In Teil 1 unserer Kanban-Reihe haben wir einen Überblick gegeben: Welche Prinzipien der Kanban-Methodik zugrunde liegen, welche Zwecke sie erfüllt, wie die Arbeit mit dem Board grob funktioniert und welche Anwendungsmöglichkeiten es gibt.

In diesem zweiten Teil möchten wir nun sehr praktisch und konkret werden und dabei auch unsere mittlerweile fast 10-jährige eigene Erfahrungen mit dem Kanban-Board einfließen lassen. Es geht um folgende Fragen, die Sie individuell oder im Team klären sollten:

• Einsatzzweck und Zugriff: Wer braucht das Kanban-Board für welche Aufgaben und wer kann darauf zugreifen?
• Haptische versus digitale Kanban-Boards: Warum digitale Boards praktisch sind – und es sich trotzdem lohnt, mit einem „anfassbaren“ Board zu starten.
• Das Board strukturieren: Verschiedene Möglichkeiten, das Board in Spalten (und Zeilen) einzuteilen.
• Aufbau und Elemente der Aufgabenkarten: Von Zettelfarben, Zuständigkeiten, Checklisten usw.
• Die praktische Arbeit mit dem Kanban-Board – und wie man es in den Alltag integrieren kann. 
  

Wer braucht das Kanban-Board wofür?

Beim Einsatz eines Kanban-Boards im Team stellt sich zunächst die Frage, welche Aufgaben dort erfasst werden sollen und wer darauf Zugriff haben soll. In Teil 1 der Blog-Reihe haben wir bereits verschiedene Einsatzmöglichkeiten vorgestellt. Zu den wichtigsten möchten wir hier nun konkretisieren: Wer hinterlegt jeweils welche Aufgaben und wer kann auf das Board zugreifen?

Persönliches Aufgabenmanagement

Auf einem persönlichen Kanban-Board können Sie alle Aufgaben notieren, die Sie selbst erledigen oder im Blick behalten müssen.

Auf Ihr persönliches Kanban-Board haben in der Regel nur Sie selbst Zugriff. Hängt es in Ihrem Büro, können auch andere Ihre Aufgaben einsehen. Das können Sie sich zum Beispiel zunutze machen, wenn Ihre Führungskraft mit einem Feuerwehrauftrag hereinschneit („Kannst du mal eben?“). Ist Ihre Doing-Spalte bereits voll, stellen Sie sich gemeinsam vor das Board und priorisieren („Ok, welche Aufgabe könnte ich am ehestens zurückstellen, um Platz für diesen neuen Auftrag zu schaffen?“).

Bei einem nur individuell genutzten digitalen Board kann es sinnvoll sein, jemandem Einblick zu geben, der ggf. für Sie einspringt, wenn Sie krank sind, oder mit dem:der Sie auch sonst vertraulich und offen über Ihre Arbeit sprechen. Wenn kein solch enger Austausch besteht, raten wir eher davon ab, das Board zu teilen. Weil das  Gefühl  entstehen kann, dass Ihnen jemand bei der Arbeit ungesehen über die Schulter blickt. Schwierig ist, wenn Führungskräfte eine solche Transparenz einfordern, weil dies als Form von Leistungskontrolle ausgelegt werden könnte.

Aufgabenmanagement im Team

In einem Projekt (oder einer Arbeitsgruppe) sind Inhalt und Zugriff recht klar: Erfasst werden alle Aufgaben, die im Projekt anfallen, und Zugriff hat das Projektteam (und das wiederum entscheidet, wer ggf. noch draufschauen darf).

Beim Einsatz innerhalb einer Organisationseinheit kenne ich verschiedene Varianten:

• Nur Team-Aufgaben: Auf dem Team-Board werden nur Aufgaben erfasst, die für mehrere oder alle Personen aus dem Team relevant sind. Das sind z.B. Aufgaben, die aus Dienstbesprechungen herauspurzeln. Einige Teams organisieren ihre Besprechungen konsequent an dem Board entlang (dazu später mehr) und fördern so, dass Themen in Maßnahmen münden und es nicht bei einem „schön, dass wir darüber gesprochen haben“ bleibt. Bei dieser Variante erfassen die Teammitglieder ihre sonstigen Aufgaben an anderer Stelle (z.B. auf ihren persönlichen Kanban-Boards).
• Alle Aufgaben von allen: Einige Teams einigen sich darauf, dass alle Teammitglieder auch ihre eigenen Aufgaben auf dem gemeinsamen Board erfassen. So können die Kolleg:innen untereinander sehen, wer gerade woran arbeitet. Das ist im Vertretungsfall hilfreich oder um gemeinsame Themen oder Unterstützungsmöglichkeiten zu erkennen. Andererseits sind bei einem so hohen Maß an Transparenz soziale Dynamiken zu beachten (sich kontrolliert fühlen, sozialer Druck, Konkurrenz) und auch Aspekte wie Vertraulichkeit und Datenschutz. Und rein praktisch gesehen funktioniert diese Variante nur mit einem digitalen Board – oder auf einer großen Wandfläche in einem Teambüro.
  Tipp: Um den Überblick zu behalten, kann es sinnvoll sein, die Aufgabenzuordnung optisch zu unterscheiden, z.B. durch eine eigene Zettelfarbe je Teammitglied. In einem digitalen Board können Sie recht einfach Zuständigkeiten zuordnen und die Filterfunktion nutzen, um sich im Alltag nur Ihre eigenen Aufgaben anzeigen zu lassen.
• Mischform: Eine andere Möglichkeit ist, die Team-Aufgaben mit dem Board zu steuern und darüber hinaus den Team-Mitgliedern freizustellen, auch ihre eigenen Aufgaben auf dem Board zu erfassen. So kann jede:r für sich entscheiden, ob er/sie Kanban auch für das eigene Aufgabenmanagement nutzen möchte und wie viel Transparenz gewollt ist.

Unsere eigene Erfahrung: Auf dem Kanban Board, das Doro und ich gemeinsam bei synexa nutzen, hinterlegen wir alle unsere gemeinsamen, aber auch alle individuellen Aufgaben auf Karten. So viel Transparenz untereinander erfordert Vertrauen – so offen würden wir unsere Aufgaben nicht in einer breiteren Runde teilen (nicht zuletzt spielen hier auch Datenschutz und Vertraulichkeit bzgl. der hinterlegten Infos eine Rolle).

Haptisches oder digitales Board?

Die Antwort auf diese Frage hängt stark davon ab, ob Ihre (gemeinsame) Arbeit vorrangig an einem Ort stattfindet oder räumlich verteilt. Mit der Verbreitung von Homeoffice / mobilem Arbeiten werden immer häufiger digitale Boards eingesetzt. Aber es gibt auch einige Möglichkeiten, um haptische Boards portabel zu gestalten.

Viele erfahrene Kanban-Kolleg:innen schwören darauf, zunächst mit haptischen Boards Erfahrungen zu sammeln. Die Vorteile:

• Haptische Boards kann man so positionieren, dass sie immer im Blick sind. Ein digitales Board muss man schon aktiv aufrufen und es kann im Eifer des Tagesgeschäfts hinter vielen anderen Programmfenstern und Browsertabs in Vergessenheit geraten.
• Vor einem haptischen Board können Sie sich einfacher mit anderen besprechen.
• Sie können erleben, wie gut es sich anfühlt, Aufgaben aktiv zu steuern („zupacken“, die Aufgaben „im Griff haben“ und nicht umgekehrt) und Aufgabenzettel ins Done zu kleben.
• Selbst viele Aufgaben haben Sie auf einem haptischen Board im Gesamtüberblick – während Sie bei einem digitalen Board scrollen müssen.
• Haptische Boards zwingen dazu, mit einer einfachen Struktur und reduzierten Infos anzufangen. Auf digitalen Aufgabenkarten hingegen können Sie eine Vielzahl von Informationen pflegen – mit der Gefahr, dass der Pflegeaufwand zunächst höher erscheint als der Nutzen.
• Haptische Boards erfordern keine Einarbeitung ins Handling – beim digitalen Board entstehen manchmal Widerstände, weil man sich in „noch ein weiteres Tool“ einarbeiten muss.

Das alles hilft, Routinen im Umfang mit Kanban zu entwickeln. Wenn sich die Arbeit mit dem Kanban-Board erst einmal eingespielt hat, ist der Umstieg auf ein digitales Board nicht mehr schwer. Der Blick auf’s Board ist ein selbstverständlicher Bestandteil der Selbstorganisation geworden, der Nutzen der Methode wurde bereits erlebt, und die zusätzlichen Vorteile eines digitalen Boards wiegen den Einarbeitungsaufwand auf.

Unsere eigene Erfahrung: Doro und ich arbeiten bei synexa schon seit mehr als zehn Jahren an wechselnden Orten – im Homeoffice, im synexa-Büro oder beim Kunden. Trotzdem haben wir in unseren ersten Kanban-Jahren verschiedene haptische Kanban-Boards genutzt: persönliche Kanban-Boards auf Whiteboards im Homeoffice oder im A4-Format als Kanban-Boards „to go“ (ein solches hat meine Kollegin Doro bereits in diesem Blog-Beitrag vorgestellt).

Hier seht ihr mein persönliches Kanban-Board, mit dem ich lange gearbeitet habe, bevor ich auf ein digitales Board umgestiegen bin:

Es handelt sich um ein A4-Papier in einer Sichthülle (darauf haften die Klebezettel besser). Eine weitere Sichthülle hält weitere Blanko-Zettel bereit und schützt die Zettel beim Transport (in meinem Fall zwischen synexa-Büro, Homeoffice und verschiedenen Besprechungs- und Veranstaltungsorten). Die Lochung passt genau auf zwei Nägel, mit denen ich das Board im Homeoffice so aufhängen konnte, dass ich es immer im Blick hatte. Bei Besprechungen an anderen Orten lag das „Board“ vor mir auf dem Tisch. So konnte ich für mich relevante ToDos sofort darauf festhalten.

Für gemeinsame Aufgaben haben wir früher eine große Pinnwand im Büro genutzt. Mit Projektteams auch mal Flipchart-Bögen, die wir im Besprechungsraum aushängen und anschließend zusammengerollt transportieren konnten. Es gab sogar Kunden, die Schranktüren als Board genutzt und diese zu Besprechungen mitgebracht haben (an dieser Stelle ein Gruß an den „Club 111“ 😉 ).

Seit einigen Jahren nutzen wir nun ein digitales Kanban-Board. In unserem Fall ist das der Microsoft Planner, aber es gibt viele Alternativen, die alle ihren Zweck erfüllen. In Verwaltungen begegnen uns häufiger Meistertask (da DSGVO-konform und in der Basisversion kostenlos) oder die Open Source-Lösung „WeKan“ (die pfiffige IT-Abteilungen auf eigenen Servern installieren und verwaltungsweit bereitstellen können).  

Das Board strukturieren

Sobald Sie sich für ein Board entschieden haben und wissen, zu welchem Zweck und in welchem Personenkreis Sie es nutzen, gilt es, das Board zu strukturieren:

Das (haptische oder digitale) Board unterteilen Sie dazu in verschiedene Spalten. Im einfachsten Fall sind das: TODO – DOING – DONE. Mit dieser Form können Sie gut starten und das Board nach und nach Ihren Bedürfnissen anpassen.

Ein Beispiel aus unserer eigenen Erfahrung: Wir haben ziemlich viele Varianten ausprobiert, bevor wir zu einer Form gefunden haben, die wir bereits seit ein paar Jahren nutzen. Unser Board ist in sechs Spalten unterteilt:

• TODO – hat noch Zeit: Der Speicher für alle Ideen und Aufgaben, die man sich irgendwann (vielleicht) vorknöpfen und nicht vergessen möchte.
  Tipp: Damit aus „irgendwann“ nicht „nie“ wird, setzen wir hier immer ein Fälligkeitsdatum, an dem wir an die Aufgabe erinnert werden möchten.
• TODO – als nächstes: Aufgaben, die näher in den Blick rücken sollen. Die wir vielleicht noch nicht in dieser Woche, aber spätestens in den nächsten Wochen besprechen / klären / genauer planen sollten.
• BESPRECHEN: Aufgaben, zu denen es Abstimmungsbedarf gibt. Sie können aus der Spalte TODO – als nächstes kommen oder auch aus dem DOING, wenn wir eine Aufgabe bearbeitet haben und dazu nun ein Feedback oder eine Entscheidung brauchen.
• DOING – in dieser Woche: Aufgaben, an denen wir in der aktuellen Woche arbeiten.
  Tipp: Das DOING können Sie für sich auch anders definieren. Z.B. „Alles, was ich heute bearbeite“. Oder „Alle Aufgaben, die ich bereits angefangen habe“. Oder: „Alles, was wir bis zur nächsten (Projekt-)Teambesprechung bearbeiten“. Wichtig ist nur, dass die Definition für allen Beteiligten klar und einheitlich ist.
• PARKPLATZ: Aufgaben, bei denen wir auf Rückmeldung von anderen warten – z.B. eine Anfrage, die wir an andere gerichtet haben. Oder eine Aufgabe,  die wir an eine andere Kollegin oder einen Dienstleister übertragen haben, die wir aber im Blick behalten wollen, um ggf.
• DONE – geschafft: Hier (und nicht etwa im Papierkorb) landen alle Aufgaben, die bereits erledigt sind. So können wir sehen, was wir (oder andere) schon alles erledigt haben, und bei Bedarf auch etwas

Möchten Sie mit einem Kanban-Board Aufgaben koordinieren und nachverfolgen, die einem wiederkehrenden Ablauf folgen (z.B. in einem Team, in dem schwerpunktmäßig Anträge oder Fälle abgearbeitet werden), können die Spalten auch die einzelnen Prozessschritte abbilden. Die Aufgabenzettel / -karten wandern dann nach und nach durch die verschiedenen Schritte des Prozesses.

Würden wir zum Beispiel ein eigenes Kanban-Board für die Redaktionsplanung unseres Blogs nutzen, könnte dieses so aussehen (klicken zum Vergrößern):

 

Insbesondere bei der Spalte „Doing“ (ggf. auch bei anderen Spalten) kann es sinnvoll sein, sie mit einem „WiP-Limit“ („Work-in-progress-Limit“) zu versehen: Wie viele Aufgaben dürfen hier max. „angesiedelt“ werden? Bevor nicht mindestens eine von ihnen bearbeitet ist, darf keine neue von links nachrücken.
Einige digitale Tools bieten eine entsprechende Funktion und geben einen visuellen Hinweis, wenn das WiP-Limit überschritten ist.

„Schwimmbahnen“ bieten die Möglichkeit, zusammengehörige Aufgaben in eigenen Zeilen anordnen (z.B. alle Aufgaben eines Projektes oder alle Aufgaben, die einer Person zugeordnet sind). Aber Vorsicht: Schwimmbahnen blähen das Board auf – auf haptischen Boards sprengt das schnell den verfügbaren Platz, auf digitalen Boards wird es schwieriger, den Überblick zu behalten.

Die Aufgabenkarten

Aufgaben werden in einem Kanban-Board auf Aufgabenkarten (Klebezettel oder digital) erfasst. Im einfachsten Fall enthalten diese nur ein Stichwort zur Aufgabe. Oft ist es aber hilfreich, weitere Informationen auf einer Karte zu notieren.

Tipp: Gerade digitale Boards verleiten dazu, unglaublich viele Informationen auf den „Zetteln“ (Tickets) zu hinterlegen. Die Vielfalt der Funktionen kann zu Beginn überfordern, und der damit verbundene Pflegeaufwand wirkt schnell abschreckend. Starten Sie am besten nach der Devise „weniger ist mehr“ – erfassen Sie z.B. zunächst neben der Aufgabenbezeichnung nur die Zuständigkeiten. Wenn sich die Arbeit mit dem Kanban-Board eingespielt hat, können Sie nach Bedarf weitere Elemente hinzuziehen. In Wekan können Sie übrigens Felder ausblenden, die Sie nicht benötigen (über Boardeinstellungen (Zahnrad oben rechts) –> Karteneinstellungen).

Zuständigkeit

Spätestens dann, wenn eine Aufgabe in die Spalten „TODO – geklärt“ oder „DOING“ wandert, sollten Sie sie einer oder mehreren Personen zuweisen. Wenn mehrere Personen an einer Aufgabe arbeiten, sollte es eine Person geben, die dafür „den Hut aufhat“. Manche digitalen Kanban-Tools ermöglichen es, diese Rollen „verantwortlich“ und „mitwirken“ zu unterscheiden.

Fälligkeitsdatum

Das Datum, zu dem die Aufgabe erledigt sein sollte. In digitalen Boards können Sie dieses Feld zur Wiedervorlage nutzen. Wenn das Datum überschritten wird, wird es rot markiert. So erkennen Sie auf einen Blick, wenn Aufgaben überfällig sind.

Tipp: Setzen Sie dieses Datum insbesondere dann, wenn Sie Aufgaben erfassen, die noch Zeit haben. Denn solche Aufgaben landen in der linken Spalte (wo meist schon viele weitere Aufgaben warten) und geraten dort schnell aus dem Blick, wenn sie sich nicht irgendwann „melden“.

Es kann auch sinnvoll sein, nicht das „Abgeben“-Datum als Fälligkeitsdatum zu setzen, sondern das Datum, an dem sie die Arbeit an der Aufgabe starten / fortsetzen sollten. Auch das sollte dann aber im Team verabredet sein.

Zettelfarben / Label

Wenn Sie mit einem haptischen Kanban-Board arbeiten, können Sie unterschiedliche Zettelfarben für unterschiedliche Aufgabentypen verwenden. Das gibt eine schnelle visuelle Orientierung. Im digitalen Board übernehmen diese Funktion Label / Kategorien („Fähnchen“), die man individuell definieren und Aufgaben zuweisen kann.

Neben der Unterscheidung von Aufgabentypen können Sie Label auch nutzen, um Projekte zu kennzeichnen. Auf dem digitalen Board ermöglichen Label, Aufgaben danach zu filtern (z. B. wenn Sie in einer Besprechung zu einem Projekt nur die damit verbundenen Aufgaben anzeigen möchten).

Ein Beispiel aus unserer eigenen Erfahrung: Wir verwenden die folgenden Kategorien:

• pink: auftragsbezogene Aufgaben mit direktem Kundenbezug
• blau: konzeptionelle Aufgaben im Hintergrund
• gelb: interne Aufgaben
• grün: Vernetzung & Weiterbildung
• lila: Aufgaben rund um die Kooperation mit anderen
• rot: Aufgaben im Kontext der Verwaltungsrebellen
• weitere Label für die Zuordnung von Aufgaben zu Projekten

Beschreibungen / Notizen / Kommentare

Digitale Aufgabenkarten bieten die Möglichkeit, Erläuterungen, Bearbeitungshinweise, Absprachen, Beschlüsse, Ergebnisse, … zu einer Aufgabe festzuhalten.

Checklisten

Aufgaben umfassen oft mehrere einzelne Schritte. Dazu kann man auf einer Aufgabenkarte eine Checkliste hinterlegen.

Ein klarer Vorteil digitaler Kanban-Boards: Aufgaben, die immer in den gleichen Teilschritten ablaufen, kann man einmal samt Checkliste anlegen und für alle zukünftigen Fälle einfach kopieren.

Ein Beispiel dafür ist unser Ablauf rund um das Produzieren neuer Blog-Beiträge (s. Abb. rechts).

Andere Beispiele: Anträge bearbeiten, wiederkehrende Veranstaltungen koordinieren, Mitarbeitergespräche planen, … Wenn Sie neben der Checkliste auch noch Bearbeitungshinweise in den Notizen hinterlegen haben Sie – voilà! – eine tolle Prozessdokumentation. Praktisch für Prozesse, die man selten bearbeitet („Wie ging das nochmal?“) oder auch als Hilfestellung für neue Mitarbeiter:innen.

Kanban eignet sich also nicht nur für das Projekt- sondern auch für das Prozessmanagement!

Anlagen

Eine weitere Funktion digitaler Kanban-Boards: Sie können Dokumente hinterlegen, die für eine Aufgabe relevant sind. In einigen Tools können Sie alternativ einen Link hinterlegen, der auf eine Datei in einer gemeinsamen Dateiablage verweist.

Aufwand

Sie können auf Aufgabenzetteln auch die geschätzte Größe / den Umfang einer Aufgabe notieren – etwa als T-Shirt-Größe (z.B.: S =2 Std., M = 4 Std., L = 8 Std./1 Tag, XL = mehrere Tage).
Interessanterweise findet sich dafür in kaum einem digitalen Tool ein gesondertes Feld auf den Aufgabenkarten.

Blocker

Wenn eine Aufgabenbearbeitung stockt, kann es hilfreich sein, die Aufgabe mit einem „Blocker-Signal“ (farbiger Punkt o.ä.) zu kennzeichnen. Unterschiedliche Farben ermöglichen es, schnell den Grund zu erkennen: Warten auf eine Kundenreaktion – ein technisches Problem – Unklarheit bzgl. der Aufgabe  – brauche Unterstützung von euch …

Die Arbeit mit dem Kanban-Board

So, das Board steht. Wie geht’s nun weiter? In diesem Abschnitt geht es um die praktische Arbeit mit dem Kanban-Board – und wie man es in den Alltag integrieren kann.

Tägliche Arbeit

Kanban funktioniert dann gut, wenn der Blick auf‘s Board genauso routiniert, selbstverständlich und regelmäßig erfolgt wie der Blick ins Mailpostfach. Und wenn das Board der einzige Ort ist, an dem Ihre Aufgaben zusammenlaufen, Sie also nicht parallel noch ToDo-Listen oder andere Merker nutzen.

Hierzu braucht es Routinen und – wenn Sie das Board gemeinsam mit anderen nutzen – auch Vereinbarungen zum Umgang mit dem Board (dazu hatten wir im letzten Beitrag schon einiges geschrieben).

Tipp: Nicht alles lässt sich vorab klären und regeln. Am besten legen Sie einfach los und setzen sich direkt einen Merker in den Kalender, an dem Sie die Arbeit mit dem Board reflektieren und verbessern (dazu weiter unten mehr). So finden Sie nach und nach einen für Sie passenden Umfang mit dem Board.

Hier als Beispiel unser eigener täglicher Umgang mit dem Board:

Das Kanban-Board ist bei mir (und Doro macht’s genauso) immer im ersten Browser-Tab geöffnet. Noch bevor ich meine Mails checke, schaue ich zu Beginn eines Arbeitstages auf das Board, um mir einen Überblick zu verschaffen und Aufgaben zu sortieren: Was muss heute unbedingt erledigt werden? Was nehme ich mir darüber hinaus vor?

Im Laufe des Tages Im Laufe des Tages landet alles, was ich nicht vergessen darf, auf dem Board. Das können größere Aufgaben mit einer ausführlichen Checkliste sein, deren Bearbeitung mehrere Tage dauert. Oder auch Kleinigkeiten, die zusammengenommen trotzdem einen ordentlichen „mental load“ erzeugen würden, wenn ich sie nicht auf dem Board „ausspeichern“ würde. So notiere ich mir dort zum Beispiel auch flott einen kurzen Merker zu jeder Mail, die ich nicht gleich beantworte.

Da Doro und ich ein gemeinsames Board nutzen, landen im Laufe eines Tages auch neue gemeinsame Aufgaben auf dem Board – z. B. wenn eine Anfrage im synexa-Postfach eingetrudelt ist. Wer sie als erste liest, stellt sie als Ticket ins Board. Es kommt auch vor, dass eine von uns eine neue Aufgabe erfasst, diese aber der jeweils anderen zuordnet (sofern die Zuständigkeit vorab klar ist). Wir haben die Benachrichtigungen so eingestellt, dass wir per Mail informiert werden, sobald uns eine Aufgabe zugewiesen wurde.

Bei jeder neuen Aufgabe entscheiden wir entsprechend der Priorität, in welcher Spalte sie landet und wie weit oben innerhalb dieser Spalte.

Bearbeitete Aufgaben wandern durch die Spalten – idealerweise ins DONE oder zunächst in die BESPRECHEN-Spalte, wenn dazu noch etwas zu klären ist oder eine von uns ein Feedback braucht.

Wir haben abgestimmt, dass gemeinsame Aufgaben jede von uns verschieben kann, um persönliche Aufgaben kümmern wir uns jeweils selbst.

Regelmäßige Besprechungen vor dem Board

Viele Teams nutzen ein Kanban-Board als zentrales Abstimmungsinstrument und koordinieren sich in regelmäßige Besprechungen entlang der dort eingetragenen Aufgaben („oft „Daily“ oder „Weekly“ genannt).

Das kann offen entlang der folgenden Fragen erfolgen…

• Was haben wir seit der letzten Besprechung getan?
• Was sollten wir bis zur nächsten Besprechung erledigen?
• Wo gibt es Probleme / Verzögerungen / Störungen und wie können wir damit umgehen?

… oder aber gezielt entlang von Aufgaben, zu denen es etwas zu besprechen gibt. Dazu bietet es sich an, eine BESPRECHEN-Spalte zu nutzen, in die vorab Aufgaben mit Klärungsbedarf geschoben werden.

Unsere eigene Erfahrung:

Früher haben wir für Besprechungen ein Word-Dokument mit einer Agenda angelegt. Während der Besprechung haben wir darin Ergebnisse und Beschlüsse protokolliert. Schon vor vielen Jahren haben wir dies durch das Kanban-Board ersetzt.

Jeden Montag besprechen wir uns vor dem Board – in der Regel vor Ort, das digitale Board ist dann auf einem großen Bildschirm geöffnet. Vorab haben wir zu beratende Aufgaben in die BESPRECHEN-Spalte verschoben und dort nach Priorität sortiert.

Während der Besprechung arbeiten wir die BESPRECHEN-Spalte von oben nach unten ab. Dabei halten wir Arbeitshinweise, Überlegungen und Beschlüsse auf den Aufgabenkarten fest. Wir verfeinern Aufgaben in Checklisten und weisen sie derjenigen von uns zu, die sich als nächste darum kümmert. Anschließend schieben wir die Aufgaben – je nach Priorität – entweder in die Spalte „DOING“ oder in eine der TODO-Spalten. Oder entscheiden auch: „Da machen wir nichts mehr.“ – und schieben sie ins DONE.

Jonglieren mit mehreren Boards

Eine Herausforderung, auf die selten verwiesen wird: Mit der Verbreitung der Methode Kanban-Board nimmt die Zahl der Boards zu, an denen Sie beteiligt sind. Im Extremfall kommen sogar unterschiedliche Tools zum Einsatz, zwischen denen Sie springen müssen. Darunter leidet der Überblick über all Ihre eigenen Aufgaben – und gerade der ist ja ein zentraler Anreiz, um die Methode überhaupt zu nutzen.

Wir sehen hier verschiedene Lösungsansätze, die jedoch allesamt Haken haben (wenn jemand eine bessere Lösung kennt, sind wir für einen Tipp dankbar!):

1. Eine Übersicht der eigenen Aufgaben anzeigen

Diese Lösung funktioniert nur, wenn Alle Boards, an denen Sie beteiligt sind, dasselbe Tool nutzen. Die meisten Tools bieten eine Funktion, mit der Sie die eigenen Aufgaben aus verschiedenen Boards in einer Übersicht anzeigen lassen können. Was hier verloren geht ist jedoch die Zuordnung zu den Spalten. Für mich ist diese Lösung daher nicht tauglich.

2. Eigene Aufgaben doppelt erfassen

Tja, mein Informatikerinnenherz möchte so etwas tunlichst vermeiden, aber in diesem Fall kann Redundanz lohnend sein: Immer dann, wenn Ihnen auf einem anderen Board Aufgaben zugewiesen werden, übertragen Sie diese auf ihr persönliches Kanban-Board. Dieses Board ist dann ihre persönliche Kommandozentrale, mit der Sie im Alltag den Überblick bewahren. Da Sie den Fortschritt der Aufgabe in zwei Boards nachhalten müssen, ist diese Lösung jedoch nur dann praktikabel, wenn es um einige wenige Aufgaben geht.

3. Zwischen verschiedenen Boards wechseln

Sie lassen die Boards in einzelnen Browsertabs geöffnet. Morgens blättern Sie einmal durch die Boards, um sich einen Überblick über die anstehenden Aufgaben zu verschaffen. Im Tagesverlauf zücken Sie die Boards nach Bedarf– je nachdem, mit welchem Aufgabenkontext Sie sich gerade beschäftigen.  

Meine eigene Erfahrung: Im Rahmen meiner Tätigkeit bei IT.NRW – wo das Kanban-Board sehr verbreitet ist und ich in verschiedenen Projekten mit unterschiedlichen Personenkreisen zusammenarbeite – nutze ich eine Mischform aus 2 und 3: Im Browser sind neben meinem persönlichen Kanban-Board 1-2 Boards zu Projekten geöffnet, in die ich intensiv involviert bin. Einzelne mir zugewiesene Aufgaben in weiteren Kontexten übertrage ich auf mein persönliches Board. Im Alltag wechsle ich somit zwischen 2-3 Kanban-Tabs.

Die Arbeit mit dem Board weiterentwickeln

Dieser Beitrag macht deutlich, welche vielfältigen Möglichkeiten die Methode Kanban-Board bietet. Hier läuft man schnell Gefahr, sich im wahrsten Sinne des Wortes zu verzetteln – mit zu vielen Spalten, zu vielen Infos auf den Aufgabenkarten, zu vielen Regeln zur Handhabung.

An verschiedenen Stellen hatten wir bereits empfohlen, einfach und flott loszulegen – und dann aus den ersten Erfahrungen heraus die Arbeit mit dem Board sukzessive weiterzuentwickeln.

Das gilt übrigens für jeden neuen Kontext, in dem Sie die Methode einsetzen. Es gibt nicht DIE perfekte Einteilung des Boards oder DIE perfekten Routinen im Umgang damit.

Aus diesen Gründen sollten Sie sich Anker setzen, um in größeren Abständen immer wieder einmal über Ihre Arbeit über Ihre Arbeit mit dem Board nachzudenken und zu sprechen:

• Empfinden wir die Arbeit mit dem Board als nützlich – oder eher als zusätzlichen Pflegeaufwand, der nicht wirklich lohnt? Woran liegt das?
• Haben wir einen guten Überblick über unsere Aufgaben und fällt es uns leicht, den Fortschritt nachzuverfolgen? Wie können wir das verbessern?
• Gibt es Irritationen, Störungen, Spannungen, … in Bezug auf den Einsatz des Boards?
• …

Die letzte Frage leitet zugleich über zum dritten und letzten Teil unserer Kanban-Reihe, bei dem es um die sozialen Dynamiken rund um die Arbeit mit Kanban-Boards geht. Bisher haben wir vor allem auf die methodische Ebene von Kanban geschaut. Doch bei der Umsetzung steckt der Teufel wie so oft auch in den sozialen bzw. kulturellen „Details“. Dazu in Kürze mehr.

 

Disclaimer: Wir haben Kanban nicht „studiert“ und nutzen selbst auch nicht alle Möglichkeiten, die die Methode bietet (z.B. keine Serviceklassen, keine Erhebung von Kennzahlen usw.). Wir verfolgen einen pragmatischen Ansatz und teilen in diesem Beitrag Ansätze, die sich für uns praktisch bewährt haben. Falls ein Kanban-Profi beim Lesen über eine Formulierung stolpert, die angepasst werden sollte oder einen Inhalt vermisst, der eigentlich sehr wichtig ist, freuen wir uns über eine kurze Rückmeldung.