Gruß aus der Laborküche #2

Ein gutes halbes Jahr ist es her, dass wir zum ersten Mal aus der Verwaltungsrebellen-Labor-Küche gewinkt haben (Gruß aus der Laborküche #1). Die Rahmenbedingungen für persönliche Treffen haben sich leider seitdem nicht geändert, aber wir haben uns einfach nicht davon abhalten lassen, weiterzustricken an unserem Auftrag: Innovative, neugierige und experimentierfreudige Verwaltungskolleg:innen zu vernetzen, ihnen einen Rahmen für gemeinsames Tun bereitzustellen und die Erfahrungen zu verbreiten, damit auch die, die nicht bei den Veranstaltungen dabei waren, trotzdem was davon haben. Dabei jonglierten wir in den letzten Monaten meist beschwingt, manchmal aber auch mit Schnappatmung mit all den Bällen, die wir fröhlich und angestachelt von so vielen anregenden Begegnungen in die Luft geworfen hatten.

Hier also nun Teil 2 des Fortsetzungsromans.

Vieles von dem, was wir tun, eignet sich übrigens auch, um innerhalb einer Verwaltung einen „Kulturwandel von unten“ anzuregen und zu unterstützen. Lassen Sie also beim Lesen gern einen zweiten Film mitlaufen: Was von dem, was wir berichten, ließe sich auch auf Ihre Verwaltung übertragen? Das gilt sowohl mit Blick auf die Formate, mit denen wir experimentieren, als auch für die Knackpunkte und Herausforderungen, denen wir dabei begegnen.

Wie schon beim ersten Mal wandern wir an den Bausteinen des Verwaltungsrebellen-Labors entlang:

Baustein 1: Vernetzen & Mobilisieren

Eine unendliche Geschichte, die trotzdem schnell abgehandelt ist: Corona sorgte für eine Kettenverschiebung des großen Verwaltungsrebellen-Camps von Juni 2020 auf November 2020 auf Mai 2021 und nun – letzter Stand – auf den 28. September 2021. Das schien damals noch weit genug weg, um sich eine Zeit nach Corona vorzustellen. Hm … Derzeit erscheint ein großes Camp eher unwahrscheinlich. Trotzdem: Wir halten den 28.09.21 fest – und sind zuversichtlich, dass wir uns an dem Tag zumindest in kleinerer Runde das Unperfekthaus unsicher machen können. (Nachtrag: Leider half die Zuversicht nicht: Die Coronalage ist nach wie vor offen, das Unperfekthaus in Essen hat noch nicht wieder eröffnet – schweren Herzens verschieben wir das Camp noch einmal. Frühjahr 2022 ist nun die Peilung.)

Was wir seit dem letzten “Küchengruß” im Herbst 2020 unverdrossen fortgesetzt haben: unsere Verwaltungsrebellen-Meetups. Nachdem wir im November mit einer ersten Online-Durchführung experimentiert hatten, stand fest: Das geht auch. Und zwar ziemlich gut.

Anfang Mai fand nun schon unser 8. Meetup statt, weiterhin online. In einer Videokonferenz mit ergänzendem Whiteboard-Tool gelingt es gut, meist 30 und mehr Verwaltungsrebell:innen ins Gespräch und in den Austausch zu bringen und gemeinsam Folgeaktivitäten zu verabreden.

Im März haben wir angefangen, die Meetups gemeinsam mit Kolleginnen aus den Partner-Verwaltungen zu moderieren.So können wir Erfahrungen im gesicherten Modus an andere weitergeben, und diese haben eine Gelegenheit zum Ausprobieren und ein gutes Sprungbrett zum Veranstalten eigener Meetups. Für uns sind das Schritte in Richtung der Verstetigung der Verwaltungsrebellen-Meetups – hoffentlich auch über die Projektlaufzeit hinaus.

Um den Aufbau weiterer „Meetup-Nester“ innerhalb und außerhalb der Rhein-Ruhr-Region zu unterstützen, haben wir uns in diesem Frühjahr aufgemacht, unsere Vorgehensweise und unsere Erfahrungen in einer Serie von Blog-Beiträgen detailliert darzulegen – mit der herzlichen Einladung zum „Nachmachen“:

• Teil 1: Überblick und: Wozu ein solches Vernetzungsformat?
• Teil 2: Alles rund um die Vorbereitung
• Teil 3: Ablauf und Methode der Meetups

Unser Ziel war, alle Details so konkret und praktisch zu beschreiben, dass das „Selbermachen“ leichtfällt. Später im Jahr folgt dann noch Teil 4, eine Zusammenfassung aller „Lessons learned“ rund um Meetups.

Unser Meetup-Speiseplan für die nächste Zeit: Die Reihe der themenoffenen Meetups abzuwechseln mit Meetups zu Schwerpunktthemen, die dann ein tieferes Eintauchen in ein Erfahrungsfeld ermöglichen. Ein Meetup zum Thema „Projektmanagement in der Verwaltung“ ist in Vorbereitung – initiiert übrigens nicht von uns seitens der Initiative Verwaltungsrebellen, sondern von Verwaltungsmitarbeitenden, die mehrfach an regionalen Meetups teilgenommen hatten und dann auf die Idee kamen, dass dieses Schwerpunktthema mal ein eigenes Meetup verdient hätte.

Und in Richtung des nächsten Jahres wollen wir Meetups, an denen bisher nur zufällig mal die eine oder der andere aus der Zivilgesellschaft teilgenommen hat, gezielter als Begegnungs-, Austausch- und gemeinsamen Gestaltungsraum für Verwaltung mit Zivilgesellschaft nutzen.

Schon Ende letzten Jahres hatten wir in Interviews den Bedarf für eine virtuelle Vernetzungs-Plattform für Verwaltungsrebell:innen erkundet – und viele Rückmeldungen seitdem haben das bestärkt: Wie hilfreich es wäre, eine Verbindung zwischen den Treffen in Meetups zu haben. Eine konkrete Frage, die das Hirn zermartert, in eine breite Gruppe hineinstellen oder umgekehrt auch Kolleg:innen aus anderen Verwaltungen bei deren Fragen unterstützen zu können. Sich über Erfahrungen auszutauschen, damit ähnliche Vorhaben andernorts schneller gehen können und man nicht überall dieselben Fehler noch einmal macht.

Das hat uns überzeugt. Und mitgerissen. Und uns ignorieren lassen, dass im Projekt eigentlich fast keine Ressourcen dafür zur Verfügung stehen würden. Dass wir aus Erfahrung sehr genau wissen, dass zum Aufbau einer Community weit mehr nötig ist als eine digitale Anwendung. Dass also klar war: Das wäre absolut unvernünftig. Trotzdem haben wir es angepackt: Weil es uns sinnvoll schien.

Und deshalb bauen wir seit einem halben Jahr an diesem „Rebellen-Stützpunkt“. Vergabe (ja, formvollendet!) – Rohbau – Innenausbau der Vernetzungsplattform liegen hinter uns. Jetzt ist eine größer werdende Pilotgruppe zum Probewohnen eingezogen. Die schon mal erste interessante Inhalte in die „News“- und „Wiki“-Regale der Plattform räumt und eine Kultur der Offenheit und der freundlichen Unterstützung in den Chatgruppen prägt. Und als erstes ein Gewürzregal aufgehängt hat – für ordentliche Prisen Spaß im ernsthaften Engagement.

Das alles hätten wir nie im Leben allein geschafft. In der Verwaltungsrebellen-Community hat sich zu unserem (und demnächst auch zu Ihrem) Glück eine Gruppe von „Redaktionsrebellen“ gefunden, die bereit ist, den Aufbau und die Weiterentwicklung des Verwaltungsrebellen-Netzes aktiv zu unterstützen.

So, jetzt haben wir Sie neugierig gemacht, oder? Das war die Absicht. Möge Ihnen ruhig ein wenig das Wasser im Munde zusammenlaufen. Im Herbst öffnen wir das Verwaltungsrebellen-Netz dann für alle interessierten innovativen und austauschbereiten Verwaltungsmitarbeitenden nah und fern.

Baustein 2: Ausprobieren und Erfahrungen sammeln

Im ersten Labor-Küchen-Einblick hatten wir auch schon kurz vorgestellt, dass wir Verwaltungsrebellen-Zirkel auf Basis der Methode „Agile Lern-Expedition“ organisieren wollten: Als Format für Kolleg*innen, die an Fragestellungen aus Meetups oder an eigenen Themen vertieft und für einige Monate konsequent arbeiten wollen. Gerne an Themen, die man sich schon oft vorgenommen hat – und die dann doch immer wieder in den Maschen des alltäglichen Aufgabennetzes hängen bleiben. Ein Zirkel-Quartett verabredet sich also zur Agilen Expedition wie eine „Lauftreff-Gruppe“.

Im Herbst 2020 hatte sich der erste Zirkel gefunden, und seitdem haben sich schon 8 weitere auf den Weg gemacht. Start- und Abschluss-Workshop werden von uns als „Zirkel-Coach“ moderiert, die „Strecke“ bewältigen die Zirkelgruppen weitgehend selbstorganisiert. So werden bis Herbst 32 kleine „Projekte“ bearbeitet, von denen die Heimatverwaltungen der Zirkelmitglieder profitieren werden.

Anschließend werden wir die Erfahrungen systematisch auswerten, das Material überarbeiten und all dies teilen. Das werden wir voraussichtlich aber erst Anfang 2022 schaffen.

Dass wir es auf Dauer auch nicht schaffen werden, alle neuen Zirkel zu begleiten, ist inzwischen kein Problem mehr. Denn aus den ersten Zirkeln haben sich einige Teilnehmer:innen bereiterklärt, ab Herbst andere Zirkel beim Start und Abschluss zu unterstützen. Wir freuen uns riesig über diese Bereitschaft und dass – ähnlich wie bei der Moderation von Meetups – auch hier ein Schneeballsystem beim Verbreiten hilft.

Baustein 3: Erfahrungen verbreiten

Der Verwaltungsrebellen-Blog begleitet die Labor-Arbeit wie geplant mit regelmäßigen Veröffentlichungen zur Arbeit im Verwaltungsrebellen-Labor und zu Interessantem aus der Region in gewohnter Mixtur:

• Methodisches aus unserer eigenen Küche (Meetup-Serie im März) und auch ein Einblick in die erfolgreiche Programmküche unserer Kollegin Annika Landgraeber aus dem Kreis Wesel („Check in um 11“)
• Portrait von Verwaltungsrebell*innen: Das „Netzwerk Agile Verwaltung“ stellten wir anlässlich seiner Herbsttagung im November vor – und jetzt steht schon ihre nächste Tagung an (07.-11.06.21 – mehr dazu hier). Alle Achtung vor eurer Schlagzahl, liebe NAV-Kolleg*innen!
• Unser erster Gastbeitrag: Vor kurzem steuerte unsere AgilKom-Kollegin Corinna Höffner ihr Rezept für eine Retrospektive bei – eine weitere Zutat für Ihren Methodenkoffer!
• Und ein nächstes Interview mit einem „Verwaltungsrebellen“ haben wir auch in der letzten Woche geführt – bald werden Sie ihn kennenlernen.

Und sonst …

… passiert eine ganze Menge, mit dem wir zunächst nicht gerechnet haben.

Dass die Einbindung in ein bundesweites Förderprogramm auch Zeit erfordert, war klar. Allerdings sind die Anforderungen und Aufwände rund um die Mitwirkung an Veranstaltungen, Beiträge zur Öffentlichkeitsarbeit, Evaluation etc. auch höher als zuvor kalkuliert. Und auch die Projektkoordination in unserem Verbund aus Initiative Verwaltungsrebellen und drei Verwaltungen (Kreis Wesel, Stadt Lünen, Stadt Essen) braucht Zeit. Last not least die Förderabwicklung: Wir werden fitter, wundern uns nicht mehr über manche Regelungen – wir werden fast schon verwaltungstauglich 😉

Womit wir anfangs auch nicht so gerechnet hatten, was uns aber sehr freut: Die „Verwaltungsrebellen“ werden ein Anknüpfungs- und Verknüpfungspunkt für viele engagierte Einzelkämpfer*innen, Initiativen und Organisationen, die sich um neue Kooperationsformen in Verwaltungen und zwischen Verwaltung und Zivilgesellschaft bemühen, regional wie überregional. Und so erreichen uns zahlreiche Anfragen, uns an Veranstaltungen zu beteiligen, mit uns gemeinsam Ideen zu spinnen oder auch konkrete „Verkupplungen“ vorzunehmen („Kennt ihr jemanden, der/die …?“). Wir bemühen uns, dem gerecht zu werden. Aber mengenmäßig geht inzwischen vieles nicht mehr. Und deshalb freuen wir uns sehr auf das Verwaltungsrebellen-Netz, weil damit in absehbarer Zeit solche Anfragen sich nicht mehr allein bei uns bündeln, sondern viel mehr Kolleg*innen sich unmittelbar an dieser Vernetzungsarbeit beteiligen können.

Für alle die, die sich wundern, dass die Formulierung „Schaffen wir nicht / schaffen wir nicht zeitgleich“ häufiger vorkommt in diesem Beitrag: Die Förderung ist keineswegs so ausgestattet, dass Sabine und ich Vollzeit für das Projekt arbeiten können. Sie deckt im Schnitt lediglich ca. 4 Std. pro Woche für jede von uns beiden ab. Hinzu kommen ehrenamtliche Eigenleistungen. Die bisherigen Schilderungen machen deutlich, dass diese weit über den im Projekt kontraktierten Umfang hinausgehen. Und jetzt wird vielleicht verständlich, wieso das letzte halbe Jahr geprägt war von einem intensiven Ringen um eine gute Balance von Wünschenswertem und Leistbarem, von fröhlichem Engagement und vernünftigem Grenzensetzen.

Was uns trägt, ist die große Freude über die Zusammenarbeit mit den Kolleg:innen aus den Partnerverwaltungen und inzwischen auch aus der Region. Über Feedbacks nach Veranstaltungen: „Das war echt nützlich für uns!“ Über diejenigen, die jetzt im Schneeballsystem einsteigen: als Moderator:innen für Meetups und Zirkel, als Redaktionsrebellen-Team für das Verwaltungsrebellen-Netz.

Und nicht zuletzt treibt uns weiterhin die Überzeugung an, dass Verwaltung „auch anders kann“. Dass wir als unabhängige Initiative zwischen den Verwaltungen zur „Bürokratie-Ertüchtigung“ beitragen können. Und dass aus der Initiative eine Community erwächst, die sich gegenseitig unterstützen und vielleicht auch selbst tragen kann.

Also: Weiterbrutzeln in der Verwaltungsrebellen-Labor-Küche! Und wir werden weiter darüber berichten!