Teil 2: Alles rund um die Vorbereitung
Der letzte Blog-Beitrag war der Auftakt zu einer kleinen Blog-Reihe, in der wir unsere Erfahrungen rund um die Verwaltungsrebellen-Meetups teilen. Damit möchten wir es Ihnen leicht machen, ein solches Format einfach mal selbst auszuprobieren. Gleichzeitig enthalten die Beiträge einen Haufen Tipps und Tricks, die Sie auch für andere (agile) Workshops und (virtuelle) Besprechungen nutzen können.
Im ersten Beitrag der Reihe ging es um die Grundidee der Meetups, die Ziele die wir damit verfolgen und wir haben einen Überblick über den Gesamtablauf gegeben.
In diesem zweiten Beitrag dreht sich nun alles um den ersten Schritt in der Grafik, also „die Zeit davor“. Durch eine gute Vorbereitung machen Sie sich und den Teilnehmenden das Leben leichter, ersparen Sie sich Unruhe vor und während des Meetups und fördern Sie, dass Sie die gemeinsame Zeit bestmöglich nutzen. Trotzdem lässt sich natürlich nicht alles planen. Bei all unseren bisherigen Meetups ist immer noch irgendetwas Unvorhergesehenes passiert, und wir haben gelernt, was wir beim nächsten Mal besser machen können. Trotzdem: Wir waren immer froh, durch gute Vorbereitung einen „ruhigen Sockel“ für das Meetup zu haben. Die eine oder andere Stolperfalle können wir Ihnen also vielleicht ersparen, indem wir unsere von Meetup zu Meetup gewachsenen Erfahrungen hier weitergeben.
Bedenken Sie bitte auch: An unseren Meetups nehmen gut 30 Teilnehmer:innen aus verschiedenen Verwaltungen und der Zivilgesellschaft teil. In einem solchen bunten Haufen braucht es natürlich mehr von dem ganzen Orga-Kram, als wenn Sie nur ein paar Kolleg:innen zu einem Meetup einladen.
Unsere Checkliste für die Vorbereitung sieht in etwa so aus:
Nun aber konkret – hier sind Tipps und Erläuterungen rund um die Vorbereitung des Meetups:
Zielgruppe und Teilnehmerzahl festlegen
Möchten Sie das Meetup im eigenen Team, in einem Fachbereich oder in einem geschlossenen Kreis von Pionier:innen ausprobieren, die Sie gezielt ansprechen (Stufe 1)? Oder soll es offen sein für alle Mitarbeiter:innen Ihrer Verwaltung (Stufe 2)? Vielleicht möchten Sie auch ein gewisses Kontingent an Plätzen für Kolleg:innen aus anderen Verwaltungen anbieten (Stufe 3)? Oder möchten Sie das Treffen sogar öffnen für Menschen aus der Zivilgesellschaft, die Impulse von außen in die Verwaltung bringen – und umgekehrt lernen, die Verwaltung besser zu verstehen (Stufe 4)?
Unsere Empfehlung: Starten Sie auf Stufe 1 und experimentieren Sie dann nach und nach mit einer weiteren Öffnung.
Gleiches gilt für die Teilnehmeranzahl: Ein Meetup funktioniert auch schon gut in einer kleinen Runde mit 4-5 Personen. Für den Anfang empfehlen wir Ihnen, die Teilnehmerzahl bei 12 zu begrenzen. Wenn das Format gut eingespielt ist, hat sich bei uns eine Obergrenze von 30 Teilnehmer:innen bewährt (sowohl für die Online- als auch die Präsenz-Variante).
(Virtuellen) Raum organisieren und gestalten
Egal, ob Sie die Veranstaltung in Präsenz oder online durchführen: Bei mehr als 6-8 Teilnehmer:innen benötigen Sie Platz für die Arbeit in Kleingruppen. Wir kalkulieren etwa mit [Teilnehmeranzahl geteilt durch 6] Arbeitsgruppen, wobei die Arbeitsbereiche am besten unterschiedlich groß sind, weil es Themen mit viel Interesse gibt und welche, zu denen sich nur 2-3 Leute austauschen.
Für Präsenz-Meetups bedeutet das:
Sie benötigen einen Raum, der ausreichend groß ist für einen Plenumsbereich, und zusätzliche abgrenzbare Arbeitsbereiche für die Gruppen. Mehrere kleine Gruppenarbeitsräume gehen notfalls auch, haben aber den Nachteil, dass das Wechseln zwischen den Räumen Zeit kostet und die Arbeitsatmosphäre weniger lebendig ist.
Ein Raum „ein bisschen außerhalb“ ist zu bevorzugen. Zum Beispiel in einem städtischen Kulturzentrum. Vielleicht können Sie auch die Kantine außerhalb der regulären Öffnungszeiten nutzen. Aber auch aus einem klassischen Sitzungssaal lässt sich mit etwas Ärmelhochkrempeln einiges herausholen – schwere Tische zur Seite räumen, Stühle rücken, Pinnwandpapier an die Wände etc.
Die Plenumsphasen machen wir gern im Stehen. Für die Gruppenbereiche gibt’s viele Möglichkeiten – Tisch und Stühle, Stehtische, Stuhlkreise oder „ruckelt euch zurecht, wie ihr mögt“-Bereiche. Wir hatten bei unserem letzten Präsenztreffen einen Raum, in dem von allem etwas möglich war, und das war perfekt.
An Material benötigen Sie: Pinnwände (oder Pinnwandpapier an den Wänden), ggf. Flipchartbögen für Notizen an den Tischen, Klebezettel in verschiedenen Größen und Farben, ausreichend Stifte, Getränke zum Selbstbedienen – und gern auch ein bisschen Schokolade 🙂
Für Online-Meetups bedeutet das:
Sie benötigen ein Videokonferenztool, das den Teilnehmer:innen ein einfaches Wechseln zwischen Gruppenräumen und Plenum ermöglicht. Und dann unbedingt auch noch ein virtuelles Pinnwand-Pendant, das einfach nutzbar ist und am besten auch noch Spaß macht. Wir nutzen hierfür gern Mural, weil es sehr intuitiv nutzbar ist. Aber es gibt auch Alternativen – z.B. das deutschsprachige Conceptboard.
Für Teilnehmer:innen, die nicht gewohnt sind, solche Tools zu handhaben – und noch dazu parallel – bieten wir einige Tage vor dem Meetup immer eine technische Einführung an. Wir empfehlen Ihnen in jedem Fall, vorab mit der IT die technischen Möglichkeiten und Tücken abzuklopfen. So haben wir z. B. herausgefunden, dass es Probleme macht, wenn Teilnehmer:innen eine Citrix-Verbindung nutzen und darüber den Browser mit Mural starten.
Oberste Devise ist immer: Wir tun alles, was wir können, damit die Technik die Teilnehmer:innen gut unterstützt und keine Barriere darstellt.
Hier ein Ausschnitt aus dem Mural-Board, das wir für die Meetups nutzen. Wir werden im nächsten Blog-Beitrag noch ausführlicher darauf eingehen.
Weitere Eckpunkte klären
Dauer: Unsere Verwaltungsrebellen-Meetups dauern 2,5 Stunden. Wir haben kürzlich noch eine kurze Abstimmung dazu gemacht und die Rückmeldung bekommen, dass die Dauer „genau richtig“ sei.
Uhrzeit: Ebenso gab es viel Zustimmung zu der zeitlichen Lage am Rand der Arbeitszeit. So ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass die Veranstaltung mit anderen (Regel-)Besprechungen kollidiert. Und bei Online-Veranstaltungen gibt es so die Möglichkeit, aus dem Homeoffice teilzunehmen, wo eventuell die technische Ausstattung besser geeignet ist. Und: Auf diese Weise können auch Interessierte aus der Zivilgesellschaft leichter an den Meetups teilnehmen.
Was uns aber schon wichtig ist: Dass die Treffen für die beteiligten Verwaltungsrebell:innen als Arbeitszeit gelten! Daher empfehlen wir Ihnen auch, daraus keine „digitale Mittagspause“ zu machen. Auch wenn die dahinterliegende Methode auch als „Lean Coffee“ bekannt ist und dieser Name von einigen belächelt wird: Hier wird eben nicht nur Kaffee getrunken. Die 2,5 Stunden sind anstrengend und kein „Freizeitvergnügen“ – hier wird für den Job gelernt und gebrütet.
Moderation: Wir empfehlen Ihnen, die Veranstaltung im Tandem zu moderieren. Im Online-Setting ist noch eine weitere Person hilfreich, die den Chat im Auge behält und ggf. einzelne Teilnehmer:innen mit technischen Problemen unterstützt. Die Rolle als 3. Moderation einzunehmen ist übrigens auch eine gute Vorbereitung für Leute, die später eigene Meetups ausrichten möchten.
Veranstaltung bekannt machen
Hier können Sie zum einen auf Ihre üblichen Kommunikationskanäle zurückgreifen. Unsere Partner-Verwaltungen im Verwaltungsrebellen-Labor (Kreis Wesel, Stadt Essen, Stadt Lünen) teilen die Info zum Beispiel per Rundmail oder Intranet. Und nach den ersten Veranstaltungen zieht auch die Mund-zu-Mund-Propaganda. Zusammen mit den „Wiederholungstäter:innen“ wächst der Kreis so nach und nach (und auch Sie können als Moderator:in mit Ihren Anforderungen wachsen 😉).
Weitere Möglichkeiten, um auf eine solche (oder andere) Veranstaltung aufmerksam zu machen: Ein Poster neben der Stempeluhr aufhängen (so macht der Kreis Wesel es z. B. für seinen Check-in um 11). Flyer auf den Tischen in der Kantine verteilen. Kleine Kärtchen, die Reinigungskräfte in jede Tastatur stecken. Ablösbare Sticker auf den Spiegeln in den WCs. …
Wenn Sie Ihr Meetup verwaltungsübergreifend und ggf. auch in Richtung Zivilgesellschaft öffnen möchten, könnte neben regionalen Medien auch Twitter ein guter Kanal für die Verbreitung sein. Über den Hashtag #twitterverwaltung erreichen Sie die innovative Verwaltungsszene. Adressieren Sie gern auch unseren Kanal (@andersverwalten), dann teilen wir die Info.
Kurz zu unserem Ansatz, weil einige nach dem letzten Blog-Beitrag fragten, wo sie weitere Infos zum nächsten Meetup finden können: Wir haben die ersten Meetups noch über unseren Blog beworben. Mittlerweile nutzen wir dafür einen regionalen Mailverteiler früherer Meetup-Teilnehmer:innen. Die Termine sind auf unserer Website und in unserem Ticket-Shop einsehbar (dazu gleich mehr). Darüber hinaus bewerben wir sie im Moment gar nichtweil wir auch so schon mehr Anmeldungen als Plätze haben. Daher ja auch die Idee, weitere Leute zu motivieren, Meetups anzubieten 😉
Sie merken: Wo und wie Sie Ihr Meetup bekannt machen, dafür gibt es viele Möglichkeiten, aber letztlich kein Rezept. Wo können Sie die Zielgruppe erreichen, die sich im Meetup austauschen soll? Wie erreichen Sie Multiplikator:innen? Sollen die Teilnehmenden aus der Region kommen oder wollen Sie ein überregionales Meetup veranstalten – z.B. für ein bestimmtes Fachthema? Dementsprechend kann der Flur in Ihrem Rathaus der geeignete Kanal sein oder die lokale Presse oder soziale Medien oder alles zusammen.
Anmeldungen und Teilnehmermanagement
Bei kleineren Gruppen und im eigenen Haus kann man so eine Veranstaltung noch ganz gut per Mail organisieren. Wenn der Teilnehmerkreis etwas größer wird, kann man die Prozesse gut durch ein Ticket-System unterstützen.
Wir nutzen hierfür mittlerweile das Open Source Tool „pretix“. Das erfüllt höchste Datenschutzansprüche, und für kostenlose Veranstaltungen steht es auch als kostenloses Hosting-Angebot zur Verfügung (alternativ können Sie das Tool natürlich auch auf eigenen Servern betreiben). In „pretix“ können Sie sich ziemlich flott einen Ticket-Shop „zusammenklicken“ – basierend auf Standard-Vorlagen oder im eigenen Design. Hier unser Beispiel: https://events.verwaltungsrebellen.de/:
Hier können Interessierte sich selbst anmelden, Sie können die Anzahl der Teilnehmer:innen begrenzen (ggf. auch Kontingente für bestimmte Teilnehmergruppen vorsehen) und um Teilnehmerlisten, Stornierungen, Warteliste etc. kümmert sich das System. Über das Ticket-System können Sie dann auch vorher und nachher Infos zur Veranstaltung verschicken, ohne dass Sie einen Emailverteiler pflegen müssen. Und Sie können Themen wie Fotofreigabe, Datenschutzvereinbarungen, Aufnahme in einen Mail-Verteiler u.ä. im Rahmen des Anmeldeprozesses (im wahrsten Sinne des Wortes) abhaken.
Wenn Sie viele Veranstaltungen durchführen, die verwaltungsweit oder sogar in Richtung Zivilgesellschaft geöffnet sind, ist die Einrichtung eines solchen Ticket-Shops vielleicht eine Überlegung wert.
Infos vorab
Etwa eine Woche vor dem Meetup verschicken wir eine Mail mit organisatorischen Hinweisen.
Für Präsenz-Meetups: Anreise, Corona-Regelungen etc.
Für Online-Meetups verschicken wir einige technische Hinweise. Dabei verschicken wir auch gleich einen Link zu einer kurzen Mural-Anleitung und einer „Spielwiese“, auf der die Leute das Tool ausprobieren können:
Auf Anregung mehrerer Teilnehmer:innen hin haben wir vor dem letzten Meetup auch direkt den Link zu der Mural-Pinwand verschickt, die wir im Meetup nutzen, so dass die Teilnehmer:innen hier schon mal Infos hinterlassen können:
- Wir haben dort einige Blanko-Steckbriefe hinterlegt, in denen die
Teilnehmer:innen einiges Stichworte zu sich notieren können, was die Vernetzung unterstützen soll (auch das war die Idee einer Teilnehmerin, die beim letzten Meetup super angenommen wurde). - Wer ein Thema einbringen möchte (oder mehrere), kann dieses schon vorab auf einem Zettel in der Themensammlung
- Und wer für seine „Session“ ein Whiteboard in Mural nutzen möchte, kann dieses auch schon entsprechend vorstrukturieren.
Zur Anregung können Sie hier die Infos einsehen, die wir vorab verschicken:
So, das war jetzt eine Menge Orga-Kram. Sich darüber gute Gedanken zu machen, kann letztlich aber sehr beruhigend sein und das Meetup von diesen Aspekten entlasten, so dass Sie die gemeinsame Zeit gut für die Inhalte nutzen können. Damit spannen wir Sie nun noch ein wenig auf die Folter. Im nächsten Teil dieser Blog-Reihe dröseln wir den Ablauf und die Methode der Verwaltungsrebellen-Meetups auf.