Beim Thema Digitalisierung spricht alle Welt von KI – und wir kommen mit einem Beitrag über die E-Akte um die Ecke?! Doch KI hin oder her: Seit Jahren stellen wir Führungskräften aus Kommunalverwaltungen dieselbe Frage: „Welches Digitalisierungsthema beschäftigt Sie aktuell am meisten?“. Nach wie vor ist die mit Abstand häufigste Antwort: Die Einführung der E-Akte.

Das Thema ist nicht sexy. Niemand stellt sich auf die politische Bühne und feiert sich dafür, Papierakten abgeschafft zu haben. Das Thema ist längst überfällig und wirkt aus der Zeit gefallen. Auf den ersten Blick geht es um schnödes bürokratisches Handwerkszeug. Um ein digitales Abbild der alten Verwaltungswelt. Um scheinbar verstaubte Prinzipien wie eine „ordnungsgemäße Aktenführung“.

Aber: Die E-Akte ist nichts weniger als die Basis und ein zentraler Hebel für die Verwaltungsdigitalisierung. Und sie ist noch lange nicht in allen Bereichen der Verwaltung angekommen. Weiterlesen

Viele Verwaltungen haben in den letzten Jahren neue Rollen etabliert: Um große Veränderungen wie eine Strukturreform oder den digitalen und agilen Wandel im ganzen Haus zu verankern, wurden Mitarbeitende dazu qualifiziert, diese zu unterstützen – im Bewusstsein, dass solch gewichtige Veränderungen im laufenden Verwaltungsalltag ohne Hilfe kaum zu stemmen sind.

Was uns aufgefallen ist: Wann immer wir die Einführung solch einer internen Unterstützungsrolle begleitet haben oder uns mit Verwaltungskolleg:innen über diese neuen internen Rollen austauschen, begegnen uns immer wieder ähnliche Fragen und Herausforderungen:

• von der Auswahl geeigneter Mitarbeiter:innen
• über deren Qualifizierung und Rollenklärung
• bis hin zur Beauftragung und
• zu möglichen Rollenkonflikten.

In diesem Blogbeitrag stellen wir unsere Beobachtungen und Erfahrungen systematisch zusammen und leiten daraus praxisnahe Hinweise ab. Dazu beigetragen haben engagierte Kolleg:innen aus einigen Verwaltungen, in denen schon seit längerer Zeit interne Unterstützer:innen tätig sind oder waren.

Unser Ziel ist es, damit sowohl Verwaltungen, die solche Rollen neu einführen wollen, als auch jene, die bereits damit arbeiten und Stolperstellen erleben, zu unterstützen.

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„Wie können wir Teams unterstützen, ins Neue Arbeiten zu kommen?“ Diese Frage stellte sich das Team der Organisationsentwicklung beim Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL), als nach der Coronakrise absehbar war, dass mobiles, flexibleres Arbeiten zum „neuen Normal“ wird.

Das OE-Team fungierte 2022 als Testlabor, um zu erproben, wie sich die neue Dienstvereinbarung „Flexibler Arbeitsplatz im LWL“ in der Praxis umsetzen lässt und wie sich Zusammenarbeit dadurch verändert. Hier entstand die Idee einer Team-Charta, die partizipativ in einem Team erarbeitet wird und Klarheit über Ziele, Rollen und Regeln der Zusammenarbeit schafft.   Weiterlesen