Verwaltungshandeln birgt Risiken. Das Risiko, dass ein Bescheid rechtlich angefochten wird. Das Risiko, dass Steuergelder in eine neue digitale Dienstleistung investiert werden, die kaum jemand nutzt. Das Risiko, viel eigene Energie in eine Veränderung zu stecken, die vor (hierarchische) Wände läuft.

Die öffentliche Verwaltung ist auf Rechtssicherheit, Verlässlichkeit und Stabilität ausgerichtet – und das ist gut so! Es ist naheliegend, dass damit eine Kultur einhergeht, die versucht, Risiken zu vermeiden – etwa durch akribische Regelungen.

Im Kontext der Verwaltungsmodernisierung wird der Verwaltung nun aber abverlangt, mehr Risiken einzugehen. Gefordert wird agiles Arbeiten, das Flexibilität, Experimentierfreude und schnelles Handeln erfordert: Einfach mal machen! Ausprobieren und aus Fehlern lernen! Manch einer fordert gar „brauchbare Illegalität“[1], also das pragmatische und umsichtige „Biegen und Brechen von Regeln“[2]. Weiterlesen

Na, gehen Sie entspannt der Weihnachtszeit entgegen? Oder mit hängender Zunge, weil Sie doch wieder auf zu vielen Baustellen und mit zu vielen „Hüten“ unterwegs waren in diesem Jahr? Falls Sie zu der zweiten Fraktion gehören, mag dies in akutem Personalmangel begründet liegen. Oder in einer Führungskraft, die Ihnen immer neue Feuerwehreinsätze auf den Schreibtisch packt, ohne zu klären, was stattdessen liegenbleiben kann. Oder in verschiedenen Projekten, die nach Ihnen rufen – gerade dann, wenn Sie zu den Schlüsselpersonen gehören, bei denen alle möglichen Themen „gut aufgehoben“ sind. Auch selbstorganisiertes Arbeiten verführt oft dazu, sich selbst oder sich als Team zu viel zuzumuten.

Egal, was die Ursache ist: Überlast tut auf Dauer nicht gut. Gefragt sind Priorisierung und (Selbst-)Steuerung. Und das wiederum kann nicht jede:r automatisch. Dabei hilft passendes Handwerkszeug. Eines davon ist die Methode „Rollen-Verortung“ von Neue Narrative (Magazin und Tool-Plattform für Neue Arbeit)[1]. Bei IT.NRW hat sich dafür mittlerweile der Begriff „Prio-Board“ etabliert. Meine Kolleg:innen Mareike Weber und Pascal Faßbender und ich haben die Methode genutzt, weil wir selbst auch gemerkt haben, dass wir in zu viele Themen eingebunden sind. Pascal hat die Methode entdeckt und flott in einen Excel-Prototypen überführt, den wir gemeinsam weitergestrickt und erprobt haben. Die Methode und ihre Einsatzmöglichkeiten möchten wir Ihnen in diesem Beitrag vorstellen.

Vielleicht nehmen Sie ja den Start ins neue Jahr zum Anlass, damit Ihre Aufgaben und „Hüte“ zu sortieren und zu priorisieren? 😉 Dann nutzen Sie dafür gern das Excel-Tool, das wir am Ende des Beitrags zum Download bereitstellen. Weiterlesen

In Teil 1 unserer Kanban-Reihe haben wir einen Überblick gegeben: Welche Prinzipien der Kanban-Methodik zugrunde liegen, welche Zwecke sie erfüllt, wie die Arbeit mit dem Board grob funktioniert und welche Anwendungsmöglichkeiten es gibt.

In diesem zweiten Teil möchten wir nun sehr praktisch und konkret werden und dabei auch unsere mittlerweile fast 10-jährige eigene Erfahrungen mit dem Kanban-Board einfließen lassen. Es geht um folgende Fragen, die Sie individuell oder im Team klären sollten:

• Einsatzzweck und Zugriff: Wer braucht das Kanban-Board für welche Aufgaben und wer kann darauf zugreifen?
• Haptische versus digitale Kanban-Boards: Warum digitale Boards praktisch sind – und es sich trotzdem lohnt, mit einem „anfassbaren“ Board zu starten.
• Das Board strukturieren: Verschiedene Möglichkeiten, das Board in Spalten (und Zeilen) einzuteilen.
• Aufbau und Elemente der Aufgabenkarten: Von Zettelfarben, Zuständigkeiten, Checklisten usw.
• Die praktische Arbeit mit dem Kanban-Board – und wie man es in den Alltag integrieren kann. 
  

Weiterlesen

Immer wieder haben wir überlegt: Sollen wir wirklich noch einen Blogbeitrag zum Kanban-Board schreiben? Es gibt doch schon unzählige (Kurz-)Darstellungen dazu im Netz… Nun haben wir uns doch dazu entschieden. Denn: Die Methode Kanban-Board an sich ist total simpel und schnell erklärt. Aber: Bei der Umsetzung hat sie’s dann doch in sich.

Wie immer in unseren Blogbeiträgen möchten wir daher sehr praktisch und konkret werden, wenn es um Einsatzmöglichkeiten, Herausforderungen, Tipps & Tricks rund um den Einsatz in öffentlichen Verwaltungen geht. Und auch unsere mittlerweile fast 10-jährige eigene Erfahrung mit dem Kanban-Board einfließen lassen.

Ja, dadurch ist der Beitrag wieder mal recht lang geworden. So lang, dass wir ihn in drei Beiträge aufteilen:

• Teil 1: Grundlagen und Einsatzmöglichkeiten
• Teil 2: Die praktische Arbeit mit dem Kanban-Board
• Teil 3: Die psychosoziale Seite von Kanban

Vorab der rote Faden, an dem wir uns entlanghangeln:
Weiterlesen