Wer oder was ist ALEx?! ALEx steht für „Agile Lern-Expedition“ und ist ein Lernzirkel-Format. Lernzirkel geben einen strukturierten Rahmen, um in einem abgesteckten Zeitraum ein individuelles Ziel zu verfolgen und dabei in einer kleinen Gruppe voneinander zu lernen und sich gegenseitig zu unterstützen. Vielleicht kennt der eine oder der andere  ja das Lernzirkel-Format „Working out loud“? Davon ist auch ALEx inspiriert.

Allerdings haben wir ein Format gesucht, das

• sich leichter an die Verwaltungsrealität andocken lässt,
• offener lässt, welches Ziel verfolgt wird – und wie (WOL war uns etwas zu „Vernetzungs-lastig“),
• agile Arbeitsweisen nutzt,
• und dauerhaft unter einer offenen Lizenz verfügbar ist.

Also haben wir konzeptionell gebrütet, ein bisschen geschüttelt und gerührt (WOL, Scrum, Experimentierräume, …) und ein eigenes Format entwickelt. So wurde 2018 ALEx geboren. Zunächst entwickelt für eine zweijährige Führungsqualifizierung (wo es bis heute erfolgreich eingesetzt wird), haben wir das Format mitgenommen in das Verwaltungsrebellen-Labor. Dort haben sich zahlreiche Teilnehmer:innen in „Verwaltungsrebellen-Zirkeln“ auf eine Agile Lern-Expedition begeben. Und nach wie vor ist das Online-Netzwerk (früher: „Verwaltungsrebellen-Netz„, mittlerweile: „RuDi„) eine gute Anlaufstelle, um Erfahrungen zu ALEx auszutauschen und Mitstreiter:innen für eigene ALEx-Zirkel zu finden.

In diesem Beitrag stellen wir euch ALEx vor und berichten von den Erfahrungen, die wir im Verwaltungsrebellen-Labor damit gemacht haben. Und wer Lust bekommt, selbst an einem ALEx-Zirkel teilzunehmen, findet weiter unten Materialien und weiterführende Infos.

Wozu eignet sich ALEx?

ALEx ermöglicht es …

• ein individuelles Vorhaben zu verfolgen (ein Lernziel, eine Veränderungsidee, ein fachliches Thema, …), das ansonsten im Verwaltungsalltag „durchzurutschen“ droht,
• sich mit engagierten Leuten innerhalb der eigenen Verwaltung oder aus anderen Verwaltungen zu vernetzen und sich kollegial auszutauschen und
• agile Arbeitsweisen kennenzulernen und auszuprobieren (Kanban-Board, Retrospektiven, Timeboxing, iteratives Vorgehen, …).

„Lautes Lernen und Experimentieren“ macht das Vorhaben verbindlicher. Die Teilnehmer:innen berichten regelmäßig in der Gruppe über Erfahrungen und machen nächste Schritte transparent. Ähnlich wie in einem Lauftreff hilft die Gruppe so, an dem eigenen Vorhaben dranzubleiben. Zudem ermöglicht sie andere Sichtweisen auf das Vorhaben und gibt wertvolle Impulse.

ALEx kann innerhalb einer Verwaltung eingesetzt werden oder verwaltungsübergreifend – beides hat seinen Charme.

Innerhalb einer Verwaltung ist ALEx eine Möglichkeit, Mitarbeiter:innen fachbereichsübergreifend zu vernetzen und den kollegialen Austausch zu fördern (Stichwort „Silos überwinden“). In Verwaltungen, die ALEx bereits einsetzen, wird dies meist durch die Personalabteilung initiiert oder durch innovative Einheiten, die im Hause Vernetzung und Veränderungen vorantreiben. Aber ALEx-Zirkel können auch dezentral durch engagierte Führungskräfte oder Mitarbeiter:innen initiiert werden.

In verwaltungsübergreifenden Zirkeln bekommt ihr mit, was in anderen Häusern los ist, und es kommen oft noch ganz neue Ideen und Erfahrungen ins Spiel. Solche Zirkel können sich zum Beispiel im Verwaltungsrebellen-Netz finden und darüber auch den Kontakt zueinander halten.

Es ist auch sehr gut möglich, Zirkel für Inhaber:innen derselben oder ähnlicher Rollen/ Funktionen zu bilden, z.B. Zirkel für Mitarbeitende, die gerade neu in eine Führungsfunktion gekommen sind. Oder für Digitallots:innen. Oder für Projektleitungen. Oder …

Wie ALEx funktioniert

 Vier Personen (mind. drei) aus einer oder verschiedenen Verwaltungen tun sich zu einem ALEx-Zirkel zusammen. Hilfreich ist, wenn der Zirkel vielfältig zusammengesetzt ist. Die Teilnehmenden müssen sich vorher auch gar nicht gekannt haben. Hauptsache, sie sind motiviert, an ihrer Sache zu arbeiten und die anderen bei deren Sache zu unterstützen.

Jede:r Zirkel-Teilnehmer:in verfolgt ein eigenes Vorhaben. Dabei kann es um die persönliche Entwicklung gehen (z. B. „Ich möchte mich sicherer fühlen, wenn ich vor größeren Gruppen auftrete.“) oder auch um Experimente im eigenen Arbeitsumfeld (z. B. „Ich möchte in meinem Team Methoden ausprobieren, mit denen wir unsere Besprechungen fokussierter und lebendiger gestalten können.“). Wenn in einem ALEx-Zirkel ganz verschiedene Ziele verfolgt werden, ist das überhaupt kein Manko – im Gegenteil: Ganz oft lernt man gegenseitig ein wenig mit.

Beim Start und Abschluss der Lern-Expedition (und bei Bedarf auch unterwegs) wird der Zirkel von einem ALEx-Coach unterstützt. Das kann jemand aus dem Haus oder der Verwaltungsrebellen-Community sein (dazu später mehr).

Eine Agile Lern-Expedition läuft über 5-6 Monate und orientiert sich an einem iterativen Vorgehen, bei dem immer wieder die Phasen Vorbereiten – Umsetzen – Reflektieren durchlaufen werden.

ALEx umfasst 6 Treffen à 2 Stunden – in möglichst regelmäßigen Abständen von 4-5 Wochen. Das erste und letzte Treffen – Auftakt- und Abschluss-Workshop – bilden den Rahmen und werden von dem/der ALEx-Coach moderiert. 4 Zirkel-Treffen dazwischen moderiert jeweils ein:e Zirkel-Teilnehmer:in.

Zwischen den Treffen bearbeitet jede:r Teilnehmer:in zuvor vereinbarte ToDos, um damit dem eigenen Ziel näher zu kommen. Dieser Umfang lässt sich nicht festlegen und ist nur selbst zu regulieren.

ALEx bringt einen Haufen ansprechender Materialien mit, die euch bei eurer Lernexpedition unterstützen und eine klare Struktur geben (ALEx-Leitfaden, Expeditionsplan, Moderationskarten, Kanban-Board, Retrospektive-Board, Arbeitsblätter, …).

Sämtliche Treffen können online oder in Präsenz stattfinden – für beide Varianten stehen entsprechende Materialien zur Verfügung. Für Online-Zirkel benötigt ihr ein Online-Whiteboard-Tool als gemeinsamen Arbeitstisch. Für verschiedene Whiteboard-Tools stehen bereits Vorlagen bereit.

Welche Erfahrungen wir gemacht haben

Im Rahmen des Verwaltungsrebellen-Labors haben wir selbst 10 Zirkel als ALEx-Coaches begleitet. 7 haben bereits erfolgreich abgeschlossen, 1 weiterer ist auf dem besten Weg dahin, 2 wurden vorzeitig beendet. Darüber hinaus wurden bereits erste Zirkel von ALEx-Coaches begleitet, die vorher selbst an einem Zirkel teilgenommen haben (mehr zu dieser „Verstetigung per Schneeballeffekt“ später).

Das Projekt war ein guter Rahmen, um an ALEx zu feilen und die Methode gründlich zu evaluieren. Die Teilnehmer:innen der ersten 9 Zirkeln haben wir zu einer Online-Umfrage eingeladen, an der 22 Leute teilgenommen haben. Die Erkenntnisse daraus und aus den systematischen Feedbacks, die wir beim Abschluss-Workshop erfragt haben möchten wir hier mit euch teilen.

Fast alle Teilnehmer:innen (95%) sind zufrieden mit dem Ertrag hinsichtlich ihres persönlichen Ziels – selbst wenn sie nicht so weit gekommen waren wie anfangs gedacht.

Zudem gab es viele „Seiten-Erträge“ in der geschützten ALEx-Gruppe: weil man hier „auch mal offen sprechen“ konnte, weil man sich in schwierigen Situationen von den anderen unterstützt und ermutigt fühlte, weil man „bei anderen mitgelernt“ hat.
Die meisten würden ihren Kolleg:innen empfehlen, an einem ALEx-Zirkel teilzunehmen.

Wodurch der Zirkel unterstützt hat, wurde in der Umfrage teilweise sehr ausführlich beschrieben. Die automatisch erstellte Wortwolke gibt davon einen Eindruck:

Was in der Umfrage und in den Feedbacks mehrfach positiv hervorgehoben wurde:

Die Zusammenarbeit im Zirkel bereichert & bestärkt

Unterschiedliche Blickwinkel, Perspektivwechsel bereichern das eigene Vorhaben. Ebenso die ausgetauschten Tipps & Hilfestellungen (Literatur, Arbeitshilfen, fachlicher Input, Kontakte).
Ein wertschätzender und respektvoller Umgang schafft einen sicheren Raum für Feedback & Reflektion.
Der Zirkel gibt Zuspruch und Ansporn, bestärkt und macht Mut.
Durch ALEx haben die Teilnehmer:innen die Gelegenheit, eine offene und agile Form der Zusammenarbeit zu erleben.

Methode und Materialien treffen auf hohe Zustimmung

Die klare Struktur und Taktung und die agilen Methoden (Kanban, Timeboxing, Retrospektiven, …) wurden als sehr hilfreich erlebt. Positiv wurde auch die „vorgeschriebene“ Rotation der Moderation gesehen.
Die Materialien gefielen den Teilnehmer:innen sehr gut, weil sie spielerisch-anregend daherkamen und zugleich einen sehr klaren Rahmen und entlastende Hilfestellung zum konkreten Ablauf gaben.
Das Coaching wurde durchgängig als „genau richtig“ bezeichnet. Die begleiteten Auftakt- und Abschlussworkshops gaben einen klaren und verbindlichen Rahmen und waren ein gutes Modell für die folgenden selbstorganisierten Treffen.

Das Online-Format funktioniert überraschend gut.

Zunächst aus der Not der Pandemie geboren, zeigte das Online-Format viele Vorteile: Weil es zum einen den Aufwand deutlich reduzierte und auch weit entfernt wohnenden Kolleg:innen die Zusammenarbeit ermöglichte. Aber auch, weil diese gezielte Online-Kooperation, unterstützt durch das ALEx-Online-Whiteboard, ein sehr gutes Modell für Online-Kooperation gewesen sei, diese hilfreichen Erfahrungen nehmen viele auch bewusst mit in andere berufliche Kontexte.

Lessons Learned

Auch wenn die Resonanz zum Format sehr positiv ausfällt, gab es auch Aspekte, die nicht rund liefen und die uns geholfen haben, die Methode weiterzuentwickeln und die Rolle des ALEx-Coach zu schärfen.

Bei der Frage „Was ist es, das du vermisst hast?„, war die fehlende Verbindlichkeit, Zuverlässigkeit und Eigenverantwortlichkeit der Zirkel-Kolleg:innen ein Punkt, der mehrfach genannt wurde.

ALEx ist eine gute Möglichkeit, Selbstorganisation und Eigenverantwortung zu üben. Die Methode fördert eine hohe Verbindlichkeit ganz ohne (hierarchische) Kontrolle. Aber gerade dann, wenn Teilnehmende in einer solchen Arbeitsweise noch nicht geübt sind, kann dies dazu führen, dass ein Zirkel im Sande verläuft oder es zu Konflikten innerhalb des Zirkels kommt. „Ganz so wie im echten Leben“, könnte man sagen und die Auseinandersetzung damit birgt sicherlich auch Lerneffekte. Aber es ist umso frustrierender, wenn es innerhalb eines Formats passiert, dem man sich freiwillig widmet.

Wir haben daraus gelernt und abgeleitet, wie wir aus der Rolle der ALEx-Coaches Verbindlichkeit fördern können (ohne die Gruppe aus der Verantwortung zu nehmen):

• Schon bei der Initiierung eines Zirkels halten wir ein Auge auf die Motivation & Erwartungshaltung der Teilnehmer:innen.
• Spätestens beim Start-Workshop prüfen wir die Passung von Zielsetzung und Methode.
• Wir geben dem Thema Verbindlichkeit im Start-Workshop explizit Raum.
• Wir ermuntern nicht mehr, an einem Zirkel teilzunehmen, um die ALEx-Methode kennenzulernen, weil wir die Erfahrung gemacht haben, dass Methoden-Neugier allein nicht über ein halbes Jahr konsequenter Aktivität trägt.

Die Kontinuität der Arbeit in den später gestarteten Zirkeln belegt, dass diese unterstützenden Maßnahmen „von der Seitenbande“ hilfreich waren.

Darüber hinaus sind zahlreiche weitere Rückmeldungen in die Verbesserung der Methode und der Materialien eingeflossen.

Unsere Schlussfolgerungen:

Der Einsatz von ALEx im Rahmen des Verwaltungsrebellen-Labor hat die früheren positiven Erfahrungen aus anderen Kontexten bestätigt und sie ausdifferenziert:

• Das Format unterstützt veränderungswillige Teilnehmende wirksam. Und es aktiviert kollegiale Unterstützung.
• Die in einer ALEx-Gruppe geübten Kompetenzen sind auf andere Kontexte übertragbar.
• Die Online-Variante erhöht die Einsatz- und Lernmöglichkeiten (Stichwort „Zusammenarbeit auf Distanz“).
• Das Format fördert individuelle Entwicklungen und ebenso wie eine Kulturveränderung („Agile Verwaltung“, „lernende Organisation“).
• Das Format erfordert keine besonderen materiellen Ressourcen und funktioniert auch ohne externe Unterstützung. Die Rolle ALEx-Coach kann von jemanden aus der eigenen Verwaltung oder aus der Community besetzt werden. Dafür ist keine umfassende Coaching-Qualifizierung erforderlich, wohl aber eine gewisse Erfahrung in der Moderation oder Beratung von Gruppen.

Wie sehen ALEx auch über das Projekt hinaus im Verwaltungskontext sehr gut und zudem ressourcenarm einsetzbar, um Mitarbeitende in ihrer Kompetenzentwicklung zu stärken.

Verstetigung & Verbreitung

Aus diesen Gründen haben wir im Projekt einige Maßnahmen zur Verstetigung und Verbreitung der Methode ergriffen:

• Wir haben die Materialien sorgfältig überarbeitet und aufbereitet und stellen sie für die weitere Nutzung, Verbreitung und Weiterentwicklung unter einer offenen Lizenz zur Verfügung (CC-BY-NP-SA).
• Im Verwaltungsrebellen-Netz haben wir ein ausführliches Wiki erstellt, in dem sämtliche Materialien und zahlreiche Anleitungen und Hilfestellungen und für ALEx-Coaches hinterlegt sind.
• Dort gibt es auch eine offene Gruppe aus schon tätigen und zukünftigen ALEx-Coaches, die sich gegenseitig beim Einsatz der Methode unterstützen. Einige davon setzen ALEx bereits als Vernetzungs- und Personalentwicklungs-Instrument innerhalb ihrer Verwaltung ein oder planen dies.
• Verwaltungsübergreifende Zirkel können zukünftig über das Verwaltungsrebellen-Netz initiiert werden („Suche Zirkel“ bzw. „Biete, einen Zirkel als ALEx-Coach zu begleiten“). Die Idee ist: Wenn frühere ALEx-Teilnehmer:innen mit einer gewissen Moderationserfahrung ihrerseits anbieten, entsteht eine Art Schneeballeffekt und trägt sich das Format selbst. Erste solcher Zirkel wurden bereits erfolgreich durchlaufen.
• Wir unterstützen bereits ALEx-Coaches aus der Community, die selbst verwaltungsübergreifende Zirkel begleiten. Im Herbst ist auch noch ein „Train the Trainer“-Angebot für (potentielle) Zirkel-Coaches geplant.

Lust auf mehr?

… dann findet ihr hier schon mal die wichtigsten Materialien (Lizenz: CC-BY-NP-SA)

ALEx-Leitfaden:

 

 

 

 

 

 

Materialien für die Zirkel-Treffen:

 

 

 

 

Materialien für den Start-Workshop:

 

 

 

 

Materialien für den Abschluss-Workshop:

 

 

 

 

Wenn ihr Lust habt, selbst an einem verwaltungsübergreifenden Zirkel teilzunehmen, dann ist das Online-Netzwerk (früher: „Verwaltungsrebellen-Netz„, mittlerweile: „RuDi„). der einfachste Weg, um Verbündete dafür zu finden. Und einen ALEx-Coach, der euch dabei unterstützt.

Update (16.01.2023): Auch in RuDi findet ihr weiterhin Infos zu ALEx!
Das BMI-geförderte Projekt „Verwaltungsrebellen-Labor“ ist mit dem Jahr 2022 geendet. Wir sind sehr stolz, dass die dort erprobten Formate nicht wie so viele Projekt-Leuchttürme im Sande verlaufen sind! Wir haben das Online-Netzwerk an den Regionalverband Ruhr übergeben, der es unter dem Label „RuDi – Ruhr Digital“ fortführt. Dort findet ihr auch weiterhin Materialien und Austauschmöglichkeiten rund um ALEx und es ist eine gute Anlaufstelle, um Mitstreiter:innen für ALEx-Zirkel zu finden.

Wenn ihr überlegt, ALEx bei euch in der Verwaltung einzusetzen, dann findet ihr im Online-Netzwerk ein Wiki mit einem Rundum-Sorglos-Paket, das euch den Einsatz von ALEx möglichst leicht machen soll (einen Haufen Vorlagen und bearbeitbare Dateien im Word- und Powerpoint-Format, Anleitungen, Moderationsleitfänden für die Workshops – bis hin zu Kleinkram wie Mailvorlagen usw.). Zudem habt ihr die Möglichkeit, euch mit anderen auszutauschen, die bereits Erfahrungen mit ALEx gesammelt haben.

Wir freuen uns, wenn sich ALEx in den Verwaltungen weiter verbreitet und sich noch viele Verwaltungsrebell:innen gemeinsam eine Agile Lern-Expedition starten. Berichtet gern in den Kommentaren, welche Erfahrungen ihr damit gemacht habt.

Und natürlich freuen wir uns auch, wenn ihr anderen von ALEx erzählt und diesen Beitrag teilt!