Na, gehen Sie entspannt der Weihnachtszeit entgegen? Oder mit hängender Zunge, weil Sie doch wieder auf zu vielen Baustellen und mit zu vielen „Hüten“ unterwegs waren in diesem Jahr? Falls Sie zu der zweiten Fraktion gehören, mag dies in akutem Personalmangel begründet liegen. Oder in einer Führungskraft, die Ihnen immer neue Feuerwehreinsätze auf den Schreibtisch packt, ohne zu klären, was stattdessen liegenbleiben kann. Oder in verschiedenen Projekten, die nach Ihnen rufen – gerade dann, wenn Sie zu den Schlüsselpersonen gehören, bei denen alle möglichen Themen „gut aufgehoben“ sind. Auch selbstorganisiertes Arbeiten verführt oft dazu, sich selbst oder sich als Team zu viel zuzumuten.

Egal, was die Ursache ist: Überlast tut auf Dauer nicht gut. Gefragt sind Priorisierung und (Selbst-)Steuerung. Und das wiederum kann nicht jede:r automatisch. Dabei hilft passendes Handwerkszeug. Eines davon ist die Methode „Rollen-Verortung“ von Neue Narrative (Magazin und Tool-Plattform für Neue Arbeit)[1]. Bei IT.NRW hat sich dafür mittlerweile der Begriff „Prio-Board“ etabliert. Meine Kolleg:innen Mareike Weber und Pascal Faßbender und ich haben die Methode genutzt, weil wir selbst auch gemerkt haben, dass wir in zu viele Themen eingebunden sind. Pascal hat die Methode entdeckt und flott in einen Excel-Prototypen überführt, den wir gemeinsam weitergestrickt und erprobt haben. Die Methode und ihre Einsatzmöglichkeiten möchten wir Ihnen in diesem Beitrag vorstellen.

Vielleicht nehmen Sie ja den Start ins neue Jahr zum Anlass, damit Ihre Aufgaben und „Hüte“ zu sortieren und zu priorisieren? 😉 Dann nutzen Sie dafür gern das Excel-Tool, das wir am Ende des Beitrags zum Download bereitstellen.

Übrigens: Auch wenn Sie nicht über Überlast klagen, kann es sinnvoll sein, sich mithilfe der Rollen-Verortung einen Überblick zu verschaffen und zu reflektieren: Welche Themen beschäftigen mich in den nächsten Monaten? Welche davon sind besonders wichtig für meine Organisation? Welche liegen mir persönlich am Herzen? Tue ich die richtigen Dinge? In welche Richtung möchte ich mich und sollten sich meine Aufgaben entwickeln?

An dieser Stelle ein herzliches Dankeschön an Neue Narrative, dass wir die Methode hier teilen dürfen! Da wir die Methode für uns angepasst und weiterentwickelt haben, weichen wir an der ein oder anderen Stelle ein wenig vom Original ab. Zudem haben wir die Methode mit Excel umgesetzt, weil sich die Rollen-Matrix dort so schön automatisch aufbaut und anpasst – und Excel zudem in jeder Verwaltung zur Verfügung steht. Neue Narrative nutzt für die Erarbeitung eine schöne visuelle Vorlage in einem Online-Whiteboard (zu finden in ihrer Tool-Plattform „9 Spaces“).

Und so geht’s

Zunächst: Was ist hier mit „Rollen“ gemeint? Rollen sind Verantwortungspakete, die bestimmte Aufgaben, Pflichten und Befugnisse mit sich bringen. Eine Person übernimmt in der Regel mehrere Rollen. Rollen können flexibel an die Umstände angepasst und von verschiedenen Personen ausgefüllt werden. Und sie können sich so weiterentwickeln, dass sie zu euch und euren Stärken passen. Ja, das steht im Widerspruch zu vielen Stellenbeschreibungen, die Aufgaben recht starr abgrenzen, beschreiben und zuweisen. Aber auch hier gibt es bei etwas genauerem Hinsehen Spielräume – zumindest zum „Wie“ der Ausgestaltung.

Falls euch der Rollenbegriff noch fremd ist: Die Methode „Rollen-Verortung“ funktioniert aus unserer Sicht auch, wenn ihr statt eurer „Rollen“ eure „Aufgabenpakete“ in den Blick nehmt.

Die Rollen-Verortung hilft Ihnen, einen Überblick über Ihre Rollen bzw. Aufgabenpakete zu schaffen, sie zu reflektieren und zu priorisieren und entsprechende Veränderungen abzuleiten. Den Ablauf erläutern wir nun Schritt für Schritt:

Schritt 1: Aktuelle Rollen / Aufgabenpakete sammeln

Hier kann es hilfreich sein, zunächst die verschiedenen Arbeitskontexte zu identifizieren, in denen Sie arbeiten. Ein Kontext kann beispielsweise sein:

dein Team (mit dem Sie sich regelmäßig treffen und in dem Sie interne Aufgaben übernehmen),
ein Prozess (in dem Sie Fälle oder Anträge bearbeiten),
ein Projekt (in dem Sie mitarbeiten oder das Sie leiten),
die Abteilung (die Sie führen)
Ihre Verwaltung insgesamt (in der Sie als Mitarbeiter:in bestimmte organisatorische Pflichten haben).

Notieren Sie anschließend, welche Rolle Sie in dem jeweiligen Kontext einnehmen und machen Sie sich klar, welche Tätigkeiten damit verbunden sind. In einem Kontext können Sie auch verschiedene Rollen innehaben. Dann nutzen Sie für jede Rolle eine eigene Zeile. Das Kürzel sollte möglichst selbsterklärend sein – mit dieser Kennzeichnung taucht die Rolle später in der Rollenmatrix auf (s. Schritt 3).

Zur Ermittlung von Kontexten und Rollen können Sie Ihren Kalender und Ihre To-do-Listen durchgehen. Die Beispiele in der Excel-Tabelle geben einige Anregungen. Sie können darauf aufbauen oder sie löschen, wenn sie nicht passend sind.

Schritt 2: Aufwand pro Rolle / Aufgabenpaket schätzen

Schätzen Sie nun ab, wieviel Stunden Ihrer Arbeitszeit Sie durchschnittlich pro Woche für die Rolle aufwenden. Es geht hier nicht um präzise Planung, sondern um eine grobe Abschätzung, welche Aufgabenbereiche größere Teile Ihrer Arbeitszeit einnehmen und welche eher kleine.

Anhaltspunkte gibt Ihr Kalender der letzten Wochen. Vielleicht nutzen Sie auch ein Zeiterfassungstool, das recht genaue Zahlen ausspucken kann. Ansonsten genügt hier auch eine Schätzung aus dem Bauch heraus.

Orientieren Sie sich zunächst an der Ist-Situation. Also nicht: „Wie viel Zeit bräuchte ich eigentlich, wenn ich die Rolle vernünftig ausüben würde?“. Sondern: „Wie viel Zeit investiere ich tatsächlich in die Rolle?“. Um die Schätzung zu vereinfachen, können Sie den Betrachtungszeitraum eingrenzen – z.B. auf die letzten 2 Monate.

Als Quercheck können Sie zwischendurch einen Blick auf die Summe werfen: Passt diese in etwa zu deiner verfügbaren Wochenarbeitszeit bzw. zu deiner aktuellen Über- oder Unterlastungssituation? Falls nicht, können Sie die Schätzung ggf. etwas nachjustieren.

Schritt 3: Nutzen der Rollen / Aufgabenpakete für Ihre Verwaltung bewerten

Im nächsten Schritt geht es um die Frage: Wie nützlich sind Sie in dieser Rolle für Ihre Verwaltung bzw. für die Ziele, die sie verfolgt? Wie viel Wirkung erzielen Sie mit der Rolle?

Als Leitfragen zur Beurteilung nennt Neue Narrative:

„Wie sehr zahlt diese Rolle darauf ein, uns als Team und als Organisation voranzubringen?
Wie groß wäre der Schaden, wenn es diese Rolle nicht gäbe?
Wenn ich mich auf eine Rolle beschränken müsste (und alle anderen Tätigkeiten liegen bleiben würden), wie wahrscheinlich wäre es, dass ich diese auswählen würde?“

Wir würden aus Sicht der öffentlichen Verwaltung noch ergänzen:

Wie wichtig ist die Rolle für meine Nutzer:innen (das können Bürger:innen sein, andere Institutionen, Kooperationspartner:innen, die Politik, bei internen Prozessen auch Kolleg:innen, …)?
Wie wichtig ist die Rolle (direkt oder indirekt) für die Daseinsfürsorge? Also dafür, dass unsere Gesellschaft auf Dauer gut funktioniert und angemessene Lebensbedingungen sichergestellt und verbessert werden?

Schätzen Sie den Nutzen / die Wirkung jeder Rolle bzw. jeder Zeile auf einer Skala von 1 (kaum Nutzen / Wirkung) bis 7 (sehr hoher Nutzen / starke Wirkung) ein.

Hinweis zum Excel-Tool: Wählen Sie eine Zahl aus der Dropdown-Liste aus – die Anzahl der Sterne passt sich automatisch an.

Gerade bei diesem und dem nächsten Schritt kann es übrigens hilfreich sein, Kolleg:innen um Feedback zu bitten oder die Einschätzung gemeinsam im Team vorzunehmen.

Schritt 4: Attraktivität der Rollen / Aufgabenpakete für Sie selbst bewerten

Im nächsten Schritt geht es um eine Perspektive, die bei der Priorisierung von Aufgaben oft nicht explizit beachtet wird (was nicht heißt, dass sie nicht unterschwellig Einfluss nimmt): Wie wichtig sind Ihnen persönlich die einzelnen Rollen? Welche geben, welche rauben Ihnen Energie? Welche machen Spaß, welche nerven? Welche entsprechen der Richtung, in die Sie sich persönlich weiterentwickeln wollen? Bei welchen haben Sie eher den Eindruck, auf der Stelle zu treten?

Klar, das Arbeitsleben ist weder Ponyhof noch Wunschkonzert. Natürlich müssen wir unseren Zeit- und Energie-Einsatz an den Zielen der Verwaltung ausrichten. „Erst recht, weil wir von Steuergeldern bezahlt werden!“, würden einige hier ergänzen.

Diese Rollen-Attraktivität ist aber entscheidend, wenn es darum geht, Motivation und Arbeitszufriedenheit zu stärken, gute Leute zu gewinnen und zu halten, die persönliche Entwicklung oder Innovation zu fördern und vorhandene Potentiale gut zu nutzen. Was letztlich auch den Zielen der Verwaltung dient.

Schritt 5: Rollen-Matrix betrachten

Basierend auf den vorigen Schritten baut sich nun deine individuelle Rollen-Matrix auf. Auf ihr sehen Sie im Überblick:

Welche Rollen Sie in welchem Umfang beschäftigen (Kreise und ihre Größe).
Wie wichtig die Rollen für Sie und Ihre Verwaltung sind (Anordnung in der Matrix).

Die vier Felder der Matrix ermöglichen eine schnelle Kategorisierung:

Win-Win-Rollen: Was sind die Rollen, die Ihnen Energie geben und gleichzeitig die Verwaltung bzw. Ihre Nutzer:innen voranbringen?
Notwendige Pflichten: Was sind Rollen, die nicht besonders viel Spaß machen, aber dennoch wichtig und sinnvoll sind?
Persönliche Lieblinge: Was sind Rollen, die zwar Ihre Verwaltung nicht unmittelbar weiterbringen, die Ihnen persönlich aber wichtig sind?
Nervige Laster: Was sind Rollen, die weder Ihnen persönlich noch Ihrer Verwaltung viel bringen?

Schritt 6: Veränderungen ableiten

Die Rollen-Matrix ist eine gute Grundlage, um Ihr Rollen-/Aufgabenprofil zu reflektieren und Veränderungsideen zu sammeln:

Passt die Gewichtung der Rollen? Gibt es Rollen, die im Verhältnis zum Nutzen zu dominant erscheinen, und andere, die eigentlich wichtig sind, aber in dem Bild untergehen? Welche Möglichkeiten gibt es, Aufwände zu verschieben?
Bekommen die Win-Win-Rollen ausreichend Zeit? An welchen anderen Stellen könnte man Zeit abknapsen, um diese zu stärken?
Warum sind die nervigen Laster weder nützlich noch attraktiv? Steckt dahinter eine eigentlich sinnvolle Idee – und warum erfüllt sie ihr Ziel nicht? Welche Möglichkeiten gibt es, Nutzen und Attraktivität zu erhöhen? Oder könnte man diese Rollen abgeben oder gar ganz abschaffen?
Gibt es Möglichkeiten, die notwendigen Pflichten zu erleichtern oder effizienter wahrzunehmen?
Steht der Aufwand für die persönlichen Lieblinge in einem angemessenen Verhältnis? Nervt Sie, dass sie immer wieder zu kurz kommen? Oder nehmen sie ehrlicherweise ein wenig überhand (indem sie zu „Inseln der Glückseligkeit“ werden, auf die man sich nur zu gern zurückzieht, um dem Verwaltungsalltag zu entfliehen)?

Wir haben in dem Excel-Tool einen eigenen Bereich vorgesehen, in dem Sie Veränderungsideen entlang der folgenden Fragen konkretisieren und in konkrete Maßnahmen übersetzen können:

Was ist das PROBLEM, das in der Rollen-Matrix sichtbar wird?
Mit welchem LÖSUNGSANSATZ könntest du dieses Problem angehen?
WAS ist dafür konkret zu tun?
Mit WEM sollte ich darüber sprechen?
WANN kümmere ich mich darum?

Screenshot mit Ausschnitt aus dem Excel-Tool. Hier: Veränderungen ableiten

(zum Vergrößeren klicken)

Natürlich gibt es bei der Arbeit in einer öffentlichen Verwaltung – wie in den allermeisten Jobs – Aufgaben, die anstrengend, langweilig oder zäh sind, ohne dass sich daran etwas ändern lässt. Neue Narrative weist darauf hin, dass das Ziel der Rollen-Verortung nicht ist, dass am Ende alle Rollen „im grünen Bereich“ liegen. Es geht vielmehr um Balance und Ausgleich und darum, „unterm Strich“ das Gefühl zu haben, einen guten Job zu machen und zufrieden zu sein. So kann es beispielsweise sinnvoll sein, persönlichen Lieblingen etwas mehr Raum zu geben, weil sie das „Schmerzensgeld“ für weniger liebsame Tätigkeiten sind. Oder Routinen zu entwickeln, damit notwendige Pflichten (von denen man sich im Alltag gern ablenken lässt) den erforderlichen Raum bekommen.

Einsatzmöglichkeiten

Zum Abschluss einige Einsatzmöglichkeiten, in denen die Methode hilfreich sein kann:

Individuelle Reflexion & Selbstorganisation

Zu viele Besprechungen, zu viele Arbeitskreise, zu viele Projekte – und dann noch das eigentliche Tagesgeschäft… Die Rollen-Verortung kann Ihnen dabei helfen, Ihre Aufgabenfelder zu strukturieren und zu priorisieren. Eine gut investierte Stunde reicht meist schon aus, um das Tool zu füllen und Veränderungsideen abzuleiten. Dann haben Sie eine gute Grundlage, um erste Veränderungen einzuleiten.

Austausch mit anderen & Selbstorganisation im Team

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es hilfreich ist, gemeinsam mit anderen auf die eigene Rollen-Matrix zu schauen und sich konstruktiv-kritisches Feedback zu den eigenen Einschätzungen einzuholen.

Vielleicht entscheiden Sie auch als Team, die Methode gemeinsam auszuprobieren. Dann können Sie gemeinsam auf eure Ergebnisse schauen und einschätzen: Tun wir die richtigen Dinge?

Weil es im Alltag schnell untergeht, neue Methoden auszuprobieren, können Sie sich auch zu einem Workshop verabreden, in dem Sie gemeinsam an der Rollen-Verortung arbeiten. Zum Beispiel so:

Check-in, Idee der Methode vorstellen und wie sie funktioniert (10 Min.)
In Einzelarbeit: Schritte 1-4 erarbeiten – zunächst grob (30 Min.)
In Tandems: gegenseitig die Rollen-Matrix vorstellen und Feedback einholen (15 Min.)
In Einzelarbeit: Veränderungsideen ableiten – zunächst grob (10 Min.)
In Tandems: gegenseitig die Veränderungsideen vorstellen – Feedback geben und Ideen ergänzen (15 Min.)
Im Team: Schlussfolgerungen diskutieren, die andere im Team oder das Team insgesamt tangieren (30 Min.)
Check-out – Blitzlichter zur Methode (5 Min.)

Optimal ist, wenn Sie sich im Team einen regelmäßigen Terminanker setzen (z.B. in jeder ersten Teambesprechung im Quartal), um Ihre Rollen-Verortung zu aktualisieren und gemeinsam draufzuschauen.

Doch Achtung: Was zu einem selbstorganisiert arbeitenden Team gut passen mag, kann sich in hierarchischen Teams schnell schräg anfühlen, wenn die Führungskraft mit am Tisch sitzt: Denn ihr Wort als disziplinarische Vorgesetzte hat bei der Priorisierung eurer Aufgaben ja besonderes Gewicht. Und andererseits ist die Frage: Fühlt es sich für die Führungskraft stimmig an, auch ihre eigene Rollen-Matrix in der Runde zu teilen und dazu Feedback einzuholen? In diesen Fällen kann es sinnvoller sein, die Rollen-Verortung nicht in der großen Runde zu öffnen, sondern in kleineren Konstellationen zu besprechen (unter Kolleg:innen oder auch im Mitarbeitergespräch mit der Führungskraft).

Gemeinsame Priorisierung mit der eigenen Führungskraft

Die Rollen-Verortung ist eine gute Grundlage für ein gemeinsames Gespräch mit der Führungskraft. Zum Beispiel im Rahmen der regulären Zielvereinbarungs- oder Entwicklungsgespräche. Oder nach Bedarf, wenn Sie über Ihre Überlastungssituation sprechen und gemeinsam Aufgabenpakete priorisieren möchten.

Meine Kollegin Mareike Weber hat die Methode in ihrer Führungsarbeit eingesetzt und damit gute Erfahrungen gemacht:

„Da wir in der Projektwerkstatt von IT.NRW stark selbstorganisiert arbeiten, bekomme ich nicht immer detailliert mit, in welchen Aufgaben meine Mitarbeiter:innen gerade unterwegs sind. Nachdem ich mich selbst von den Vorteilen dieses Tools überzeugt habe, habe ich meine Rollenmatrix mit einigen meiner Mitarbeitenden geteilt und sie anschließend gebeten, das Tool als Vorbereitung für unseren nächsten Austausch auszufüllen. Besonders hilfreich ist dass ich schnell auf einen Blick erfassen kann, wo Gesprächsbedarfe bestehen. So ist es möglich, unterschiedliche Auffassungen darüber, wie wichtig einzelne Aufgaben für die Projektwerkstatt sind, zu thematisieren, Sichtweisen auszutauschen und weitere Schritte auszuhandeln. Auch die Frage, wie es möglich ist, eine Rolle so anzupassen, dass sie mehr Freude für die Mitarbeitenden bringt, stiftet einen großen Mehrwert. Außerdem lädt die Rollen-Matrix dazu ein, darüber zu sprechen, in welche Richtung sich Mitarbeiter:innen entwickeln möchten und wie ich sie als Führungskraft dabei unterstützen kann.

Inzwischen habe ich alle meine Mitarbeitenden gebeten, das Tool auszufüllen, denn es schafft eine tolle Basis, um ins Gespräch zu kommen, gemeinsam zu reflektieren und unser gegenseitiges Verständnis zu Bedürfnissen, Wünschen und Erwartungen zu stärken.“

So, nun legen wir Ihnen und euch hier als kleines Weihnachtsgeschenk noch unser Excel-Tool unter den Tannenbaum (ein Klick auf das Bild startet den Download).

Es ist noch „work in progress“ – daher freuen wir uns über Feedback, wenn die Excel an irgendwelchen Stellen zwickt oder gern auch sonst!

Und damit wünschen wir allen Verwaltungsrebelle:innen eine gemütliche Weihnachtszeit und einen gut sortierten und priorisierten Einstieg ins Neue Jahr! 😉

[1] Die Methode Rollen-Verortung finden Sie in Ausgabe 17 des Magazins „Neue Narrative“ (S. 50-55). Und hier in der Tool-Sammlung (für den Zugriff auf die Vorlagen benötigen Sie eine Lizenz für die Tool-Plattform „9 Spaces“).