Verwaltung im Krisenmodus – Respekt! Claus Arndt (Stadt Moers) über den Corona-Government-Effekt

In diesen Zeiten passte es einfach nicht für uns, einen „normalen“ nächsten Beitrag für den Verwaltungsrebellen-Blog zu schreiben. Unsere Idee stattdessen: Wir lassen die Verwaltung selbst sprechen, wie sie mit dieser absolut neuen, bedrohlichen und herausfordernden Situation umgeht.

Und da fiel uns Claus Arndt ein, Beigeordneter der Stadt Moers: Wir kennen ihn als kreativen Macher, der zudem sehr viele Fachbereiche in seinem Verantwortungsbereich vereint, auf die es jetzt gerade besonders ankommt: Ordnung und Bürgerservice, Personal, Orga und IT, Soziales, Senioren und Wohnen, Jugend, Schule und Sport.

Wir haben ihn um einen Einblick gebeten: Was ist gerade in der Verwaltung intern los? Wie organisiert sich die Verwaltung, wie geht sie mit ihren normalen und den aktuellen besonderen Aufgaben um, wie mit der gesundheitlichen Bedrohungslage für die Mitarbeitenden? Und was können Verwaltungen aus der Krise mitnehmen für die Zeit nach der Krise?

Wenn Sie als Mitarbeitende*r einer anderen Verwaltung das Interview lesen: Vielleicht nicken Sie an vielen Stellen: „Ja, so ist das auch bei uns.“, an anderen Stellen denken Sie vielleicht: „Ah, prima, interessanter Weg!“
Wenn Sie als Bürger*in das Interview lesen, dann geht es Ihnen vielleicht wie uns, die wir auch nicht in einer Verwaltung arbeiten: „Was für eine enorme Anstrengung, die Verwaltung da gerade für uns alle leistet!“

Verwaltungsrebellen: Vorab ein großes Dankeschön, dass Sie in diesen randvollen und unübersichtlichen Tagen spontan bereit waren, uns Zeit für ein Interview freizuschaufeln!
„Verwaltung kann auch anders!“ Das beweisen auch in Nicht-Krisen-Zeiten immer öfter immer mehr Verwaltungen. Gilt das aus Ihrer Sicht auch jetzt für die Krisenzeit? Gibt’s da aktuelle Beispiele aus Ihrer Verwaltung?

Claus Arndt: Ja, in der Tat. Viele sogar. Was für uns günstig ist: Die momentane unglaubliche Flexibilisierung der Rahmenbedingungen. Was uns früher oft im Alltag behinderte, wird nun – natürlich mit Ausnahme gesetzlicher Eckpfeiler wie Datenschutz – aufgeweicht oder sogar aufgehoben. Man holt das Möglichste raus. Das betrifft Telearbeit, Arbeitszeitmodelle, Einsatz von Mitarbeitenden in verschiedensten Bereichen. Getragen ist das alles von einer ungeheuren Hilfsbereitschaft im Haus. Die Bereiche, die jetzt weniger Bürgerkontakte haben, helfen denen, die durch die Corona-Krise besonders belastet sind wie z.B. im Ordnungsbereich, bei Personal und Orga, IT. „Wir wissen, wer uns 2015 bei der Unterbringung der Flüchtlinge so sehr geholfen hat“, sagen z.B. Kolleg*innen aus den sozialen Bereichen. „Und jetzt helfen wir euch!“ Es ist ein schönes Gefühl, diesen Zusammenhalt im Haus zu erleben.
Aber, ehrlich gesagt: Ich habe nicht die Idee, dass wir da in Moers etwas Besonderes tun. Ich glaube, das findet gerade in so gut wie allen Verwaltungen statt.

Verwaltungsrebellen: Machen wir’s mal einen Schritt konkreter. Welche praktischen Arbeitsformen, Hilfsmittel und Kniffe – man könnte das fast „Corona-Krisen-Hacks“ nennen – nutzen Sie jetzt in dieser Krise?

Claus Arndt: Zum Beispiel Telearbeit. Das Home Office ermöglicht, die Ansteckungsgefahr zu reduzieren und ist zudem für Familien mit Kindern unabdingbar. Bisher war das Einrichten eines Telearbeitsplatzes ein hoch aufwändiger Prozess, viele Details waren akribisch in ausgiebig verhandelten Dienstanweisungen geregelt. Das geht jetzt von heute auf morgen. Die Kolleg*innen kriegen Laptops mit nach Hause, zur Not auch mal einen „richtigen“ Rechner nach Hause getragen, VPN, also einen geschützten Zugang zum Verwaltungsintranet, können wir inzwischen über Handys aktivieren. Jetzt ist sogar ausschließliche (und nicht nur alternierende) Telearbeit möglich. Das alles hätte im Normalfall Jahre gebraucht. Klar, wir müssen das, was jetzt spontan und teilweise auf Zuruf eingeführt wird, später noch in Regelungen nachziehen. Aber jetzt stellen wir erst einmal Arbeitsfähigkeit her.

Ein anderes Beispiel: Neue Kommunikationswege. Telefonkonferenzen kommen nach vorn, werden eine selbstverständliche Besprechungsform. Oder die Chatfunktion – „Sametime“ (ein Kurznachrichten-Dienst von Lotus Notes) haben wir schon ewig, hat nur keiner genutzt. Jetzt werden komplette Kommunikationsstrukturen über „Sametime“ aufgesetzt, und ich sehe hier ganz viele grüne Haken, die anzeigen, welche Kolleg*innen gerade online arbeiten.

Und noch ein Beispiel: Raumbelegungen werden verändert. Wir versuchen einerseits, möglichst viele Einzelarbeitsplätze zu ermöglichen. Außerdem teilen wir die Mitarbeitenden einzelner Arbeitsbereiche, die traditionell eng beieinander auf demselben Flur angesiedelt sind, auf unterschiedliche Flure auf. Wenn nun in einem Trakt ein Corona-Verdachtsfall oder gar eine Erkrankung auftreten würde, fällt nicht mehr auf einen Schlag ein gesamtes Arbeitsfeld auf. Das wäre nämlich fatal – man denke nur an den ASD (Allgemeiner Sozialer Dienst) mit seinen wichtigen Aufgaben hinsichtlich Kindeswohlgefährdung. Und auch in vielen anderen Verwaltungsbereichen wollen wir ja die Dienstleistungen für Bürger*innen unbedingt aufrechterhalten. Und nicht zuletzt kann der Arbeitszeitrahmen inzwischen bis in den späten Abend gestreckt werden, wenn jemand auf diese Weise Ansteckungsmöglichkeiten durch weniger Kontakte minimieren möchte.

Verwaltungsrebellen: Wer oder was macht es möglich, so flexibel zu arbeiten?

Claus Arndt: Da ist auf jeden Fall erst einmal die sensationelle Zusammenarbeit mit unserem Personalrat zu nennen – dessen Offenheit ist grandios. Der Personalrat macht die Flexibilität möglich, die wir jetzt brauchen. Er wird sicher in wieder ruhigeren Zeiten wie früher auf solide und präzise ausgearbeitete Regelungen drängen, aber jetzt geht es eben auch anders, weil es notwendig ist. Über Protokollnotizen oder sogar auf Zuruf.

Von vielen Bereichen ist jetzt Kreativität gefordert, z.B. von der IT. Und die wird geliefert: Da kommen im Nu auf eine Frage 5, 6 oder 10 Ideen, die irgendjemand aus dem Team schon länger im Kopf hatte, so dass dann nur noch ansteht, die Ideen systematisch zu prüfen und dann umzusetzen, was geht.

Von draußen wirkt das Rathaus ruhig, drinnen wird geplackert  …

Auch sonst erleben wir immer wieder, dass Ideen, auf die wir in einer Besprechung gekommen sind, durchaus irgendwo im Haus schon so praktiziert werden.

Die Zusammenarbeit mit den Führungskräften quer durchs Haus funktioniert auch prima, z.B. im Umgang mit Gefährdungspotential. Unsere erste Idee war, sehr weitgehend Mitarbeitende nach Hause zu schicken, die Kontakt zu Erkrankten oder zu deren Kontaktpersonen hatten – dann merkten wir, das hätte das halbe Rathaus geleert. Wir haben dann von anderen Behörden gelernt und inzwischen eine klare Tabelle als Regelwerk erstellt. Transparent für alle. Damit können die Führungskräfte vor Ort gut arbeiten, sie finden angemessene und gute Lösungen für viele individuelle Konstellationen: für Kolleg*innen, die zuhause Kinder betreuen müssen, für Kolleg*innen, deren Familienangehörige zu den Corona-Risiko-Gruppen gehören. Nur knifflige Spezialfälle werden noch mit dem Personalbereich geklärt.

Wir haben eine extrem hohe Besprechungsdichte: Einmal pro Woche trifft sich die Gesamtrunde aus Verwaltungsvorstand, Fachbereichsleitungen und Stabsstellen – im Ratssaal, da können wir Abstand halten. Ansonsten finden fast nur Kleinstbesprechungen statt. Dass im Moment viele Regelbesprechungen, Gremien- und Ausschusssitzungen ruhen, gibt uns Luft, um uns ad hoc zu besprechen und recht schnell gemeinsam Lösungen zu finden und Entscheidungen zu treffen.

Wir schauen von Tag zu Tag, wie wir die weitere Situation regeln. In allen Fachbereichen knallen die Themen rein – jetzt ist die Situation in den Schulen einigermaßen beruhigt, der Bereich der Kindertagesstätten sortiert sich gerade, nun eskaliert der Ordnungsbereich, weil es fast täglich neue Beschlusslagen gibt. Personal und Orga haben im Blick, wie wir unsere Leute schützen – ab gestern mit einer generellen Rathausschließung, nur zu unaufschiebbaren Terminen haben Bürger*innen Zutritt. Klären aber auch Fragen wie: Wie können wir das Personal, das aktuell nicht im eigenen Arbeitsfeld gebraucht wird (z.B. Reinigungskräfte aus Schulen und Kitas), sinnvoll anders einsetzen?

Allen ist bewusst: jetzt ist die Zeit, Bedenken zurückzustellen. Natürlich werfen wir wichtige Grundlagen und gesetzliche Rahmen nicht über Bord, aber vieles unterhalb dieser Schwelle. Wir wissen: Wenn wir hier den Verwaltungsbetrieb nicht am Laufen halten, bricht so viel weg, was jetzt gerade für die Bürger*innen wichtig ist und für Stabilität sorgt.

Verwaltungsrebellen: Bei allem, was gerade beeindruckend gut funktioniert in Ihrer Verwaltung – gibt es auch Schwieriges? Oder Mitarbeitende, denen diese Krise und die geforderte Flexibilität besonders zu schaffen macht?

Claus Arndt: Ja. Die Situation jetzt hat einige Parallelen zu 2015, als wir Kommunen sehr viele Flüchtlinge unterbringen und versorgen mussten. Aber auch Unterschiede. Damals war es zumindest zunächst vor allem ein logistisches Problem, das mit Tatkraft, Ärmelaufkrempeln und unkonventionellem Vorgehen zu lösen war. Jetzt kommt die persönliche Sorge, krank zu werden, oder die Sorge um Familienangehörige hinzu, diese Situation bedrückt alle, belastet die Seele. Das ist anders. Nicht jeder kann damit gut umgehen.

Feedbacks in unserem Intranet zeigen, dass manche Regelungen nicht verstanden werden. Es reicht ganz offenbar nicht, jeden Abend einen Newsletter an die Führungskräfte zu schreiben. Wir planen gerade, noch zeitnäher, über den Tag hinweg mit allen im Haus zu kommunizieren, ein Mitarbeiter wird diese Aufgabe übernehmen. Wir müssen allen unsere Entscheidungen gut erklären, z.B. wie wir Interessen abwägen („Wenn wir heiraten, möchten wir gern unsere Familie und Freunde dabeihaben!“ gegenüber „Wir Mitarbeitenden haben Sorge, uns zu infizieren, wenn wir so viele Menschen um uns haben.“) – und wir müssen diese Abwägungen immer wieder gemeinsam mit unseren Mitarbeitenden vornehmen.

Ich bin sehr froh, dass unser Bürgermeister sowohl in die Öffentlichkeit hinein, aber auch mit den Mitarbeitenden das Gespräch sucht und sich persönlich einsetzt, zu verstehen, was unsere Leute bewegt.

 

Verwaltungsrebellen: Bundesweit gesehen schärft die Corona-Krise den Blick auf Missstände und Fehlerquellen, die zwar nicht unbekannt waren, jetzt aber viel bewusster wahr- und ernstgenommen werden– wie z.B. die Abhängigkeit, weil Medikamente fast nur noch im Ausland hergestellt werden. Gibt es vergleichbare Erkenntnisse auf kommunaler Ebene?

Claus Arndt: Hm – die IT-Ausstattung fällt mir da ein. Wir haben händeringend Material zusammengesucht, um für so viele Mitarbeiter*innen Arbeit im Home Office zu ermöglichen. Wir mussten sogar die Laptops der Azubis vorübergehend einkassieren – die haben bei uns immer die neuesten Geräte.

Oder unser Pandemieplan. Der wurde 2009 zur Zeit der Schweinegrippe einmal erstellt und war dann in der Schublade verschwunden. Jetzt merkten wir, dass der gar nicht mehr funktionieren kann: So manche dort genannte Organisationseinheit gibt es gar nicht mehr, andere noch nicht. Es gibt keine Regeln, wie wir die begrenzten VPN-Zugänge zuteilen usw. Das lernen wir jetzt auf jeden Fall, dass solch ein Plan fortgeschrieben werden muss, gerade in Zeiten ohne Krise.

Wir lernen aber auch Positives: In „normalen“ Zeiten ist es oft schwierig, ein Stimmungsbild zu kriegen, wir wissen oft nicht, wie alle im Haus zu bestimmten Ideen stehen, wenn z.B. eine neue Regelung für das ganze Haus eingeführt werden soll, wenn wir Bereiche neu organisieren usw. Nur wenn wir einen Pilotversuch gestartet haben, gab es konkretes Feedback. Jetzt in dieser Lage kriegen wir unmittelbares Feedback zu allem, was wir ausprobieren: Wie funktioniert das, zu Hause zu arbeiten? Wie kriege ich alles geregelt? Woran hapert es? Über diese hart erzwungene Testphase erfährt die Breite der Verwaltung schnell und im Klartext, wie gut und hilfreich diese Dinge sind, aber auch, wo es hakt.

Eine offene Baustelle ist der wirklich herausfordernde Umgang mit der Informationsflut: Den ganzen Tag über prasseln Informationen, Erlasse, Empfehlungen aus dem Städtetag, der Bezirksregierung, den Ministerien … über unterschiedlichste Kanäle auf uns nieder. Das schnell zu scannen, in der Bedeutung zu bewerten, zu filtern und gezielt in die Entscheidungen und Handlungen vor Ort einzubringen, ist manchmal kaum zu schaffen.

 

Verwaltungsrebellen: Auch wenn Sie noch mittendrin sind in „der Lage“ und die befürchtete Spitzenwelle noch bevorsteht, lassen Sie uns einen Blick auf die Zeit danach werfen. Was kann Ihre Verwaltung aus der Krise mitnehmen für die Zeit nach der Krise?

Claus Arndt: Eine ganze Menge. Angefangen mit der Digitalisierung, da ist der Boden bereitet, das wird man auch nicht mehr zurückdrehen können. Da muss ich keinen mehr überzeugen mit: „Wie wäre es, sollten wir nicht jetzt für den Fall einer Krise mehr Digitalisierung …?“ Dieser Bewusstseinswandel ist angestoßen, die Erfahrung jetzt ist bei allen präsent. Schlagartig sind viele digitale Instrumente in ihrer Wertigkeit erkannt worden: DMS, E-Akte. Verwaltungs-Wiki, auch die IT-Ausstattung. Dafür werde ich keine Werbetrommel mehr rühren müssen.

Was wir aber auch unbedingt mitnehmen müssen aus dieser Krisenzeit: Das In-Bewegung-Bleiben. Also nicht nur die neuen Praktiken aus der Corona-Zeit nehmen und die dann festschreiben, so wie wir zuvor vieles festgeschrieben haben. Sondern das Experimentieren, Auswerten, Verändern, vielleicht Scheitern, Lernen, weiter Ausprobieren … das müssen wir behalten. Das wäre ein echter „Corona-Government-Effekt“: die Bereitschaft, immer wieder neue Möglichkeiten zu suchen, zu finden und zu erproben. Das wird der schwierigere Teil sein!

Verwaltungsrebellen: Ein Fazit zur Corona-Krise ist noch lange nicht dran. Aber wie sehen Sie jetzt die Situation als Verwaltung, wenn Sie mal einen Hubschrauberblick einnehmen?

Claus Arndt: Wenn nicht die Situation so traurig wäre, müsste einem bei dem, was wir jetzt tagtäglich im Haus erleben, das Herz aufgehen. Experimentieren erfährt eine Wertschätzung, die vorher nie da gewesen ist. Digitalisierung, Zusammenarbeit auf Distanz werden zur Selbstverständlichkeit. Das macht mir Hoffnung, dass in Zukunft vieles möglich wird, dass Verwaltung insgesamt experimentierfreudiger wird. Und dass wir als Verwaltung näher zusammenrücken. Auch über Hierarchieebenen hinweg.

Und wenn ich den Blick nach außen richte: Viele Bürger*innen haben keine Vorstellung, wie die Welt vieler Verwaltungsbereiche derzeit geradezu auf den Kopf gestellt wird, das wird ja auch nach außen kaum transparent. Aber wie Verwaltung wahrgenommen wird, das scheint sich doch zu verändern.

Mitarbeiter des Ordnungsamts zum Beispiel werden oft nicht gern gesehen, weil sie reglementieren („Heb mal deine Kippe auf!“) oder kassieren (Knöllchen, Bußgelder). Jetzt sind alle froh, dass es ein Ordnungsamt gibt, das sie anrufen können: „Könnt ihr euch mal um diese Menschentraube am Baumarkt kümmern? Das ist doch gefährlich.“ Und viele erkennen an, dass die Verwaltungen das öffentliche Leben „am Laufen halten“. In der Krise erkennt man den Wert einer Verwaltung. Das gibt mir Hoffnung, dass der Effekt nicht sofort verpufft: dass man dankbar ist für eine funktionierende Verwaltung.

Verwaltungsrebellen: Und genau deshalb schreiben wir diesen Blogbeitrag – und hoffen, dass ihn nicht nur Verwaltungsinsider, sondern auch viele Menschen aus der Zivilgesellschaft lesen. Und erfahren, welche Menschen neben den unmittelbar in der medizinischen Versorgung Tätigen engagiert dafür ackern, dass auch in einer Krisenzeit wie jetzt das öffentliche gesellschaftliche Leben ein Rückgrat hat und so vieles für uns Bürger*innen weiter stabil funktioniert. Dankbarer Applaus von allen Balkonen einer Stadt wie in Madrid oder in italienischen Städten: Gesundheitsdienst, Verwaltungen und alle, die als Verkäufer*innen, Postbot*innen und und und … eindrucksvoll „Gesellschaft leisten“ – sie haben ihn wirklich verdient!
Herzlichen Dank, Herr Arndt, dass Sie sich in dieser Zeit Zeit für dieses Gespräch genommen haben!

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