„Working out loud“ meets „Scrum“ – Pilotkaninchen auf agiler Lernexpedition

Für unsere zweijährige Führungskräftequalifizierung „In Zukunft führen“ waren wir im letzten Jahr auf der Suche nach einer neuen Arbeitsform für eine „persönliche Lernherausforderung“. Die Teilnehmer*innen sollten die Möglichkeit bekommen, ein individuelles Lernziel konsequent zu verfolgen und umzusetzen – und dabei gleichzeitig eine selbstgesteuerte Arbeitsform kennenlernen, die für Verwaltungen noch ungewohnt ist. Wir haben uns die Frage gestellt, wie sich ein Konzept wie „Working out loud“ auf öffentliche Verwaltungen übertragen lässt und uns  dabei auch durch Scrum (agiles Projektmanagement) und die Idee der Experimentierräume inspirieren lassen. Herausgekommen ist „ALEx“ – die „Agile Lern-Expedition“. Die erste Pilotgruppe – oder um es mit den Worten einer Teilnehmerin auszudrücken: „Wir sind ja sozusagen die … Pilotkaninchen!“[1] – hat vor kurzem den Abschlussworkshop absolviert. Zeit für einen Rückblick auf die gesammelten Erfahrungen und einen Einblick in die Methode.

In ALEx bilden 3-4 Teilnehmer*innen eine Gruppe, in der jede*r jeweils ein Lernziel über einen Zeitraum von 6 Monaten verfolgt. Dabei kann es um die persönliche Entwicklung gehen (z. B. „Ich möchte daran arbeiten, mich sicherer zu fühlen, wenn ich vor größeren Gruppen auftrete“) oder auch Experimente im eigenen Arbeitsumfeld (z. B. „Ich möchte in meinem Team Methoden ausprobieren, mit denen wir unsere Besprechungen fokussierter und lebendiger gestalten können“).

Regelmäßige Treffen und eine strukturierte Methodik bieten den Teilnehmer*innen einen Rahmen, um darüber nachzudenken, welche Schritte sie unternehmen und was sie einmal ausprobieren möchten. Zudem können sie hier ihre in die Gruppe zurückzuspiegeln. Die Resonanz der Gruppe bereichert die eigenen Überlegungen und hilft – vergleichbar mit einem Lauftreff – dabei, am Ball zu bleiben an Themen, die im Alltag sonst immer wieder durchrutschen oder umschifft werden.

Durch ALEx lernen die Teilnehmer*innen agile Formen des Lernens und der Zusammenarbeit kennen. Das Konzept orientiert sich dabei an folgenden Grundgedanken:

• Entwicklung (von Organisationen wie von Personen) gelingt besser, wenn sie in kurzgetakteten Zyklen aus Planen – Ausprobieren – Auswerten angegangen wird.
• „Lautes Lernen“ (d.h. andere auf dem Laufenden zu halten über den eigenen Lernprozess) macht Lernerfahrungen für sich und andere transparent und damit auch verbindlicher.
• Agile Arbeitsweisen stärken Selbststeuerung und -organisation, die Fähigkeit, Ziele in kleine konkrete Schritte zu übersetzen und die Bereitschaft, Experimente zu wagen. Und Spaß machen sie auch!

Der Ablauf der Agilen Lern-Expedition

Eine ALEx-Gruppe trifft sich insgesamt sechs Mal. Jeweils für zwei Stunden und in möglichst regelmäßigen Abständen von etwa 4 Wochen. Auftakt- und Abschluss-Workshop bilden den Rahmen und werden von einem Coach moderiert, vier ALEx-Treffen dazwischen moderiert jeweils eine Person aus der Runde. Zur Orientierung stellen wir hierfür einen „Expeditionsplan“ und Moderationskarten bereit.  Zwischen den Treffen arbeiten die Teilnehmer*innen am eigenen Lernvorhaben – entlang der ToDos, die sie auf ihrem persönlichen Kanban-Board festgehalten haben.

ALEx orientiert sich an einem zyklischen Vorgehen, bei dem die Teilnehmer*innen immer wieder die Phasen Planen – Ausprobieren – Reflektieren durchlaufen. Die entsprechenden Farben und Symbole (s. Abb. rechts) tauchen an verschiedenen Stellen der Lern-Expedition auf und strukturieren sowohl die gemeinsamen Treffen, als auch die individuellen Lernetappen.

Die Abbildung zeigt den Ablauf im Überblick:

Die Teilnehmer*innen erhalten von uns einiges an Material, das sie „spielerisch“ durch den Lernprozess begleitet:

• eine Box mit Materialien für die Treffen (ein „Expeditionsplan“, Moderationskarten mit Anleitungen und Leitfragen für die einzelnen Phasen der Treffen, ein Retrospektive-Board, auf denen Rückmeldungen zum Lernprozess in der Gruppe festgehalten werden, …)
• jede*r Teilnehmer*in erhält ein Kanban-Board, auf dem die persönlichen Lern-ToDos festgehalten werden und
• ein Logbuch, mit dem die Teilnehmer*innen ihren Lernprozess nachverfolgen und reflektieren

Erfahrungen der Pilotgruppe

Mit bildlichen Schweißperlen auf der Stirn, aber sichtlich zufrieden kamen die Teilnehmer*innen beim Abschlussworkshop in den Zieleinlauf ihrer Agilen Lern-Expedition. „Es ist unfassbar viel passiert in der Zeit!“, „Es hat richtig Spaß gemacht!“, aber auch: „Puh, das war eine ordentliche Taktung und wir sind froh, dass heute der Abschluss-Workshop ist!“.

Hier etwas sortiert die Eindrücke und Rückmeldungen der Teilnehmer*innen:

• Die zeitliche Taktung bringt Disziplin und Dampf rein: Der strukturierte Rahmen und der konsequente Einsatz der Stoppuhr helfen dabei, sich während der Treffen zu fokussieren. Durch die zeitliche Nähe der Treffen war nicht viel Zeit, um die eigenen ToDos schleifen zu lassen, aber die Teilnehmer*innen hatten sich mitunter auch zu viel vorgenommen und sich Druck gemacht. Das lag auch daran, dass die Gruppe den Zeitraum auf vier Monate verkürzt hatte.
• Der Mut zum Ausprobieren wird bestärkt: Die Gruppe motiviert zum Experimentieren und unterstützt bei der Frage „Was kann schlimmstenfalls passieren?“. Einmal vereinbart ist es dann auch schwieriger, unbequeme ToDos zu verdrängen: „Das Kanban-Board bringt einen dazu, Dinge anzugehen, die man sonst vielleicht vor sich hergeschoben hätte“. Die Belohnung: die positiven Erfahrungen in der Gruppe zu teilen – und geballtes Schulterklopfen aus der Runde zu erfahren.
• Die Materialien geben Orientierung und visualisieren den Lernprozess: Das Material war sehr einfach und intuitiv nutzbar und hat gut durch die Sitzungen geführt, „spielerische“ Elemente wie der Expeditionsplan haben aufgelockert und Spaß gemacht. Das Kanban-Board wurde einstimmig für sehr hilfreich befunden. Lediglich das Logbuch „war eher zu viel“, das könne man eindampfen.
• Selbstorganisation hat prima funktioniert: Die Unterstützung der Coaches beim Auftakt- und Abschluss-Workshop war völlig ausreichend, die Gruppe konnte sich über die Monate gut selbst steuern. Erfolgsfaktor war dabei, sich sehr konsequent an den methodischen Rahmen zu halten – vor allem die Timeboxes.
• Vertrauen als Schlüsselfaktor: In der Auswertung tauchte immer wieder das Stichwort Vertrauen auf, das den Lernprozess in verschiedener Hinsicht gefördert habe. Zum einen Vertrauen seitens der Coaches, die den Lernprozess nicht nachverfolgt und überprüft haben – „… und trotzdem – oder gerade deswegen – war immer was los, haben wir immer viel gemacht und geschafft“. ALEx erfordert auch Vertrauen untereinander – v.a. bei personennahen Zielsetzungen. Gleichzeitig fördert die Methode aber auch eine vertrauensvolle Zusammenarbeit und Vernetzung.

Wir haben das ALEx-Konzept entsprechend der Erfahrungen hier und da etwas nachjustiert und sind nun gespannt, welche Erfahrungen nachfolgende Gruppen mit der Methode machen (während sich die Pilot-Teilnehmer*innen schon Gedanken darüber machen, wie sie ALEx zukünftig in ihren Arbeitsfeldern einsetzen können 😊).

Einsatzmöglichkeiten

ALEx eignet sich aus unserer Sicht prima, um kollegiales Lernen und Vernetzung à la „Working out loud“ in Verwaltungen zu ermöglichen. Die Moderation der Start- und Abschluss-Session durch einen ALEx-Coach ermöglicht Menschen, die (noch) nicht gewohnt sind, so zu arbeiten, einen sanften Einstieg in selbstorganisierte und agile Arbeitsweisen.

Darüber hinaus kann ALEx aber auch als Experimentierraum für die Einführung neuer Arbeitsformen dienen. So könnten sich z.B. Projektleitungen zu einer ALEx-Gruppe zusammenfinden, die jeweils in ihren Projekten Ideen aus Scrum ausprobieren und bei den ALEx-Treffen von ihren Erfahrungen berichten. Oder Führungskräfte, die in ihren Teams mit neuen Formen der Führung und Zusammenarbeit experimentieren. Ganz nebenbei werden so auch agile Werte und Prinzipien erlebt, und neue Quervernetzungen zwischen Organisationsbereichen entstehen.

Andersherum gedacht kann ALEx auch beim Aufbau und bei der Mobilisierung eines verwaltungsweiten Netzwerks unterstützen. Wie wäre es mit einem offenen Vernetzungstreffen für Verwaltungsrebell*innen innerhalb Ihrer Verwaltung? Dieses könnten Sie gleich zum Anlass nehmen, um Experimentierräume zu initiieren. Wenn sich hier zu verschiedenen Themenschwerpunkten ALEx-Gruppen zusammenfinden und auf den Weg machen, ist schon mal eingetütet, dass es nicht bei einem „nett, dass wir uns kennengelernt haben“ bleibt. 😊

[1] Das geniale Bild dazu verdanken wir Thorsten Kamp, dem techn. Beigeordneten der Stadt Moers, dem wir in einem anderen Zusammenhang von der Wortschöpfung berichteten und der daraufhin gleich zum Stift griff.