Der letzte Blog-Beitrag war der Auftakt zu einer kleinen Blog-Reihe, in der wir unsere Erfahrungen rund um die Verwaltungsrebellen-Meetups teilen. Damit möchten wir es Ihnen leicht machen, ein solches Format einfach mal selbst auszuprobieren. Gleichzeitig enthalten die Beiträge einen Haufen Tipps und Tricks, die Sie auch für andere (agile) Workshops und (virtuelle) Besprechungen nutzen können.
„Silos aufbrechen“, „Neue Arbeit“, „Kulturwandel“, „Zusammenarbeit auf Augenhöhe“, „agile Methoden“ – alles Schlagworte, die durch die Behördengänge spuken. Aber wie kann das in der Praxis aussehen? Bei den Verwaltungsrebellen-Meetups kommen all diese Aspekte zusammen und werden mit Leben gefüllt. Nicht als theoretische Impulse, sondern als „learning by doing“.
Nächste Woche findet unser 8. Meetup statt. Auch wenn noch nicht alles 100%ig rund läuft (und wahrscheinlich nie laufen wird… 😊), denken wir, dass nun ein guter Zeitpunkt ist, um unsere Erfahrungen zu teilen. Und das machen wir sehr konkret. Denn wir möchten auch zum „Kopieren“ einladen. Ein solches Vernetzungsformat eignet sich nämlich nicht nur dafür, veränderungswillige Menschen aus unterschiedlichen Verwaltungen zusammenzubringen. Sie können damit auch Vernetzung, Austausch und gemeinsames Lernen und Experimentieren innerhalb einer Verwaltung oder in Ihrem eigenen Fachbereich fördern.
Hohoho! Oder auch: Ups, Weihnachten steht vor der Tür! Ihr sucht noch ein Geschenk für eine rebellische Kollegin, einen mutigen Kollegen, für nette Menschen im Freundes- oder Familienkreis, die in der Verwaltung ihr Unwesen treiben – oder für euch selbst? Dann haben wir hier ein paar Tipps für euch! Je nach Präferenz gibt’s etwas Gekauftes oder etwas Selbstgemachtes. 😊
Immer wieder wurden wir auf unsere T-Shirts angesprochen und gefragt, wo man sie kaufen kann. Nun haben wir einfach Nägel mit Köpfen gemacht und einen kleinen Verwaltungsrebellen-Laden eingerichtet (als Non-profit-Shop – wir verdienen nichts daran und ihr spart so die Provision).
„Ups– mein Team ist weg!“ Dieser Gedanke hat vielleicht den einen oder die andere von Ihnen in den letzten Wochen öfter durchzuckt. Natürlich wissen Sie, dass Ihr Team nicht „weg“ ist. Stattdessen arbeiten alle nur anderswo: viele im Homeoffice, wenige im Büro, manche mobil an unterschiedlichen Orten. Oder zu einer anderen Zeit. Auf jeden Fall ohne die vielen Begegnungen im Alltag. Das ist schon anders als sonst. Sie tragen mit Ihrem Team aber nach wie vor die Verantwortung dafür, dass „der Laden läuft“, ob Ihre Mitarbeitenden nun sichtbar auf demselben Flur arbeiten oder unsichtbar übers Netz verbunden sind.
Corona hat die Zusammenarbeit auf Distanz „verordnet“, ohne Widerworte zuzulassen. Auch wenn sich der Arbeitsalltag vielleicht inzwischen eingeruckelt hat, stellen sich doch viele Fragen: Was verändert sich für Sie in der gemeinsamen Arbeit mit Ihrem Team durch die räumliche Verteilung – in der noch vor uns liegenden „Corona-Zeit“ oder auch danach? Was nehmen Sie vom Schwung der Krisenzeit mit, was hat zu viel Kraft gekostet, was sollte besser noch einmal auf den Prüfstand? Denn absehbar ist, dass Arbeiten an unterschiedlichen Orten vielleicht wieder zurückgefahren, aber keinesfalls mehr auf dem Stand von „damals, vor Corona“ landen wird. Dass eine freiere Wahl des Arbeitsplatzes zur Selbstverständlichkeit wird. Und das heißt: Dass Sie Ihre Art der Teamleitung anpassen müssen.
Im ersten Teil der Blog-Reihe haben wir uns damit befasst, wie Verwaltungen aus einem Dschungel an Möglichkeiten passende Medien und Tools für die Zusammenarbeit auswählen können. Dass Sie damit noch nicht „fertig“ sind und dass Zusammenarbeit auf Distanz damit nicht automatisch gut funktioniert, deutet der Titel an und so haben Sie es vielleicht bereits selbst erlebt. Wir arbeiten seit vielen Jahren rämlich verteilt und mediengestützt zusammen und haben dabei immer wieder die Erfahrung gemacht, dass Medien, richtig eingesetzt, die Zusammenarbeit sehr erleichtern, beflügeln und zum Teil überhaupt erst ermöglichen können. Damit dieser Mehrwert eintritt, braucht es aber mehr als ein passendes Tool-Set. Aus verschiedenen Gründen:
Die Tipps und Leitfragen in diesem Beitrag können Sie wie Checklisten abklappern, um die eine oder andere Tücke der verteilten Zusammenarbeit zu entdecken und dann zu umschiffen. Sie sind sicherlich nicht vollständig, aber ein guter Anfang.[1]
Hach, was waren das noch für Zeiten… Damals. Also vor ein paar Wochen. Als das Thema Homeoffice längst auf dem Tisch lag, aber Verwaltungen sich noch sorgfältige Gedanken darüber machen konnten – ob und warum und für wen und in welchem Umfang und mit welchen technischen Lösungen und wie genau das denn bloß alles funktionieren soll. Und dann war es plötzlich da, das Thema „virtuelle Zusammenarbeit“. Überall und sofort. In der Corona-Krise führt von heute auf morgen kein Weg mehr daran vorbei. Wer selbst noch (zeitweise) im Büro arbeitet, hat zumindest Kolleg:innen, die im Homeoffice sitzen.
Wie schön, dass Sie mit diesem Thema nicht allein sind. Im Moment häufen sich im Netz hilfreiche Tool- und Best Practice-Sammlungen und Unterstützungsangebote. Sollen wir da überhaupt noch „eins draufsetzen“? Andererseits sind wir als Beraterinnen zwischen Mensch, IT und Organisation schon seit vielen Jahren in dem Themenfeld „Führung und Zusammenarbeit auf Distanz“ unterwegs[1]. Und als „Remote Work Natives“ haben wir auch viele eigene Erfahrungen gemacht, die wir gern weitergeben.
Unser Beitrag soll nun sein: Keine weitere Tool-Sammlung (da nennen wir nur einige Beispiele und verweisen unten lieber auf andere, die bereits einiges zusammengetragen haben). Stattdessen bringen wir bringen etwas Struktur in das weite Feld der Medien und helfen Ihnen, eine Schneise in den Dschungel der Möglichkeiten zu schneiden,
In einem weiteren Beitrag schieben wir nächste Woche noch Tipps und Tricks zur mediengestützten Zusammenarbeit nach (weil die technische Lösung allein eben noch nicht die Lösung ist).
Arbeitskreise, Entscheidungsgremien, Teambesprechungen, Projektgruppentreffen, Kundenworkshops, … – Besprechungen nehmen einen nicht unbeträchtlichen Anteil des Arbeitslebens ein. Leider bergen sie auch ein nicht unbeträchtliches Potential für Klagen: zu lang, ausufernd, nicht zielführend, Arena für Selbstdarsteller, betriebswirtschaftlich gesehen: Geld verbrennen … Dabei mangelt es meist gar nicht am gutem Willen derer, die die Besprechung moderieren (sollen) – wohl aber oft am Handwerkszeug, um die mehr oder weniger „bunte Truppe“, die da diskutieren, beraten und entscheiden soll, gut durch diesen Prozess zu lotsen.
Agile Besprechungsmethoden helfen, die gemeinsame Besprechungszeit gut zu nutzen, die Beteiligten zu aktivieren und dafür zu sorgen, dass alle lebendig bei der Sache sind und abschließend zufrieden auf das Ergebnis schauen. Weiterlesen
Im Mai 2018 bekam Nicole Niermöller den Auftrag, mit einem Projektteam den elektronischen Rechnungseingangsworkflow bei der Stadtverwaltung Lünen einzuführen. Zu der Zeit hatte sie gerade ein Scrum-Seminar besucht und war „angefixt“ von der Frage, ob und wie so etwas in der Verwaltung funktionieren könnte: „Ich hatte selbst nicht so richtig die Idee, wie man das in Verwaltungen hinkriegen kann, aber ich dachte: Vielleicht kann man das einfach mal ausprobieren.“ Beim ersten Projektgruppentreffen stellte sie der Runde Scrum vor und stieß auf offene Ohren: „Yo, lasst es uns einfach versuchen!“
Was es seitdem erlebt hat, hat das Projektteam „eRew“ in einem Interview mit uns geteilt. Überall dort, wo dieses Team auftaucht, scheint ein Funke überzuspringen, den es nach außen hin gar nicht „agil“ oder „Scrum“ nennt, der aber den agilen Spirit spürbar macht. Auch wir haben diesen Funken zu spüren bekommen und hoffen, dass wir über diesen Blog-Beitrag ein bisschen davon weitergeben können. Weiterlesen
Bildquelle: „Gedränge im 7-er Frauen-Rugby“ von JuTa [CC BY-SA 3.0]
Dieser Beitrag wurde ursprünglich im November 2019 veröffentlicht und basierte auf dem damals gültigen Scrum Guide 2017. Im Juni 2021 haben wir ihn entsprechend der Änderungen des neuen Scrum Guide 2020 überarbeitet.
Wenn von „agil“ die Rede ist, ist „Scrum“ oft nicht weit. Gemeint ist damit ein Vorgehensmodell für Projektmanagement nach agilen Prinzipien. Doch Scrum ist aus unserer Sicht noch mehr. In 20 Minuten erklärt, gibt es einen guten Eindruck davon, was es bedeutet, agil zusammenzuarbeiten. Die Kultur und die Prinzipien von Scrum lassen sich auch jenseits von Projekten anwenden.
Wir freuen uns schon darauf, im nächsten Beitrag ein konkretes Praxisbeispiel vorzustellen, das zeigt, wie Scrum in Verwaltungen funktionieren kann: Das „EREW“-Team der Stadt Lünen hat den elektronischen Rechnungseingangsworkflow in der Stadtverwaltung eingeführt und sich dabei an Scrum orientiert. Zunächst möchten wir in diesem Beitrag aber ein paar Grundlagen vermitteln: Wer oder was ist „Scrum“? Und was ist bloß dran an diesem Konzept, dass es den Weg von der Softwareentwicklung bis hinein in die Verwaltungen gefunden hat? Dabei wollen wir auch die vielen denglischen BEGRIFFE aufdröseln, die zunächst etwas befremdlich wirken (unten rot hervorgehoben, zum schnellen Nachschlagen). Und wir wollen immer auch einen ersten Transfer auf Verwaltungen vornehmen (im Text blau formatiert): Wo stößt Scrum hier an Grenzen? Welche Elemente lassen sich dennoch übertragen? Und wie könnte man die Methode anpassen, damit sie auch in Verwaltungen funktioniert? Weiterlesen
Fehler gehören zum Alltag einer Verwaltung wie jeder Organisation. „Nur wo nicht gearbeitet wird, passieren keine Fehler“, heißt es zu Recht.
Organisationen sind darauf angewiesen, dass Mitarbeitende auch in nicht immer berechenbaren Situationen beherzt und eigenverantwortlich ihre Arbeit machen. Dabei können natürlich auch Fehler entstehen: Weil man etwas Neues ausprobiert, etwas übersieht, falsch einschätzt, denkt „das geht auch einfacher“, unter Zeitdruck eine Kontrollschleife auslässt, noch nicht genug Erfahrung mit kniffligen Details hat, … Und wenn Umgebungsbedingungen sich immer wieder verändern, kommen Fehler auch in Abläufen vor, die eigentlich klar sind.
Fehler zu machen, ist immer mit Scham oder mit Sorge verbunden. Wenn diese Gefühle durch den Umgang mit Fehlern v.a. seitens der Führungskräfte noch verstärkt werden, fördert das die Tendenz, beim nächsten Mal lieber gar kein Risiko einzugehen. Verunsicherte Mitarbeitende, die jedes Risiko scheuen und sich immer absichern, werden aber in zukunfts-orientierten Organisationen nicht gebraucht.
Ein „guter Umgang mit Fehlern“, eine „konstruktive Fehlerkultur“, „fehlerfreundliches Handeln“ sind deshalb schnell gefordert – aber wie kommt man dahin?
