Wer Verwaltungsarbeit nachhaltig verbessern und die eigenen Leistungen effizienter, schneller und wirkungsorientierter erbringen will, kommt am Prozessmanagement nicht vorbei. Entsprechend stoßen viele Verwaltungen dazu ambitionierte Vorhaben an – meist verbunden mit der Einführung einer Prozessplattform. So manche Behörde denkt jetzt ganz grundsätzlich, groß und gründlich: Sämtliche Fachbereiche sollen ihre Prozesslandschaften erheben und nach und nach möglichst viele ihrer Abläufe in detaillierten Modellen abbilden.

In der Praxis erleben wir, dass solche Mammutvorhaben mit großen Hoffnungen starten – nicht selten geht ihnen aber irgendwo auf der Strecke die Puste aus. Es fließen viel Zeit und Energie in die Erhebung und Modellierung – die später für die eigentliche Verbesserung der Prozesse fehlen.

Gleichzeitig spüren Führungskräfte und Teams im Alltag, wie dringend genau diese Verbesserungen gebraucht werden. Sie merken, dass Prozesse knirschen, umständlich ablaufen oder wenig serviceorientiert sind. Personalmangel und knappe Budgets erhöhen den Druck im Kessel. Doch vor lauter Bäumefällen ist es nicht leicht, im Alltag einen Pack-an zu finden, um die Axt zu schärfen. Und nicht immer ist eine aufwändige Prozessmodellierung das passende Werkzeug dafür.

Wir möchten daher eine Lanze brechen für pragmatische Wege der Prozessoptimierung, die mit überschaubarem Aufwand konkrete Verbesserungen ermöglichen. Als Beispiel dafür stellen wir in diesem Beitrag ein Workshop-Format vor, mit dem Sie einen Prozess in rund einer Stunde spürbar voranbringen können. Und wir ergänzen einige weitere Anregungen für Prozessoptimierungen im Alltag. Weiterlesen

Wer nicht aus der Puste oder auf Irrwege geraten will, muss auf langen, anstrengenden Touren zwischendurch innehalten, auf das erste Wegstück zurückblicken, das Ziel mit dem bisher Geschafften abgleichen, ggf. den weiteren Weg anpassen – das wissen Bergwander:innen genauso wie Teams, die sich auf langen Projektstrecken bewegen. Retrospektiven sind solche Stationen zum Innehalten, um im Spiegel oder über die Schulter zurückzublicken. Und ganz sicher sind Retrospektiven für viele von Ihnen gar nicht mehr etwas ganz Neues. Warum haben wir Verwaltungsrebellinnen uns nun trotzdem entschieden, dazu einen Blogbeitrag zu schreiben?

• Weil wir Retrospektiven für eins der wichtigsten Team-Werkzeuge zur kontinuierlichen Verbesserung der Team-Leistung wie auch des Wohlbefindens in der Zusammenarbeit halten.
• Weil wir eine Menge davon halten, Retrospektiven nicht einzusetzen, „weil man das jetzt so macht, wenn man ‚agil‘ sein will“, sondern mit „Wozu – Warum – Was“-Fragen zu gezielter ausgewählten und dann ertragreicheren Retrospektiven zu kommen.
• Weil wir genauer hinschauen möchten, was es außer dem methodischen Impuls noch braucht für gute Retrospektiven.
• Weil wir auch erlebt haben, dass mitunter Retrospektiven als Ritual angewendet werden, aber nicht wirklich als Teil eines Lernprozesses eingebunden sind – und Teams deshalb manchmal „Retrospektive-müde“ geworden sind.
• Weil wir für uns selbst einmal unsere Erfahrungen mit Retrospektiven kompakt zusammentragen wollten („Schreiben schärft Denken“) – und dachten, dass das auch für unsere Blog-Leser:innen interessant sein könnte.

Unseren Gedanken zu einem sinnvollen Einsatz von Retrospektiven ordnen wir jeweils Methodenbeispiele zu – und weiterführende Links zum Stöbern gibt’s auch.

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Verwaltungshandeln birgt Risiken. Das Risiko, dass ein Bescheid rechtlich angefochten wird. Das Risiko, dass Steuergelder in eine neue digitale Dienstleistung investiert werden, die kaum jemand nutzt. Das Risiko, viel eigene Energie in eine Veränderung zu stecken, die vor (hierarchische) Wände läuft.

Die öffentliche Verwaltung ist auf Rechtssicherheit, Verlässlichkeit und Stabilität ausgerichtet – und das ist gut so! Es ist naheliegend, dass damit eine Kultur einhergeht, die versucht, Risiken zu vermeiden – etwa durch akribische Regelungen.

Im Kontext der Verwaltungsmodernisierung wird der Verwaltung nun aber abverlangt, mehr Risiken einzugehen. Gefordert wird agiles Arbeiten, das Flexibilität, Experimentierfreude und schnelles Handeln erfordert: Einfach mal machen! Ausprobieren und aus Fehlern lernen! Manch einer fordert gar „brauchbare Illegalität“[1], also das pragmatische und umsichtige „Biegen und Brechen von Regeln“[2]. Weiterlesen