„Was wir gelernt haben? Digitale Gelassenheit!“ Das Pilotteam der Regionalen Schulberatungsstelle im Kreis Wesel

Seit eineinhalb Jahren setzt sich der Kreis Wesel im Vorhaben „Neue Arbeit – neue Räume“ (NA-NR) mit der Quadratur des Kreises auseinander: Wie lösen wir unsere immer drängender werdenden Raumprobleme? Wie könnten modernere Raumumgebungen aussehen? Wie soll es mit mobiler Arbeit weitergehen – auch über Corona hinaus? Und wie kann das so gehen, dass unsere Leistungen darunter nicht leiden oder sogar verbessert werden und die Mitarbeitenden zufrieden sind? Dafür wurden und werden Pilotteams aus allen Vorstandslinien gesucht, die einerseits das Thema „Raum“ plagte und die andererseits experimentierwillig waren. Und die ihre Erfahrungen gern im ganzen Haus teilen würden. Mit dem ersten dieser Pilotteams (und ihrer Begleit-Crew) führten wir ein Interview. Nicht, weil hier etwas ganz Neues, Innovatives, darzustellen wäre, etwas „für die Bühne“. Wohl aber etwas besonders Bemerkenswertes, mitten aus dem Leben: Wie sich rund um das Thema „räumlich flexibles Arbeiten“ ein zunächst ziemlich technikfernes Team zunehmend für Digitalisierung und digitale Tools begeistern konnte. Das finden wir mindestens genauso spannend, weil wir oft mitbekommen, dass viele in Verwaltungen sich genau diese Frage stellen: Wie kriegen wir das denn wohl mit unseren Teams hin?

„Pilotteam zu werden, das passte wie die Faust aufs Auge“, so stieg Alexandra Schirm, die Leiterin der Schulberatungsstelle im Kreis Wesel, in unser Gespräch ein. „Wir hatten nämlich nicht nur ein Raumproblem, weil wir einige neue Stellen, aber keine zusätzlichen Räume bekommen hatten. Wir hatten auch unterschiedliche Ausgangslagen: Mobil arbeiten durfte nämlich bisher nur ich als Leitung, nur ich war schon lange mit Diensthandy und Laptop gut ausgestattet. Das passt aber auf Dauer nicht zu einem Team, das fachlich auf Augenhöhe miteinander arbeitet.“
Die Verlockung, dass in diesem Projekt die Möglichkeit „Mobiles Arbeiten“ für alle Mitarbeitenden im Pilotteam freigegeben würde, war groß. Und versprach auch die Chance, mitzuhalten mit dem Digitalisierungszug, der bei ihren Klient:innen in den Schulen schon längst richtig Fahrt aufgenommen hatte.

Unterstützt wurde das Pilotteam durch Annika Landgraeber und Andreas Ochs vom heutigen Fachdienst Kompetenzentwicklung, Digitalisierung und Veränderungsmanagement. Das Konzept war hier von Beginn an nicht: „Wir finden die Lösung und begleiten die Teams bei der Umsetzung.“ sondern: „Wir kennen die Lösung für dieses spezifische Team auch nicht – die Kolleg:innen werden selbst eine finden. Wir unterstützen sie dabei, indem wir Handwerkszeug und Arbeitsweisen zum Experimentieren vermitteln, Hindernisse aus dem Weg räumen und Raum für’s Ausprobieren schaffen.“ „Wir sind also eher Coach oder – in Anlehnung an das agile Projektmanagement – eine Art Scrum Master für das Team“, so fasst es Annika Landgraeber zusammen, die das Team als Personalentwicklerin von Beginn an begleitete.

Andreas Ochs, zum damaligen Zeitpunkt Leiter der Stabstelle Digitalisierung, unterstützte als eine Art „Technik-Coach“ und baute Brücken zur IT: „Wir helfen, wenn es um die Auswahl eines Tools für eine vom Team definierte Anforderung geht, und beschaffen die notwendige Hard- und Software.“ Den Pilotteams werden dabei besondere Erleichterungen gewährt: Sie müssen nicht den teils langwierigen Weg von Beantragen, Bewilligen … durch die Hierarchie gehen, sondern können auf dem kurzen Weg klären, was notwendig ist.

Der konkrete Weg

Mit dem Start-Workshop Ende Januar 2021 fing es an, das Arbeiten auf zwei Ebenen:

1. Arbeiten an der Sache: Fragestellungen sammeln, die zentralen „Knackpunkte“ herausarbeiten, die Spezifika der Arbeitsweise der Schulberatung und deren Konsequenz für Raumbedarf und für digitales Arbeiten genau fassen, Gewohnheiten der Arbeitsabläufe hinterfragen …
2. Als Team neue Methoden und Tools kennenlernen: Die wichtigsten agilen Prinzipien und Arbeitsweisen wie auch digitalen Tools wurden konsequent zur Arbeit an der Sache genutzt und auf diese Weise gleich erprobt (Timeboxing, Arbeiten in Sprints, Retrospektiven, iteratives Arbeiten, … interaktive Videokonferenzen, virtuelles Whiteboard, …)

„Mir war wichtig, dass das Team sehr schnell eigenständig über dieses Set an Methoden verfügt, um den eigenen Experimentierweg für sich flexibel zu gestalten“, betont Annika Landgraeber.

„Wir haben auch manches davon nach dem Erproben verworfen“, erinnert sich Inga Nieländer, die stellvertretende Leiterin der Beratungsstelle. „Zum Beispiel das Kanbanboard: An sich ein tolles Tool – aber wir haben festgestellt, dass es für uns nicht so nützlich war.“ Zumindest nicht für die Steuerung des laufenden Betriebs – für Sondervorhaben kommt es dann doch mal zum Einsatz.

Besonders viel Spaß machte es, wenn Methoden und Instrumente, die das Team in einem Workshop kennenlernte, nicht nur weiterhin beim Verfolgen des Teamziels „neues Raum- und Zusammenarbeitskonzept“ halfen, sondern auch Einzug in die fachliche Arbeit halten konnten. „Bei Miro[1]) haben wir Blut geleckt“, erzählt Alexandra Schirm. „Das war eine echte Initialzündung. Auch wenn wir das nicht sofort so virtuos beherrschten, haben wir ein digitales Whiteboardtool von da an immer wieder auch in Online-Fortbildungen mit Schulen eingesetzt.“

In der ersten Arbeits-Phase galt es, zunächst eine Basis zu schaffen: Das Team musste sich arbeitsfähig machen. Es war schnell klar: Wenn wir überhaupt in dieser Pandemiezeit zusammenarbeiten wollen, als Team wie mit unseren Klient:innen, kann es nur digital sein. Und für die Lösung unserer Raumprobleme gilt auch, dass wir das nur in einer Mischung aus Arbeiten vor Ort, Arbeiten im Büro und Arbeiten im Homeoffice hinbekommen.

„Und dann ging es für uns um ganz spezifische Aspekte unserer Art der Arbeit – wir machen ja Beratung“, gibt Inga Nieländer zu bedenken. „Das heißt: Schwierige Gespräche, heikle, zum Teil sehr persönliche Themen. Wie funktioniert das digital? Wie vermitteln wir digital Nähe und Empathie? Was müssen wir in Sachen Datenschutz und Schweigepflicht noch anders sicherstellen als in persönlichen Kontakten?“ Viele dieser Fragen wurden in kleinen Untergruppen bearbeitet. Dass in dieser Zeit pandemiebedingt die Schulen geschlossen waren, half dem Team, weil es so Zeit gab für das Ausprobieren von Tools oder für Recherchen bei anderen Institutionen, die schon mehr Erfahrung mit Online-Beratung u.ä. hatten.

Das Team wächst

„Und dann haben wir es in dieser Zeit auch geschafft, drei neue Kolleg:innen einzuarbeiten – digital.“ ruft Inga Nieländer in Erinnerung. Es schwingt mit: Wenige Monate zuvor hätte das Team das für kaum möglich gehalten. „Wir haben uns erst nach neun Monaten zum ersten Mal alle zusammen live getroffen!“

Ab März bot das Team dann seine Beratungsleistungen online an: Familiengespräche, Coachings für Lehrer:innen, kollegiale Fallberatungsgruppen. Per Videokonferenz und immer öfter auch mit dem parallelen Einsatz des digitalen Whiteboards. Im Mai dann das Highlight: Inga Nieländer und Alexandra Schirm moderierten eine wichtige Konferenz als Online-Veranstaltung.

Parallel zum Aufbau der digitalen Kompetenzen entwickelte das Team Lösungen für das Raumproblem, denn inzwischen war die Zahl der Team-Kolleg:innen ja bis auf ein knappes Dutzend gewachsen. Und zwei weitere Stellen sind bereits ausgeschrieben.

Klare Leitlinien bilden die Basis:

• Eine für alle einsehbare Präsenzliste bietet Transparenz: Wer ist gerade wo / wie erreichbar? (Büro, Homeoffice, Einsatz vor Ort in den Schulen)
• Es gibt immer eine „Stammbesetzung“ von zwei Kolleg:innen im Büro. Die Präsenzliste ist Basis für die flexible Planung, wer wann diese „Büro-Präsenz“ übernimmt. Keine ganz leichte Übung bei einer Reihe von Teilzeit-Kolleg:innen und Außendiensteinsätzen, aber machbar.

Zugleich wurde die zentrale Stolperstelle deutlich: die Fallnotizen auf Papier! „Bei diesen wechselnden Arbeitsorten ist es wirklich eine Tücke, dass man immer die richtigen Unterlagen dabeihat – wir sind ja oft mehrere Tage hintereinander gar nicht im Büro. Und bei spontanen Nachfragen per Telefon sind wir auch schnell ausgezählt, wenn die Notizen im Büro liegen, unser Gedächtnis im Homeoffice aber nicht alle notwendigen Details parat hat …“, beschreibt Inga Nieländer die Situation.
Die logische Konsequenz? „Wir sollten uns jetzt schon als Pilotteam für die Einführung der eAkte melden“, lacht Alexandra Schirm. Bis dahin helfen Aktenrucksäcke oder Aktentrolleys und eine präzise vorausschauende Planung am Tag, wenn man im Büro arbeitet.

Der Gewinn des Pilotteams

„Wir sind Berater:innen – den meisten von uns wurde das Digitale echt nicht in die Wiege gelegt!“ So etwa lässt sich die Ausgangslage des Teams charakterisieren. Inzwischen gibt’s aber ganz andere Stimmen aus dem Team:

• „Das hätte ich nie gedacht – das Digitale schreckt mich gar nicht mehr!“
• „Dass wir gemeinsam die Wirkungen und auch die Tücken von Online-Arbeit im Homeoffice reflektiert haben, hat meine Selbstdisziplin gestärkt – ich sorge inzwischen sehr bewusst für eine gute Work-Life-Balance“.
• „Es war echt klasse, wie wir uns gegenseitig gestärkt haben: mit ganz konkreten Tipps, aber zum Beispiel auch bei der Moderation von Online-Fortbildungen.“

Inga Nieländer unterstreicht auch den unmittelbaren Nutzen für ihre Klient:innen: Es gebe immer wieder Nachfrage nach virtuellen Formaten. Für Fortbildungen, für Beratungen. Oder für Austausch und Absprachen unter räumlich verteilten Beteiligten, die früher wegen des hohen Reiseaufwands gar nicht hätten stattfinden können. „Und wir können’s jetzt bedienen!“

Die zunehmende digitale Sicherheit strahlt auch auf anderes aus: „Zum Beispiel, dass wir tatsächlich auf eine Radio-Anfrage mit einer Audio-Mitteilung geantwortet haben, die dann gesendet wurde“, ergänzt Alexandra Schirm. „Hätten wir uns früher nie getraut.“

In einem ist das Team besonders einig und besonders entschieden: Dies alles – die digitale Arbeit unter uns wie in der Arbeit mit Schulen, die Flexibilität der Arbeitsorte, die Eigenständigkeit im Entwickeln und Erproben neuer Arbeitsweisen – wollen wir nie wieder loswerden! „Es war schon ein Privileg, so viel Neues ausprobieren zu dürfen. Und dass wir als kleines „Experimental-Labor“ unsere Prägung dazugeben konnten.“

Die besondere Art der Begleitung

„Wir arbeiten mit Pilotteams, um damit beim Experimentieren eine höhere Geschwindigkeit zu erreichen“, erläutert Annika Landgraeber, die Personalentwicklerin, die dieses erste Pilotteam als Coach begleitet hat. „So lernen wir sehr schnell und können dann später beim Ausrollen eines neuen Modells oder neuer Arbeitsweisen im ganzen Haus auf ganz konkrete Erfahrungen zurückgreifen und Konzepte ggf. schon vorher anpassen oder modifizieren.“ Damit es tatsächlich so schnell vorwärtsgeht, wurden für die Pilotteams besondere Bedingungen ausgehandelt, z.B. bei der Beschaffung von Technik oder durch eine „Experimentierklausel“ bei Arbeitsbedingungen.

Das Haus profitiere von den Pilot-Erfahrungen. So sei man durch das Pilotteam auf bestimmte Fragestellungen überhaupt erst aufmerksam geworden, die dann gelöst und so ins ganze Haus transportiert werden können. „Die Kolleg:innen standen uns übrigens auch beratend zur Seite, als wir jetzt Umbauten für das Haus geplant haben – da konnten wir viel von der Schulberatungsstelle lernen“, so Annika Landgraeber.

Um erste Erkenntnisse ins Haus zu transportieren, ist ein „Gallery Walk“ geplant, wo unter anderem die Erfahrungen des Pilotteams für alle Kolleg:innen der Kreisverwaltung sichtbar gemacht werden sollen. „Wir wollen gemeinsam zeigen, wie man mit einem Pilotteam konkrete Ergebnisse erzielen kann, die dann dem ganzen Haus nützen. Und wir wollen andere ermutigen, sich auch als Pilotteam zu melden, das konkrete Herausforderungen des eigenen Arbeitsfeldes in Sachen „neue Arbeitsweisen – neue Räume“ einmal experimentell angehen möchte.“ Insofern sieht sie das „Pilotteam 1“ als doppeltes Modell.

Hm – gab’s da nicht auch Bedenken, wenn man so viel Freiheit gewährt? „Wenn“, so Annika Landgraeber, „dann konnten wir das gut abfangen, weil wir im Projekt über unsere Erfahrungen fortlaufend transparent in unserer „Resonanzgruppe“ berichtet haben; hier sind viele Bereiche des Hauses wie auch die Sozialpartner vertreten. Mit dieser Gruppe schauen wir dann auch, was wir wie ins ganze Haus übertragen können.“

Für das Team war wichtig, dass Annika Landgraeber und Andreas Ochs Auftaktworkshop und Retrospektiven moderierten, damit gute Räume für Planung und Reflexion im Team schufen und jederzeit für Fragen ansprechbar waren. „Zugleich haben wir sie als Modelle erlebt“, meldet Inga Nieländer zurück. „Wir haben von ihnen unmittelbar für unser Team profitiert – aber wir haben damit auch für unsere eigene Arbeit mit Gruppen Anregungen bekommen.“ Praxis-Fortbildung quasi als Nebenertrag.

Was diesen Veränderungsprozess von vielen anderen unterscheidet

Mal einen Strich drunter gezogen: Was hat sich nun getan durch diese Arbeit als Pilotteam?

Wenn man ganz nüchtern von außen und vor allem auf die Tools schaut:

• Wir machen jetzt Videokonferenzen mit BigBlueButton[2].
• Wir nutzen jetzt ein Online-Whiteboard-Tool.
• Wir nutzen jetzt gemeinsame Tools und Dokumente, auf die alle digital zugreifen können.

Da könnte Leser:innen kurz der Gedanke beschleichen: Was ist das Besondere? Das machen inzwischen doch alle! Oder viele zumindest.
Vielleicht. Aber hier ist mehr passiert: Ein Team, das fernab digitaler Tools und Einsatzmöglichkeiten gestartet ist, hat sich das Feld zu eigen gemacht. Selbst. Selbstständig. Selbstorganisiert.
Es hat dabei viel mehr gelernt, als BBB und FlingaBoard[3] zu bedienen:

• Diese neuen, digital gestützten Arbeitsweisen auf besonders sensible Arbeitssituationen zu übertragen (Beratung, Supervision).
• Herauszufinden, wie virtuelle Einarbeitung funktioniert, und wie man auch über Distanz zu einem Team zusammenwachsen kann.
• Zeitlich deutlich flexibler zu werden bei der Reaktion auf Anfragen.

Und hat über all diese konkreten Arbeitsweisen hinaus noch etwas gewonnen:

• Die eigene Überzeugung: Wir können das. Und wenn jetzt noch nicht, dann aber bald.
• Wir trauen uns was. Sicheres Gelände? Fein. Aber unsicheres Gelände schreckt uns jetzt auch nicht mehr.
• Wir können uns auf uns verlassen. Schön, wenn uns jemand begleitet. Da haben wir viel gelernt! Aber wir können auch ganz viel allein als Team.
• Wenn wieder was Neues ansteht? Her damit. Wir wissen, wie wir gemeinsam Probleme anpacken.

Und deshalb haben wir dieses Team porträtiert:

• Um Führungskräfte zu ermutigen, auch mal ein Team laufen zu lassen, ein „Risiko“ einzugehen. Gerade auch die fürsorglichen unter ihnen: Nicht immer „Stützräder“ mitliefern (Anleitungen, Schulungsserien, Sonderaktionen zur Teamentwicklung, …). All das kann selbstverständlich aus guten Gründen zum Einsatz kommen. Aber manchmal braucht’s das nicht unbedingt. Auch mal den Mut haben, ein „schwieriges“ Thema (in diesem Fall z.B., die psychologische Schweigepflicht in digitalen Formaten zu berücksichtigen) in einem Team bearbeiten zu lassen, das diese Fragen in der Praxis bewältigen muss, statt von einer Stabsstelle oder dem Justitiariat. Das Vertrauen zu haben, dass das Team das gewissenhaft bearbeitet – aus einer ganz eigenen Motivation heraus.
• Um zu zeigen: Eine flexible Begleitung mit etwas Abstand, dem Verständnis als „Coach“ und einem guten Gefühl dafür, wann ein Team etwas mehr, aber vor allem auch: wann es eher weniger Support braucht, kann sehr nützlich sein.
• Um andere Teams zu ermutigen, neue Arbeitsweisen mit neuen Instrumenten auszuprobieren. Nicht im „Erst muss …-Modus“ zu warten („Wir hatten ja noch keine Schulung“). Gerade auch diejenigen, die bisher in Sachen IT allenfalls auf ihre Fachanwendungen ausgerichtet waren. Die bisher in festen Bahnen und Formen gearbeitet haben. Experimentieren macht Spaß. Kostet manchmal Nerven und vielleicht ein paar „Schrammen“. Aber am Ende ist man stolz auf sich und das eigene Team.
  Das ist zumindest die Botschaft, die dieses Schulberatungs-Team nicht nur ausspricht, sondern auch ausstrahlt!

 

Nachklapp: Des Rätsels Lösung
Für alle, deren Adlerauge darüber gestolpert ist, dass das Projekt „Neue Arbeit – neue Räume“ heißt, der Titel auf dem gemalten Poster aber „Neue Räume – neue Arbeit“ lautet: Mit diesem Titel war das Projektteam gestartet, stellte aber im Laufe der Zeit fest, dass gar nicht die Räume im Fokus stehen, sondern die Arbeit und damit verbunden das Mindset, Haltungsfragen etc. Die bewusste Umbenennung in „Neue Arbeit – neue Räume“ war dann einfach nur konsequent, um fortan die richtigen Signale zu senden.

[1] Miro ist ein digitales, webbasiertes Whiteboard-Tool. Weitere Tools dieser Art sind z.B. Conceptboard, Mural, FlingaBoard

[2] BigBlueButton ist ein Videokonferenz-Tool. Weitere Tools dieser Art sind z.B. Zoom, WebEx, Jitsi, MS Teams

[3] ein digitales Whiteboard-Tool – vgl. Fußnote 1