Kategorie: Agiles Arbeiten

Kanban, Scrum, Retrospektiven & Co. – der Methodenkoffer für alle, die anders arbeiten wollen. Mit konkreten Anleitungen, Erfahrungsberichten und Praxisbeispielen aus Verwaltungen, die agile Werkzeuge und Prinzipien bereits im Alltag einsetzen.

Aufgabenmanagement mit dem Kanban-Board (Teil 2/3) – Die praktische Arbeit mit dem Board

Abstrakte Illustration eines Kanban-Boards. Zwei Frauen stehen davor und arbeiten daran.

In Teil 1 unserer Kanban-Reihe haben wir einen Überblick gegeben: Welche Prinzipien der Kanban-Methodik zugrunde liegen, welche Zwecke sie erfüllt, wie die Arbeit mit dem Board grob funktioniert und welche Anwendungsmöglichkeiten es gibt.

In diesem zweiten Teil möchten wir nun sehr praktisch und konkret werden und dabei auch unsere mittlerweile fast 10-jährige eigene Erfahrungen mit dem Kanban-Board einfließen lassen. Es geht um folgende Fragen, die Sie individuell oder im Team klären sollten:

  • Einsatzzweck und Zugriff: Wer braucht das Kanban-Board für welche Aufgaben und wer kann darauf zugreifen?
  • Haptische versus digitale Kanban-Boards: Warum digitale Boards praktisch sind – und es sich trotzdem lohnt, mit einem „anfassbaren“ Board zu starten.
  • Das Board strukturieren: Verschiedene Möglichkeiten, das Board in Spalten (und Zeilen) einzuteilen.
  • Aufbau und Elemente der Aufgabenkarten: Von Zettelfarben, Zuständigkeiten, Checklisten usw.
  • Die praktische Arbeit mit dem Kanban-Board – und wie man es in den Alltag integrieren kann. 

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Aufgabenmanagement mit dem Kanban-Board (Teil 1/3) – Grundlagen und Einsatzmöglichkeiten

Abstrakte Illustration eines Kanban-Boards. Zwei Frauen stehen davor und arbeiten daran.

Immer wieder haben wir überlegt: Sollen wir wirklich noch einen Blogbeitrag zum Kanban-Board schreiben? Es gibt doch schon unzählige (Kurz-)Darstellungen dazu im Netz… Nun haben wir uns doch dazu entschieden. Denn: Die Methode Kanban-Board an sich ist total simpel und schnell erklärt. Aber: Bei der Umsetzung hat sie’s dann doch in sich.

Wie immer in unseren Blogbeiträgen möchten wir daher sehr praktisch und konkret werden, wenn es um Einsatzmöglichkeiten, Herausforderungen, Tipps & Tricks rund um den Einsatz in öffentlichen Verwaltungen geht. Und auch unsere mittlerweile fast 10-jährige eigene Erfahrung mit dem Kanban-Board einfließen lassen.

Ja, dadurch ist der Beitrag wieder mal recht lang geworden. So lang, dass wir ihn in drei Beiträge aufteilen:

Vorab der rote Faden, an dem wir uns entlanghangeln:
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Mehr für Ihren Methodenkoffer: Agile Besprechungsmethoden 2

Koffer auf dem Gepäckträger eines Autos

Vor 3 Jahren veröffentlichten wir einen Blog-Beitrag zu „agilen Besprechungsmethoden“. Darin beschreiben wir, wie man durch gute Strukturierung einen förderlichen Rahmen schafft, so dass Teilnehmende sich aktiv beteiligen und Besprechungen effektiv und effizient verlaufen. Und somit am Ende beide – Thema und Teilnehmende – „gut bedient“ worden sind. In diesem Blogbeitrag hatten wir auch beispielhaft einige Besprechungsmethoden vorgestellt.

Den Faden möchten wir heute aufgreifen und zwei  weitere solcher agiler Besprechungsmethoden vorstellen. Dabei nehmen wir uns diesmal komplexere, mehrschrittige Methoden vor. Die sind nicht von uns neu erfunden, man findet sie schon auch an anderen Stellen im Web. Aber oft so kurz vorgestellt, dass sich das Vorgehen nicht unbedingt klar erschließt. Oder die Beschreibung hört genau dort auf, wo es „kniffelig“ wird.

Wir möchten in diesem Blogbeitrag

  • ausgewählte agile Besprechungs-Methoden (die „WADE-Matrix: Retrospektive von der Rückschau zum Handeln“ und „Think-Pair-Share: fokussiert Ideen zusammentragen und verdichten“) in ihren Schritten gut nachvollziehbar und „nach-machbar“ darstellen,
  • sie anschaulich visualisieren und
  • gezielt auf mögliche Tücken in der Durchführung hinweisen.

Damit Sie sich sicher fühlen, auch wenn Sie eine dieser komplexeren Methoden zum ersten Mal durchführen.

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Damit gute Ideen auch tatsächlich umgesetzt werden! Die „Agile Lern-Expedition“ im Einsatz bei Gesundheit Berlin-Brandenburg e.V.

Eine Person, in einer Hand eine Kaffeetasse, in der anderen ein Schild mit der aufschrift "Wirt's schon?"

Ein spannendes Gespräch war’s: Dagmar Lettner und Amélie Bohlen gaben uns Einblick in den Verein „Gesundheit Berlin-Brandenburg e.V.“ und das Projekt „MitWirkung – Perspektiven für Familien“.

Die Vision des Vereins ist die Verbesserung der gesundheitlichen Chancengleichheit. Hieran arbeiten die Kolleg*innen vor allem mit Fachkräften aus den Lebenswelten wie z. B. Kitas oder Familienzentren und vor allem auch der Verwaltung. Im Projekt „MitWirkung“ geht es aktuell darum, in Berlin gemeinsam mit der Senatsverwaltung Bildung, Jugend und Familie und den Fachkräften aus den Bezirken die Folgen von Kinder- und Familienarmut zu bekämpfen.

Fachkräfte zu sensibilisieren und zu vernetzen, ist ein guter erster Schritt, in der Zusammenarbeit entstehen viele gute Ideen und Ansätze. Doch zum „Bohren dicker Bretter“ helfen gute Ideen allein noch nicht – sie müssen auch konsequent in das eigene Handeln umgesetzt werden. Genau hier brachten die Kolleginnen von MitWirkung die Arbeitsform „Agile Lern-Expedition (ALEx)“ ins Spiel: Das Format unterstützt durch eine klare Struktur und hilfreiche Materialien kollegiale Gruppen bei der Selbstorganisation und beim „Dranbleiben“. Damit gute Ideen und guter Wille eben nicht im Alltag untergehen und man sich in kleinen Schritten den großen Zielen nähern kann.

Und deshalb hat dieser Blogbeitrag – wie unser Gespräch mit den beiden Kolleginnen – zwei Themen: Wir möchten Ihnen berichten

… wie das Projekt „MitWirkung“ Fachkräfte in den Verwaltungen dabei unterstützt, in ihrer Arbeit mehr und gezielter Wirkung zu entfalten und

… wie die Kolleginnen den nicht ganz leichten Weg von der Idee „Wir finden ALEx toll und wollen es nutzen“ zu „ALEx wirklich etablieren“ bewältigen.

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Agile Lern-Expedition: Gemeinsam „laut“ experimentieren!

Ein ALEx-Zirkel in Aktion. Vier Personen sitzen an einem Tisch beisammen. Auf dem Tisch sind zahlreiche Materialien ausgebreitet.

Wer oder was ist ALEx?! ALEx steht für „Agile Lern-Expedition“ und ist ein Lernzirkel-Format. Lernzirkel geben einen strukturierten Rahmen, um in einem abgesteckten Zeitraum ein individuelles Ziel zu verfolgen und dabei in einer kleinen Gruppe voneinander zu lernen und sich gegenseitig zu unterstützen. Vielleicht kennt der eine oder der andere  ja das Lernzirkel-Format „Working out loud“? Davon ist auch ALEx inspiriert.

Allerdings haben wir ein Format gesucht, das

  • sich leichter an die Verwaltungsrealität andocken lässt,
  • offener lässt, welches Ziel verfolgt wird – und wie (WOL war uns etwas zu „Vernetzungs-lastig“),
  • agile Arbeitsweisen nutzt,
  • und dauerhaft unter einer offenen Lizenz verfügbar ist.

Also haben wir konzeptionell gebrütet, ein bisschen geschüttelt und gerührt (WOL, Scrum, Experimentierräume, …) und ein eigenes Format entwickelt. So wurde 2018 ALEx geboren. Zunächst entwickelt für eine zweijährige Führungsqualifizierung (wo es bis heute erfolgreich eingesetzt wird), haben wir das Format mitgenommen in das Verwaltungsrebellen-Labor. Dort haben sich zahlreiche Teilnehmer:innen in „Verwaltungsrebellen-Zirkeln“ auf eine Agile Lern-Expedition begeben. Und nach wie vor ist das Online-Netzwerk (früher: „Verwaltungsrebellen-Netz„, mittlerweile: „RuDi„) eine gute Anlaufstelle, um Erfahrungen zu ALEx auszutauschen und Mitstreiter:innen für eigene ALEx-Zirkel zu finden.

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Wer kommt zum Verwaltungsrebellen-Camp? Start frei für die Anmeldungen!

Banner mit Bildern des Unperfekthauses. Außenansicht mit Kunstwerken. Essende Menschen im UpH-Restaurant. Der große Veranstaltungsraum belebt mit Menschen. Die Dachterasse.

Am 17. August findet von 09:30 bis 17:00 Uhr das Verwaltungsrebellen-Camp im schönen Unperfekthaus in Essen statt. An diesem Tag habt ihr – Mitarbeiter:innen aus Verwaltungen an Rhein und Ruhr und anderswo – die Gelegenheit, euch in großer Runde und endlich live und in 3D zu treffen!

Gemeinsam bereiten wir, die Partner:innen im Projekt Verwaltungsrebellen-Labor (Kreis Wesel, Stadt Essen, Stadt Lünen und Initiative Verwaltungsrebellen), für euch einen kreativen und inspirierenden Tag vor.

Dieses Programm erwartet euch: Weiterlesen

SAVE-THE-DATE: Verwaltungsrebellen-Camp am 17. August in Essen

Banner mit Bildern des Unperfekthauses. Außenansicht mit Kunstwerken. Essende Menschen im UpH-Restaurant. Der große Veranstaltungsraum belebt mit Menschen. Die Dachterasse.

Das ist ein Termin, den ihr euch merken solltet! Am 17. August findet von 09:30 bis 17:00 Uhr das Verwaltungsrebellen-Camp im schönen Unperfekthaus in Essen statt.

An dem Tag habt ihr die Gelegenheit, euch in großer Runde und endlich live und in 3D zu treffen!

Gemeinsam bereiten wir, die Partner:innen im Projekt Verwaltungsrebellen-Labor (Kreis Wesel, Stadt Essen, Stadt Lünen und Initiative Verwaltungsrebellen) für euch einen kreativen und inspirierenden Tag vor.

Euch erwarten:

  • spannende Praxis-Impulse aus verschiedenen Verwaltungen (rund um Digitalisierung, Kulturwandel, neue Räume und neue Arbeitsformen in der Verwaltung),
  • gemeinsames Werkeln an einem „Survival-Guide für Verwaltungsrebellen“,
  • viele Anregungen und Gelegenheiten für Austausch und Vernetzung,
  • ein kreatives Rahmenprogramm und ein besonderer Veranstaltungsort
  • … und für leckere Verpflegung ist natürlich auch gesorgt.

Wer mag, lässt den Abend anschließend noch mit uns ausklingen. Für diejenigen, die weiter anreisen: Im direkt angeschlossenen Unperfekthaus-Hotel lässt es sich ganz wunderbar übernachten!

Das genaue Programm und die Anmeldemöglichkeit folgen im Juni. Und dann solltet ihr schnell sein, weil es nur etwa 80 Plätze geben wird. 😉

Wir sind jetzt schon ein bisschen aufgeregt und freuen uns sehr!Projektpartner im Verwaltungsrebellen-Labor: Andreas Ochs, Anne Janssen und Annika Landgraeber (Kreis Wesel); Margarete Plage und Peter Adelskamp (Stadt Essen), Annika Fuchs und Denise Hochschulz (Stadt Lünen), Dorothea Herrmann und Sabine Schwittek (Initiative Verwaltungsrebellen)

„Was wir gelernt haben? Digitale Gelassenheit!“ Das Pilotteam der Regionalen Schulberatungsstelle im Kreis Wesel

Seit eineinhalb Jahren setzt sich der Kreis Wesel im Vorhaben „Neue Arbeit – neue Räume“ (NA-NR) mit der Quadratur des Kreises auseinander: Wie lösen wir unsere immer drängender werdenden Raumprobleme? Wie könnten modernere Raumumgebungen aussehen? Wie soll es mit mobiler Arbeit weitergehen – auch über Corona hinaus? Und wie kann das so gehen, dass unsere Leistungen darunter nicht leiden oder sogar verbessert werden und die Mitarbeitenden zufrieden sind? Dafür wurden und werden Pilotteams aus allen Vorstandslinien gesucht, die einerseits das Thema „Raum“ plagte und die andererseits experimentierwillig waren. Und die ihre Erfahrungen gern im ganzen Haus teilen würden. Weiterlesen

Gruß aus der Laborküche #3 – mit Weihnachtsgeschenk!

Weihnachtsbäckerei - Backtisch mit Verwaltungsrebellen-Schreibmaschine und einem Geschenk

Oups – schon wieder ein halbes Jahr rum seit dem letzten Winken aus der „Küche“ des Verwaltungsrebellen-Labors.
Ja, immer noch Corona. Ja, immer noch mehr Online-Aktivitäten als „leibhaftige“ Treffen. Und doch hat sich so viel getan!
Fangen wir mit dem an, wozu es die bedeutendste Neuigkeit zu vermelden gibt: Unserem virtuellen „Rebellen-Stützpunkt“, der Vernetzungsplattform für innovative, lern- und austauschfreudige Kolleg:innen aus den Verwaltungen.

Tä-tä-tä-tääääääääääää!! Wir haben einen öffentlichen Träger gefunden, der das Netz über 2022 hinaus betreiben wird – quasi ein vorgezogenes Weihnachtsgeschenk für uns alle!

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