.
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Die Team-Charta – ein Instrument für Neues Arbeiten beim Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)
„Wie können wir Teams unterstützen, ins Neue Arbeiten zu kommen?“ Diese Frage stellte sich das Team der Organisationsentwicklung beim Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL), als nach der Coronakrise absehbar war, dass mobiles, flexibleres Arbeiten zum „neuen Normal“ wird.
Das OE-Team fungierte 2022 als Testlabor, um zu erproben, wie sich die neue Dienstvereinbarung „Flexibler Arbeitsplatz im LWL“ in der Praxis umsetzen lässt und wie sich Zusammenarbeit dadurch verändert. Hier entstand die Idee einer Team-Charta, die partizipativ in einem Team erarbeitet wird und Klarheit über Ziele, Rollen und Regeln der Zusammenarbeit schafft. Weiterlesen
Agile Organisationsentwicklung in der Verwaltung – die Projektwerkstatt von IT.NRW
Beim Landesbetrieb Information und Technik NRW (IT.NRW) haben einige veränderungsfreudige Menschen ein interessantes Experiment angezettelt. Ohne viel Aufsehen, so dass ich noch nie etwas davon gehört hatte – bis ich 2022 Mareike Weber in einer KIWI-Veranstaltung traf. Was sie berichtete, schien recht unglaublich. Selbstorganisation und hierarchiearmes Arbeiten werden in der Projektwerkstatt von IT.NRW so weit getrieben, wie ich es von Einheiten dieser Größenordnung in der Verwaltung bisher noch nicht kannte. Von diesem beeindruckenden Praxisbeispiel sollte die Welt erfahren! Daher haben Doro und ich die Projektwerkstatt zum Interview eingeladen und möchten euch hier nun von ihrem Experiment berichten.[1] Weiterlesen
Stöber-Stoff für Verwaltungsrebell:innen
Wir schreiben gern. Aber wir lernen auch sehr gern von Kolleg:innen, die ihrerseits freigiebig ihr Know-how zur Verfügung stellen.
Daher hatten wir schon länger überlegt, in einem Beitrag einige Links zu Quellen im Netz zu teilen, die uns regelmäßig bereichern und weiterbringen und von denen wir glauben, dass sie auch für euch Leser:innen dieses Blogs interessant sein könnten.
Da sich ein anderer Blog-Beitrag ein wenig verzögert, ist nun ein guter Zeitpunkt, eine solche Stöber-Sammlung einzuschieben.
Dass wir diesen freigiebigen Kolleg:innen damit auch mal öffentlich „Danke“ sagen können, das freut uns auch sehr an dieser Idee!
Wir decken euch also den Tisch mit 2 x 5 Stöber-Links von Sabine und Doro zu den Arbeitsfeldern: „Agil arbeiten – Lernen – Veränderungsprozesse gestalten“ und hoffen, dass viele von euch die eine oder andere Bereicherung für die eigene Speisekarte entdecken und genießen!
Und was großartig wäre: Wenn einige von euch in den Kommentaren noch weitere Links beisteuern!
Aufgabenmanagement mit dem Kanban-Board (Teil 3/3) – die psychosoziale Seite von Kanban
Die Methode „Kanban“ ist in ihren Grundzügen schnell erklärt und kommt harmlos daher (s. Teil 1 und Teil 2 unserer Kanban-Reihe) – eine Art „ToDo-Liste plus“, das kennen und nutzen viele doch so ähnlich schon. Tatsächlich verändert ein Kanban-Board jedoch die (Zusammen-)Arbeit recht grundlegend. Zum Beispiel indem es …
- … Transparenz schafft über Fortschritt und Leistung („Das habe ich seit dem letzten Treffen geschafft: … Und das nicht ….“, „Ich habe so viel zu tun – aber tue ich die richtigen Dinge?“),
- … Aufgaben gleichmäßiger verteilt, die zuvor eher von „den üblichen Verdächtigen“ erledigt wurden („Annes Name steht schon auf vier Aufgabenzetteln, Yasins Doing-Spalte ist auch schon voll – wer kümmert sich um diese nächste Aufgabe?“),
- … erfordert, laufend zu priorisieren und zu entscheiden – für uns selbst und mit anderen, etwa im Projektteam oder mit der Führungskraft („Kommt diese Aufgabe in die Spalte ToDo oder direkt ins Doing?“, „Wenn ich diese neue Aufgabe einschieben soll, welche andere kann stattdessen warten?“).
Das klingt alles sehr vernünftig, wirkt zugleich allerdings keineswegs nur auf der sachlichen, sondern auch auf der sozialen Ebene.
Deshalb ist es gut zu wissen, wo bei der Umsetzung von Kanban der Teufel in diesen sozialen, kulturellen „Details“ steckt, um gut und konstruktiv damit umgehen zu können. Damit die Methode „Kanban“ tatsächlich wirkungsvoll ihre Vorteile ausspielen kann. Und alle im Team sich damit wohlfühlen.
Aber beides entsteht nicht von selbst.










